Arvonlisäveron ulkomaalaispalautusten hakeminen helpottuu

Suomalainen arvonlisäverollista toimintaa harjoittava elinkeinonharjoittaja ei voi vähentää Suomen arvonlisäveroilmoituksellaan ulkomaista arvonlisäveroa. Ulkomainen arvonlisävero jää siten lähtökohtaisesti elinkeinonharjoittajan lopulliseksi kustannukseksi.

Euroopan Yhteisöjen arvonlisäverojärjestelmän keskeisen periaatteen mukaan elinkeinotoiminnassa käytettävien tuotantopanosten arvonlisävero ei kuitenkaan saa jäädä kustannuksena tuotteiden myyntihintoihin. Sen sijaan arvonlisäveron piilevä vaikutus tulee olla poistettavista kaikista tuotantopanoksista, jotka kohdistuvat elinkeinonharjoittajan liiketoimintaan. Tämä periaate on voimassa riippumatta siitä, missä EU-maassa paikallista arvonlisäveroa sisältävä hankinta on tehty.

Piilevän arvonlisäverokustannuksen poistamiseksi ulkomaan kustannusten sisältämää ulkomaan arvonlisäveroa voi yleensä hakea palautuksena kyseisestä maasta. Ulkomaalaispalautusta koskevat säännökset EU:ssa perustuvat direktiiviin. Näin ollen ainakin jokaisessa EU-maassa tulisi olla lähtökohtaisesti yhtenäiset säännökset koskien ulkomaalaispalautuksia. Säännökset sisältävät ne ehdot, joilla toisessa EU-maassa tehtyihin tuotantopanoksiin sisältyvä arvonlisävero palautetaan ulkomaiselle yritykselle. Ulkomaalaispalautusta suorittavat myös jotkut EU:hun kuulumattomat valtiot. Tässä artikkelissa käsitellään kuitenkin vain ulkomaalaispalautuksia toisesta EU-maasta.

Ulkomaalaispalautuksen saaminen edellyttää ensinnäkin, että myyjä on ollut velvollinen suorittamaan hyödykkeen myynnistään toisen maan arvonlisäveroa. Palautusoikeus ei siten voi koskea veroa, jonka myyjä on virheellisesti veloittanut tavaran tai palvelun myynnistä. Tavaran tai palvelun myyjän tulisi hyvittää virheellisesti veloitettu arvonlisävero ulkomaiselle ostajalle ja hakea itse aiheetta suorittamansa vero palautuksena takaisin.

Ulkomaalaispalautuksen yleisenä edellytyksenä on lisäksi, ettei yrityksellä ole arvonlisäverotuksen kiinteää toimipaikkaa kyseisessä palautusvaltiossa, eikä se ole arvonlisäverovelvollinen kyseisessä maassa mahdollisesti suorittamistaan myynneistä. Jos yritykselle aiheutuu arvonlisäverovelvollisuus kyseiseen maahan, se on oikeutettu vähentämään kustannusten sisältämän paikallisen arvonlisäveron kyseiseen maahan jättämillään arvonlisäveroilmoituksilla. Palautusvaltiossa tehty hankinta on tullut tehdä arvonlisäverovähennykseen tai -palautukseen oikeuttavaa liiketoimintaa varten.

Arvonlisäveron ulkomaalaispalautuksen laajuus vastaa lähtökohtaisesti kohdevaltion yleistä vähennysoikeutta. Tarkoitus on, että ulkomainen yritys voi saada palautuksena vastaavien kustannusten sisältämät arvonlisäverot kuin mitä kotimainenkin yritys voisi saada vähentää omassa arvonlisäverotuksessaan. Koska vähennysoikeuden rajoitukset eivät ole EU:ssa yhtenäiset, oikeus saada ulkomaalaispalautusta vaihtelee valtioittain kustannuksista riippuen.

Tehokkaan ulkomaalaispalautusprosessin toteuttaminen edellyttääkin kohdevaltion vähennysoikeusjärjestelmän tuntemusta ainakin pääpiirteissään. Yleisimmät ulkomaan arvonlisäveroa sisältävät kustannukset ovat esimerkiksi majoitus- ja kuljetuskustannukset, seminaari-, kongressi-, kurssi- ja koulutuskustannukset sekä paikallisilta yrityksiltä tehtyjen alihankintojen kustannukset.

