Rutiinitehtävät kuuluvat roboteille

Runsas vuosi sitten harva asiasta vielä puhui, mutta nyt se on kaikkien taloushallinnon ja monen muunkin toimialan kuumimpia puheenaiheita. Näin Merja Fischer kuvailee räjähdysmäisesti kasvanutta kiinnostusta ohjelmistorobotiikkaan, johon keskittyvää liiketoimintayksikköä hän vetää ERP-palveluja ja talouden- ja henkilöstöhallinnon ratkaisuja tarjoavassa Stariassa.
– En ihmettele yhtään kiinnostuksen rajua kasvua. Yhä useampi organisaatio on huomannut, että ohjelmistorobotiikka voi hoitaa turhia rutiinitöitä, jolloin ihmiset pystyvät keskittymään asiakkaiden palveluun ja oman työnsä kehittämiseen. Tulevaisuudessa sitä hyödynnetään yhtä luontevasti kuin nykyisin Exceliä, Fischer sanoo.

Lisää nopeutta, vähemmän virheitä

Ohjelmistorobotiikalla voidaan lähtökohtaisesti automatisoida kaikkia tehtäviä, joita ihmisetkin tekevät, sillä se toteutetaan yleensä ohjelmien käyttöliittymän kautta.
– Robotti siis ´näkee´ saman, minkä ohjelmia käyttävä ihminenkin. Näin ollen robotti voi toimia ohjelmien välisten integraatioiden toteuttajana tilanteissa, joissa varsinaisten integraatioiden rakentaminen koodaamalla ei ole kannattavaa, Fischer toteaa.

Tekoälystä robotiikka poikkeaa siinä, että robotille pitää opettaa tarkat säännöt kaikkiin tehtäviin. Ainakaan toistaiseksi robotit eivät osaa oppia rutiineista ja muuttaa sen mukaan toimintaansa.
– Ohjelmistorobotiikka on virtuaaliassistenttimme, joka koulutetaan hoitamaan samat tehtävät kuin ihminenkin, Fischer havainnollistaa.

Hänen mukaansa automatisoitavia rutiinitöitä löytyy yritysten kaikissa toiminnoissa, kuten asiakaspalvelussa, taloushallinnossa sekä henkilöstö- ja tietohallinnossa. Robotti voi esimerkiksi vertailla lukuja ja siirtää tietoja eri järjestelmistä toisiin ja tehdä kirjauksia kirjanpitoon.
– Robotti pystyy esimerkiksi tarkistamaan, että pankkitilin saldo täsmää kirjanpidon kanssa.
Henkilöstöhallinnossa se voi hoitaa vaikkapa rutiinit, jotka liittyvät uuden työntekijän kirjaamiseen eri järjestelmiin.
Manuaalisen työn vähenemisen ohella automaation avulla voidaan nopeuttaa prosesseja ja vähentää virheitä.

Fischerin mukaan ohjelmistorobotiikasta hyötyvät kaikki organisaatiot toimialasta riippumatta.
– Ennen robotiikan käyttöönottoa on hyvä tehdä analyysi, mihin prosesseihin robotti kannattaa ensimmäisenä kouluttaa. Liikkeelle voi lähteä prosesseista, jotka on helppo toteuttaa ja joissa hyödyt ovat suurimmat.

Fischer suosittelee myös kustannushyötyanalyysin laatimista. Siinä keskeisinä elementteinä ovat ajansäästön lisäksi robotisoitavan tehtävän vaikutus asiakas- ja työtyytyväisyyteen.
– Myös lisääntyneen laadun ja raportoinnin nopeuden merkitys korostuu.
Fischerin mukaan ohjelmistorobotiikan käyttöönoton hinta on tapauskohtaista.
– Noin 5 000–10 000 eurolla pääsee kuitenkin jo hyvään alkuun, hän arvioi.

Uusi tiimin jäsen ei kiukuttele

Fischerin vetämä liiketoimintayksikkö konsultoi asiakasyrityksiä ohjelmistorobotiikan käyttöönotossa.
– Näin on opittu nopeasti, mihin prosesseihin robottia kannattaa kouluttaa.

