Uusia tuulia verottajan ja tilitoimistojen yhteistyöhön

Verohallinnossa asetettiin vuoden 2011 lopulla työryhmä selvittämään tilitoimistoyhteistyön kehittämistä. Tilitoimistot ovat Verohallinnolle keskeinen sidosryhmä hoitaessaan suurta osaa yritysten veroasioista.

Tilitoimiston edustajan ja verottajan yhteistyön tuloksena on lupa odottaa aiempaa tiiviimpää yhteistyötä ja toiveiden kuulemista puolin ja toisin, jotta yritysten veroasioiden hoitaminen sujuisi arjessa mahdollisimman vaivattomasti. Tilitoimistot ovat yrityksille tarkoitettujen verottajan verkkopalvelujen kärkikäyttäjiä, jotka tulee huomioida näiden palvelujen kehittämisessä.

Käytännössä tilitoimistot ovat myös merkittävä asiakasryhmä. Tämä näkyy arjessa varsinkin Verohallinnon puhelinpalvelussa. Tilitoimistojen kysymykset ovat harvoin rutiiniluonteisia, joten vastaajalla täytyy olla asiantuntijatason osaamista esimerkiksi arvonlisäverotuksesta. Vaikka ohjaustilanteet ovat joskus haastavia, puhelinpalvelussa työskentelevät verohallintolaiset kokevat, että yhteistyö kirjanpitäjien kanssa on sujuvaa, kun ”puhumme samaa kieltä”. Arjen palvelutilanteiden lisäksi verotoimistot ja tilitoimistot ovat jo vuosien ajan tehneet vilkasta yhteistyötä tilitoimistoinfojen ja asiakasraatien merkeissä.

Nyt kun Verohallinto on organisoitunut toimialoiksi, haluttiin saada parhaat paikalliset käytännöt valtakunnallisiksi ja löytää uusia tapoja toimia yhteistyössä tilitoimistojen kanssa. Näiden selvittämiseksi Verohallinnossa asetettiin työryhmä, jonka jäseneksi kutsuttiin tilitoimiston edustajana toimitusjohtaja Mikko Akselin Tietoakseli Oy:stä. Akselin on aktiivisesti mukana myös Taloushallintoliiton toiminnassa.

– Kun minua pyydettiin mukaan asiantuntijaksi verohallinnon sisäiseen työryhmään, olin todella kiinnostunut selvittämään mitä nyt on tekeillä. Mukana olo työryhmässä on osoittanut ja vakuuttanut minut siitä, että nyt ollaan tosissaan kehittämässä verohallinnon ja taloushallintoalan yhteistyötä. Tilitoimiston asiakas on aina Verohallinnon asiakas, joten yhteistyön kehittäminen on myös tärkeää yhteisten lansäätäjän asettamien tehtäviemme sujuvuuden varmistamiseksi, Akselin toteaa.

Työryhmä teetti heti työskentelynsä alkuun kyselyt tilitoimistoyhteistyöstä. Kysely tilitoimistoille toteutettiin Taloushallintoliiton avustuksella. Lisäksi Verohallinnon työntekijöiltä kysyttiin arjen yhteistyön sujumisesta ja esille nousseista kehittämistoiveista. Kyselyihin saatiin runsaasti vastauksia, yhteensä 520 tilitoimiston edustajalta ja Verohallinnosta kaikilta toimialoilta ja alueellisilta yksiköiltä. Merkittävää oli, että molempien kyselyjen vastauksissa nousivat esille hyvin pitkälle samat asiat ja kehittämisehdotukset.

Selkeimmin tuloksissa nousi esille se, että tilitoimistot eivät olleet tyytyväisiä Verohallinnon yleisiin neuvontanumeroihin. Toimistot kokivat, että eivät saa niistä riittävän asiantuntevaa ohjausta. Vastaajat toivoivatkin omaa palvelunumeroa tilitoimistoille, mikä nousi yhdeksi työryhmän keskeisistä kehittämisehdotuksista.

