Sähköinen lasku tuo uutta älyä tilitoimistoon

Jari Salo seuraa liiketoimintaprosessien sähköistymistä näköalapaikalta. Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskuksen (TIEKE) asiantuntija klikkaa nettiselainta ja näyttää listan, jossa on jo 15 000 nimeä.

– Tänne on listautunut firmoja ja julkishallinnon organisaatioita, jotka lähettävät ja vastaanottavat verkkolaskuja.

Kuinka suurella osalla Suomen noin 230 000 yrityksestä on verkkolaskuvalmiudet, sitä TIEKEn verkkolaskufoorumin sihteeri ei tiedä. Julkisella, verkkolaskujen välittäjien ylläpitämällä listalla näkyvät vain aktiiviset käyttäjät.

Sitäkään Salo ei osaa tarkkaan määritellä, kuinka pontevasti suomalaiset tilitoimistot kehittävät omia sähköisen palvelun valmiuksiaan.

– On toimistoja, jotka ovat asettuneet kehityksen eturintamaan, ja on toimistoja, jotka etenevät asteittain sitä mukaa kuin on välttämätöntä. On myös toimistoja, jotka vielä elävät paperiaikaa.

Verotustietojen tuottajassta strategiseksi kumppaniksi

Salo painottaa, että vielä jonkin aikaa sähköisten palveluiden tarjoaminen on tilitoimistolle kilpailuetu, mutta lähitulevaisuudessa se on välttämättömyys, jolle ei ole vaihtoehtoa.

– Verkkolasku vie liiketoimintojen sähköistymistä eteenpäin vääjäämättä. Seuraava vaihe on tilausten siirtyminen verkkoon. Kun yritykset ja julkisyhteisöt tilaavat tavaraa ja palveluita sähköisesti, myös reskontra siirtyy elektroniseksi luonnonmukaisesti. Tästä on lyhyt askel reskontran hoidon ja vähitellen koko taloushallinnon ulkoistamiseen.

Salon viesti tilitoimistoille onkin, että taloushallinnon ulkoistamisessa piilevät tuhannen taalan mahdollisuudet. Esimerkiksi mainostoimiston tai kuntosaliyrityksen ydinbisnes on ihan jotain muuta kuin osto- ja myyntilaskujen, palkanmaksun, veronpidätysten ja viranomaisraportoinnin hoitamista.

– Rutiinien siirtyessä yhä laajemmin sähköisiin järjestelmiin tilitoimisto voi tarjota asiakkailleen yhä tasokkaampia taloushallinnon palvelukokonaisuuksia. Kun yrityksen ei tarvitse sitoa resursseja numerorutiineihin, se voi keskittyä tehokkaasti bisneksensä kehittämiseen. Näin tilitoimistosta tulee strateginen kumppani, joka tarjoaa asiakkaalleen laadukasta ja syvällistä taloushallinnon osaamista.

– Molemmat voittavat: sekä taloushallinnon erikoisosaajaksi profiloituva tilitoimisto että omaa liiketoimintaansa yhä kilpailukykyisemmäksi terävöittävä tilitoimiston asiakas.

Historian kultaiseen tarina-arkistoon siirtyvät vähitellen nekin tilitoimiston asiakkaat, jotka tuovat kuitit kirjanpitäjälle milloin muistavat sikinsokin kenkälaatikkoon sullottuina.

– Paperilta sähköiseen järjestelmään siirtymisessä on se etu, että tositteet pysyvät aina järjestyksessä. Tämä on suuri helpotus sekä yrittäjälle, joka haluaa suunnata kapasiteettinsa muuhun kuin dokumenttien mapitukseen että kirjanpitäjälle, joka mieluummin miettii asiakkaansa taloushallinnon kokonaisuutta kuin käyttää aikaansa epämääräisen lappukasan seulontaan, Salo havainnollistaa.

Edelläkävijyys aateloi, osaaminen velvoittaa

Jarmo Castrén perusti Kirjanpitotoimisto J. Castrén Oy:n vuonna 1986. Nykyään kuusi henkilöä työllistävä helsinkiläistoimisto palvelee ict-alan yrityksiä, kansainvälisiä konserneja sekä säätiöitä ja yhdistyksiä. Castrénin palvelukonseptia on määrätietoisesti sähköistetty reilun kymmenen vuoden ajan.

– Olimme yksi ensimmäisistä tilitoimistoista, jotka alkoivat lähettää tietoja verottajalle sähköisesti. Ensimmäisten 150 sähköisen veroilmoituksen joukossa 50 oli meidän, Castrén myhäilee.

Toimintojen sähköistäminen on Castrénin toimistossa edennyt suunnitelmallisesti ja vaihe kerrallaan. Vuonna 2000 otettiin käyttöön asiakasportaali, jota käytetään raportointi- ja arkistointikanavana. Veroilmoitukset ja muut viranomaisilmoitukset siirtyivät kirjekuoresta laajakaistalle 2001, ja verkkolaskutus otettiin käyttöön 2002.

