Yrityksen kasvu haastaa taloushallinnon ja tilitoimiston

Yritysten kasvu on koettu tärkeäksi tekijäksi tulevaisuudessa jopa koko kansakunnan menestymisen kannalta. Se voikin mahdollistaa muun muassa uusien työpaikkojen synnyttämisen, vientitulojen kasvun, asioiden entistä tehokkaamman hoidon ja nopeamman vastaamisen asiakastarpeeseen. Toisaalta kasvu luo myös haasteita sekä yritykselle että sen taloushallinnolle.

Koska pienet kasvavat yritykset ovat yleensä tilitoimistojen asiakkaita, aiheuttaa asiakasyrityksen kasvu haasteita ja mahdollisuuksia tilitoimistollekin. Kasvavan yrityksen taloushallinnon tarpeet muuttuvat usein kasvun eri vaiheessa, jolloin pienen yrityksen taloushallinnon perustarpeet kehittyvät kohti suuryrityksen tarpeita.

Monenlaiset kasvustrategiat

Kasvuyritykset eroavat toisistaan muun muassa käyttämiensä kasvustrategioiden suhteen. Yritysten kasvustrategioilla tarkoitetaan sekä kasvun lähdettä, eli millä keinoin yritys saa lisättyä liikevaihtoa, että toisaalta sitä, millä keinoilla yritys resurssoi kasvunsa. Kummassakin yhteydessä puhutaan sekä sisäisistä että ulkoisista kasvustrategioista. Kun puhutaan kasvun lähteestä, yrityksen sisäinen eli orgaaninen kasvu tarkoittaa, että yritys myy uusia tai nykyisiä tuotteita joko nykyisille tai uusille asiakkaille. Myös diversifiointi täysin uusille aloille on mahdollista (esim. Karlöf 1995; Saarakkala 2005). Orgaanisen kasvun vaihtoehto on ulkoinen kasvu, eli esimerkiksi fuusio tai yritysosto.

Kun taas keskitytään siihen, mistä yritys hankkii resurssit lisääntyneen liikevaihdon edellyttämään lisäkapasiteettiin, sisäisellä kasvulla tarkoitetaan sitä, että yritys kasvattaa omia resurssejaan esimerkiksi rekrytoimalla lisähenkilökuntaa tai investoimalla uusiin laitteisiin tai tiloihin. Ulkoisessa kasvussa esimerkiksi lisätään ulkoisten yhteistyökumppaneiden määrää kysynnän kasvaessa. Toinen pk-yrityksen ulkoisen kasvun strategia on, että yrittäjä perustaa uusia yrityksiä sen sijaan, että kasvattaisi jo olemassa olevaa yritystään. (Varamäki 2001)

Organisaation koko ja ikä määrittävät sen talouden ohjausta. Yrityksen kasvuvaihemallit antavat joitakin edellytyksiä arvioida, millaisia talousohjauksen haasteita kuhunkin kasvun vaiheeseen tyypillisesti liittyy. Pellinen (2007) on hiljattain hahmotellut vertailevan case-tutkimuksen perusteella taloushallinnon kehitysvaihemallia. Kehitysvaiheet liittyvät yrityksen syntyyn, selviytymiseen, kasvuun ja kypsymiseen. Pk-yrityksen ulkoisen kasvun johtamista on puolestaan tutkittu tuskin lainkaan. Tällöin pohditaan, miten yrittäjä kykenee johtamaan menestyksekkäästi pk-yrityksen ulkoista kasvua eli verkostoitumista tai uusien yritysten perustamista ja hallintaa. Verkostoitunut yritysrakenne ja projektimainen toiminta ovatkin haastaneet johtamistyön ja sitä tukevat johdon ohjausjärjestelmät monin tavoin (Järvenpää et al. 2001).