Allekirjoittanut veti työryhmää, ja voin luvata, että tilitoimistoille suunnattua puhelinpalvelua pilotoidaan Verohallinnossa jo tänä vuonna. Palvelusta kerätään ensin kokemuksia ja sitä kehitetään yhdessä pilottiin osallistuvien kanssa. Jos tulokset ovat hyviä, tilitoimistoille voidaan tulevaisuudessa tarjota oma asiantuntijatason puhelinpalvelu.

Verohallinnon sähköinen uutiskirje

Verohallinnon internetsivusto vero.fi uusittiin viime kesänä. Kyselyssä tilitoimistot antoivat palautetta, että uudelta sivustolta on hankalaa löytää tietoa ja ajankohtaisia uutisia. Entinen sivusto ehti olla käytössä kymmenkunta vuotta, joten asioiden uuteen ryhmittelyyn ja rakenteeseen perehtyminen vie toki aikaa.

Vero.fi-palvelun hakutoimintoa on kuitenkin jo kehitetty ja verotuksen ammattilaisille tarkoitettua osiota Syventävät vero-ohjeet parannettu saadun palautteen perusteella. Sivujen käytettävyyttä kehitetään edelleen. Työryhmän ehdotuksesta vero.fi:hin tulee lisäksi oma sivu tilitoimistoille, jossa voidaan tarjota ohjausta esimerkiksi tilitoimiston roolista asianhoitajana ja vinkkejä sähköiseen asiointiin. Jatkossa tällä sivulla on tarkoitus nostaa esille myös tilitoimistojen puhelinpalvelussa esittämiä yleisimpiä kysymyksiä ja antaa vastauksia kerralla suuremmalle joukolle.

Vero.fi:n rinnalle Verohallinto lanseerasi vastikään sähköisen uutiskirjeen, joka on tarkoitettu yrityksille ja tilitoimistoille. Uutiskirje oli työryhmän teettämässä kyselyssä monen tilitoimiston toivelistalla. Uusi palvelu on otettu innolla vastaan, tilaajia ensimmäisellä uutiskirjeellä oli jo 5 000 – ja näistä valtaosa tilitoimistoja.

Uutiskirjeessä nostetaan esille kulloinkin ajankohtaisia veroasioita sekä tiedotetaan uusista päätöksistä ja ohjeista: esimerkiksi vuodenvaihteessa ennakkoperinnän muutoksista ja vuosi-ilmoittamisesta. Uutiskirjeen lyhyistä uutisista voi halutessaan siirtyä linkin kautta vero.fi-sivuille lukemaan asiasta tarkemmin.

Uutiskirjeen avulla on siis helppo löytää tuoreimmat yrityksiä ja tilitoimistoja koskevat artikkelit vero.fi-sivuilta.

Tietoturva rajoittaa sähköistä asioimista

Hieman vaikeammin toteutettava, mutta kyselyssä myös esiin noussut toive, on sähköpostiasioinnin käyttöönotto veroasioiden hoitamisessa. Monet veroihin liittyvät lakisääteiset ilmoitukset, kuten kausiveroilmoitukset ja vuosittaiset veroilmoitukset, voi jo antaa sähköisesti verottajan verkkopalvelujen ja ilmoittamispalveluja tarjoavien operaattoreiden avulla. Muuhun tietojen välittämiseen – esimerkiksi selvityspyyntöihin vastaamiseen tai asiakirjojen lähettämiseen – ei Verohallinnolla ole vielä tarjota sähköistä kanavaa.

Asiakastietoja sisältävien viestien lähettäminen sähköpostilla ei ole mahdollista tietoturvasyistä, joten Verohallinnossa kehitetään verkkopalveluja, joissa tietoturva-asiat ovat kunnossa. Pitkän aikavälin tavoitteena on rakentaa vuorovaikutteinen asiointiportaali, jossa myös viestien välitys olisi turvallista. Tämä on kuitenkin vielä tulevaisuutta, joten ihan lähiaikoina mahdollisuutta ei ole tarjolla.

