Uuden ajan palkkahallinto

Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulun ja Tiedon käynnistämässä Real-Time Economy (RTE) -ohjelmassa tavoitteena on vähentää yritysten – erityisesti pk-sektorin – hallinnollista taakkaa kehittämällä ratkaisuja, joiden avulla on mahdollista automatisoida ja sähköistää talouden arvoketjuun liittyviä prosesseja ja toimintoja. Ohjelma on ollut käynnissä jo vuodesta 2006, ja se toimii tiiviissä yhteistyössä yksityisen ja julkisen sektorin toimijoista koostuvan verkoston kanssa. Ohjelman tavoitteet ovat linjassa EU:n hallinnollisen taakan vähentämistavoitteiden kanssa ja tätä kautta tietenkin myös Suomessa asiaa edistävien työryhmien tavoitteiden kanssa.

RTE-ohjelmassa keskiössä ovat taloushallinnon automatisointia helpottavat ratkaisut sekä yritysten viranomaisraportoinnin helpottaminen. Taloushallintoliitolla on ollut tärkeä rooli hankkeessa tehtävässä kehitystyössä.

Palkkahallinnon ja erityisesti palkkaraportoinnin merkitys osana hallinnollisen taakan vähentämispyrkimyksiä on nostanut päätään RTE-ohjelman vaiheiden edetessä. Kehitystyö kirjanpitoon perustuvan raportoinnin ympärillä herätti taloushallinnon ammattilaiset kysymään, mitä voidaan tehdä palkkaraportoinnille. Viesti palkanlaskennan ammattilaisilta on ollut suoraviivainen; palkkahallinnosta ja palkkaraportoinnista puuttuvat yhteiset standardit, ohjeistukset ja toimintatavat. Tämä aiheuttaa palkanlaskijoille turhaa työtä erilaisten tapauskohtaisten selvittelyjen muodossa ja muiden epäselvyyksien kautta.

Myös harmaan talouden torjunnan on arvioitu lisäävän raportointivelvoitteita henkilöstö- ja palkkahallinnon ammattilaisille. Palkkahallinnon asianmukainen hoitaminen edellyttää yhä kasvavassa määrin erinäisten säädösten yksityiskohtaista tuntemista, mikä osaltaan myös kasvattaa painetta ulkoistaa palkkahallinnon hoitaminen tilitoimistoille. Samaan aikaan muun muassa tilitoimistosektorilla on pula ammattitaitoisista työntekijöistä. Rutiiniprosessien automatisoinnin kautta voidaan vapauttaa työvoimaa tuottavampaan työhön. Tämän vaikutusta työmotivaatioon ei voida myöskään vähätellä.

Erinäisissä hallinnollista taakkaa käsiteltävissä selvityksissä on osoitettu, että merkittävä yksittäinen hallinnollista taakkaa lisäävä tekijä on työnantajana toimimista koskevat velvoitteet. TEM:n hallinnollisen taakan selvityksissä puhutaan yli viiden miljardin vuotuisista kustannuksista ja näistä merkittävä osa liittyy palkka- ja henkilöstöhallinnon hoitamiseen.

RTE-ohjelmassa palkkahallintoa ja siihen liittyviä prosesseja on tarkasteltu kriittisesti. Ohjelmassa on löydetty useita osa-alueita, joita kehittämällä voidaan varmistaa uuden ajan parempi palkkahallinto. RTE-ohjelmassa on vastattu yhteisten standardien puuttumiseen aloittamalla palkkakoodistotyö yhdessä laajan sidosryhmäverkoston kanssa.

Fully Integrated Payroll -palkkakoodisto

Palkkakoodistotyö aloitettiin syksyllä 2010 ja työ tunnetaan nimellä FIP – Fully Integrated Payroll. Aikaisemmissa Real-Time Economy -ohjelman hankkeissa saadut hyvät kokemukset kirjanpitoon perustuvan raportointikoodiston kehittämisestä loivat pohjaa palkkakoodistotyön aloittamiselle. Palkkakoodistotyö sai kantimia myös valtiovarainministeriön SADe-ohjelman työnantajan palvelukokonaisuudesta, jossa on tavoitteena kehittää monipuolisempia ja helppokäyttöisempiä verkkopalveluita työnantajavelvoitteiden hoitamiseen.

Palkkakoodistolla pyritään vastaamaan palkkaraportoinnin nykytilan aiheuttamiin haasteisiin. FIP-työssä tehtyjen arvioiden mukaan työnantaja joutuu lainsäädännön tai sopimusten puitteissa tekemään vuosittain noin 60 säännönmukaista ilmoitusta tai suoritusta maksamistaan palkoista. Näitä ilmoituksia ovat muun muassa vuosi- ja kausi-ilmoitukset verottajalle, ilmoitukset eläkevakuutusyhtiöille, palkkailmoitukset tapaturmavakuutusyhtiöille ja erilaiset palkkatilastoilmoitukset. Hallinnollista taakkaa palkkaraportoinnissa lisää standardien puuttuminen, tiedon hajanaisuus koskien raportointivaateita, terminologian ja palkanperusteiden moninaisuus sekä vastaanottajien erilaiset raportointiaikataulut ja tiedon vastaanottomenettelyt. Markkinoilla on toki ohjelmia, jotka mahdollistavat eri vastaanottajien vaatimien tietojen muodostamisen automaattisesti, mutta pääosin raportointi edellyttää manuaalista työtä.