Ulkoisten yhteistyökumppaneiden lisäämiseen perustuvassa yrityskasvussa keskeisessä roolissa saattavat olla yritysryppään arvoketjun suuntainen hallinta ja optimointi sekä ”ostaa vai valmistaa” -päätöksenteko. Kustannuslaskenta voi periaatteessa jopa yksinkertaistua ja palata perinteisempiin lähtökohtiin, kun oman tuotannon ja siihen sisältyvien valmistuspalkkojen ja yleiskustannusten sijasta kulurakenne yksinkertaistuu (koska ei tarvitse palkata lisää omia työntekijöitä) sekä painottuu helposti seurattaviin ja transparensseihin alihankintatuotteiden ja -palvelujen ostoihin.

Toisaalta toimintoketjujen optimointi voi edellyttää toimintoperusteista (ABC) tarkastelua yritysten välillä. Informaatiovirtojen on kuljettava saumattomasti edestakaisin ketjun päästä toiseen esimerkiksi ennustetiedon osalta, ja toiminnan optimointi voi edelleen tarkoittaa luottamuksellista kustannustietojen vaihtamista (niin sanottua open book -ajattelua) yhteistyökumppaneiden välillä (Järvenpää et al. 2001; Kulmala 2003). Omat haasteensa liittyvät myös lyhytaikaisen projektiyhteistyön tai pitkäaikaisempien sopimusten vaihtoehtojen edullisuuden arviointiin sekä yhteistyösuhteen menestyksellisyyden mittaukseen.

Uusien yritysten synnyttämiseen perustuvan yrityskasvun mallissa saattavat puolestaan painottua aivan erilaiset asiat, kuten autonomisten tulosyksikkötyyppisten yritysten ohjauksen näkökulma, kasvun, kannattavuuden ja rahoituksen näkökulma tai osakkeenomistajan hyvinvointia painottavien uusien tunnuslukujen, kuten taloudellisen lisäarvon (EVA®) soveltaminen. Edelleen toiminnanohjauksen tarpeisiin on tarvetta kehittää myös uusia ei-taloudellisia tunnuslukuja ja tuloskortteja.

Kannattavan kasvun turvaaminen

Empiirisen aineiston perusteella havaitsimme kasvuun liittyvän ensimmäisen taloushallinnon haasteen olevan kannattavan kasvun turvaaminen. Kannattava kasvu on liiketoiminnan kulmakivi varsinkin kasvuyrityksissä. Keskeinen tavoite on pyrkiä pitämään toiminta kannattavana voimakkaasta kasvusta huolimatta. Jos yritys on samaan aikaan nopeasti kasvava ja heikosti kannattava, sen talous voi kehittyä nopeasti huonoon suuntaan erityisesti maksuvalmiuden ja omavaraisuusasteen osalta. Kannattavuuden ohjauksessa taloushallinnon tulee kyetä tuottamaan kuukausittaista tietoa myyntituottojen ja kustannusten kehittymisestä, jotta tarvittavat ohjaustoimenpiteet voitaisiin tehdä riittävän ajoissa.

Kannattavuuden peruselementti on oikea hinnoittelu. Hinnoittelu voi toisinaan olla helppoa toimittaessa kilpaillulla alalla, jolloin markkinat määräävät tavoitehinnan tason. Tällöin talousohjauksen haasteeksi ja usein ainoaksi mahdollisuudeksi jää aktiivinen kustannustasoon vaikuttaminen kannattavan liiketoiminnan turvaamiseksi. Toisinaan tarvitaan toimivaa kustannuslaskentaa oikean hinnan löytämisessä tuotteelle tai palvelulle.

Kasvavan yrityksen toimiessa kannattamattomasti tulorahoitus ei riitä kasvun rahoitukseen. Silloin vaaditaan joko oman tai vieraan pääoman ehtoista lisärahoitusta. Joillakin tutkimillamme kasvuyrityksillä haasteet liittyivätkin pääoman saatavuuteen. Vieraan pääoman ehtoisen rahoituksen hankkimisessa voi esteeksi nousta vakuuksien puuttuminen. Kannattamattoman yrityksen voi olla esimerkiksi vaikeata saada lainalle takaajia, eivätkä rahoittajatkaan ole innokkaita sijoittamaan tappiolliseen yritykseen.

