Tilipussi historiaan

Lapsuudestani on jäänyt muistikuvia, kuinka rakennusmestari-isäni laski kotona torstai-iltaisin tilipusseja ja tarkisti, että jokainen työntekijä sai seuraavana päivänä tilipussinsa. Muistan myös, miten ensimmäisessä kesätyöpaikassani vastaava mestari jakoi työtekijöille tilipussit perjantai-iltapäiväisin vähän ennen työpäivän päättymistä. Nyt tilipussi jää lopullisesti historiaan heinäkuun ensimmäisenä päivänä. Siitä päivästä lukien palkka on työsopimuslain mukaan maksettava työntekijän osoittamalle pankkitilille.

Uudistetun TSL 2:16.1 §:n mukaan palkka on maksettava työntekijän osoittamalle pankkitilille. Palkan on oltava työntekijän käytettävissä sen erääntymispäivänä. Palkka voidaan maksaa käteisenä vain pakottavasta syystä. Työnantaja vastaa palkanmaksutavasta aiheutuvista kustannuksista.

Käytännössä muutoksen merkitys on vähäinen, koska valtaosalle työntekijöistä palkka on nykyisinkin maksettu pankkitilille. Työsopimuslaissa ensisijainen maksutapa on kuitenkin tähän asti ollut käteispalkka. Lakimuutoksen tarkoituksena on vaikeuttaa pimeiden palkkojen maksua vähentämällä käteisen rahan käyttöä palkanmaksussa.

Palkanmaksu käteisenä vain pakottavasta syystä

Palkka voidaan maksaa käteisenä ainoastaan silloin, kun siihen on pakottava syy. Pakottava syy voi olla esimerkiksi se, ettei työntekijällä ole pankkitiliä tai ettei työntekijä anna pankkitilitietojaan työnantajalle. Myös ­pankkipalvelujen huono saatavuus syrjäseuduilla voi olla peruste käteis­palkan maksamiselle. Matkat pankkiin tai nostoautomaatille eivät saa muodostua kohtuuttoman pitkiksi työnantajalle tai työntekijälle.

Palkka on maksettava palkanmaksukauden viimeisenä päivänä, jos toisin ei ole sovittu. Palkkaa ei aina voida maksaa pankkitilille siten, että se on palkansaajan nostettavissa palkanmaksukauden päättyessä. Tästä syystä palkka voidaan maksaa käteisenä esimerkiksi työsuhteen purkutilanteissa. Niin ikään hyvin lyhyiden työsuhteiden päättyessä palkan maksaminen käteisenä on mahdollista, jos maksu muutoin viivästyisi ja johtaisi viivästysseuraamuksiin. Lakiperusteluissa lyhytkestoisena on pidetty päivän tai muutaman tunnin mittaisia työsuhteita, jotka ovat hyvin harvinaisia.

Sen sijaan palkan maksamista käteisenä ei voi perustella työnantajan laiminlyönnistä tai viivyttelystä johtuvasta syystä. Pakottavana syynä ei pidetä esimerkiksi palkanlaskennan viivästymistä tai sitä, että työnantajan tilillä ei ole riittävästi varoja palkanmaksuun.

Työntekijän allekirjoittama kuitti kirjanpitoon

Kirjanpitolain 2 lukuun on lisätty uusi 5 a §. Sen mukaan työntekijän allekirjoittama kuitti tai muu maksun todentava selvitys on päivättävä ja liitettävä kirjanpitotositteeseen käteisenä maksetusta palkasta. Muuna selvityksenä käy esimerkiksi työnantajan tai palkanmaksutilanteessa läsnä olleen henkilön allekirjoittama maksutosite. Tämä velvollisuus koskee kirjanpitovelvollista työnantajaa, jonka on ennakko­perintälain mukaan pidettävä palkkakirjanpitoa.

Kuitti on osa työnantajan kirjanpitoaineistoa. Kirjanpitoon sisältyvät tositteet on säilytettävä kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Jos työnantaja laiminlyö allekirjoitettua kuittia koskevan velvollisuutensa, hänet voidaan tuomita kirjanpitorikkomuksesta sakkoon.

Ei-kirjanpitovelvollisen muistiinpanot

Jos työnantaja ei ole kirjanpitovelvollinen, hänen on laadittava maksamistaan palkoista muistiinpanot. Tästä säädetään ennakkoperintälain 36 §:ssä.

Tyypillisiä muistiinpanovelvollisia ovat työnantajina toimivat luonnolliset henkilöt, kuten omakotirakentajat. Muistiin­panot sisältävät periaatteessa samat tiedot kuin palkkakortti ja palkkalista. Vähimmäisvaatimuksena voidaan pitää, että työnantaja säilyttää palkanmaksutositteet ja vuosi-ilmoituksen tiedot.

Palkkalaskelman tiedot voidaan myös merkitä maksutositteeseen. Työsopimuslain uudistettu 2:16.2 § edellyttää jatkossa, että työnantajan on vaadittava maksutositteeseen työntekijän allekirjoitus käteisenä maksetusta palkasta. Muistiinpanot pitää säilyttää kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana palkka on maksettu.

Sähköinen palkkalaskelma

Työsopimuslain 2:16.2 §:n mukaan työnantajan on annettava työntekijälle palkkalaskelma, josta käy ilmi palkan suuruus ja määräytymisperusteet.

Hallituksen esityksessä on sanottu, että palkkalaskelma voidaan nykyiseen tapaan antaa työntekijälle sähköisessä muodossa. Edellytyksenä kuitenkin on, että työntekijällä on tosiasialliset mahdollisuudet saada ja tarkistaa sähköinen palkkalaskelma. Tällä maininnalla on haluttu ottaa periaatteellinen kanta siihen, että työnantaja voi päättää sähköisen palkkalaskelman käyttöönotosta.

Todettakoon tässä lisäyksenä, että nyky-yhteiskunnassa palkkalaskelman antaminen sähköisesti tulisi olla ensisijainen tapa.

Muutosten vaikutukset vähäisiä

Harvoin työsuhdeasioissa tehdään yhtä turhanpäiväisiä lakimuutoksia kuin edellä mainitut. Erikoista on, että hallituksen esityksessä ei ole edes mainittu palkkakirjanpitoa, johon palkanmaksua koskevat tositteet asiallisesti kuuluvat. Käteispalkasta huolellinen työnantaja on oman etunsa vuoksi aina pyytänyt kuittauksen.

Lainsäätäjän tarkoituksena ilmeisesti on ollut tehdä työnantajalle ja työntekijälle täysin selväksi se, maksetaanko palkka valoilla vai ilman valoja.