SEPA: loppurutistus edessä

SEPA-muutoksen läpiviemiseen yrityksessä on mahdotonta antaa yleispätevää vastausta. Tässä artikkelissa käsitellään joitakin osa-alueita, joilla siirtyminen SEPAan näkyy.

Tilisiirtojen ja laskutuksen osalta muutosaikaa korkeintaan vuosi SEPA-siirtymän aikataulullisesti kriittisimmät muutostarpeet koskevat tilisiirtoja ja niihin liittyviä maksuaineistoja. Muutokset liittyvät esimerkiksi käytettäviin aineistomuotoihin, tilinumeroiden esitystapaan ja käytettävissä oleviin viitestandardeihin.

Kansallisen siirtymäsuunnitelman mukaisesti tilisiirtojen osalta siirtymäaika loppuu 31.12.2010. Pankeilla on mahdollisuus lisäpalveluna jatkaa kotimaisten tilisiirtostandardien mukaisten aineistojen vastaanottoa 31.10.2011 asti. Siihen mennessä on kaikkien maksuaineistoja lähettävien yritysten siirryttävä käyttämään uusia kansainväliseen standardiin perustuvia SEPA/C2B maksuaineistoja. Muutostarve koskee kaikkia tilisiirtoaineistoja: sekä laskunmaksuaineistot (LMP) että esimerkiksi palkoissa ja eläkkeissä käytettävät toistuvaissuoritusaineistot (TS) korvautuvat uudella SEPA-tilisiirrolla. Verrattuna nykyisiin maksuaineistoihin on uudessa aineistomuodossa muutamia selkeitä eroja, kuten vaatimus tilinumeroiden esittämisestä kansainvälisessä muodossaan (IBAN-muodossa). Myös ulkomaanmaksuissa käytettävä kotimainen aineistostandardi korvautuu kansainvälisellä standardilla. Poikkeus tilisiirtojen täydelliseen muutokseen on kotimainen pikamaksu (nk. POPS-maksu), jonka osalta nykyinen palvelu säilyy vielä toistaiseksi käytössä.

Muutos koskee siten kaikkia yrityksiä riippumatta siitä, onko yrityksellä rajat ylittäviä maksuja vai ei.

Ainoastaan yritykset, jotka käyttävät maksamisessa vain esimerkiksi verkkopankkia, voivat selvitä ilman muutoksia omissa järjestelmissään. Kaikkien niiden yritysten, joilla on käytössään maksuaineistoja muodostavia järjestelmiä ja/tai pankkiyhteysohjelmistoja, on syytä varmistaa ohjelmistonsa SEPA-valmiudet ohjelmiston toimittajalta. Riskinä on, että ohjelmistotoimittajat eivät päivitä kaikkia ohjelmistoja SEPA-aikaan yhteensopiviksi – näinhän kävi kymmenisen vuotta sitten euroon siirryttäessäkin.

Maksuaineistojen käyttöön liittyy oleellisena osana aineistojen välitykseen käytettävä kanava, eli yhteystapa asiakkaan ja pankin välillä. Aineistonsiirrossa on käytetty tyypillisesti eräsiirtopalvelua, eli ns. PATU-kanavaa, jonka rinnalle ja pidemmällä tähtäimellä korvaajaksi pankit ovat kehittäneet uuden ns. Web Services -kanavan. Pankkien kanavalinjaukset ovat erilaisia. Osalla pankeista uusien SEPA- ja ulkomaan maksuaineistojen käyttöönotto on mahdollista sekä nykyisessä eräsiirtokanavassa että uudessa Web services -kanavassa. Osa pankeista taas edellyttää uusien maksuaineistojen käyttöönoton yhteydessä siirtymistä Web Services -kanavan käyttöön. Asia on syytä varmistaa omasta pankista.

Laskutuksen osalta yrityksen on varmistettava, että asiakkailla on käytettävissään tiedot, joilla maksaminen onnistuu varmasti. Ensimmäisenä on syytä huomioida tilinumerot. FK:n suositusten mukaan IBAN-tilinumeron ja BIC-koodin käyttö on ollut pakollista jo 1.7.2010 alkaen. Viimeistään vuoden 2011 alusta kasvaa riski siitä, ettei jossain pankkien tarjoamista asiakaskanavista voi enää maksaa kotimaisella tilinumerolla.