Kasvu aiheuttaa tyypillisesti myös käyttöpääoman lisätarvetta, jonka rahoittaminen voi olla niin ikään haasteellista. Käyttöpääoman lisätarve korostuu erityisesti yrityksissä, joiden pitää hankkia suuri varasto tai valikoima ennen asiakkaiden maksusuorituksia. Rahoituksen riittämättömyys johti joissakin yrityksissä yleisesti maksuvalmius- eli likviditeettiongelmiin, jotka vaativat lisärahoituksen etsimistä.

Osa haastatelluista yrityksistä mainitsi kasvun johtaneen haasteisiin erityisesti raportoinnin ja seurannan osalta. Seurantaa ja ohjausta helpottaakseen jotkut yritykset olivat ottaneet käyttöön erityisiä toiminnanohjausjärjestelmiä. Niiden tarve korostui erityisesti jo hieman suuremmissa kasvuyrityksissä sekä tuotannollisissa yrityksissä, joissa oli erityisiä haasteita tilaus-toimitusketjun hallinnassa. Kasvu tuokin siten usein merkittäviä haasteita niin johdon laskentatoimen kuin tietojärjestelmienkin kehittämiseen.

Taloushallinnon on ensiarvoisen tärkeää kyetä tekemään ennen kasvuvaihetta riittävän tarkkoja ennakkolaskelmia oletetusta kehityksestä. Tämän lisäksi taloushallinnon tulisi tarkkaan miettiä niitä keinoja ja lähteitä, joilla kasvun vaatima rahoitus mahdollistetaan.

Talousseurantajärjestelmä riippuu kasvuvaiheesta

Kasvuyritysten talouden kehitystä valvotaan yleisesti kassanseurannalla, joka yksinkertaisimmillaan toteutetaan tiliotteiden kautta. Pankkitilin seuranta onkin usein pikkuyrityksen talouteen liittyvä ensimmäinen järjestelmä. Kassanseurannan tarpeellisuutta puoltavat osiltaan joidenkin yritysten erityiset haasteet maksuvalmiudessa. Näin yksinkertainen menetelmä ei kuitenkaan riitä yrityksen kasvaessa ja kehitellessä uusia tuotteita. Silloin tarvitaan tarkempaa tietoa esimerkiksi asiakas- ja tuotekohtaisista kustannuksista ja tuotoista sekä myyntisaamisista, ostoveloista ja muista maksuun tulevista eristä.

Kehittyneimmillään kassanseuranta toteutettiin erillisjärjestelmien avulla, jotka mahdollistavat maksuvalmiuden suunnittelemisen tehokkaasti. Osassa yrityksistä talousseuranta ulottui kassanseurannan lisäksi käyttöpääoman valvontaan. Tällöin keskeisenä tarkastelun osana ovat rahoitusomaisuuteen, vaihto-omaisuuteen ja ostovelkoihin liittyvät tekijät. Näiden osatekijöiden seuranta korostuu luonnollisesti silloin, kun varastojen ja erilaisten maksuaikojen merkitys liiketoiminnassa kasvaa tai kun maksuvalmiudessa on ongelmia.

Useat kasvuyritykset seurasivat erityisesti myynnin kehittymistä. Myynnin ja saatujen tilausten seuranta antaakin tärkeätä informaatiota juuri kasvun ohjaukseen. Tarkimmin myynnin seurantaa toteuttavat yritykset seurasivat jopa myyjäkohtaista myyntiä tai myynnin suhdetta maksettuihin palkkoihin sekä tehtyihin tunteihin. Jotkut toteuttivat markkinahintojen seurantaa osana myynnin seurantaa. Myynnin seuranta on perusvaatimus myös kannattavuuden seurannalle. Kasvuyritykset seurasivatkin varsin intensiivisesti myös kannattavuuden kehittymistä. Jotkut kasvuyritykset seurasivat kannattavuutta suhteessa henkilömääriin, sijoitettuun pääomaan ja asiakasryhmäkohtaisesti. Tällainen suhteellinen kannattavuuden seuranta kertookin jo varsin edistyneestä kannattavuuden seurantajärjestelmästä.