– Olemme vahvasti profiloituneet sähköisten palveluiden tuottajaksi, joten asiakkaiksemme on hakeutunut yrityksiä, jotka itsekin toimivat samalla mallilla. Tämän vuoksi on luontevaa, että joukossa on runsaasti ict-alan toimijoita.

Asiakas arvostaa oikeaa ohjausta

Castrénin mukaan sähköinen operointi sopii kaikenkokoisille yrityksille toimialasta riippumatta. Ja mitä pienempi yritys on, sitä vahvemman roolin tilitoimisto voi ottaa prosessien sähköistämisessä.

– Pienen firman ei kannata investoida omiin järjestelmiin. On edullisempaa tulla mukaan meidän tarjoamaamme ympäristöön.

– Nyt kun pankitkin on saatu synkronoitua mukaan tilitoimiston ja asiakkaan väliseen kommunikointiin siten, ettei pankin järjestelmään tallentuvia sähköisiä laskuja enää tarvitse printata tilitoimistoa varten, ei niin pientä yritystä olekaan, jonka kannattaisi periaatteen vuoksi pitäytyä vanhoissa toimintamalleissa.

Castrénin toimiston web-laskutusohjelmalla asiakas voi itse tehdä myyntilaskut, josta ne siirtyvät automaattisesti sekä kirjanpitojärjestelmään että laskunsaajalle.

– Jos asiakas ei halua itse kirjoittaa laskuja, hän voi siirtää koko laskutusprosessin meidän vastuullemme.

Näin Castrénin asiakas voi keskittyä oman liiketoimintansa kannalta taloushallinnon olennaiseen ytimeen eli kannattavuuden, kassavirran, saatavien ja maksettavien reaaliaikaiseen analysointiin.

– Asiakkaan ei tarvitse huolehtia rutiineista eikä arkistoinnista. Hän saa taloustiedot näkyviin tietokoneen ruudulle milloin vain, mistä päin maailmaa tahansa.

Rajatonta palvelua Raumalta Pariisiin

Raumalainen tilitoimistoyrittäjä Riikka Lehtinen on ollut alalla vuodesta 1988. Rivakka merkonomi ehti opintojensa jälkeen olla vain lyhyen rupeaman toisen palveluksessa, kun oma toimisto oli jo pystyssä.

Finansia Oy:n bisnes on kasvanut tasaiseen tahtiin. Raumalla sijaitsevan yhdeksän taloushallinnon ammattilaista työllistävän toimiston lisäksi Eurassa toimii tytäryhtiö, jossa työskentelee kaksi henkilöä.

Lehtisen mukaan Finansia palvelee yhtä mielellään ja osaavasti kaikenlaisia yrityksiä isoista teollisuuslaitoksista pieniin asiantuntijatoiminimiin asti. Maantieteelliset reviirit ulottuvat Turkuun, Poriin ja Helsinkiin, jopa Berliiniin ja Pariisiin asti.

– Olkiluodon ydinvoimalahankkeen myötä asiakkainamme on ollut parisenkymmentä saksalaista ja ranskalaista rakennusalan yritystä, jotka ovat toimineet täällä alihankkijoina.

Lehtisen mielestä taloushallinnon sähköistymisen yksi vahvuus onkin se, ettei sijainnilla enää ole väliä. Vaikka tilitoimiston ja asiakkaan välillä on tuhansia kilometrejä, meriä ja mantereita ja aikavyöhykkeitä, data kulkee ja raportit liikkuvat oikea-aikaisesti.

Matala kynnys, iloinen yllätys

Lehtisen mukaan useimmille asiakkaille siirtyminen sähköiseen tilitoimistoympäristöön on myönteinen kokemus.

– Monet kysyvät itse sähköistä palvelua. Ne, joille itse ehdotamme asiaa, innostuvat viimeistään siinä vaiheessa, kun olemme demonstroineet ohjelmiston käyttöä. Kynnys on loppujen lopuksi matala, koska järjestelmä on niin helppokäyttöinen, ettei se vaadi asiakkaalta laajaa perehtymistä.

Lehtinen kertoo, että tämän vuoden alusta finansialaiset ovat aktiivisesti puhuneet verkkolaskun puolesta. Sähköiseen laskutukseen siirtymisessä ei enää ole teknistä estettä, kun verkkolaskuoperaattoreiden lisäksi myös pankit ovat tulleet mukaan omalla e-laskuratkaisullaan.

– Periaatteessa kuka tahansa voi ryhtyä lähettämään palveluistaan ja tuotteistaan sähköisiä laskuja suoraan ostajan järjestelmään. Jos asiakkaamme loppuasiakkaalla ei ole valmiuksia sähköisen laskun vastaanottamiseen, operaattori tulostaa ja postittaa laskun perinteisillä menetelmillä.

Finansian toiminta perustuu jo nyt merkittävältä osin sähköisiin työvälineisiin.