Palautusta haetaan määrämuotoisella lomakkeella. Tämänhetkisten sääntöjen mukaan palautushakemus toimitetaan sen maan veroviranomaisille, jonka veroa palautuksena haetaan. Hakemuksen liitteenä tulee olla alkuperäiset laskut, todistus arvonlisäverovelvollisuudesta yhtiön kotivaltiossa ja mahdollisesti valtakirja. Hakemuksiin liittyy paljon erilaisia paikallisia säännöksiä. Osa valtioista vaatii esimerkiksi, että hakemus ja kaikki hakemuksen liitteenä olevat asiakirjat esitetään verottajalle paikallisella kielellä. Lisäksi esimerkiksi Puolan verottaja on vaatinut, että hakemuskirjeessä on puolalaiset postimerkit.

Ulkomaalaispalautushakemusten käsittelyajat vaihtelevat tällä hetkellä suuresti. Eräissä EU-maissa käsittelyaika on saattanut venyä pahimmillaan jopa useisiin vuosiin, kun taas toisista palautuksen on saanut parissa kuukaudessa.

Ulkomaalaispalautusmenettely uudistuu EU:ssa

Ulkomaalaispalautussäännöksiä ollaan oltu EU-tasolla uudistamassa pitkään. Uudistus on vihdoin vahvistettu ja vuoden 2010 alusta ulkomaalaispalautusmenettely muuttuu huomattavasti yritysystävällisemmäksi. Samassa yhteydessä muutetaan merkittävästi myös kansainvälisen palvelukaupan verotusmaata määrittäviä säännöksiä. Tämä uudistus saattaa toisaalta hieman pienentää ulkomaalaispalautushakemusten tarvetta, sillä yhä useammin yritysten välisessä kaupassa sovelletaan kansainvälisessä palvelukaupassa niin sanottua käännettyä verovelvollisuutta vieraan maan arvonlisäverolla laskuttamisen sijaan.

Toisaalta palvelujen verotusmaauudistus voi lisätä ulkomaalaispalautushakemusten tarvetta, sillä ulkomaisista arvonlisäverorekisteröinneistä voidaan tietyissä tilanteissa luopua ja siten kyseisen maan arvonlisäveroja ei ole enää mahdollista vähentää paikallisilla arvonlisäveroilmoituksilla.

Uuden direktiivin (2008/9/EY) mukaan ulkomaalaispalautusmenettely muutetaan sähköiseksi. Yrityksen tulee siis jättää ulkomaalaispalautushakemus sähköisesti. Varsinaisia paperisia hakemuksia ei enää tarvita 1.1.2010 alkaen. Myös ilmoitukset hakemusten vastaanotosta ja päätöksen tekemisestä tehdään sähköisesti.

Palautuksen saamista koskevat edellytykset pysyvät pääsääntöisesti ennallaan. Palautuksena ei makseta veroa, joka on veloitettu virheellisesti. Hakijalla ei saa olla kotipaikkaa tai arvonlisäverotuksen kiinteää toimipaikkaa palautusvaltiossa. Hakija ei myöskään saa olla suorittanut palautusvaltiossa myyntejä, joista sille olisi aiheutunut velvollisuus rekisteröityä palautusvaltiossa arvonlisäverovelvolliseksi. Näin ollen jatkossakin tulee ensin tehdä perusselvitys toiminnasta arvonlisäverotuksen kannalta, ennen kuin ulkomaalaispalautushakemus toimitetaan vireille. Lisäksi palautuksen saamisen uutena edellytyksenä on, että hakijan olisi suoritettava vähennykseen oikeuttavia liiketoimia myös kotivaltiossaan.

Myös jatkossa ulkomaalaispalautushakemus on maakohtainen eli eri maiden arvonlisäveroja ei voida hakea palautuksena samalla hakemuksella. Vuoden 2010 alusta alkaen palautusvaltioon tehtävä ulkomaalaispalautushakemus postitetaan palautusvaltion sijasta yrityksen kotivaltion veroviranomaisille. Kotivaltion veroviranomaiset välittävät hakemuksen palautusvaltion veroviranomaisille. Jos suomalainen yhtiö hakee ulkomaalaispalautusta esimerkiksi Italiasta, voidaan palautushakemus siten jättää Suomen veroviranomaisille. Suomen veroviranomaiset toimittavat palautushakemuksen eteenpäin Italian veroviranomaisille.