Yrityksen koko näytti vaikuttavan merkittävästi talouden seurantajärjestelmän kehittyneisyyteen. Suurissa yrityksissä oli yleisesti ottaen kehittyneemmät seurantajärjestelmät kuin pienissä. Osassa suurissa voimakkaan kasvun yrityksissä kehittyneet talouden seurantajärjestelmät olivat jo käytössä. Ne mahdollistivat esimerkiksi asiakasryhmäkohtaisten kannattavuuksien seurannan. Kannattavuuden seuraamiseksi tarvitaan myyntitietojen lisäksi tietoa kustannuksista. Tuotekalkyyleistä saatavaa kustannustietoa voidaan käyttää lisäksi esimerkiksi hinnoittelun apuna. Osasyynä yritysten kehittyneisiin menetelmiin yrityskoon lisäksi saattoi olla investointien suuruus suhteessa liikevaihtoon, jolloin kannattavuus- ja kustannuslaskenta nousee entistä merkittävämpään asemaan yrityksen menestymisen kannalta.

Kasvuyritykset tarvitsevat erilaisia mittareita menestymisensä arviointiin ja toiminnan kehittämiseen. Haastatellut kasvuyritykset kokivat yksinkertaisten ja helposti ymmärrettävien mittareiden olevan parhaita toiminnan ohjauksen kannalta. Eräs yritys korosti myös ennakkokateseurannan merkitystä erityisesti myynnin suhteen. Kasvuyritykset seurasivat yleisesti myös muissa yrityksissä käytössä olevia mittareita, kuten reklamaatiomääriä, asiakastyytyväisyyttä, tehokkuutta, toimitusvarmuutta tai henkilöstön osaamistasoa. Osaamistasoa seurataan esimerkiksi henkilökunnan suorittaman koulutustason mukaan. Näin siis havaintojemme mukaan kasvuyrityksissä seurattiin varsin intensiivisesti myös niin sanottuja ei-taloudellisia mittareita. Asiakastyytyväisyys voi olla merkittävä kasvun mahdollistaja, samoin henkilöstön osaamistason kautta parantunut kasvukyky. Ylipäätään vaikuttaa siltä, että kasvuyrityksillä olisi tarvetta hyvin yksinkertaisten kasvua tukevien tuloskorttien kehittämiselle. Paino lauseessa on sanalla yksinkertaisten, sillä yrittäjät eivät mielellään käyttäneet kovin monimutkaisia ja vaikeaselkoisia järjestelmiä ja monista mittareista muodostuvan mittariston informaation kerääminen voi muuttua liian työlääksi. Teoriassa esittämämme hienommat talousohjauksen välineet eivät vielä juuri olleet käytössä.

Mahdollisuuksina sisäistäminen ja ulkoistaminen

Viime aikoina on puhuttu entistä enemmän yrityksen keskittymisestä ydinosaamisensa hoitamiseen mahdollisimman tehokkaasti. Keskustelussa on ollut mukana myös taloushallinnon rooli. On pohdittu, onko taloushallinto yrityksen aputoiminto vai ydinosaamista. Erityisesti monissa pienyrityksissä taloushallinnon lakisääteiset tehtävät onkin ulkoistettu tilitoimistojen hoidettavaksi. Näin taloushallinto on selkeästi ajateltu aputoiminnoksi, jonka suorittaminen onnistuu tehokkaimmin yrityksen ulkopuolisten voimien avulla. On kuitenkin huomattava, että yrityksen kasvu voi aiheuttaa taloushallinnolle uusia haasteita. Tällaiset haasteet voivat liittyä esimerkiksi kasvun ohjaukseen, kustannuslaskentaan tai yrityksen menestymisen arviointiin.