– Jos asiakkaallemme tulee paperinen tosite, me skannaamme ja arkistoimme sen järjestelmään. Jos kokonaisuutta katsotaan kirjanpidon näkökulmasta, tasekirja on
ainoa dokumentti, jota vielä tarvitaan paperiversiona. Kaiken muun voi toteuttaa ja tallentaa sähköiseen muotoon, Lehtinen pohtii.

Joustavasti verkossa vuorokauden ympäri

Kun TIEKEn Jari Saloa ja tilitoimistoyrittäjä Riikka Lehtistä pyytää kertomaan verkkolaskutuksen tai kokonaan sähköiseksi siirretyn taloushallinnon pullonkauloista, molemmat nostavat ensin esiin paperisen asioinnin hankaluudet ja korostavat heti perään sähköisen toimintamallin etuja.

– Ajatellaanpa pienyrittäjää, joka toimittaa tositemapin kerran kuukaudessa kirjanpitäjälle. Jos hän yhtäkkiä tarvitsee vaikkapa pari kuukautta sitten ostamansa tietokoneen oheislaitteen kuittia osoittaakseen myyjälle takuuajan, hänen on pyydettävä kuitti kirjanpitäjältä, Lehtinen kuvailee.

– Jos ostotosite sen sijaan löytyy kirjanpitäjän sähköisestä järjestelmästä, yrittäjä menee omalta tietokoneeltaan omilla tunnuksillaan hakemaan tositteen ja lähettää sen edelleen joko sähköisesti tai paperille tulostettuna oheislaitteen myyjälle.

Myös Salo korostaa kirjanpitäjän ja asiakkaan välisen yhteydenpidon joustavuutta ja nopeutta vertaillessaan paperille perustuvaa dokumentointia sähköiseen toimintaympäristöön.

– Mitä isompi organisaatio, sitä haasteellisempi on esimerkiksi ostolaskun hyväksymisprosessi. Paperilaskun matka saapuvan postin käsittelystä hyväksyjien kuittauksen kautta maksatukseen voi toisinaan olla pitkä ja polveileva. Ei ole tavatonta, että paperilasku jää avonaisena erääntymään vaikkapa työmatkalla olevan hyväksyjän pöydälle.

Salo pitää sähköisen taloushallinnon keskeisenä vahvuutena myös sen rationaalisuutta. Liput, laput ja lomakkeet pysyvät ojennuksessa väkisinkin, koska järjestelmä systematisoi sisään tulevan datan automaattisesti.

– Jos sotkuja tulee, ne johtuvat yleensä inhimillisestä tekijästä. Tilitoimiston asiantuntijuus korostuu jälleen siinä, että järjestelmiin perehdytään kunnolla ja niitä osataan käyttää.

Miten miellyttävää asiakkaan onkaan selailla sähköisiä tositteitaan, kun tilitoimisto osaa asiansa. Tietoa voi etsiä pitkänkin ajanjakson takaa, esimerkiksi aakkosjärjestyksen, ajankohdan tai kustannuspaikan mukaan. Yhteenvedon asiakas voi tehdä nopeasti ja näppärästi.

– On aika mukava lähteä neuvottelemaan vaikkapa määräalennuksista jonkun tavarantoimittajan kanssa, kun pystyy sentilleen ja päivälleen osoittamaan, mitä ja kuinka paljon ostoja on kyseiseltä taholta kertynyt.
Toisin sanoen sähköinen toimintamalli jämäköittää yrityksen toimintaa monin tavoin ja tuo sitä kautta kilpailuetua tilitoimiston asiakkaalle.

Palvelimella paremmassa tallessa

Tietoturvan näkökulmasta sähköinen toimintaympäristö on Jarmo Castrénin ja Jari Salon mielestä perinteistä fyysistä ympäristöä vakaampi.

Huijausten todennäköisyyttä pienentää se, etteivät sähköisiä laskuja välittävien operaattoreiden järjestelmät hyväksy mukaan laskuja, joiden lähettäjää ne eivät tunnista.

– Postissa tai sähköpostissa voi lähetellä mitä vain roskaa, mutta verkkolaskujärjestelmien seuloja huijarit eivät pysty läpäisemään, Castrén toteaa.

Castrén painottaa myös tilitoimiston ja asiakkaan omaa tietoturvavastuuta. Palomuureista, virustorjunnoista ja varmuuskopionneista on pidettävä huoli.

Salo korostaa, että palvelimella tieto on todennäköisesti monta kertaa paremmassa tallessa kuin mappiin järjestetyllä paperilla.

– Tilitoimiston tai operaattorin palvelimelta tieto ei eksy vieraiden silmien nähtäväksi, kuten vaikkapa pöydälle unohtuneesta mapista. Tulipalo tai vesivahinko voivat myös tehdä kohtalokasta jälkeä, jos ainutlaatuiset tiedot löytyvät vain yksien kansien välistä paperille printattuina.