FIP-työn tavoitteena on luoda yhteinen palkkakoodisto, standardi, joka yhtenäistää palkkaraportoinnin laskentaperusteita ja raportoitavia tietoja. Työn vetovastuussa ovat olleet RTE-ohjelma ja Aditro tiiviissä yhteistyössä Verohallinnon ja Taloushallintoliiton asiantuntijoiden kanssa.

Koodistotyö aloitettiin kokoamalla yhteen tiedostoon palkkahallinnon ulkoisessa raportoinnissa tarvittavia palkkalajeja sekä henkilöä, työsuhdetta ja työnantajaa koskevia tietoja. Palkkakoodisto rajattiin kattamaan yksityisen sektorin raportointivelvoitteet (pois lukien merityötulot). Koodisto koottiin raportteja vastaanottavien tahojen näkökulmasta kattaen seuraavien tahojen palkkoihin liittyvät minimitietovaatimukset:

• Verohallinto (vuosi- ja kausiveroilmoitus)
• Työeläkevakuutusyhtiöt
• Tapaturmavakuutusyhtiöt (palkka- ja vahinkoilmoitus)
• Tilastokeskus (palkkatiedustelu)
• Elinkeinoelämän keskusliitto (tuntipalkka- ja kuukausipalkkatilastot)
• Kela (Y17 ja SV18)
• Työttömyyskassat

Tiedot koodistoon kerättiin yhteistyössä vastaanottajatahojen kanssa siten, että eri tahot ovat voineet kommentoida koodiston sisältöä työn eri vaiheissa. TES:en alakohtaisuudet on koodiston ensimmäisessä versiossa huomioitu rajatusti.

Koodiston tavoitteena on yhdenmukaistaa raportoinnin rajapintaa palkanlaskennassa käytettävien palkkalajien kanssa. Tätä kautta on mahdollista yhtenäistää myös raportoinnin rajapintaa. Tietojen toimittaminen vastaanottajille yhteisesti määritetyn koodiston perusteella vähentäisi virheiden määrää ja parantaisi tietojen vertailtavuutta. Palkkakoodiston hyödyntäminen palkanlaskentaohjelman runkona toisi helpotusta palkanlaskijan työhön erityisesti raportointivaiheissa.

Palkkakoodisto on ensimmäinen ja tärkeä askel kohti yhtenäisempää palkkaraportointia. Vuoden 2011 loppuun mennessä tavoitteena on esitellä palkkakoodisto, jossa on kuvattu yllä mainittujen tahojen minimitietotarpeet. Palkkakoodisto on kuitenkin vain yksi palanen, jolla voidaan parantaa palkkahallintoa.

Tämä on yhteinen asia

RTE-ohjelmassa tehdyn työn aikana on noussut esille useita palkkahallintoon ja -raportointiin liittyviä kehitystarpeita. Palkkakoodisto luo pohjaa tietojen standardoidulle välittämiselle ja tukee pyrkimyksissä järkevöittää palkkaraportoinnin rajapintaa. Se ei kuitenkaan yksinään riitä.

Palkkakoodistotyön aikana on vahvistunut tarve yhtenäistää palkan käsitteitä ja niihin liittyviä laskentaperusteita. Käsitteiden moninaisuus lisää palkanlaskijan työtä merkittävästi.

Palkankäsitteiden yhtenäistämiseen liittyy tiiviisti myös kysymys palkkahallintoa ja -raportointia ohjaavan sääntelyn hajanaisuudesta. Palkkahallinto kuuluu useiden ministeriöiden hallinnon alaan. Tällä hetkellä ei voida osoittaa yhtään tahoa, joka kokonaisvaltaisesti vastaisi palkkahallinnon ja -raportoinnin kehityksestä tai ohjeistuksesta. FIP-työn ja SADe-ohjelman puitteissa on esitetty palkkalautakunnan perustamista vastaamaan tähän tarpeeseen. Palkkalautakunnan tehtäviksi on esitetty muun muassa standardien (kuten palkkakoodisto) ylläpitoa, palkkahallintoa koskevien lausuntojen antamista, yhteisten toimintatapojen määrittelyä ja palkkahallintoa koskevan koulutuksen ohjaamista. Tarve palkkalautakunnan kaltaiselle toimijalle on ilmeinen.

Alan kehittämistä tulisi tarkastella myös käytössä olevien työkalujen näkökulmasta. Standardoinnin ja palkkahallinnon yhtenäistämisen kautta ohjelmistotaloilla on mahdollisuus kehittää palkanlaskennan työkaluja palvelemaan palkkahallintoa ja -raportointia yhä monipuolisemmin.

Palkkahallinnon ja -raportoinnin tulevaisuuteen vaikuttavat osaltaan monet erilaiset sidosryhmät. RTE-ohjelmassa pyritään siihen, että kehitystyöhön saataisiin mukaan palkanlaskennan ammattilaiset, ohjelmistotalot, palkkaraporttien vastaanottajat, lainsäätäjät, edunvalvojaorganisaatiot ja muut sidosryhmät. Yhteistyö ja yhteisen tahtotilan löytyminen on tärkeää, jotta palkkahallinnon alalla voitaisiin merkittävästi vähentää hallinnollisia kustannuksia.