Ulkomaalaispalautushakemusten jättöaikaa pidennetään. Tällä hetkellä ulkomaalaispalautushakemus tulee jättää viimeistään palautusajanjaksoa seuraavan kalenterivuoden kesäkuun 30. päivänä. Uudistuksen mukaan palautushakemus tulee jättää viimeistään seuraavan kalenterivuoden syyskuun 30. päivänä. Palautusajanjakson pituuteen uudistus ei tuo muutoksia. Ajanjakso voi olla enintään yksi kalenterivuosi tai vähintään kolme kalenterikuukautta. Kalenterivuoden lopussa hakemus voi koskea lyhyempääkin ajanjaksoa kuin kolmea kalenterikuukautta. Pienin palautuksena haettava veron määrä koko vuotta koskevissa palautushakemuksissa on 50 euroa ja vuotta lyhyempää ajanjaksoa koskevissa hakemuksissa 400 euroa.

Sähköisesti täytetyssä hakemuksessa kysytään käytännössä samat perustiedot kuin nykyisissäkin hakemuksissa. Näitä perustietoja ovat direktiivin mukaan:

• hakijan nimi ja täydellinen osoite
• sähköiset yhteystiedot
• kuvaus hakijan liiketoiminnasta, jota varten tavarat ja palvelut on hankittu
• tieto siitä, mitä ajanjaksoa palautushakemus koskee
• selvitys siitä, ettei hakija ole suorittanut palautusvaltiossa verovelvollisuuden aiheuttamia liiketoimia
• hakijan arvonlisäverotunniste ja
• pankkitilitiedot.

Lisäksi yhtiön tulee antaa laskuista täydentäviä tietoja. Nämä täydentävät tiedot ovat seuraavat:

• tavaroiden luovuttajan tai palvelujen suorittajan nimi ja täydellinen osoite sekä EU-arvonlisäverotunniste
• laskun päivämäärä ja numero
• veron peruste ja arvonlisäveron määrä ilmaistuna palautusvaltion valuutassa
• vähennettävän arvonlisäveron määrä palautusvaltion valuutassa
• palautukseen oikeuttavan arvonlisäveron määrä prosenttiosuutena ja
• hankittujen tavaroiden tai palveluiden laatu.

Hankittujen tavaroiden ja palvelujen laatu merkitään hakemukseen koodein. Direktiivin mukaan koodeja on yhdeksän. Koodit sisältävät kaikkein yleisimmät ulkomaalaispalautukseen oikeuttavat ostot. Esimerkiksi polttoaineen koodi on numero 1 ja majoituksen numero 6. Jos hankintaa ei ole määritelty koodein, käytetään koodia numero 10 ja annetaan tämän lisäksi selvitys tavaroiden tai palvelujen laadusta.

Palautusvaltio voi vaatia direktiivin mukaan myös hakijalta sähköisesti jäljennöksen niistä laskuista, joissa veron peruste on vähintään 1 000 euroa. Polttoainehankintojen osalta alaraja on 250 euroa. Pienemmistä hankinnoista laskuja ei voida ainakaan pääsääntöisesti vaatia nähtäville.

Direktiivi mahdollistaa sen, että kukin EU-maa voi määritellä kielen, jolla hakijan on annettava palautushakemuksen tai lisäselvityksen tiedot. Toivottavaa olisi, että mahdollisimman moni EU-maa hyväksyisi myös englanninkieliset hakemukset. Käytännössä useat entisen Itä-Euroopan maat saattavat vaatia myös jatkossa tietoja omalla kielellään.

