Toimintakertomuksen laatiminen asunto-osakeyhtiöissä

Perinteinen toimintakertomus

Asunto-osakeyhtiöiden tilinpäätöskokonaisuuteen on perinteisesti ja luonnollisesti jo asunto-osakeyhtiölain edellyttämänäkin kuulunut keskeisenä osana toimintakertomus. Kirjanpitolain muutos vuonna 2004, jolloin toimintakertomus eriytettiin tilinpäätöksestä ei vaikuttanut siihen tosiseikkaan, että asuntoyhtiöissä juuri toimintakertomus on useimmiten se osa tilinpäätöskokonaisuutta, josta yhtiön “riviosakas” saa parhaiten informaatiota omistamastaan asuntoyhtiöstä.

Asuntoyhtiöiden toimintakertomuksissa onkin tästä syystä usein varsin laveasti annettu kirjanpito- ja yhteisölainsäädännön asettamien vaatimusten lisäksi myös muita tietoja. Tätä voidaan tiettyyn rajaan asti pitää jopa suotavana, sillä asunto-osakeyhtiöiden tilinpäätöksillä on yleensä huomattava määrä lukijoita ja heistä valtaosalla taasen ei liene valmiuksia varsinaisen “tilinpäätösanalyysin” suorittamiseen. Toki voidaan kysyä, tulisiko toimintakertomuksen enää muuttuneessa tilanteessa olla “taloyhtiön vuosikertomus”, jossa kerrotaan montako kokousta yhtiössä on tilikaudella pidetty tai monetko talkoot yhtiö on toimintavuoden aikana järjestänyt. Harvemmin tosin asuntoyhtiöissä on toimintakertomuksessa tyydytty vain suppeaan tilivuoden aktiviteettien kuvaamiseen.

Kirjanpitolautakunnalle esitetyssä asunto-osakeyhtiöiden toimintakertomusta koskevassa lausuntopyynnössä kuvattiin niitä tietoja, joita toimintakertomuksissa on tyypillisesti esitetty lainsäädännön asettamien tietovaatimusten lisäksi. Näitä tietoja ovat esimerkiksi:
• perustietoja yhtiöstä; esim. kiinteistöistä ja rakennuksista, huoneistoista jne.,
• tietoja hallinnosta; esim. hallintoelimistä ja muista vastuuhenkilöistä sekä mahdollisesta henkilöstöstä, tilikaudella pidetyistä kokouksista jne.,
• kulutustietoja; esim. lämmön, sähkön ja veden kulutuksesta,
• tietoja taloudesta; esim. perityt vastikkeet vastikeperusteen ja ajan mukaan eriteltynä, tilikauden aikana nostetut lainat, kiinteistövakuutukset,
• tietoja yhtiön rakennukseen ja muuhun omaisuuteen kohdistuneista sekä tulevista korjaustoimista,
• muista merkittävistä tapahtumista tilikaudella sekä
• mahdollisia muita tietoja, esim. yhtiön haltuun otetut huoneistot, osakesiirrot tilikauden aikana jne.

Toisin kuin osakeyhtiölaissa asunto-osakeyhtiölaissa ei nimenomaisesti säädetä mahdollisuudesta esittää toimintakertomustietoja tilinpäätöksen liitetietoina. Tämä mahdollisuus todetaan kuitenkin kirjanpitolautakunnan toimintakertomusyleisohjeessa (12.9.2006), kun kirjanpitolautakunta eriyttää asunto-osakeyhtiölain mukaiset toimintakertomustiedot kirjanpitolain tarkoittamasta toimintakertomuksesta ja siinä esitettävistä tiedoista. Asunto-osakeyhtiölain toimintakertomusta koskevat vaatimukset ei tosin ole kovinkaan mittavat, ASOYL 72 § edellyttää toimintakertomuksessa annettavan tiedot yhtiövastikkeiden käytöstä sekä talousarvion toteutumisesta. Nämä tiedot on perinteisesti annettu toimintakertomukseen liittyvien erillisin laskelmin vastikerahoituslaskelmana ja talousarviovertailuna. Kirjanpitolautakunnan yleisohjeessa asunto-osakeyhtiöille vuodelta 2005 on annettu mallit näiden laskelmien esittämisestä.