Työryhmän ehdotuksesta on kuitenkin tarkoitus selvittää mahdollisuutta rajattuun sähköpostiasiointiin niin sanotun turvapostin avulla.

Asiointi suoraan tilitoimiston kanssa

Selvityspyyntöjen osalta tilitoimistot toivoivat myös, että asioita kysyttäisiin ensisijaisesti puhelimitse ja kirjalliset pyynnöt lähetettäisiin asiakasyrityksen lisäksi myös tilitoimistoon, jos tämä on merkitty veroilmoituksen lisätietojen antajaksi. Näin tilitoimisto voisi nopeammin tarttua asiaan, eikä asiakkaan tarvitsisi kiikuttaa selvityspyyntöä tilitoimistoon. Niin kauan kun kirjalliset selvityspyynnöt lähtevät paperikirjeinä, tämä tarkoittaisi kuitenkin kahdenkertaista postitusta – siis kuluja ja kuormitusta myös ympäristölle. Tulevaisuudessa, kun elämme verkkopalvelujen maailmassa, ei tätä ongelmaa enää ole.

Työryhmä ehdotti kuitenkin selvityspyyntöjen osalta Verohallinnon menettelyjen tarkistamista ja kehittämistä, jotta asiat voitaisiin mahdollisimman usein hoitaa suoraan tilitoimiston kanssa, mikäli tilitoimistolla on olemassa tähän valtuutukset. Tärkeää olisi myös saada tilitoimistojen tiedot ja valtuutukset kattavasti asiakasyritykseltä Verohallinnon järjestelmiin, jotta virkailijat tietävät, keneen voi ja saa olla yhteydessä. 

Lisää vuorovaikuteisuutta

Työryhmän teettämän kyselyn tuloksissa kiiteltiin Verohallinnon vuosittain järjestämiä tilitoimistotilaisuuksia. Tilaisuuksia pidettiin hyödyllisinä ja niitä toivottiin nykyistä enemmänkin. Tai vaihtoehtoisesti, että ajankohtaisista asioista tiedotettaisiin muuten, vaikkapa uutiskirjeellä.

Vuosittaisia tilitoimistotilaisuuksia onkin tarkoitus kehittää aiempaa vuorovaikutteisemmiksi. Ehdotuksia tuli muun muassa kysymysklinikasta. Jatkossa voidaan järjestää myös lyhyempiä infoja – esimerkiksi veroilmoittamisesta – pitkin vuotta. Lisäksi jo tänä keväänä järjestetään kohdennettua ohjausta: sähköisestä veroilmoittamisesta tehdään neuvontasoittoja sellaisille tilitoimistoille, jotka asioivat vielä paperilomakkeilla.

Verotili-palvelusta ja -menettelystä saatiin tilitoimistojen kyselyssä paljon palautetta. Työryhmä on toimittanut palautteet eteenpäin verotiliasioista vastaaville. Palautteiden tuloksena työryhmälle kirkastui, että tilitoimistot tulee jatkossa ottaa enemmän ja vahvemmin mukaan aina, kun uusia palveluja kehitetään tai nykyisiä parannetaan.

Verohallinto ja Taloushallintoliitto ovat jo pitkään tehneet yhteistyötä substanssiohjeiden, menettelyjen ja palvelujen kehittämisessä. Tätä molemmille hyödyllistä toimintaa on syytä jatkaa ja kehittää edelleen.

Jatkossa yhteistyötä on tarkoitus tehdä erityisesti sähköisten palvelujen kehittämisessä. Tilitoimistot kun ovat yrityksille tarkoitettujen verottajan verkkopalvelujen kärkikäyttäjiä.

Työryhmän loppuraportti ehdotuksineen esiteltiin Verohallinnon johtoryhmässä tammikuun lopulla. Kuvassa vasemmalta Yritysverotusyksikön ylijohtaja Pekka Ruuhonen, työryhmän puheenjohtaja, ylitarkastaja Anu Mujunen ja tilitoimistoja työryhmässä edustanut toimitusjohtaja Mikko Akselin TietoAkseli Oy:stä.