Arvonlisäverolain vaikutus tositteeseen

Tositevaatimuksista säädetään useammassa taloushallintoa sivuavassa laissa ja lakia alemmantasoisessa säädöksessä. Kukin laki esittää vaatimuksensa tositesisällöstä omasta näkökulmastaan, lähtien siitä, mikä kullekin lainsäädännölle on tositteen merkitys. Tositteen teknisestä toteuttamisesta ja fyysisestä ominaisuudesta säätää lähinnä kirjanpitolaki.

Kirjanpitoa ja sen tekemistä säätelevä kirjanpitolaki tyytyy aika suppeaan tositevaatimusten listaan.

Se lausuu tositteen tietosisällöstä seuraavaa:

Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen tai sen liitteen avulla taikka muutoin.

Kun kirjanpitolaki ei aseta tämän enempää vaatimuksia tositteelle, kysyttiin kirjanpitolautakunnalta hivenen kärjistäen sanottuna, onko siis myyntilaskussa oltava näkyvillä tuotteen oikean ostajan nimi, vai voiko laskut kirjoittaa vaikka Aku Ankalle. Kila vastasi seuraavasti:

Kirjanpitolautakunnan lausunto 1811/2008

Kirjanpitolaki ei nimenomaisesti vaadi laskutusasiakkaan yksilöimistä myyntilaskussa, mutta KPL:n ulkopuolinen erityislainsäädäntö, kuten esimerkiksi arvonlisäverolaki, voi tätä kirjanpitovelvolliselta edellyttää. Kirjanpitolautakunta katsoo, että tällaisten kirjanpitolakia täydentävien ja luonteeltaan velvoittavien erityissäännösten noudattamatta jättämistä ei voida pitää hyvän kirjanpitotavan mukaisena menettelynä. Ostajan puutteellinen yksilöiminen myyntilaskussa voi muissakin tapauksissa johtaa hyvän kirjanpitotavan vastaiseen lopputulokseen, jos sillä olennaisesti vaikeutetaan laskutuksen seurantaa tai itse laskutusta.

Laskutuksen kannalta riittävän asiakasdokumentaation ei kuitenkaan tarvitse kaikilta osin sisältyä itse laskuun vaan se voi myös olla asianmukaisesti säilytettynä muualla. Kirjanpitovelvollisen tulee tällöin huolehtia siitä, että kirjausketju laskutositteen ja sitä täydentävän aineiston välillä säilyy.

Hyvän kirjanpitotavan mukaista ei ole käyttää virheellisiä tai kuvitteellisia asiakastietoja laskutuksessa, jos kirjanpitovelvollinen tietää tai hänen pitäisi tietää tietojen olevan tosiasioita vastaamattomia.

Ratkaisussaan Kila siis lähti siitä perusajatuksesta, että hyvään kirjanpitotapaan kuuluu erityislainsäädännön säädösten noudattaminen. Mitä siis kirjanpitolain ulkopuolinen erityislainsäädäntö tositevaatimuksina esittää? Elinkeino­verolain kannalta on olennaista kohdistaa liiketapahtuma oikeaan talousyksikköön oikean määräisenä ja oikea-aikaisesti. Kirjanpitolain tositevaatimukset riittävät siis pitkälle elinkeinoverotuksen tarpeisiin. Käytännössä ongelmaksi on muodostunut KPL:n sallima tositteen laatiminen itse, ellei tositetta voida ulkopuoliselta saada. EVL lähtee siitä, että tosite on ulkopuolisen laatima. Koska itselaaditut tositteet eivät yleensä käsittele euromääräisesti suuria summia, on riittävästi perustellut, itselaaditut tositteet usein hyväksytty verotarkastuksissa.

Kirjanpitolautakunnan yleisohje koneellisessa kirjan­pidossa käytettävistä menetelmistä (22.5.2000) käsittelee laajasti tositteita eri taloushallinnon osa-alueiden tositelajien kautta sekä arkistoinnin ja sähköisyyden kannalta.

Ulkopuolisen tosite edellytyksenä

Arvonlisäveron kannalta tilanne on täysin toinen kuin kirjanpitolain puolella. Arvonlisäverolaissa tositteen tieto­sisällölle asetetaan huomattava määrä tarkempia vaatimuksia johtuen AVL:n lukuisista säädöksistä, jotka ratkaisevat kaupan kohteena olevien tuotteiden tai palvelujen arvonlisäverollisuuden tai -verottomuuden, vähennyskelpoisuuden tai -kelvottomuuden sekä sovellettavan arvonlisäverokannan. Arvonlisäverolaki ei tunne itselaadittua tositetta vähennyksen perustana, vaan se edellyttää aina ulkopuolisen antamaa tositetta vähennyksen perustaksi. Tosin 209 e § toteaa, että verovirasto voi tarkastuksen taikka veron palauttamisen tai maksuunpanon yhteydessä hyväksyä tehdyn vähennyksen, vaikkei verovelvollisella ole lain vaatimusten mukaista laskua, selvitystä tai muuta tositetta, jos verovelvollinen kykenee muutoin osoittamaan olevansa oikeutettu vähennykseen.