Lausuntopyyntö kirjanpitolautakunnalle

Kirjanpitolautakunta otti lausunnossaan hakijan pyynnöstä kantaa seuraaviin kysymyksiin:
– voiko asunto-osakeyhtiö (asunto-osakeyhtiölain säännökset huomioiden) antaa yhtiölainsäädännön mukaiset toimintakertomustiedot tilinpäätöksen liitetietoina?
– jos asuntoyhtiön toimintakertomus laaditaan suppeaa toimintakertomusta koskevan säännöksen mukaisesti (KPL 3:1,6 §), voidaanko kertomuksessa antaa myös muuta informaatiota ilman laajan toimintakertomuksen (KPL 3:1,5 §) laadintavelvollisuuden syntymistä?
– voidaanko em. perinteisesti toimintakertomuksissa esitetyt lisätiedot ilmoittaa tilinpäätöksen liitetietoina, mikäli niitä ei voida esittää suppeassa toimintakertomuksessa eli ilman laajan kertomuksen laadintavelvollisuuden syntymistä?
– jos em. lisätiedot annetaan erillisellä asiakirjalla, onko tämä asiakirja osa tilinpäätöstä?

Lautakunta jakoi lausunnossaan tietojen ilmoittamisen kahteen vaihtoehtoiseen tapaan:

1) Pieni kirjanpitovelvollinen, joka ei laadi toimintakertomusta

Asunto-osakeyhtiö voi antaa asunto-osakeyhtiölain vaatimat tiedot yhtiövastikkeen käytöstä sekä talousarvion toteutumisesta kirjanpitolainsäädännön edellyttämien liitetietojen yhteydessä edellyttäen, että asianomainen asunto-osakeyhtiö on pieni kirjanpitovelvollinen. Tällöin ne on kirjanpitolautakunnan toimintakertomusyleisohjeessa esitetyllä tavalla tarkoituksenmukaista nimetä “asunto-osakeyhtiölain tarkoittamiksi toimintakertomustiedoiksi”

Lausunnon mukaan jos pieni kirjanpitovelvollinen haluaa esittää toimintakertomusta laatimatta sellaisia muita tietoja toiminnastaan, joita säännökset eivät edellytä toimintakertomukselta, ovat nämä muut tiedot KPL 3:1.1 §:n 3 kohdassa tarkoitettuja liitetietoja, jotka sisältyvät tilinpäätökseen. Kirjanpitolain ja -asetuksen säännökset liitetiedoista eivät ole tyhjentäviä, joten kirjanpitovelvollisella on oikeus ja velvollisuus esittää liitetietoina sellaiset lisätiedot, jotka ovat tarpeen oikean ja riittävän kuvan antamiseksi kirjanpitovelvollisen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Jos tällaisessa tilanteessa sellainen asunto-osakeyhtiö, joka pienenä kirjanpitovelvollisena ei laadi toimintakertomusta, haluaa esittää asunto-osakeyhtiölain vaatimien tietojen yhteydessä lausuntopyynnössä kuvattuja muita tietoja toiminnastaan, kirjanpitolautakunta suosittaa, että asianomainen asiakirja otsikoidaan esimerkiksi “asunto-osakeyhtiölain tarkoittamat toimintakertomustiedot ja liitetiedot asunto-osakeyhtiön toiminnasta”. Tämä asiakirja on luonteeltaan tilinpäätökseen kuuluva liitetieto, joka voidaan esittää tilinpäätöksen muiden liitetietojen jälkeen. Jos se laaditaan erillisenä asiakirjana, on laatimisessa ja julkistamisessa noudatettava KPL 3:3 – 3:11 §:ää, jotta se kuuluisi tilinpäätökseen.