Starialla on talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksia Suomessa. Niissä on yhteensä 150 työntekijää. Fischerin mukaan ohjelmistorobotiikkaa hyödynnetään muun muassa kaikissa maksutapahtumissa, ostolaskujen käsittelyssä, palkkojen maksamisessa, kirjanpidon kirjauksissa ja tilinpäätöksen täsmäytyksissä.
– Henkilöstön palaute on ollut pelkästään myönteistä. Kaikki ovat olleet tyytyväisiä, kun pääsee eroon rutiinitöistä, jotka pitää tehdä usein viime tingassa ja kauheassa kiireessä.

Robotti voi tehdä töitä 24 tuntia vuorokaudessa seitsemän päivää viikossa. Fischerin mukaan tavoitteena on, että pikkuhiljaa henkilöstö oppii itse kouluttamaan robotteja oman työnsä helpottamiseksi.
– Starian henkilöstö on ollut ihan liekeissä, kun saa oppia uusia asioita ja nähdä oman kyvykkyyden kehittymistä. Uuden oppiminen synnyttää merkityksellisyyttä ja sitä kautta hyvinvointia.

Stariassa uuden teknologian omaksumiseen on kehitetty viisiportainen oppimispolku, jonka kaksi alimmaista tasoa käyvät kaikki työntekijät.
– Oppimispolun on suorittanut loppuun jo muutamat kirjanpitäjät, jotka ovat siirtyneet robotiikkakonsulteiksi.

Tavoitteemme on, että konsulteiksi kouluttautuisi jatkossa mahdollisimman moni kirjanpitäjää, tukemaan kasvavaa robotiikkaliiketoimintaa.

Suomeen 5000 uutta työpaikkaa

Työelämän muutosta käsittelevässä keskustelussa digitalisaatio, automatisointi ja robotiikka yhdistetään herkästi työpaikkojen häviämiseen. Uhkien sijaan Fischer näkee kehityksessä huomattavasti enemmän mahdollisuuksia.

Fischer toimi aiemmin Wärtsilässä, jossa hän vastasi konsernin taloushallinnon palvelukeskuksen globaalista kehittämisestä. Vuonna 2009 yritys päätti keskittää palvelukeskuksen toiminnot Vaasaan – samaan aikaan kun moni muu suomalaisyritys siirsi taloushallinnon tehtäviä halvemman työvoiman maihin.
– Siitä lähtien minulla on ollut unelma, että taloushallinnon työtä voitaisiin tuoda takaisin Suomeen. Nyt se on mahdollista tehdä hyödyntämällä robotisaatiota rutiinien automatisoinnissa.
– Se työ mikä jää jäljelle, on liiketoiminnan kehittämisen tukemista ja asiakaspalvelua. Useat isot suomalaiset pörssiyhtiöt puhuvat jo avoimesti tästä mahdollisuudesta.

Ohjelmistorobotiikan avulla meillä on mahdollista luoda uutta liiketoimintaa ja synnyttää näin 5000 uutta työpaikkaa.

Fischerin mielestä Suomella on tähän täydet mahdollisuudet. Meiltä löytyy korkeatasoista tietotekniikan ja taloushallinnon osaamista. Suomessa erinomaista osaamista myös prosessien kehittämisessä.
– Ohjelmistorobotiikan avulla meillä on mahdollista luoda uutta liiketoimintaa ja synnyttää näin 5000 uutta työpaikkaa. Suomalaisyritysten ohella voimme saada myös ulkomaisia yrityksiä siirtämään taloushallinnon toimintoja tänne.

Fischerin mukaan virta on jo kääntynyt, kun esimerkiksi Postin ja Pöyryn kaltaiset isot organisaatiot tuovat taloushallinnon tehtäviä halvan työvoiman maista takaisin Suomeen.
– Olemme tuleva taloushallintomaa. Meillä on paljon robotiikkaan ja tekoälyyn liittyvää koulutusta ja tutkimusyksiköitä. Suurin haaste on pystyä soveltamaan osaamista käytäntöön.