Laskutukseen liittyy myös 1.12.2010 nykyisen kotimaisen viitteen rinnalla käyttöön tuleva kansainvälinen viite (RF-viite). Nykyinen kotimainen viite kuitenkin säilyy käytössä, eikä nykyisen viitekäytännön jatkamiselle SEPA-siirtymän jälkeenkään siis ole estettä. Oma näkemykseni onkin, ettei kansainvälisen viitteen käyttöönotossa ole tarvetta kiirehtiä. Niiden yritysten, jotka käyttävät laskuillaan pankkiviivakoodia, on myös päivitettävä viivakoodi tilinumeron IBAN-muodossa sisältävään versioon. Päivitetyt viivakoodistandardit on julkaistu FK:n sivuilla, ja ne ovat otettavissa käyttöön 1.12.2010 alkaen.

Suoraveloituksen ja tiliraportoinnin muutoksille hieman enemmän aikaa SEPAan liittyvät muutostarpeet eivät lopu tilisiirtoihin. Myös suoraveloituspalvelun sekä tiliraportoinnin osalta nykyisin käytössä olevat palvelut korvautuvat uusilla, mutta aikataulut eroavat tilisiirroista.

Nykyisen kotimaisen suoraveloituksen päättymisestä ei ole vielä olemassa sitovia päätöksiä. Todennäköisesti palvelu pysyy käytössä vähintään reilut pari vuotta. Kotimaisen suoraveloituksenkin osalta on syytä huomioida, että sen elinkaari on rajallinen. Suoraveloituksen korvaajaksi pankit ovat parhaillaan kehittämässä e-laskuinfrastruktuuria hyödyntävää automaattisen maksamisen palvelua, joka mahdollistaa palvelun myös niille maksaja-asiakkaille, joilla ei ole käytössään verkkopalvelua. E-laskuttajalle uusi palvelu tuo mahdollisuuden tavoittaa myös nämä, nykyisin paljon suoraveloitusta hyödyntävät asiakasryhmät. Tulevan palvelun toimintapiirteitä määritellään parhaillaan pankkien yhteistyönä, ja ne julkaistaneen muutaman kuukauden sisällä.

Marraskuun alusta 2010 tulee tarjolle myös yhteiseurooppalaisiin määrityksiin perustuva SEPA-suoraveloitus. Se eroaa palveluna merkittävästi kotimaisesta suoraveloituksesta muun muassa siinä, että suoraveloitusvaltuutusten kerääminen ja hallinta on pankin sijasta laskuttavan yrityksen vastuulla. Toisaalta SEPA-suoraveloitus mahdollistaa rajat ylittävän suoraveloituksen, mikä ei tähän saakka ole ollut mahdollista. EU:n määräysten mukaisesti kaikkien nykyistä suoraveloituspalvelua tarjoavien pankkien on mahdollistettava SEPA-suoraveloituksella maksaminen asiakkailleen. Laskuttajan palvelun tarjoaminen on vapaaehtoista ja perustuu pankkikohtaisiin päätöksiin.

Jokaisen suoraveloitusta käyttävän yrityksen on syytä valmistautua nykyisen suoraveloituspalvelun korvaamiseen parin seuraavan vuoden kuluessa. Valittava etenemispolku riippuu yrityksen omista tarpeista. Oma suositukseni perusvaihtoehdoksi on käyttää vielä toistaiseksi nykyistä kotimaista suoraveloitusta, mutta samalla ottaa e-laskutus käyttöön mahdollisimman pian ja valmistautua nykyisen suoraveloituksen korvaamiseen automaattisen maksamisen palvelulla viimeistään vuoden 2012 loppupuolella.

On myös hyvä huomata, että nykyistä suoraveloitusta käytettäessä tilinumerot säilyvät kotimaisessa muodossaan vielä 31.11.2010 jälkeenkin, koska suoraveloituspalveluun ei tehdä teknisiä muutoksia. Yrityksen, joka käyttää sekä suoraveloitusta ja tilisiirtoja, on siis kyettävä toimimaan tilisiirtojen osalta IBAN:eilla ja BIC:eillä ja suoraveloituksen osalta kotimaisessa muodossa olevilla tilinumeroilla.

Tiliraportoinnin osalta uusiin formaatteihin perustuvat palvelut pysyvät vielä käytössä tilisiirtojen siirtymäajan jälkeenkin. Tätä muutosta on kuvattu tarkemmin Tilisanomien numerossa 4/2010.

