Täsmää, täsmää

Dinosaurusten aikaan olin tekemässä ensimmäisiä tilintarkastustöitäni erään pörssiyhtiön tarkastusteamissa. Työhuoneessamme joku kiljahti suureen ääneen: ”Täsmää, täsmää”. Luulin hänen saaneen tositemapeistaan orgasmin, mutta ei, hän oli löytänyt saman luvun pääkirjasta ja reskontrasta. No, tarkastus sujui paremmin kuin kahdella muulla. Siihen aikaan tilintarkastajia tarvittiin kaksi pienissäkin yhtiöissä. Toinen luki lukuja, toinen vertasi omasta listastaan ovatko luvut samat. Paikalle eksyi vanhempi kolleega, joka kysyi ”Oliko kalkkeripaperissa reikä?”. Kauan sitten kirjanpitolistat tulostettiin moniosaiselle paperille, joiden välissä oli jäljentävä paperi, kalkkeripaperi.

Täsmäyttäminen on tärkein osa kirjanpidon tekemistä. Jos kirjanpito ei täsmää, tilinpäätöstä on turha tehdä, eikä verojakaan pitäisi lähteä maksamaan. Täsmäyttämisen perusteet voidaan opettaa, mutta täsmäytyksen ammattitaito tulee kantapään kautta vuosien työn jälkeen. Täsmäytyserojen selvittämistä ei juurikaan pysty opettamaan, koska tilanteet vaihtelevat. Kokenut kirjanpitäjä tekee täsmäytykset eleettömän tehokkaasti osaaminen selkäpiissä, mutta hän ei itsekään osaa toiselle selittää, ­miten hän työssään toimii.

Kun avoimet myynti- ja ostolaskut täsmäävät pääkirjatileihin, pankin tiliote täsmää pääkirjan pankkitiliin ja kassakoneen ilmoittama rahamäärä suunnilleen käteisvaroihin, voidaan olla varmoja siitä, että kaikki kirjanpitoon kirjatut tositteet ovat oikein kirjanpidossa. Täsmäys ei tietenkään kerro sitä, ovatko kaikki maksetut menot liiketoiminnan menoja, eivätkä kerro ohimyynnistä. Vähäistä ohimyyntiä ei selvitä mikään, mutta merkittäviä kavalluksia voidaan epäillä varastokirjanpidon täsmäytysten ja myyntikatteiden avulla.

Aputilien käyttö

Täsmäytysten automaation kannalta käteviä ovat aputilit. Kun viitemaksujen päiväsumma kirjataan täsmäytystilille ja sen vastavienniksi kirjataan kohdistetut viitemaksut, jää tilin saldoksi viitteettömät maksut, maksut väärälle tilille ja maksuehtojen vastaisesti tehdyt maksut. Vastaavat ostojen puutteelliset maksut aiheuttavat eron maksuliikenneselvittelytilille.

Luottotappiot on nykyisen epävarman maksukäyttäytymisen takia kirjattava kuluksi, vaikka saamisten perintää jatketaan. Kun luottotappiot siirretään epävarmojen myyntisaamisten tilille, voidaan kaikki laskut pitää reskontrassa ja suorittaa sitä kautta perintätoimenpiteet. Kirjanpito voidaan täsmäyttää tutkimatta erikseen luottotappiolaskuja.

Palkat on helppo täsmäyttää vuosi-ilmoitusten kanssa kun palkkatilille kirjataan vain maksetut palkat. Palkkojen monet jaksotukset kannattaa kirjata omalle tililleen.

Täsmäytyskulujen tili muun liiketoiminnan muissa kuluissa on kätevä. Sinne voidaan kirjata pyöristyserot automaattisesti, jos niitä ei muutoin voida kirjata jollekin viennille. Tositteella tilille voidaan kirjata selvittämättömät erot, niin plussat kuin miinukset. Tilin saldo kertoo, missä mennään.

Pieniä täsmäyseroja ei kannata selvittää

Täsmäyseron etsintään ei kannata käyttää liikaa resursseja. Itse asiassa paras täsmäyseron selvittäjä on aika. Kun laittaa paperit syrjään, ero selviää itsestään. Vaikeinta on tehdä tilinpäätös, eikä eron syy ole selvillä. Silloinkin pitää uskaltaa. Kerran sain erään ison tilitoimiston jäljiltä tilinpäätösluonnoksen, jonka ostoreskontrassa oli 180.000 euron ero pääkirjaan. Monen turhan työrupeaman jälkeen oli pakko luovuttaa. Asiakas kirjasi tuloslaskelmaan täsmäyseron kuluksi. Yhtiöön tuli kaksi vuotta myöhemmin verotarkastus. Verotarkastaja intoili pimeistä tuloista, koska hänellä oli toimittajien kirjanpidosta saadut ostolaskutiedot. Tarkastaja silminnähden pettyi, koska täsmäysero selvisi. Yksi iso ostolasku oli tilitoimistossa jätetty kirjaamatta, vaikka lasku oli clearingmenettelyssä maksettu. Veronkierto muuttui veronpalautukseksi, koska laskusta saatiin vähentää 32.000 euron arvonlisävero.