2) Pieni kirjanpitovelvollinen, joka laatii vapaaehtoisesti toimintakertomuksen

Jos asunto-osakeyhtiö, joka on pieni kirjanpitovelvollinen, haluaa laatia toimintakertomuksen, voi sen laatia KPL 3:1.6 §:n edellyttämin suppeammin tiedoin; tällöin mainitussa lainkohdassa tarkoitetuista tiedoista on esitettävä kaikki. Kirjanpitolain 3:2.1 §:ssä tarkoitetun oikean ja riittävän kuvan antamiseksi tällaiseen toimintakertomukseen voidaan sisällyttää myös yhtiön toimintaan liittyvää muuta lausuntopyynnössä kuvattua informaatiota. Asianomainen informaatio ei sinänsä velvoita asunto-osakeyhtiötä ilmoittamaan toimintakertomuksessaan myös KPL 3:1.5 §:ssä tarkoitettuja laajempia tietoja. Lisäksi asunto-osakeyhtiö pienenä kirjanpitovelvollisena voi oikean ja riittävän kuvan antamiseksi esittää toimintakertomuksessaan yhden tai useamman KPL 3:1.5 §:ssä nimetyn tiedon ilman, että se velvoittaisi muiden viimeksi mainitussa lainkohdassa tarkoitettujen laajempien tietojen esittämiseen, jos nämä eivät ole olennaisia oikean ja riittävän kuvan antamiseksi. Toiminnan kannalta epäolennaisia tietoja ei siten tarvitse esittää.

Loppupäätelmiä

Kirjanpitolautakunnan lausunto huomioiden asunto-osakeyhtiöillä on siis kaksi vaihtoehtoista tapaa esittää toimintakertomustietoja tilinpäätöspaketissaan, entiseen tapaan toimintakertomuksessa tai tilinpäätöksen liitetietoina. Mielestäni toimintakertomuksen laatiminen asunto-osakeyhtiöissä on jatkossakin kannatettavaa. Lausunnon perusteella asuntoyhtiö, joka on pieni kirjanpitovelvollinen, voi laatia toimintakertomuksensa suppeampaa tietovaatimusta koskevan KPL 3:1,6 §:n mukaisena ja täydentää kertomusta muilla lisätiedoilla. Oikean ja riittävän kuvan antamisen varmistamiseksi onkin usein syytä täydentää toimintakertomusta perinteisillä asuntoyhtiöiden toimintakertomustiedoilla.

Muuttuneesta kirjanpitolainsäädännöstä huolimatta asuntoyhtiön hallinnolle ei syntyne toimintakertomuksen laadinnasta merkittäviä lisäriskejä aiempaan verrattuna, kun kertomuksessa esitetyt lisätiedotkaan eivät synnytä KPL 3:1,5 §:ssä tarkoitetun laajan toimintakertomuksen laadintavelvoitetta. Suppeamman toimintakertomuksen tietovaatimuksethan ovat pitkälti aiemman lainsäädännön mukaisia. Asianmukaisesti laaditussa suppeassakin toimintakertomuksessa tulee mm. arvioida yhtiön tulevaa kehitystä. Asuntoyhtiöissä tämä arvio kohdistuu erityisesti rakennusten ja muun omaisuuden tuleviin ylläpito- ja korjaustoimiin, jotka voivat suurten korjaushankkeiden osalta olla taloudelliselta arvoltaan hyvin huomattavia. Näiden tietojen esittämisessä asuntoyhtiöiden hallinnon tuleekin olla erityisen huolellinen oikean ja riittävän kuvan antamiseksi.

Jos asuntoyhtiö poikkeuksellisesti ei täytä pientä kirjanpitovelvollista koskevia kriteerejä, sen tulee laatia kirjanpitolain mukaankin toimintakertomus. Tällöin yhtiöllä ei ole mahdollisuutta esittää kirjanpitolain ja asunto-osakeyhtiölain vaatimia tietoja liitetietoina. Kirjanpitolautakunnan lausunnossa ei käsitellä tällaista tilannetta, mutta luontevaa lienee, että yhtiötä koskevat mahdolliset lisätiedotkin esitetään tällöin toimintakertomuksessa. Lainsäädännön edellyttämät laajan toimintakertomukseen tietovaatimukset koskevat luonnollisesti pakottavasti näitä kertomuksia.

Oli toimintakertomus laajuudeltaan sitten suppea tai laaja, toimintakertomuksen laatijoiden tulee kuitenkin huomata, että toimintakertomuksella ei ole tarkoitus hoitaa tai korvata yhtiön normaalia osakas/asukastiedottamista. Asianmukaiseen toimintakertomukseen eivät kuulu esimerkiksi hallinnon toimintaohjeet osakkaille huoneistojen hyvästä hoitamisesta, tiedot yhtiön liputusvuorojen jakautumisesta kulumassa olevana tilikautena tai selvitys huoltoyhtiön päivystyskäytännöistä. Tällaistakin tiedottamista toimintakertomusten näkee joskus virheellisesti palvelevan. Tämän tyyppisistä asioista tiedottaminen on hoidettava muutoin kuin toimintakertomuksissa.