Henkilöstötilinpäätös – henkilöstön tunnusluvut johtamisen tukena

Henkilöstötilinpäätös täydentää virallisia tilinpäätöstietoja. Siitä selviää muun muassa millainen on henkilöstön rakenne, työajan käyttö, poissaolot, osaaminen ja sen kehittyminen. Henkilöstötilinpäätöksen tietoja voidaan käyttää apuvälineenä, kun mietitään miten henkilöstön rakennetta ja osaamista tulee kehittää, jotta se vastaa yrityksen strategian mukaisiin tuleviin tarpeisiin.

Miksi tehdä?

Henkilöstö on usein yrityksen tärkein voimavara, jonka toimintakyky näkyy yrityksen tuloksessa. Henkilöstön tilanteen seuraaminen antaa yrityksen johdolle mahdollisuuden ennakoida ja suunnitella henkilöstön määrään, osaamiseen ja työkykyyn liittyvät kehitystoimet hyvissä ajoin, jotta se varmistaa toiminnan jatkuvuuden ja kilpailukykynsä.
Kun henkilöstötilinpäätös tehdään säännöllisesti ja verrataan edellisen tietoihin, saadaan tietoa yrityksen toiminnan muutoksista ja miten tehdyt toimenpiteet ovat vaikuttaneet. Yritys voi myös verrata tunnuslukujaan toisiin saman toimialan yrityksien lukuihin, joita saa esimerkiksi työnantajaliitoista tai työterveydenhuollosta. Vertailu antaa tietoa oman toiminnan tilasta ja kehittymisestä sekä kuinka se eroaa verrattuna muihin vastaaviin toimijoihin.

Mitä henkilöstötilinpäätös sisältää?

Henkilöstötilinpäätökseen tarvittavat tiedot ovat usein jo olemassa yrityksen käyttämissä järjestelmissä kuten palkka- ja taloushallinnon tai työajanseurannan ohjelmissa. Näistä kootaan yrityksen haluamien mittareiden mukaan tarpeelliset tiedot.
Henkilöstötilinpäätökseen ei ole määritelty vakiosisältöä. Saatavilla on erilaisia malleja, joita voi hyödyntää. Henkilöstötilinpäätöksessä on hyvä kertoa yrityksen liikeidea ja visio, joita vasten tietoa henkilöstöstä peilataan.

Henkilöstötuloslaskelma

Henkilöstöstä aiheutuneet kulut eritellään henkilöstötuloslaskelmassa virallista tuloslaskelmaa tarkemmalla tasolla. Kuluja verrataan liikevaihtoon.

Kokonaishenkilöstökulut € %
– Henkilöstön uusiutumiskulut – € %
– Henkilöstön kehittämiskulut – € %
– Henkilöstön rasittumiskulut – € %
————————————————
Tehdyn työajan kulut € %

Henkilöstön uusiutumiskuluja ovat muun muassa
• vuosilomakulut (lomapalkka- ja raha)
• muut palkalliset vapaat (esimerkiksi työehtosopimuksella sovitut kuten työajanlyhennysvapaat)
• henkilöstön vaihtuvuuskulut (rekrytoinnin kulut, perehdytys)

Henkilöstön kehittämiskuluja ovat muun muassa
• koulutus (koulutusajan palkat ja koulutuksen kulut)
• työterveydenhuollon ennaltaehkäisevät kulut
• virkistys- ja harrastustoimintaan liittyvät kulut
• yrityksen yhteinen tyky-toiminta

Henkilöstön rasittumiskuluja ovat muun muassa
• sairauskulut (poissaolot, sairauden hoito)
• työtapaturmista aiheutuneet kulut
• vanhempainvapaan palkat
• työterveydenhuollon sairauden hoidosta aiheutuneet kulut
• Kelalta ja vakuutusyhtiöstä saadut korvaukset pienentävät kuluja
• työkyvyttömyydestä aiheutuneet eläkekulut (isot yritykset)

Henkilöstötase

Henkilöstön arvo ja sen kehitys ilmenee henkilöstötaseesta. Siinä huomioidaan henkilöstön osaaminen ja työkyky. Osassa henkilöstötilinpäätöksestä tehdyissä malleissa ei ole mukana henkilöstötasetta vaan sen tiedot on sisällytetty henkilöstökertomukseen.