Kun vielä tein tietokonejärjestelmiä, oli rakkaan vaimoni työpaikalle tullut saksalaisen emoyhtiön sisäiset tarkastajat. Kirjanpidossa oli pennin ero. Tarkastajat vaativat eron syyn selvittämistä. Kun asiaa oli yhtiössä päivitelty, olivat tarkastajat sanoneet, että voihan kyse olla kahdesta virheestä: miljoona markkaa toiseen suuntaan ja miljoona markkaa ja yksi penni toiseen suuntaan. Tarkastajien näpertelylle ei aina löydy rajoja. Omaan elämänkokemukseeni kuuluu se kuinka kaksi kaupunkitarkastajaa etsivät neljä työpäivää 1,50 euron täsmäyseroa. Työvoimapulasta ei aina ole ollut tietoakaan.

Kirjanpitäjän tuntiveloitus on noin 60 euroa, tilintarkastusapulaisen jopa tuplasti tämä. Siksi alle 200 euron täsmäyseroja ei juurikaan kannata tutkia, jos ne eivät selviä alle tunnissa. Täsmäyseron selvityksessä ei juuri koskaan löydy rahaa: ainoastaan teknisiä syitä tai kirjausvirheitä. Jos täsmäysero toistuu, virhe kannattaa selvittää, koska taustalla voi olla systemaattinen virhe. Virheen etsintää ei saisi veloittaa yksittäiseltä asiakkaalta, koska se tulee kohtuuttoman kalliiksi. Jos virhe aiheutuu kirjanpitäjästä itsestään, on kohtuutonta laittaa asiakas selvityksen maksajaksi. Koska täsmäyseroja on aina, selvittelykustannukset tulee sisällyttää keskimääräisinä kirjanpidon perusveloituksiin.

Tilitoimistoissa halutaan yhä enemmän tuottoa omistajille. Tämä näkyy siinä, että täsmäytyksiin ei käytetä riittävästi resursseja, koska niistä on vaikeaa erikseen laskuttaa. Pahimmillaan täsmäytyksiä tehdään vasta tilinpäätöksen laadinnan yhteydessä, jolloin selviteltävänä on koko vuoden erot. Se tekee talven entistäkin kaoottisemmaksi. Siksi viimeistään joulukuussa pitäisi tehdä täsmäytykset urakalla.

Kirjanpitäjien ammattikunnia ei anna periksi. Täsmäysero koetaan epäonnistumiseksi, jota ei voi myöntää. Siksi Suomessa käytetään joka vuosi tuhansia ja tuhansia työtunteja täysin turhanaikaiseen työhön: muutamien eurojen erojen selvittämiseen. Tätä vinoutumaa tuetaan koulutuksen yhteydessä: kirjanpidon täsmäysero taitaa olla vieläkin suurin virhe, minkä tenttijä voi tehdä.

Negatiivinen täsmäysero on meno

Verottaja ei ole hyväksynyt täsmäyseroa vähennyskelpoiseksi menoksi, mikä on virheellinen tulkinta. Eron taustallahan on aina todellinen vähennyskelpoinen meno tai tulon ylikirjaus, eikä mikään veronkierto. Jos verottaja olisi johdonmukainen, sen pitäisi hyväksyä positiivinen ero tuloksi, jota ei veroteta. Mutta ei, verottaja aivan liian usein luulee, että heidän tehtävänsä on maksimoida valtion verotulot, jotta hallituksella riittää tuhlattavaa hyviin tarkoituksiin.

Eron syitä riittää: tapahtuman kirjaus kahteen kertaan, kirjaamatta jättäminen, maksu kahteen kertaan, laskua ei ole maksettu vaikka merkitty maksetuksi, maksu väärälle tilille, tiliöintivirhe, väärä lasku merkitty maksetuksi, maksettu sekä lasku että perintälasku, alennusten väärä käsittely, järjestelmän käyttövirhe, ohjelmointivirhe, pyöristysvirhe. Internet-aikana ostetaan netistä tuotteita ja palveluja, jotka maksetaan heti pankkitililtä. Aivan liian usein ostolaskua vastaava tosite jää kirjaamatta kirjanpitoon. Tänä vuonna ensimmäisen kerran koin kun lainan nosto oli kirjattu liiketoiminnan muuksi tuotoksi. Tuokin olisi paljastunut, jos pankin vastuuote olisi täsmätty kirjanpitoon. Joskus näkee myös etumerkkivirheitä. Näitä voidaan etsiä hakemalla eron puolikasta. Ja jotta elämä ei olisi liian helppoa keksittiin verotili, joka luo automaattisesti täsmäyseroja palauttamalla väkisin arvonlisäveroja ja lätkimällä joka väliin korkoja ja myöhästymismaksuja.

Täsmäyserojen etsintä on sähköisen taloushallinnon aikana helpottunut, kun pääkirjoja voidaan lukea etsi-komennolla. Haetaan eron suuruisia tapahtumia pääkirjatililtä. Toinen kätevä tapa on etsiä tietokoneella mahdollisesti vääriä tositelajeja pääkirjatililtä: pankkitilillä ei pidä olla muita kuin tiliotteilta tehtyjä kirjauksia, ostovelkojen tilillä ei pitäisi olla muistioita eikä myyntilaskuja jne.