Haastattelujen perusteella kolmetoista yritystä oli siirtänyt taloushallinnon tilitoimiston hoidettavaksi. Ulkoistaminen liittyi lähinnä laskentatoimeen, kuten kirjanpitoon ja verolaskelmien tekemiseen. Tällöin taloushallinnon tehtävät koettiin suppeasti vain lakisääteisten pakollisten tehtävien hoidoksi. Syitä taloushallinnon ulkoistamiseen ovat olleet asiantuntemuksen tai työresurssien puuttuminen kohdeorganisaatiossa, mikä onkin luonnollista pienemmille kasvun alkuvaiheessa oleville yrityksille. Yritykset kokivat tilitoimiston käyttämisen kirjanpidon hoitamisessa järkevänä, mikäli yrityksellä oli käytettävissään hyvä kirjanpitäjä.

Kaikkiaan yhdeksän tutkimaamme yritystä hoiti kaikki taloushallinnon tehtävät itsenäisesti ilman ulkopuolista apua. Osalla yrityksistä oli ollut tilitoimisto käytössä, mutta kirjanpito oli siirretty myöhemmin yrityksen itsensä hoidettavaksi kasvun seurauksena. Osasyy taloushallinnon hoitamiseen itse ja kirjanpidon siirtoon oli tilitoimiston puutteellinen kyky auttaa yrityksen johtamiseen ja päätöksentekoon liittyvien taloudellisten haasteiden ratkaisemissa. Nämä yritykset odottavat taloushallinnolta enemmän kuin vain pelkän lakisääteisen tehtävän hoitamista. Kasvaneet yritykset odottivatkin enemmän johtamista avustavalta niin sanotulta controller-tyyppiseltä raportoinnilta ja ajattelivat kirjanpidon hoituvan samaan aikaan sisäisten raportointivaateiden hoidon kanssa.

Yksi yritys perusteli taloushallinnon pitämistä itsellään sillä, että se mahdollistaa paremman asiakaspalvelutason säilyttämisen sekä loma-aikojen töiden helpomman ja joustavamman jakamisen. Tällöin ajateltiin taloushallinnon henkilöstön kykenevän samaan aikaan hoitamaan esimerkiksi sekä reklamaatioita että asiakkaiden taholta tulevia kyselyitä. Tällainen järjestely lienee kuitenkin erittäin haasteellista yrityksissä, joissa on suuri määrä tilitapahtumia, joiden kirjaaminen vaatii ajallisesti suuren panoksen.

Toimiessaan hyvin myös ulkoistettu taloushallinto tarjosi yritykselle erinomaista tukea yrityksen johtamisessa ja yrittäjä tuntui luottavan tilitoimiston tukeen. Tällöin tilitoimiston palvelu oli kehittynyt jossakin määrin controller-tyyppiseksi. Tällöin yrittäjä voi keskittyä omaan ydinosaamiseensa luottaen talouden pysyvän kontrollissa ja siihen liittyvien lakisääteisten asioiden hoituvan. Haastatteluissa tämän tyyppiset yritykset olivat lukumääräisesti vähemmistössä.

Tilitoimiston sopeutettava palvelunsa

Asiakkaan kasvu tuo taloushallinnolle omat haasteensa. Mikäli taloushallinto hoidetaan tilitoimiston kautta, sen on syytä olla selvillä asiakkaan muuttuvista tarpeista. Haastattelemassamme tilitoimistossa kirjanpitäjät täyttävät asiakkaista ja heidän tarpeistaan jatkuvasti asiakasrekisteriä. Tätä rekisteriä käydään säännöllisesti kuukausittain läpi yrityksen sisällä ja mietitään, kuinka mahdollisesti muuttuviin haasteisiin tulisi vastata. Asiakasrekisteri auttaa myös muita tilitoimiston kirjanpitäjiä toimimaan, mikäli asiakasyrityksestä vastuullinen kirjanpitäjä on poissa.