Ennen kuin hakijayrityksen kotivaltio lähettää hakemuksen kohdemaan veroviranomaisille, verohallinto tarkistaa, että hakija on arvonlisäverovelvollinen kotivaltiossaan ja että hakija ei suorita kotivaltiossaan yksinomaan arvonlisäverosta vapautettuja liiketoimia. Kun hakemus on läpäissyt kotivaltion seulan, kotivaltion veroviranomaiset lähettävät hakemuksen palautusvaltion veroviranomaisille. He ilmoittavat hakijalle hakemuksen vastaanottopäivän. Palautusvaltion on tehtävä päätös hakemuksen johdosta pääsääntöisesti neljän kuukauden kuluessa siitä, kun palautusvaltio vastaanotti hakemuksen.

Palautusvaltio voi kuitenkin vaatia verovelvolliselta lisätietoja ennen hakemuksen hyväksymistä. Lisätietoja tulee pyytää sähköisesti neljän kuukauden määräajan kuluessa siitä, kun palautusvaltio vastaanotti hakemuksen. Jos lisätietoja pyydetään muulta kuin hakijalta, pyyntö tehdään sähköisesti vain, jos se on vastaanottajalle mahdollista. Pyydetyt tiedot on toimitettava palautusvaltion viranomaiselle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Tästä kahden kuukauden kuluessa yrityksen tulisi lähtökohtaisesti saada palautuspäätös.

Direktiivissä ei oteta kantaa siihen, missä ajassa kotivaltion veroviranomaisten tulee toimittaa hakemus palautusvaltion veroviranomaisille. Käytännössä tämä saattaa pidentää hakuprosessin kokonaiskestoa huomattavastikin, mutta toisaalta oman kotivaltion intressissä ei tulisi olla hakuprosessin pidentäminen.

Hyväksytyn hakemuksen perusteella palautettava määrä on maksettava 10 työpäivän kuluessa sen määräajan päättymisestä, jona päätös on tullut tehdä. Mikäli palautushakemusta ei käsitellä säädetyissä määräajoissa ja palautusta makseta määräajassa, palautusvaltio on velvollinen maksamaan hakijalle viivästyskorkoa. Palautuskoron suuruus määräytyy palautusvaltion lainsäädännön perusteella.

Uuden ja vanhan järjestelmän prosessuaaliset erot voidaan kuvata seuraavasti:

Nykyinen ulkomaalaispalautusjärjestelmä

Uusi ulkomaalaispalautusjärjestelmä

Kohti yksinkertaisempia prosesseja

Uusi ulkomaalaispalautusjärjestelmä pyrkii yhdenmukaistamaan ja nopeuttamaan nykyisin kohtuuttoman hidasta ja rahoituksellisestikin raskasta ulkomaalaispalautusprosessia. Pahimmillaan nykyisessä järjestelmässä yrityksen rahat seisovat vuosia eri maiden verohallintojen pöydillä ilman, että palautuksesta on saanut käytännössä minkäänlaista viivästyskorkoa. Uudistus yrittää puuttua nyt tähän epäkohtaan antamalla palautusvaltion veroviranomaisille selkeät rajat, missä ajassa palautus on maksettava ilman viivästymisseuraamuksia.

Sähköinen ilmoittaminen myös selkeyttää ja yhdenmukaistaa itse palautusprosessia. Kun alkuperäisiä laskuja ei välttämättä tarvitse lähettää hakemuksen liitteeksi ainakaan pienten hankintojen osalta, helpottuu hakemusten hallinnointi. Toki sähköisessä hakemuksessa on ilmoitettava tarkat tiedot laskuista.

Uusia säännöksiä sovelletaan 1.1.2010 tai sen jälkeen toimitettuihin palautushakemuksiin. Tällä hetkellä odotellaan, minkälaiset kansalliset lait jäsenvaltiot säätävät nyt vahvistetun direktiivin nojalla. Esimerkiksi hakemuksen kielen ja hakemukseen liitettävien sähköisten laskujen osalta EU-maille on jätetty päätäntävaltaa. Suomessa hallituksen esitystä odotellaan syyskuussa. Myös verohallinto valmistelee uuden järjestelmän vaatimaa muutosta. Verohallituksessa on tällä hetkellä selvityksen alla suomalaisten yritysten ulkomaalaispalautushakemusten vaatimat järjestelmämuutokset. Jäämme mielenkiinnolla odottamaan tarkempaa ohjausta ulkomaalaispalautusmenettelyyn liittyen.