Palveluyrityksen palkkakustannusten asiakaskohtainen laskenta
Kullekin asiakkaalle perustetaan oma asiakaskohtainen laskentakohde. Kohteen koodina käytetään asiakaskoodia. Pieniä asiakkaita voidaan ryhmittää samalle laskentakohteelle. Esim. yksityishenkilöt, jos heille satunnaisesti myydään tuotteita tai palveluita, voidaan usein käsitellä yhtenä pienasiakkaiden laskentakohteena.
Asiakkaan perustamisen yhteydessä olisi hyvä, jos ohjelmisto suorittaisi asiakaskohtaisen laskentakohteen perustamisen automaattisesti tai kysyisi, yhdistetäänkö asiakkaan seuranta jo olemassa olevaan laskentakohteeseen.
Asiakaskohtaiselle laskentakohteelle kohdistetaan laskutuksesta myynnin perusteella myyntituotot. Välittömät asiakaskohtaiset materiaali- ja ulkopuoliset ostetut palvelut kohdistetaan ostolaskuilta suoraan asiakkaan laskentakohteelle. Näihin kuuluvat erilaiset markkinointi-, reklamaatio-, edustus- ja muut välittömästi asiakkaan palveluun liittyvät ostetut palvelut ja muut kustannukset.
Asiakaskohtaiselle laskentakohteelle kohdistetaan myös asiakkaan palveluun käytetyt välittömät työtunnit ja niistä aiheutuneet välittömät palkka- ja sosiaalikustannukset. Artikkelissa tarkastellaan erityisesti näiden välittömien työkustannusten kohdistamista asiakaskohtaisille laskentakohteille.
Palkkakustannusten kohdis-taminen asiakasprojekteille
Tuntipalkkaisten henkilöiden palkkakustannusten kohdistaminen laskentakohteille suoritetaan usein palkanlaskennan kautta. Kuukausipalkkaisten henkilöiden palkkojen kohdistaminen laskentakohteille ei onnistu palkanlaskennan kautta. Käytännön ongelmana on mm. ajoitus: kuukausipalkat maksetaan raportointikuukauden aikana yleensä viimeistään kuukauden viimeisenä päivänä. Työtunteja seurataan erikseen ja työtuntiraportit valmistuvat vasta raportointikuukautta seuraavan kuukauden alussa. Työtuntiraportit eivät siten ole käytettävissä, kun palkat lasketaan ja maksetaan.
Palkat lasketaan palkanlaskennassa ja työtunteja seurataan erikseen työtuntiseurannan avulla. Työtunteja seurataan erillisenä järjestelmänä pienissä yrityksissä usein excel-taulukoina. Tietoja käytetään ainoastaan työtuntien kohdistamisessa asiakkaille/laskentakohteille. Palkanlaskentaan tuntiseurannan lukuja ei usein kytketä ollenkaan.
Työtuntiraportointi, toimintolaskenta
Työtuntiseurantaan merkitään työtunnit laskentakohteittain, palveluyrityksessä asiakkaittain. Asiakkaan koodin lisäksi työtunnit jaotellaan usein työvaiheittain, jolloin lähestytään yksinkertaista toimintolaskentaa. Esimerkiksi eräässä teollisuuden projektiyrityksessä asiakaskohtaiset työvaiheet/toiminnot ovat seuraavat:
1. Myynti/sopimus
2. Suunnittelu
3. Valmistus
4. Kokoonpano
5. Asennus, käyttöönotto
6. Huolto
7. Reklamaatiot
9. Projektin hallinto.
Siten, jos asiakkaan numero on esim. 143 ja asiakkaan luona on suoritettu laiteasennuksia, merkitään työtunnit ko. päivältä laskentakohteelle 1435.
Työvaiheiden luku on syytä pitää alussa pienenä, jotta työaikaseurannasta ei muodostuisi liian byrokraattista. Jos työvaiheiden numeroita joutuu hakemaan luettelosta, muodostuu kynnys työtuntiraportin täyttämiseksi usein ylivoimiseksi. Työvaiheiden määrä olisi pidettävä sellaisena, että ne oppii helposti ulkoa.
Palkkojen jako
Valitettavan usein työtuntien seuranta päättyy tähän vaiheeseen. Työtunnit kohdistetaan asiakkaille, mutta todellisia palkkakustannuksia asiakkaittain ei lasketa. Asiakkaittain lasketaan usein tunnuslukuja: myynti/työtunti, mutta asiakkaan todellista katetta ei lasketa.
Usein raportoidut työtunnit kohdistetaan asiakkaille työtuntien ja työntekijäryhmittäisten keskituntipalkkojen perusteella. Henkilöiden henkilökohtaisia tuntihintoja ei useinkaan palkkasalaisuuden vuoksi voida käyttää sellaisenaan. Tuntihintoihin sisältyy usein myös jo laskettua katetarvetta, jolloin laskelmien vertaaminen koko yhtiön tulosseurantaan saattaa olla vaikeaa.
