Kassa on kuningas

Usein kassavarojen riittävyyden varmistaminen on yrityksille erityisen tärkeää. Etenkin, jos yritys tekee tappiota tai yritys on kasvuhakuinen ja/tai investoi voimakkaasti tulevaisuuteen. Voisi jopa sanoa, että kassa on kuningas!

Näin ollen rahoitusresurssien suunnittelussa erityistä huomiota on kiinnitettävä rahoitus- ja/tai kassavirtalaskelmiin. Kuten monien menestyvien yrityksien johtajat tai talous­henkilöt ovat käytännössä todenneet, laskuja ja palkkoja ei voi maksaa tilinpäätöksessä näkyvillä voitoilla vaan ainoastaan täysin likvideillä kassavaroilla.

Kirjanpitolaissa rahoituslaskelmalla tarkoitetaan kirjan­pitovelvollisen tietyn tilikauden rahavirrat käsittävää laskelmaa, josta käy selville varojen hankinta ja varojen käyttö. Kirjanpitolaissa ja -asetuksissa olevat rahoituslaskelman esittämistapaa koskevat säännökset ovat suhteellisen yleisluonteisia ja näin ollen kirjanpitolautakuntakin (KILA) on yleisohjeessaan päätynyt siihen, että rahoituslaskelma voi merkittävissä määrin poiketa KILAn yleisohjeen mukaisesta rahoituslaskelmasta, mikäli laskelmasta kuitenkin saadaan oikea ja riittävä kuva kirjanpitolain tarkoittamasta rahoituslaskelmasta. Kirjanpitolautakunnan yleisohjeen lähtökohtana on ohjata kirjanpitovelvollista laatimaan rahoituslaskelma maksuperusteisesti siten, että se kuvaa kirjanpitoasetuksen säännösten mukaisesti liiketoiminnan, investointien ja rahoituksen rahavirtoja. Kirjanpitoasetuksen 2 luvun 1 §:ssä säädetään rahoituslaskelmasta seuraavaa:”Kirjanpitolain 3 luvun 1 §:n 1 momentin 3 kohdassa tarkoitetusta rahoituslaskelmasta on ilmettävä:

1) liiketoiminnan rahavirta, joka osoittaa, missä määrin kirjanpitovelvollinen on pystynyt tilikauden aikana liiketoimintansa avulla tuottamaan rahavaroja toimintaedellytysten säilyttämiseen, tuoton maksamiseen oman pääoman sijoittajille, uusien investointien tekemiseen ja lainojen takaisinmaksuun ulkopuolisiin rahoituslähteisiin turvautumatta.

2) Investointien rahavirrat, jotka osoittavat sen rahavirtojen käytön, jonka kirjanpitovelvollinen on toteuttanut tulevan rahavirran kerryttämiseksi pitkällä aikavälillä; sekä

3) Rahoituksen rahavirrat, jotka osoittavat oman ja vieraan pääoman muutokset tilikauden aikana. ”Kuitenkaan kaikkien yritysten ei ole pakko tehdä rahoituslaskelmaa. Ote kirjanpitolaista:”Kirjanpitovelvollisen on sisällytettävä tilinpäätökseensä 2 mom. 3 kohdassa tarkoitettu rahoituslaskelma, jos:

1) kirjanpitovelvollinen on julkinen osakeyhtiö; tai

2) kirjanpitovelvollinen on yksityinen osakeyhtiö tai osuuskunta ja sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella on ylittynyt vähintään kaksi 9 §:n 2 momentissa tarkoitetuista rajoista.

”Yksityistä osakeyhtiötä ja osuuskuntaa koskevat kirjanpitolain (1336/1997) 3:9.2 §:ssä tarkoitetut rajat ovat seuraavat:

1) liikevaihto tai sitä vastaava tuotto 7 300 000 euroa;

2) taseen loppusumma 3 650 000 euroa;

3) palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä.

Osakeyhtiölaki ja osuuskuntalaki eivät sisällä tarkempia säännöksiä rahoituslaskelman laadinnasta.

Vaikka rahoituslaskelma ei olekaan pakollinen suurimmalle osalle yrityksiä, kannattaa se kuitenkin laatia. Etenkin kuukausittainen rahoituslaskelma suoralla menetelmällä, jossa on toteumatietojen lisäksi ennusteet lähikuukausille, on erinomainen työkalu yrityksen ja liiketoimintayksiköiden johtamiseen.

Toisin kuin rahoituslaskelma epäsuoralla menetelmällä, rahoituslaskelma suoralla menetelmällä kuvastaa, miten rahavirrat tulevat ja lähtevät yrityksestä eri toimintojen seurauksena. Tässä mielessä rahoituslaskelma suoralla menetelmällä on informatiivisempi kuin rahoituslaskelma epäsuoralla menetelmällä. Luonnollisesti kummatkin laskelmat antavat saman lopputuloksen eli kuinka paljon kassassa ­(= esimerkiksi pankkitilillä ja käteisenä) on rahaa.

