Palkkahallinnon ulkoistamisen haasteet

Palkkahallinto on yleensä aivan erillinen toiminto, joka ei ole kiinteästi integroitu taloushallinnon muihin osa-alueisiin. Palkkahallinto vaatii paljon erikoisosaamista ja siihen liittyy myös huomattava määrä salassa pidettävää tietoa. Yritys säästyy monelta vaivalta siirtäessään tämän palvelun ulkopuoliselle palvelun tuottajalle.

Palvelun tuottajan kannalta asia ei ole aivan yksinkertainen: se mikä on yritykselle helpotus, on palvelun tuottajalle haaste. Palkkahallintopalvelun tuottajaksi ryhtyminen voi tapahtua helpostikin, jopa melkein vahingossa asiaa tarkemmin ajattelematta. Monesti yritys on ulkoistamassa koko taloushallintoa ja siinä matkassa myös ”palkanlaskentaa”. Tarkastelun ytimessä ovat varsinaisen taloushallinnon palvelut, kirjanpito, kuukausiraportointi, tilinpäätös ja tuloverotus ja siinä sivussa ”hoidetaan” myös palkanlaskenta.

Palkkahallintoon erikoistuneita palveluntuottajia on joitakin, mutta suurin osa palkanlaskennasta tuotetaan tilitoimistoissa. Palkkahallintopalvelussa on kuitenkin kyse paljon enemmästä kuin palkanlaskennasta.

Mistä palkkahallinnon ulkoistamisessa on kyse?

Palkkahallinnosta käytetään termiä palkanlaskenta, jolloin sisällöstä saa aivan erilaisen – ehkäpä yleisesti ymmärretynkin – kuvan. Palkanlaskenta on vain yksi osa palvelukokonaisuutta, vaikkakin ehkä sen näkyvin ja helpoimmin ymmärrettävä osa. Siinä henkilölle syntyy palkanmaksukaudelta maksettava palkka ja kaikki palkanmaksuun liittyvät pakolliset dokumentit. Palkkahallintopalvelussa on kuitenkin kyse huomattavasti laajemmasta kokonaisuudesta: vuosilomalaskennasta, sairauspoissaoloista, ylitöistä, työajanlyhennyksistä, matkalaskuista, vuosiraportoinnista ja niin edelleen.

Ennen palvelun käynnistämistä yrityksen ja palvelun tuottajan on sovittava, mistä kokonaisuus muodostuu. Tarkastelu on tehtävä suhteellisen yksityiskohtaisesti, koska palkkahallintoon liittyy lukematon määrä toimintoja, joita ei välttämättä mielletä palkanlaskentapalveluksi. Toimeksiantosopimuksessa määritellään palvelukokonaisuus ja siihen liittyvät yksityiskohdat.

Toimeksiantosopimuksen lisäksi pitää sopia melkoinen joukko käytännön toimintaperiaatteita, joiden pohjalta toimitetaan tietoja palkkahallintoon, hyväksytetään laskelmat ennen maksatusta ja suoritetaan muita sopimukseen liittyviä palveluita, esimerkiksi Kelan päivärahahakemuksia.

Omat kiemuransa palvelun tuottamiseen tuovat työehtosopimukset. Suurimmalla osalla toimialoista on yleissitovat työehtosopimukset, joita on työnantajasta riippumatta noudatettava. Palvelun tuottajan näkökulmasta työehtosopimusten moninaisuus voi olla suuri haaste, ja ne pitää tuntea ainakin itsestään selviltä osin. Joka tapauksessa jokainen työehtosopimus on luettava alusta loppuun ja verrattava sitä voimassa olevaan työlainsäädäntöön. Jompikumpi on voimassa riippuen niistä kohdista, joissa työlaeissa lukee ”ellei toisin ole sovittu”.

Palvelun tuottamisessa pitää kautta linjan tehdä selkeät pelisäännöt työnjaosta. Mitkä ovat asiakastyönantajan vastuut ja velvollisuudet ja mitkä kuuluvat palvelun tuottajalle. Lähtökohtaisesti asiakas on varsinainen työnantaja ja kantaa työnantajavastuun. Palvelun tuottaja on asiantuntija ja luonnollisesti kantaa asiantuntijavastuun. Tulkintakysymyksissä päätöksentekijä on aina työnantaja.