Tilitoimistolla keskeinen rooli

Jokainen yritys kantaa itse vastuun oman toimintansa turvaamiseksi tarvittavista toimenpiteistä. Erityinen vastuu on pankeilla, ohjelmistotoimittajilla ja tilitoimistoilla. Tilitoimistolla, joka hoitaa maksatusta asiakkaansa puolesta, on velvollisuus varmistaa asiakkaidensa toiminnan jatkuvuus ja tehokkuus. Omien muutostarpeidensa tunnistamisen lisäksi tilitoimiston on varmistuttava asiakkaidensa tilanteesta, jotta taataan myös asiakkaiden toiminnan häiriötön jatkuminen myös esimerkiksi kotimaisten tilisiirtoaineistojen käytön päättymisen jälkeen. Koska pankkien palvelut, sopimuskäytännöt ja kanavaratkaisut eroavat, on pankkikohtaiset yksityiskohdat varmistettava kaikkien asiakkaiden käyttämien pankkien osalta.

Tilisiirtojen osalta siirtymäaikaa on jäljellä maksimissaan noin vuosi. Mikäli SEPA-muutoksia ei ehditä tehdä, ei maksuliike 31.10.2011 toki pysähdy. Tällöin yritys voi kuitenkin joutua käyttämään tehottomia ja oman toimintansa kannalta kömpelöitä keinoja. Pankit tarjoavat palveluita – kuten verkkopankkien kautta maksamista – jotka mahdollistavat toiminnan nykyisten aineistojen vastaanoton loputtuakin. Yrityksen omaan järjestelmäympäristöön soveltumattomien ratkaisujen käyttäminen voi kuitenkin olla merkittävä rasite ainakin järkevään ja tehokkaaseen toimintaan ja talouden ohjaukseen pyrkivälle yritykselle.

SEPA – pakkomuutos vai mahdollisuus?

Muutoksella on aina hintansa, ja on perusteltua kysyä, saadaanko panostuksille katetta. Perinteisinä SEPAn tuomina hyötyinä on nähty maksamisen ja maksujen keräämisen mahdollistuminen samoilla periaatteilla koko SEPA-alueella. Tämä vähentää tarvetta pitää maksujen keräilytilejä eri maissa olevissa pankeissa ja helpottaa SEPA-alueen euromaksuliikkeen keskittämistä yhteen pankkiin ja yhdelle pankkitilille. Maksamisen yhdenmukaistuminen kansallisten maksutapojen jäädessä pois käytöstä helpottaa yritysten rajat ylittävää kaupankäyntiä ja yksinkertaistaa ja tehostaa maksuliikkeen hoitoa. Mikäli SEPAn hyödyt rajoittuisivat pelkästään rajat ylittävään maksamiseen, ei suuri osa Suomessa toimivista yrityksistä hyötyisi SEPAsta millään aikavälillä.

Onneksi tämä ei kuitenkaan ole SEPAn koko syvin olemus. SEPA on yksi kiinteä palanen pyrittäessä yhdistämään maksuliike ja muut siihen kytköksissä olevat finanssipalvelut entistä kiinteämmäksi osaksi yritysten muita sähköisiä toimintoja ja prosesseja. SEPAn myötä maksuilla kulkevan kaupankäyntiin liittyvän tiedon määrä lisääntyy. SEPAssa käytetyt standardit antavat myös mahdollisuuksia tehostaa informaation käyttöä. Pankit ja ohjelmistotoimittajat tuovat yrityksille tarjolle erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja, jotka voivat auttaa maksun saajaa esimerkiksi entistä automaattisemmin kohdistamaan saatavansa ja automatisoimaan kirjanpitonsa. Maksuilla ja tiliotteilla kulkeva kieli on yritysten ohjelmistojen helposti ymmärrettävissä tilauksesta ja varastolta raportointiin asti. SEPA kannattaakin nähdä tilaisuutena yrityksen taloushallinnon ja koko toiminnan perusteelliseen tarkasteluun: taloushallinnon työvälineet kuntoon ja maksaminen ja laskutus kiinteäksi osaksi yrityksen koko toimitusketjua.

SEPA siis muuttaa maksamisen ja on yksi taloushallinnon perusteita mylläävistä muutosvoimista. Kriittistä muutoksesta hyötymisessä on halu kyseenalaistaa omat nykyiset toimintatavat, arkirutiinit ja työkalut. Jatkamalla nykyistä toimintatapaa uusilla standardeilla ja yhteystavalla saavutetaan enintään nykyinen tehokkuus.

Yrityksen kannalta muuttuvassa toimintaympäristössä hyvien kumppaneiden merkitys korostuu. Tilitoimistoilla on mahdollisuus profiloitua nykyistäkin selvemmin asiakkaidensa arvokkaana kumppanina ja taloushallinnon asiantuntijana varmistamalla asiakkaan sujuva ja uudet mahdollisuudet hyödyntävä siirtymä SEPA-aikaan.