Kuten edellä todettiin, rahoituslaskelmalle ei ole olemassa kirjanpitolakiin perustuvaa tiukkaa juridista muotoa, vaan muoto vaihtelee usein yrityksen tarpeiden mukaan. Tärkeää on, että pääkustannustekijät ovat selkeästi näkyvissä ja rahavirrat huomioidaan maksuperusteisesti. Yleensä tilitoimisto tai muu yrityksen ulkopuolinen kirjanpitäjä seuraa toteumaa ja yritysjohdon tehtäväksi tällöin jää tehdä ennusteet.Operatiivisessa johtamisessa suositeltavaa on, että ennusteet tehdään kuukauden tarkkuudella rullaavana budjettina niin, että joka kuukausi täydennetään toteuma ja ennusteet sen hetkisen tiedon mukaisesti.

Miksi kassavirtalaskelma on yksi yrityksen tärkeimmistä raportoinnin työkaluista?

1. Kassavirtalaskelma auttaa varmistamaan yrityksen maksuvalmiuden aikasarjana

Perinteinen tilinpäätösanalyysi arvioi yrityksen maksuvalmiutta taseen tunnusluvulla ”Quick ratio”, jossa lasketaan taseen rahoitusomaisuus jaettuna lyhytaikaisilla (yleensä korottomilla) veloilla. Jos saatu tunnusluku on yli yksi, kertoo se, että yrityksellä on enemmän lyhytaikaisia varoja kuten kassa- ja pankkitalletuksia sekä myyntisaamisia kuin lyhytaikaisia velkoja. Tästä voitaisiin päätellä, että yrityksen maksuvalmius on kunnossa. Isoissa ”pörssiyrityksissä” ja konsernitason tarkastelussa tämä varmasti pitääkin paikkansa.

Etenkin pk-yritysten tapauksissa tai isojen yritysten liike­toimintayksiköiden tapauksessa ongelma on se, että rahavirrat yleensä kulkevat niin epäsäännöllisesti, että taseen tunnusluvut antavat helposti virheellisen kuvan yrityksen maksuvalmiudesta, koska ne ovat vain poikkileikkauksia tietystä hetkestä. Tästä syystä pk-yrityksen tai isomman yrityksen liiketoimintayksikön maksuvalmius tulisi aina varmistaa aikasarjana kassavirtalaskelmalla.Jos kuitenkin halutaan käyttää edellä mainittua tunnuslukua ”Quick Ratio”, tulisi se laskea ainakin kerran kuussa ja varmistaa, että kyseisen tunnusluvun arvo (trendi) on nouseva. Jos se on laskeva, kertoo se sen, että yritys on ennen pitkää ajautumassa maksuvaikeuksiin.

Itse kuitenkin käyttäisin kassavirtalaskelmaa suoralla menetelmällä, koska sen laatimisen yhteydessä saadaan paljon muutakin hyötyä kuin vain maksuvalmiuden varmistaminen. Näitä hyötyjä on lueteltu seuraavissa kohdissa.

2. Kassavirtalaskelma auttaa löytämään yritykselle tai liiketoimintayksikölle optimaalisen kasvu­nopeuden ilman, että yrityksen maksuvalmius vaarantuu.

Maksuvalmiuden varmistamisen lisäksi kassavirtalaskelmaa voidaan käyttää yrityksen optimaalisen kasvunopeuden määrittäjänä siten, että yrityksen maksuvalmius ei vaarannu. Esimerkiksi mikäli yritys aikoo kaksinkertaistaa kuukausittaisesta myynnistä kassaan tulevan rahan, joutuu yritys todennäköisesti palkkaamaan lisää muun muassa myyntiresursseja, mikä aiheuttaa kustannuksia itse työn tuloksien näkyessä vasta kuukausien päästä. Lisäksi menee jonkin aikaa, ennen kuin uudet myyntimiehet ovat täydessä ”iskussa”, jolloin myyntimiehet ainoastaan aiheuttavat kustannuksia ja ”syövät” kassavaroja. Tämän lisäksi yrityksen kasvu aiheuttaa myös käyttöpääoman tarpeen kasvun suurempien varastojen ja myyntisaamisten muodossa, puhumattakaan uusista mahdollisista käyttöomaisuusinvestoinneista. Kassavirtalaskelma siis auttaa arvioimaan, kuinka paljon kustannuksia (henkilöstö, ostot, investointi ynnä muut) voidaan synnyttää etupainotteisesti vaarantamatta yrityksen maksukykyä. Yritys voi kasvaa juuri niin nopeasti kuin kassan loppusaldo kestää.

3. Kassavirtalaskelma pakottaa yrityksen johdon tunnistamaan yrityksen myynti- ja tuotantoprosessin sekä asettamaan myynnille ja tuotannolle välitavoitteita.

Yrityksen hallitus- ja/tai johtoryhmätyöskentelyssä kassavirtalaskelmalla on myös muitakin tehtäviä kuin rahan riittävyyden (ja omistajien yöunien) varmistaminen. Kassavirtalaskelma toimii erinomaisena myynnin ohjauksen apuvälineenä. Jos esimerkiksi yritys ennakoi saavansa tiettynä kuukautena tietyn myynnin kassaan maksun aikaiseksi, tulee sillä olla hyvissä ajoin etukäteen riittävä määrä myyntejä, tilauksia, tarjouksia, asiakastapaamisia ja niin edelleen tehtynä.