Arvonlisäverolain 209 § sisältää AVL:n tositevaatimuksia. Sitä on jatkettu ja paikattu lain voimassaoloaikana ja nyt on käytössä pykälät 209a–209o! Kohta loppuvat jo aakkoset, jos tositteita koskevia lisävaatimuksia vielä pykälään tulee.

AVL 209 § sanoo:

Suoritettavan ja vähennettävän veron määrään vaikuttavien liiketapahtumien kirjausten on perustuttava kirjan­pitolaissa tarkoitettuihin tositteisiin ottaen lisäksi huomioon, mitä tässä laissa tositteista säädetään.

AVL:n 209a § pykälä asettaa kattavan yleismääräyksen laskun antamisesta muussa kuin suoraan kuluttajille tapahtuvassa kaupankäynnissä. Myyjän on annettava verollisesta tavaran tai palvelun myynnistä ostajalle lasku, jos ostaja on elinkeinonharjoittaja tai oikeushenkilö, joka ei ole elinkeinonharjoittaja. Pelkkä merkintä tiliotteella esimerkiksi Autohuolto Oy 963,75 euroa ei riitä arvonlisäverovähennyksen perusteeksi.

Pykälässä 209b § käsitellään laskun fyysistä muotoa ja sisältöä. Siinä todetaan, että lasku voi olla muodoltaan sähköinen ja että yhdellä laskulla voidaan veloittaa useita eri tuotteita tai palveluja. Laskun sisältövaatimusten lista on pitkä.

Laskussa on oltava seuraavat tiedot:
1) laskun antamispäivä;
2) yhteen tai useampaan sarjaan perustuva juokseva tunniste, jolla lasku voidaan yksilöidä;
3) arvonlisäverotunniste, jolla elinkeinonharjoittaja on myynyt tavarat tai palvelut;
4) ostajan arvonlisäverotunniste, jota ostaja on käyttänyt ostossa, jos hän on ostosta verovelvollinen tai jos kyse on 72a §:ssä tarkoitetusta tavaran yhteisömyynnistä;
5) myyjän ja ostajan nimi ja osoite;
6) myytyjen tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen laajuus ja luonne;
7) tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä, jos se voidaan määrittää eikä se ole sama kuin laskun antamispäivä;
8) veron peruste kunkin verokannan tai verottomuuden osalta, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole otettu huomioon yksikköhinnassa;
9) verokanta;
10) suoritettavan veron määrä euroissa, ei kuitenkaan 13)-kohdassa tarkoitetun myynnin osalta;
11) jos myynnistä ei ole suoritettava veroa tai jos verovelvollinen on 2a, 8a tai 9 §:n perusteella ostaja, verottomuuden tai ostajan verovelvollisuuden peruste taikka viittaus tämän lain tai Euroopan yhteisöjen neuvoston kuudennen direktiivin (77/388/ETY) jäsenvaltioiden liikevaihtoverolainsäädännön yhdenmukaistamisesta – yhteinen arvonlisäverojärjestelmä: yhdenmukainen määräytymisperuste, jäljempänä kuudes arvonlisävero­direktiivi, asianomaiseen säännökseen;
12) toiseen jäsenvaltioon myytävän uuden kuljetusvälineen osalta tiedot, joiden perusteella 26d §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitetut edellytykset voidaan todeta;
13) jos myyntiin sovelletaan 79a §:ssä tarkoitettua menettelyä, maininta menettelyn soveltamisesta taikka viittaus mainittuun pykälään tai kuudennen arvonlisäverodirektiivin asianomaiseen säännökseen;
14) jos kyse on 80 §:ssä tarkoitetun matkatoimistopalvelun myynnistä, maininta menettelyn soveltamisesta taikka viittaus mainittuun pykälään tai kuudennen arvonlisäverodirektiivin asianomaiseen säännökseen;
15) jos sijoituskullan myyjä valitsee myynnin verollisuuden 43c §:ssä tarkoitetulla tavalla, myynnin verollisuutta osoittava merkintä;
16) jos laskulla muutetaan aikaisemmin annettua laskua, yksi­selitteinen viittaus tähän laskuun.

Jos osa 2 momentissa tarkoitetuista tiedoista sisältyy ostajalle aiemmin annettuun tai ostajalla olevaan asiakirjaan, katsotaan näiden asiakirjojen yhdessä muodostavan laskun. Edellytyksenä on kuitenkin, että jälkimmäinen asiakirja sisältää yksiselitteisen viittauksen aikaisempaan asiakirjaan.