Eroselvitys on suhteellisen helppoa, jos virheitä on vain yksi. Jos virheitä on kaksi tai useampia, selvitysaika moninkertaistuu. Selvitysajan kertaantumisen takia täsmäytys on tehtävä kuukausittain. Parhaissa järjestelmissä täsmäys voidaan pilkkoa viikottaisiin ja päivittäisiin täsmäytyksiin. Näin virhe voidaan paikallistaa tietylle päivälle, ja sen etsintä helpottuu merkittävästi.

Tahallisia ja tahattomia eroja

Täsmäyseroihin suhtaudutaan joskus vainoharhaisesti. Tuttavapiirissä kolme nuorta oli kesäkuppilassa tarjoilemassa olutta ja purtavaa. Päivän kassassa oli 50 euron ero. Tilintarkastajan suosituksesta ero vähennettettiin nuorten nettopalkoista. Ulkona auringonpaisteen häikäisyssä humalaisten asiakkaiden tarjoaminen ei ole ihan helppoa. Yksittäinen täsmäysero ei mitenkään osoita kyseessä olleen nuorten kavallus, eikä etenkään kimppakavallus. Jos rangaista pitää, olisi ero voitu periä bruttopalkasta.

Kassavarojen täsmäysero voi selittyä systemaattisella varastamisella. Kavalluksen paljastumista pidentää se, ettei eron kasvamiseen heti puututa vaan uskotaan syyn olevan pohjakassassa, tilitysten viiveellä ja vastaavalla. Pitääkö varastetuista rahoista maksaa arvonlisävero? Ei voi olla niin, että valtio hyötyy epärehellisestä työntekijästä, joka itse ei nykyään saa mitään tuomiota vilpistään. Rahat menetetään ja valtio ottaa tyhjästä oman siivunsa. Itse tulkitsen, että kyse on myyntitilityksen laittomasta vajauksesta, jolloin arvonlisäveroa ei tarvitse maksaa.

Vilppiä maailmaan mahtuu. Silti epäilisin enemmän kassasta vastaavaa henkilöä, jos kassa aina täsmäisi eurosentilleen, koska sellaista tarkkuutta ei voi kellään olla. Pienet erot käteisen rahan tilityksissä osoittavat inhimillisyyttä ja myös asiakaspalveluhenkisyyttä. Nuohoojan taksan mukainen lasku päättyi 60 eurosenttiin. Kun yritin löytää taskuistani puuttuvia kolikoita, nuohooja sanoi ettei meillä kolikoita kerätä. Puuttuvan viisisenttisen etsimiseen ei voi käyttää seitsemää sekuntia enempää, koska palkkakulut ovat kolikkoa arvokkaammat.

Kaikki täsmättävä

Tilinpäätöksen laadinnan tärkein työvaihe on selvittää kunkin tase-erän ja liitetietojen erittelyt. Erittelyjen tulee täsmätä tilinpäätöserään ja yksittäisen erän tulee olla kurantti. Joskus siirtyviin eriin tai muihin saamisiin/velkoihin sisältyy eriä, jotka siirtyvät vuodesta toiseen sellaisenaan tilinpäätöksiin. Joskus näin onkin (esimerkiksi vuokratakuut), mutta aivan liian usein ajan kulu muuttaa erän sisällön arvottomaksi.

Täsmäytyksiä voi tehdä myös päässälaskien. Pankin tili­otteen vuosisummat antavat joskus sellaisenaan varmuuden kirjanpidosta. Esimerkiksi yhdistyksen tuloslaskelman jäsenmaksut voivat olla pankkitilin vuosipanojen määrä. Arvonlisäveron maksujen vuosisumman voi karkeasti täsmäyttää tekemällä tuloslaskelman pääkirjatilikohtaisen erittelyn luvuista karkean laskelman eriin sisältyvästä arvonlisäverosta.

Automaattiset täsmäytykset

Olen joskus suunnitellut täsmäysmenettelyä, jossa yrityksen käyttämä kirjanpitojärjestelmä täsmäyttää itse itsensä joka viikonloppu kun tietokoneaikaa riittää ylenmäärin. Maanantaiaamulla yrittäjä ja kirjanpidosta vastaava henkilö saisivat sähköpostin, jossa kerrottaisiin täsmäyserot ja selvittelytilien saldot epäselvien tapahtumien kera.

Tulevaisuudessa tietokoneessa voisi olla automaattisesti toimivat käsiraudat, jotka pidättäisivät kirjanpidosta vastaavan tietokoneensa ääreen, mikäli täsmäyseroa ei ole kuukauden sisällä selvitetty. Kotiin ei olisi menemistä, jos kirjanpito ei ole ajan tasalla. Vitsi, vitsi. Pankeissa tällainen täsmäyserojen kotiinlähtökielto oli vielä 1970-luvulla. Paljon pienemmistä kirjanpitovirheistä joutuu nykyään leivättömän pöydän ääreen, miksei siis myös täsmäytysten laiminlyönnistä.