Asiakkaan kasvusuunnitelmat aiheuttavat tilitoimistolle usein muitakin paineita kuin vain tositteiden lisääntymisen. Usein yrityksen suunnitellessa kasvua vaaditaan sekä tietoa rahoittajista että erilaisia laskelmia potentiaalisille rahoittajille. Silloin tilitoimiston pitää laskea esimerkiksi tulos- ja rahoitusennusteita. Toisaalta kasvuyrittäjä saattaa kaivata kirjanpitäjää keskustelukumppaniksi kasvun tuomien haasteiden ratkaisemisessa. Tällöin tilitoimistolta vaaditaan hyvän taloushallinnon ammattitaidon lisäksi empatia- ja keskustelukykyä. Yrittäjän ei ole helppoa keskustella arkaluontoisista seikoista eri sidosryhmien, kuten verottajan, rahoittajan tai toimittajien kanssa. Usein luontevin keskustelukumppani onkin juuri tilitoimisto.

Asiakkaan kasvun lisäksi tilitoimiston tulee ottaa huomioon, millainen asiakas on toimintatavoiltaan. Haastattelemamme tilitoimiston edustaja mainitsi kolme erilaista asiakastyyppiä, jotka kukin vaativat erilaista palvelua. Hän jakoi asiakastyypit visionääreihin, patruunoihin ja vitkastelijoihin. Visionäärit ovat tyypillisiä kasvuyrittäjiä, sillä heillä on koko ajan uusia ideoita, joiden toteuttamisen arviointiin he haluavat tilitoimistolta erilaisia laskelmia. Visionäärit ovat tilitoimiston näkökulmasta haastavia asiakkaita, sillä he haluavat nopeasti erilaisia laskelmia ja heillä on jatkuvasti useita erityyppisiä ideoita pohdittavana. Patruunatyyppiset asiakkaat haluavat säännöllisesti yrityksen vakavaraisuuteen ja kannattavuuteen liittyviä raportteja, joita voidaan käydä esimerkiksi hallituksen kokouksissa läpi. Vitkastelijat taas usein toimittavat tilitoimistolle myöhään ja usein puutteellisen aineiston, mutta vaativat taas nopeaa palvelua. Vitkastelijoiden palvelutarpeen nopeusvaateet tulevat usein ulkopuolisilta sidosryhmiltä, kuten pankilta, tavaran toimittajilta tai verottajalta. Riippumatta asiakastyypistä tilitoimiston tulee olla aktiivisesti yhteydessä asiakkaihin tarjoamalla heille tietoa yrityksen talouteen liittyvän päätöksenteon tueksi.

Lähteet
Heinonen, J. 2004. Kasvaako vai eikö kasvaa?
Yrityksen kasvu puhuttaa. Yrittäjä-lehti, 1/2004, 36–37.
Järvenpää, M., Partanen, V. & Tuomela, T.-S. 2001.
Moderni taloushallinto: haasteet ja mahdollisuudet. EDITA, Helsinki.
Karlöf, B. 1995. Johtamisen käsitteet ja mallit. Weiling + Göös, Espoo.
Kulmala, H. 2003. Cost Management in Firm Networks.
Department of Industrial Engineering and Management, Institute of Industrial Management. Tampere University of Tecnology. (Ph.D. thesis.)
Pellinen, J. 2007. Kasvuyrityksen taloushallinto.
Teoksessa Laukkanen Mauri (toim.) Kasvuyritys. Talentum 2007.
Saarakkala, M. 2005. Pk-yrityksen kasvupolut – Casetutkimus teollisen alan mikroyritysten kasvusta pk-yrityksiksi.
Vaasan yliopisto, Pro gradu -tutkielma.
Varamäki, E. 2001. Essays on Multilateral Cooperation between SMEs – The Prerequisites for Successful Development and
Different Models of Interfirm Cooperation. Doct.diss.
Acta ­Wasaensia 92. University of Vaasa.
Varamäki, E. & Saarakkala, M. & Tornikoski, E. (2007)
Kasvuyrittäjyyden olemus ja kasvustrategiat Etelä-Pohjanmaalla. Seinäjoen ammattikorkeakoulun julkaisuja, A5.
Virtanen, M. 1999. Yrityksen kasvu- ja rahoitusstrategiat. Teoksessa Strateginen yrittäjyys. (toim.) Lehtonen, P. Helsinki, Kauppakaari.