Auktorisoitujen tilitoimistojen laadunvarmennus

Taloushallintoliiton toimistotarkastuksella on pitkät perinteet. Tilitoimistoja on tarkastettu jo 1980-luvulla ja uusia tarkastajia on alettu kouluttaa vuodesta 1986 lukien. Alkuaikoina tarkastustoiminta ei ollut säännöllistä ja se haki omaa muotoaan. Joskus tarkastajat saattoivat tarkastuspaikkakunnalla vieraillessaan käydä kysymässä toimistojen laadusta näkemystä myös paikalliselta verojohtajalta; hänellä kun silloiseen aikaan koettiin olevan hyvä tietämys tilitoimistojen palvelun laadusta. Kuvaus historiasta kertoo myös sen, että aluksi tarkastuksissa päähuomio piti keskittää tilitoimiston perustehtävästä suoriutumiseen.

Lähestyttäessä nykypäivää tarkastustoiminta on kehittynyt merkittävästi. Säännöllistä toimistotarkastuksesta tuli 1990-luvulla ja vuodesta 1993 tarkastajia on myös koulutettu vuosittain. Nykymuotoinen tarkastus sai vahvistuksensa vuonna 2003, jolloin Taloushallintoliitto vahvisti Hyvän tilitoimistotarkastustavan.

Tarkastuslautakunnan rooli

Tarkastustoiminnan organisoi Taloushallintoliiton tarkastuslautakunta, jonka neljä jäsentä Taloushallintoliiton hallitus nimittää kahden vuoden toimikausiksi. Tarkastustoiminnan tehtävänä on tarkastusten tuloksiin perustuen jäsenvaatimusten täyttymisen toteaminen tarkastuskohteissa sekä tähän perustuen tehdä esityksiä Taloushallintoliiton hallitukselle jäsenasioiden käsittelemiseksi tarvittavista toimenpiteistä. Vuoden 2008 Taloushallintoliiton sääntöuudistuksen myötä tarkastuslautakunta on toiminut myös liiton kurinpitoelimenä. Tarkastuslautakunta voi määrätä toimistolle aikaistetun tarkastuksen havaittujen poikkeamien perusteella. Näitä voivat olla esimerkiksi asiakasvalitukset tai maksuhäiriöt.

Tarkastuslautakunta vastaa toimistotarkastuksen kehittämisestä ja kutsuu tilitoimistotarkastajiksi hyvämaineisia, tarkastajan tehtävään soveltuvia taloushallintoalan ­asiantuntijoita.

Tarkastajan toiminta

Tarkastusta toimittaessaan tarkastajan on toimittava huolellisesti ja puolueettomasti. Tarkastajan on perustettava ratkaisuehdotuksensa ja johtopäätöksensä havainnoituihin tosiasioihin. Toimistotarkastajan esteellisyydessä sovelletaan tilintarkastajan esteellisyyttä koskevia säännöksiä.

Erityiseksi toimistotarkastuksen tekee se, että se on myös keskeinen osa Taloushallintoliiton jäsentoimintaa. Tapahtumana toimistotarkastus tarjoaa tarkastettavan toimiston johdolle mahdollisuuden luottamukselliseen keskusteluun kokeneen tilitoimistoalan ammattilaisen kanssa.

Tarkastuksen sisältö

Tarkastuspäivän aikana suoritetaan tilitoimiston johdon sekä henkilökunnan haastattelu. Johdon haastattelussa keskitytään tilitoimiston toiminnan arviointiin liikeyrityksenä. Arvioitavana oleviksi seikoiksi voidaan luetella:

– toiminnan kehittämisen suunnitelmallisuus ja pitkä­jänteisyys

– vakavaraisuus ja riippumattomuus

– palvelut, palvelujen hinnoittelu ja toimintaympäristö

– vastuuvakuutuksen riittävyys

– kirjalliset asiakassopimukset, dokumentointi ja laadunvarmennus

– luottamuksellisuus, tiedon turvaaminen ja varmis­taminen

– henkilöstön osaamisen ja ammattitaidon ylläpitäminen.

Vuosittain painopistealueiksi valitaan osa-alueita, joiden osalta tarkastustoimintaa erityisesti halutaan kehittää, toimintaympäristössä tapahtuneen kehityksen vuoksi. Viime vuosina painopistealueina ovat olleet tietoturva (2008) ja asiakasraportointi (2009). Tietoturvan osalta kehitettiin tietoturvan kartoituslomake, jonka avulla käydään läpi muun muassa varmistuksiin, palomuuriin, virustorjuntaan ja tiedostojen sijaintiin liittyviä kysymyksiä. Asiakasraportoinnin osalta tuotettu kysely koostuu raportoinnin sisältöön, tasoon, toimitustapaan ja raportointikieliin liittyvistä kysymyksistä.

Henkilöstön haastattelun yhteydessä tulee selvitettyä, vastaavatko toimiston työtavat käytännössä sitä, minkälaisiksi ne johdon haastattelun yhteydessä on kuvattu. Pääpainopiste henkilöstön haastattelussa on kuitenkin asiakastöiden tarkastamisella. Tarkastuspäivän yhteydessä haastatellulta henkilöstöltä tarkastetaan 1–2 asiakastyötä haastateltavaa henkilöä kohti. Tarkastettavat kohteet valitaan pistokokein. Valinnan yhteydessä huomioidaan se, että tarkastuksen yhteydessä eri yhtiömuotoa olevia asiakastöitä tulee tarkastettua.

Toimistotarkastus ei ole tilintarkastusta. Tarkastuksen kohteena ovat erityisesti työtapojen yhtenäisyys ja dokumentointi, laskelmien perusteet sekä asiakkaiden varmennukset keskeisten muistiotositteiden osalta.

Tarkastus on kehittänyt toimistojen laatua

Nykyisin tilinpäätösten laatimiseen liittyviä olennaisia puutteita ei enää tule vastaan. Joissain yksittäistapauksissa kuitenkin on tullut vastaan tilanne, jossa tasekirjat ovat johdonmukaisesti olleet laatimatta toiminimien osalta. Huomautettavaa tarkastusten yhteydessä muutaman viime vuoden aikana on löytynyt noin 20 prosentista tarkastetusta jäsentoimistosta.

Lähes poikkeuksetta huomautuksen kohteena ovat olleet kirjallisten asiakassopimusten puuttuminen, muutamassa kohteessa vakavaraisuus ja yksittäistapauksissa puutteet tasekirjojen laatimisessa sekä riippumattomuudessa tilintarkastuksen osalta. Kun vielä 1990-luvulla tarkastusten yhteydessä jouduttiin puuttumaan eniten tilinpäätösten sisällölliseen laatuun, voidaan todeta tilitoimistotarkastuksella olleen merkittävä rooli tilitoimistojen laadun kehittäjänä.