Rohkeasti kokeilemaan uutta

Fischer muistuttaa, että ohjelmistorobotit ovat vain osa suurta työelämän muutosta.
Hänen mukaansa Suomen kansainvälinen kilpailukyky edellyttää uudenlaisia toimintamalleja ja yhteistyötä yli organisaatiorajojen.
– Digitalisoituvassa toimintaympäristössä töitä tehdään entistä enemmän kokeillen, tiimeissä ja asiakkaiden kanssa. Robotti ei ole koskaan ihminen ihmiselle. Ihmisten välistä vuorovaikutusta tarvitaan jatkossakin. Viestintä ja yhdessä tekeminen ovat yhä kaikkein tärkeimpiä asioita.
– Viimeaikaiset kansainväliset työelämätutkimukset osoittavat, että onnistuminen työelämässä edellyttää lisääntyvästi sosiaalisia taitoja.

Fischerin mielestä teknologiaakin tärkeämpää on synnyttää työpaikalle uudenlainen luottamuksen ja yhteistyön kulttuuri, jossa uusia työnteon malleja löydetään kokeilujen kautta.
– Sekin kannattaa sisäistää, että epäonnistumiset ovat osa muutos- ja oppimisprosessia.
Fischer muistuttaa, että muutos edellyttää jokaiselta aktiivisuutta ottaa vastuuta oman osaamisen kehittämistä.
– Muutoksen vauhti nopeutuu koko ajan. Emme tiedä, mitä huominen tuo työelämään.
Varmaa kuitenkin on, että me kaikki tarvitsemme koko ajan uusia taitoja.

Fischer puhuu resilienssistä eli muutoskyvykkyydestä. Sillä hän tarkoittaa positiivista asennetta itseään ja muita kohtaan, tavoitteellisuutta, sosiaalisuutta ja järjestelmällisyyttä.
– Tärkeintä on olla rohkeasti mukana muutoksessa ja luottaa siihen, että omat kyvyt kyllä kantavat, vaikka emme tulevaisuutta tunnekaan.

Asiakas aistii hyvän ilmapiirin

Merja Fischer väitteli vuonna 2012 johtamistieteiden tohtoriksi. Aiheena oli positiivisen vuorovaikutuksen vaikutus yritysten välisen palveluliiketoiminnan tuottavuuteen ja tuloksellisuuteen.
– Yhteys on selkeä, sillä työyhteisön myönteinen vire heijastuu myös asiakastyytyväisyyteen. Jopa sähköposteista asiakas voi aistia, millainen ilmapiiri yhteistyökumppanin työpaikalla vallitsee.

Fischerin mukaan avoimessa ja kannustavassa ilmapiirissä ihmiset uskaltavat tuoda esille omia ajatuksiaan. Se on edellytys innovaatioille ja jatkuvalle uudistumiselle.
– On tärkeää muistaa, ettei yrityksessä keskitytä pelkästään oman työyhteisön kehittämiseen. Samalla on koko ajan mietittävä, miten myönteistä tunnetta voidaan viedä asiakassuhteisiin ja parantaa näin palvelukokemusta.

Fischer huomauttaa, että työntekijän kokemus työn merkityksellisyydestä synnyttää työhyvinvointia, mikä heijastuu myös asiakkaisiin.
– Jokainen meistä haluaa tehdä merkityksellistä työtä. Sellainen kokemus syntyy, kun työntekijä kokee, että hän oppii koko ajan uutta ja pystyy ratkaisemaan vaativiakin haasteita.

Ei ole yllätys, että Fischer nostaa esimiestyöskentelyn keskeiseen rooliin. Hänestä uuden ajan johtaja keskittyy luottamuksen ja arvostuksen kulttuurin luomiseen.
– Johtaja kulkee rinnalla, keskittyy yksilöiden vahvuuksiin ja luo positiivista ilmapiiriä toimimalla esimerkkinä muille. Hän auttaa pyytämättäkin, osoittaa kiitollisuutta ja ottaa koko organisaation mukaan toiminnan kehittämiseen.