Edellä 2 momentin 10 kohdassa suoritettavan veron määrällä ja veron perusteella tarkoitetaan veroa, joka myyjän on tällä laskulla laskutettavasta myynnistä tai sen osasta lain mukaan suoritettava, ja sen perustetta. Laskussa ei kuitenkaan saa mainita veron määrää tai verokantaa, ellei myyjää ole merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Jos rekisteröinti on vireillä, vero ja verokanta voidaan kuitenkin merkitä edellyttäen, että samalla mainitaan rekisteröinnin vireillä oleminen.

Yksikköhintaa ei tarvitse merkitä 209a §:n 3 momentissa tarkoitettuihin laskuihin.

Arvonlisäverolain 209c § käsittelee edellä olevasta normaalista menettelystä poikkeavaa pienlaskuja koskevaa huojennussäännöstä. Se koskee alle 250 euron suuruisia laskuja sekä kaikkea yksityishenkilöille tapahtuvaa laskuttamista.

Poiketen siitä, mitä 209b §:n 2 momentin 1–10 kohdassa säädetään, seuraavissa laskuissa tarvitsee olla vain jäljempänä 3 momentissa tarkoitetut tiedot:
1) loppusummaltaan enintään 250 euron suuruiset laskut;
2) vähittäiskaupassa tai muussa siihen rinnastettavassa lähes yksinomaan yksityishenkilöille tapahtuvassa myyntitoiminnassa annettavat laskut;
3) tarjoilupalveluja tai henkilökuljetuksia koskevat laskut, lukuun ottamatta edelleenmyytäviksi tarkoitettuja palveluja;
4) pysäköintimittareiden ja muiden vastaavien laitteiden tulostamat tositteet.

Mitä 1 momentissa säädetään, ei koske 63 §:n 3 momentissa, 63a, 63b tai 72b §:ssä tai 72g §:n 3 kohdassa tarkoitettuja tavaroiden myyntejä koskevia laskuja.

Edellä 1 momentissa tarkoitetuissa laskuissa on oltava seuraavat tiedot:
1) laskun antamispäivä;
2) myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste;
3) myytyjen tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen luonne;
4) suoritettavan veron määrä verokannoittain taikka veron peruste verokannoittain.

Loput aakkoset pykälässä 209 käsittelevät tositevaatimuksia erilaisissa harvinaisemmissa tapauksissa. Omat säädöksensä on muun muassa laskulle kiinteistön tai rakentamispalvelun luovutuksessa, vuokraan sisältyvästä energiasta saatavasta vähennyksestä, tavaran siirtämisestä vähennyskelvottomasta käytöstä vähennyskelpoiseen käyttöön, liiketoimintakaupan asiakirjoista ja tietysti kiinteistöinvestointien tarkistusvelvollisuudesta.

Syy nollaverokantaan ilmettävä

Arvonlisäverolain vaatimukset tositteiden säilyttämiselle ovat pitkälti yhtenevät kirjanpitolain vaatimusten kanssa, kun kyse on säilytysmuodosta tai maantieteellisestä paikasta. Säilytysajan osalta AVL tuo lisänä normaaliin säilytysaikaan kiinteistöinvestointeja koskevan 13 vuoden säilytysajan. Se kannattaa ottaa huomioon jo kirjaustilikaudella, kun mietitään kiinteistöinvestointia koskevien tositteiden ja muiden tositteiden arkistointitapaa. Tositteiden säilyttäminen 13 vuoden ajan voidaan normaalin säilytysajan ylimenevältä osalta korvata myös selvityksellä, jonka sisällöstä säädetään AVL:n 209h §:ssä.

Laskua koskevia arvonlisävero-ohjeita löytyy verottajan kotisivuilta www.vero.fi. nimellä Laskua koskevat vaatimukset arvonlisäverotuksessa Dnro 1731/40/2003, 30.6.2003. Ohjeessa on pitkä ja perusteellinen ohjeistus laskun sisällöstä. Ohje perustuu EY:n laskudirektiiviin. Ohjeessa on hyödyllistä tietoa laskun sisältövaatimuksista ja esimerkiksi englanninkielisiä malleja teksteistä, joita ulkomaan myyntiä koskeviin laskuihin tulee merkitä. Samoin ohjeessa muistutetaan siitä, että laskumerkintä ” alv 0 % ” ei ole riittävä, vaan laskussa on aina ilmettävä syy nollaverokantaan, joko sanallisesti tai lain pykälään viitaten. Ohjeen liitteenä on laskumalli. Sen ainoa puute on, että malliyritys on kommandiitti­yhtiö ja siten mallilaskusta puuttuu osakeyhtiölain vaatima kaupparekisterin mukainen kotipaikka.

Koska ohjetta luettiin aivan liian pilkuntarkasti, antoi verottaja lisäohjeen asiasta. Sen löytää nimellä Eräitä kysymyksiä arvonlisäverotuksen laskutussäännöksistä

Dnro 357/40/2004, 20.2.2004. Lisäohjeen henki on se, että pienet puutteet laskumerkinnöissä voi laskun saaja itsekin korjata.