Palkanlaskenta-aineiston esikäsittely

Jotta palkkoja voidaan laskea, pitää olla tiedot työntekijöistä, palkanmääräytymisperusteista ja palkkajaksoon liittyvistä erityiseristä, eli palkkajakson palkka-aineistosta. Aineiston toimittamisella on oltava tarkat toimitusajat, jotta kaikki laskentaan tarvittavat tiedot saadaan ajoissa siirrettyä laskenta­järjestelmään. Tässä työnantajan säntillisyys on äärimmäisen tärkeää. Siksi toimeksiantosopimukseenkin on kirjattu aineiston aikataulu ja toimitustavat yhteisiksi pelisäännöiksi. Työläin ja aikaa vaativin työvaihe koko palveluprosessissa on palkanlaskenta-aineiston esikäsittely.

Palkanlaskenta-aineiston saavuttua palvelun tuottajalle alkaa aineiston esikäsittely. Aineiston sisältämä raaka­data pitää jalostaa palkanlaskentajärjestelmään siirrettäviksi palkkalajikohtaisiksi tapahtumiksi. Erityisesti tähän tarvitaan palkanlaskijan ammattitaitoa. Palkanlaskenta­tapahtumiksi pitää jalostaa muun muassa perustyöaika, ylityöt, vuosi­lomat, vuosilomien kertymät, sairauspoissaolot, äitiys- ja isyysvapaat, muutosverokortit, lomautukset, uudet työsuhteet ja matkalaskut. Jotta tästä vaiheesta selvitään kunnialla, on osattava melkoinen joukko sääntöjä ja määräyksiä. Palkanlaskijan ammattitaito ratkaisee tämän vaiheen ja sitä myötä koko palkkakauden palkanlaskentapalvelun onnistumisen.

Palkanlaskenta-ajo ja raportit

Kun palkkakauden aineisto on jalostettu palkanlaskenta­järjestelmän käyttämiksi palkkalajeiksi ja määriksi, käynnistetään palkanlaskenta-ajo, jonka tuloksena saadaan henkilöille maksettavat nettopalkat, työntekijäkohtaiset palkkaerittelyt, valtiolle tilitettävät ennakonpidätykset ja sosiaaliturvamaksut sekä joukko muita pakollisia raportteja ja tilityksiä.

Palkanlaskentajärjestelmän ominaisuuksilla on suuri merkitys työn sujuvuuden ja manuaalityön minimoinnin kannalta. Palkanlaskentajärjestelmän kaikki mahdollisuudet on otettava käyttöön, vaikka niiden perustaminen ja taustatietojen määrittely tuntuisikin olevan ja käytännössä onkin suuri työ. Tämän ponnistuksen jälkeen yleensä palkkakausi­kohtainen työ helpottuu huomattavasti ja erillisistä seuranta-exceleistä päästään eroon. Vuosilomat, ”pekkaset”, sairauspoissaolot ja ylityöt ovat järjestelmän seurannassa jopa työehtosopimuskohtaisesti ja niistä saadaan tilastot, laskennat ja varoitukset ajoissa.

Muut palkkakausikohtaiset palvelut

Varsinaisen palkkakausikohtaisen palkanlaskennan lisäksi on joukko palveluita, joita voi sisällyttää toimeksiantosopimuksen piiriin. Tällaisista esimerkkeinä on lopputilin laskenta ja maksatus, Kela-korvausten haku, lomautusten käsittely, kansainväliset palkat ja kaikki pakolliset ­vuosi-ilmoitukset. Kaikki nämä ovat palveluja, joissa ammattipalkanlaskijaa tarvitaan.

Pelkästään lainsäädännössä on lukematon määrä sääntöjä ja määräyksiä. Lisäksi työehto- ja työsopimuksissa on vielä sallittuja, erikseen sovittavia sääntöjä. Palkanlaskijan ammatti­taito on ensiarvoisen tärkeässä asemassa, jotta näistä erillispalveluista suoriudutaan kunnialla. Kansain­välinen lainsäädäntö on jopa alan asiantuntijoille haasteellista.

Palvelun laadunvarmistus

Laadunvarmistus palkanlaskentaprosessissa edellyttää koko prosessin kuvausta ja eri vaiheiden sisäisten sääntöjen luomista. Se on dokumentoitava ja prosessin on oltava yhteneväinen jokaisen toimeksiantosopimuksen ja palkanlaskijan osalta. Jatkuvassa tarkkailussa on kiinnitettävä huomiota esille tuleviin uusiin erityisen työläisiin ja kriittisiin työvaiheisiin, joihin on kehitettävä tehostus- ja seurantamenetelmät laadun varmistamiseksi.