Seuraavassa esitetään yksinkertainen menetelmä todellisten palkkojen kohdistamiseen henkilöittäin laskentakohteille:
1. Työtuntiraportit laaditaan kuukausittain henkilöittäin, laskentakohteittain. Kuvassa 1. on esitetty malli yksinkertaisesta työtuntiraportista, joka on laadittu excel-pohjalle.
2. Palkkakustannuksista kohdistetaan laskentakohteelle sen tunteja vastaava osuus henkilön kuukauden työajan palkasta.
3. Kohdistettuun palkkaosuuteen lisätään yhtiön todellisia pakollisia sosiaalikuluja vastaava prosenttiosuus sosiaalikuluista.
Työajan palkkojen jakaminen laskentakohteille
Esimerkkihenkilön kokonaistyötunnit olivat maaliskuussa 163 tuntia. Työtunneista samoin kuin kokonaiskuukausipalkasta on ensin erotettava henkilölle maksetut lomapäivien tunnit sekä lomapalkan osuus kuukausipalkasta. Lomapalkat jaksotetaan laskentakohteille osana sosiaalikuluja. Lomapäiviin liittyviä tunteja henkilölle kertyi pääsiäisviikolla 22,5 tuntia. Henkilöllä on ollut päivien pituudesta päätelleen kiireinen kuukausi, pitkiä päiviä. Hän on pitänyt ”ylityövapaata” kiirastorstaina 7,5 tuntia. Kun vähennetään nämäkin tunnit kokonaistunneista, saadaan työajan tunnit, maaliskuussa 133 tuntia. Kun jaettaviin palkkakustannuksiin ei tehdä muutosta, jakautuvat palkallisen vapaan kustannukset kaikille työajan tunneille tasaisesti.
Jos esimerkkihenkilön kuukausipalkka oli maaliskuussa 2500 euroa, jakautuu hänen palkkansa kaavion 1 mukaan.
Tuntien kohdistamisen tarkentaminen, ylityötunnit
Esimerkkihenkilön tapauksessa työaikaraportista voinee päätellä, että hänen ylityötuntinsa aiheutuvat yleisestä kiireestä, hyvää miestä tarvitaan monessa. Tällöin ylityötuntien kustannukset voidaan hyvin jakaa laskentakohteille tasaisesti. Usein ylityötunnit ja niistä aiheutuvat ylimääräiset palkkakustannukset aiheutuvat asiakkaan vaatimuksesta tai ne on muusta syystä selvästi kohdistettava asiakkaalle/laskentakohteelle. Tällöin voidaan menetellä siten, että ylityötunnit kohdistetaan laskentakohteelle palkanlaskennassa samalla, kun niistä aiheutuva palkkameno lasketaan. Tällöin työaikaraportissa on selvästi erotettava nämä tunnit omaksi ryhmäkseen, joiden kustannuksia ei jaeta em. taulukon avulla laskentakohteille.
Laskentakohteiden sosiaalikustannukset
Työajan palkkojen lisäksi laskentakohteille kohdistetaan automaattivienteinä pakolliset sosiaalikustannukset prosenttiosuutena työajan palkoista. V. 2005 nämä prosenttiosuudet ovat seuraavat:
Pakolliset sosiaalikustannukset
– Sotu 2,966 %
– TEL 17,3 %
– Työttömyysvakuutus, yritys 0,7 %
– Tapaturmavakuutus 0,47 %
– Ryhmähenkivakuutus 0,081%
Lomapalkkajaksotus
– Lomapalkka ja lomaraha 16,67 %
– Sotu, lomapalkoista 0,49 %
– TEL, lomapalkoista 2,88 %
– Tyött./tapat./rv, 0,21 % lomapalkoista
Luvut vaihtelevat hieman yrityksittäin, joten ne on syytä tarkistaa oman yrityksen osalta. Sosiaalikustannusten oikeaa jaksotusta tilikauden aikana kirjanpidossa sekä laskennassa tileittäin on käsitelty mm. kirjoittajan kotisivuilla: www.mertim.fi.
Kirjanpito ja sisäisen laskennan raportit
Sisäisessä laskennassa on syytä selvästi raportoida, mitkä työajan palkoista on kohdistettu asiakkaille ja mitkä jäävät kohdistamatta yhteisiin hallinnon kuluihin. Tuntiseurannan avulla voidaan seurata myös hallinnon kustannuksia: esim. laatujärjestelmän kustannukset, sairausajan kustannukset.
Tärkeää olisi myös laatia sisäinen laskenta siten, että jaksotukset kirjanpidossa ja laskennassa vastaavat toisiaan siten, ettei kirjauksilla ole vaikutusta yrityksen kokonaistulokseen ja että sekä kirjanpito että laskenta antavat saman oikein jaksotetun tuloksen yritystasolla.