Näin ollen kassavirran ennustaminen edellyttää, että yrityksen johto aktiivisesi seuraa myyntiprosesseja ja asettaa niille tavoitteita. Samasta syystä myöskään tilitoimiston tai yrityksen ulkopuolisen kirjanpitäjän ei tulisi tehdä asiakkaan puolesta kassavirtaennustetta, vaan se on osa yrityksen sisäistä (myynnin) johtamisprosessia.

4. Kassavirtalaskelma toimii erinomaisena­ budjetointityövälineenä.

Kuten edellä todettiin, luotettavan kassavirtalaskelman tekeminen edellyttää myös myyntiprosessin ja asiakkaiden rajapinnan tunnistamista. Tätä kannattaa hyödyntää myös budjetin teossa. Toisin sanoen, mitä paremmin myynti­budjetti perustuu todellisiin ja tunnistettuihin potentiaalisiin asiakkuuksiin, sitä varmemmat ennusteet voidaan laatia. Seuraava kuva ilmentää miten asiakasrajapinnasta voidaan rakentaa kassavirtabudjetti ja työkalu budjetin seuraamiseen.

Ensimmäisessä sarakkeessa on tunnistettu olemassa olevia ja potentiaalisia asiakkuuksia nimitasolla. Jos puhutaan kuluttajamarkkinoista, sarakkeessa voisi olla esimerkiksi jakelijoiden tai jälleenmyyjien nimet.

Seuraavassa sarakkeessa on arvioitu, missä vaiheessa asiakkuus on myyntiprosessissa. Tärkeää on myös tunnistaa kontaktoimatta olevat potentiaaliset asiakkuudet, ja huolehtia, että myös ne kontaktoidaan.

Kolmannessa sarakkeessa on mahdollisen sopimuksen tai kaupan arvo ja neljännessä sarakkeessa maksukuukausi, jolloin kauppa realisoituu rahavirtana yritykselle.

Näiden tietojen perusteella voidaan laatia kassavirta­ennuste. Kassavirtaennusteesta puolestaan voidaan laatia rullaava tuloslaskelmaennuste, jota puolestaan päivitetään sen mukaan, miten asiakashankintaprosessit etenevät. Näin saadaan looginen jatkumo; myynnin rajapinnasta muodostetaan kassavirtaennuste, josta puolestaan johdetaan tulosennusteet. Kun tämä vielä tehdään rullaavasti kuukausittain, on yrityksellä edes jossain määrin valistunut arvaus siitä, miltä lähiaikojen (jopa kuukausien) maksuvalmius ja tuloksentekokyky näyttävät. Samalla yrityksen johto saa aikaa reagoida, jos muutokset yllättävät suuntaan tai toiseen.

Johtuen siitä, että kassavirtalaskelma on erinomainen työkalu myös operatiiviseen johtamiseen maksuvalmiuden varmistamisen lisäksi, voidaankin todeta, että kassavirtalaskelma on yrityksen ja sen liiketoimintayksiköiden yksi kaikkein tärkeimmistä taloudenhallinnan työkaluista. Näin ollen kassavirtalaskelma ja sen eri muunnelmat myynnin välitavoitteineen ovatkin muodostuneet useissa yrityksissä kuukausittain johtoryhmälle tai hallitukselle raportoitavaksi asiaksi.

Yrityksen sisäisen laskentatoimen näkökulmasta on järkevää laatia rahoituslaskelma suoralla menetelmällä (kassavirtalaskelma), koska se kertoo, miten ja mistä tekijöistä rahavirrat kassaan muodostuvat. Usein siitä saatava informaatioarvo on yrityksen johtamiselle suurempi kuin rahoituslaskelmasta epäsuoralla menetelmällä saatava informaatioarvo, joka kuvastaa miten tuloslaskelmasta oikaistut rahavirrat sitoutuvat käyttöpääomaan ja investointeihin. Rahoitus­laskelma epäsuoralla menetelmällä sopiikin hyvin tilinpäätösinformaatioksi.

Yrityksen sisäisessä laskentatoimessa maksuvalmius kannattaa varmistaa kuukausittaisena aikasarjatarkasteluna, jossa on mukana viimeisimmän toteuma kuukauden lisäksi ennustekuukausia seuraavalle 4–12 kuukaudelle. Tarkastelu kannattaa tehdä rullaavasti siten, että kuukausittain viimeistä edellinen toteuma kuukausi ”tiputetaan” tarkastelusta pois ja tarkasteluun otetaan mukaan uusi ennustekuukausi.

On melkein kuin luonnon laki, että voimakkaasti kasvava yritys joutuu tiukoille kassan kanssa johtuen etupainotteisista kustannuksista kuten käyttöpääoman, investointien ja henkilöstöresurssi­tarpeista. Kassavirtalaskelmalla voidaan kasvaa hallitusti ja ajoittaa kassasta maksut tulojen mukaisesti, jolloin maksuvalmiuskriisi ei pääse yllättämään.