Erityistä huomiota on kiinnitettävä mahdollisiin asiakaskohtaisiin poikkeamiin ja mikäli ne ovat välttämättömiä, ne on dokumentoitava. Jos ne eivät ole välttämättömiä, niistä on päästävä eroon. Jatkuessaan poikkeavasta menettelystä tulee käytäntö, josta muodostuu molemmin puolin hyväksytty toimintatapa, joka ajan myötä pitävästi syrjäyttää sen, mitä aiemmin on toimeksiannossa kirjallisesti sovittu.

Luonnollisesti palvelun ytimessä ovat palkanlaskijat. Palkanlaskijoiden ammattitaito ja osaaminen ovat kriittinen menestystekijä palvelutuotannossa. Varsinaisessa ammatillisessa koulutuksessa ei ole nykyisin tarjolla palkkahallintokoulutusta. Ammattikorkeakouluissa – puhumattakaan akateemisesta koulutuksesta – palkkahallinto ei juurikaan ole valittavissa erikoistumisalueeksi.

Valtaosaltaan ammattipalkanlaskijat ovat pitkän kokemuksen ja satunnaisten erikoiskoulutusten myötä ammattiinsa kasvaneita erikoisosaajia. Erikoismaininnan koulutuksesta ansaitsee Taloushallintoliiton pitkäkestoinen PHT-koulutusohjelma. PHT:n suorittanut palkanlaskija on varmasti tehtäviensä tasolla ja täyttää vaativan ammattipätevyyden kriteerit. PHT-koulutuksen saanut ja tentin suorittanut palkanlaskija tietää, missä oma osaaminen päättyy ja sen, mistä löytyy lisätietoa.

Kaiken kaikkiaan laadun varmistuksen pohjan muodostaa palvelun tuottajan tekemä perusteellinen palvelukuvaus. Näin laatu pysyy korkeatasoisena ja sen tarkkailu helpottuu.

Palkkahallintopalvelun vastuut

Palkkahallinnon palvelun tuottamista sääteleviä lakeja on tavattoman mittava määrä. Lisäksi on kymmeniä eri toimialojen työehtosopimuksia pelkästään omassa asiakaspiirissä. Laeista, asetuksista, työehtosopimuksista ja jopa työsopimuksista muodostuvat perussäännöt, joita tulee noudattaa. Kaikki tämä sisältö on palveluntuottajan asiantuntijavastuuta. Jos pykälistä ei löydy selkeää vastausta, tulkinnan tekee aina työnantaja. Työnantaja on aina lopullisessa vastuussa eri lakien ja määräysten noudattamisesta ja työehtosopimusten tulkinnasta.

Niin kauan kuin säännöt ja määräykset ovat yksiselitteisiä, vastuu on asiantuntijaorganisaation eli palveluntuottajan. Oleellista luonnollisesti on myös, mitä palvelun­tuottajan tietoon on saatettu. Mistä ei mitään tiedä, ei voi olla myöskään vastuussa. Tällaisesta pari esimerkkiä.

Loppupalkan maksuajankohta: milloin työsuhteen loppuessa työntekijän on saatava viimeinen palkkansa pankkitililleen?

Mikäli kaikkien sääntöjen ja määräysten mukaista palkan­maksupäivää ei ole noudatettu vaan maksu on myöhässä, työntekijä on oikeutettu odotusajan palkkaan maksimissaan kuudelta vuorokaudelta. Kaikki tähän liittyvät määräykset ovat yksiselitteisiä. Määräykset löytyvät joko työlain­säädännössä tai noudatettavasta työehtosopimuksessa.

Entä ansaitut, maksetut ”pekkaset” (työajanlyhennyskorvaukset) ja pidetyt pekkasvapaat?

Jos ”pekkasvapaita” ei ole pidetty, kaikki ”pekkasvapaatunnit” ovat ylityötä. Kanneaika on vähintään kaksi vuotta.

Vastuukysymykseen on syytä suhtautua vakavasti. Kirjanpitopalvelun puolella asiantuntijavastuu on noussut viimeaikoina oikeuskäytännössä hyvin yllättäviin ulottuvuuksiin ja samaan – toivottavasti kuitenkin selkeämmin rajattavaan vastuuseen – voidaan päätyä myös palkanlaskennassa.

Palkanlaskennan ulkoistaminen asiantuntijaorganisaatiolle on järkevä päätös työnantajalta ja palkkahallinto­palvelun tuottaminen on kannattavaa asiantuntijapalvelua. Kunnollisella palvelutuotekuvauksella, toimeksiantosopimuksen yksityiskohtaisilla määritteillä ja asiakaskohtaisesti sovituilla käytännöillä voidaan saavuttaa molempia osapuolia aidosti ja kannattavasti palveleva yhteistyö.