Henkilöstön arvossa huomioidaan muun muassa

Arvoa lisäävänä
+ Henkilöstön osaaminen ja sen lisääminen (koulutuskulut)
+ Rekrytoinnit tuovat uutta osaamista
+ Työkyky

Arvoa vähentävänä
– Henkilöstön osaamisen väheneminen
– Osaamisen ja ammattitaidon vanheneminen
– Henkilökunnan vaihtuvuus
– Henkilöstön rasittumiskulujen poissaolot

Osaamisen pysyvyyteen ja kehittymiseen voidaan vaikuttaa onnistuneilla rekrytoinneilla, hyvällä perehdytyksellä myös muutostilanteissa sekä henkilöstön kanssa käytävillä kehityskeskusteluilla ja urasuunnittelulla. Myös työkyvyn muuttuessa varhaisen puuttumisen mallin mukainen toiminta voi vähentää poissaolojen aiheuttamaa henkilöstöosaamisen arvon pienentymistä.

Henkilöstökertomus

Henkilöstön arvon tilan ja kehittymisen seuraaminen on joustavampaa henkilöstökertomuksessa kuin henkilöstötaseessa ja osa yrityksistä on päätynyt, etteivät laadi henkilöstötasetta henkilöstötilinpäätöksessään. Henkilöstökertomuksesta ilmenee henkilöstön ja työsuhteiden rakenne, ikä- ja sukupuolijakaumat sekä henkilöstön ja työyhteisön työkyky.

Ikä- ja sukupuolijakaumat ovat enemmänkin tilastollista tietoa, mutta ikärakenteen seuraaminen auttaa ennakoimaan eläkkeelle siirtyvien henkilöiden osaamisen siirtämistä muille.

Henkilöstön osaamistasoa kuvaavat
• koulutustaso
• työkokemus
• enenevässä määrin vuorovaikutustaidot vaikuttavat henkilöstön tuottavuuteen

Työsuhteissa tuottavuuteen ja osaamisen tasoon vaikuttavat muun muassa
• työkokemus alalla sekä työsuhteen pituus yrityksessä
• työtehtävien kehitys
• työsuhteiden rakenne: koko- ja osa-aikaiset sekä määräaikaiset ja tilapäiset työsuhteet

Työkyvyn seuraaminen tarkoittaa yritykselle henkilöstön tuottavuudesta huolehtimista. Henkilöstön työviihtyvyys ja toimintakyky lisäävät motivaatiota ja työkykyä.
Työkyvyn tilaa voi selvittää esimerkiksi työterveydenhuollon tekemillä kyselyillä ja selvityksillä.
Sairauspoissaolojen seuranta ja syiden selvittäminen on tärkeää ennaltaehkäisevän toiminnan suunnittelussa. Pitkät sairauspoissaolot voivat viitata heikentyneeseen työkykyyn, samoin usein toistuvat poissaolot. Myös työturvallisuuteen liittyvät asiat on syytä selvittää, mikäli poissaoloja aiheutuu työtapaturmista tai työoloista.
Osasairauslomien tarkoitus on helpottaa työntekijöiden työhön paluuta. Näitä on hyvä seurata erikseen, jotta yrityksessä nähdään kuinka ne ovat edesauttaneet työkyvyn palautumista.
Työterveydenhuollosta on saatavilla ala- ja ammattikohtaisia tilastoja poissaoloista, joita voi käyttää vertailukohteena yrityksen omiin poissaoloihin. Yrityksen oma kehitys poissaoloissa ilmenee verrattaessa lukuja edellisen raportoinnin tietoihin. Siinä näkyy myös kuinka yrityksessä tehdyt kehittämistoimet ovat vaikuttaneet.

Sairauspoissaolojen jaottelu poissaolojen pituuden
mukaan, esimerkiksi
1–3 pv 4–9 pv 10–15 pv yli 15 pv

Kelalta saadaan korvaus, kun sairausaika kestää sairastumispäivän lisäksi 9 arkipäivää. Jaottelussa voidaan huomioida myös esimerkiksi työehtosopimuksen mukainen sairausajalta maksettavan palkan määrän porrastus tai vastaava.

Työyhteisön tilaa voidaan selvittää esimerkiksi henkilöstökyselyillä. Henkilöstökyselyt ilmaisevat työntekijöiden tyytyväisyyden omaan työhönsä ja kehittymiseen, esimiestyöhön ja työyhteisön toimivuuteen. Sekä työterveyshuolto että eläkevakuutusyhtiöillä on malleja kyselyihin ja ne myös tekevät niitä. Tietoa saadaan myös palaute- ja kehityskeskusteluista. Työyhteisön tila ilmaisee sosiaalista pääomaa, joka vaikuttaa yrityksen tulokseen.
Työyhteisön tilaa selvitettäessä voidaan huomioida myös ulkoisia tekijöitä kuten asiakastyytyväisyys ja -rakenne.

Tunnusluvut

Yritys seuraa oman toimintansa kannalta olennaisia tietoja ja valitsee niihin liittyvät henkilöstön tilaa kuvaavat tunnusluvut.

Tunnuslukuja on useita erilaisia. Tässä esimerkinomaisesti muutama yleisesti käytetty: