TAL-mittaristo – tilitoimistoselfie
TAL-mittaristo on tehty talouden hallinnan palveluita tarjoavien Taloushallintoliiton (TAL) jäsentoimistojen oman liiketoiminnan kehittämistyökaluksi. Se on työstetty Taloushallintoliiton liiketoimintaosaamisen asiantuntijatyöryhmässä, johon ovat kuuluneet Mikael Donner (Accado), Tapio Hannus (Tietokauha), Carita Orlando (ACC Orlando), Tapio Peltomäki (Turun Tilikeskus) ja Kristiina Timperi (Visma Services) sekä liiton toimistolta Sirpa Airola ja Eeva Lyytinen. Teimme suutarin lapsille kengät.
Mittaristo pohjautuu Kaplanin ja Nortonin 1990-luvulla esittelemän tasapainotetun tuloskortin (balanced scorecard) perusajatuksille. TAL-mittareihin valitsimme viisi näkökulmaa: omistaja, asiakas, henkilöstö, osaamiskyky ja prosessit. Parinsadan mittarin ruotimisen ja äänestysten jälkeen omistajanäkökulmaan tuli valituksi kuusi mittaria ja muihin neljä, eli yhteensä 22 mittaria.
Näkökulmat sidosryhmistä
TAL-mittariston viitekehystä esittävän kuvion yläosassa omistajat, asiakkaat ja henkilöstö edustavat tilitoimiston tärkeimpiä sidosryhmiä. Nämä tahot arvioivat toimintaa jatkuvasti omista lähtökohdistaan. Ne tekevät kukin itsenäisiä päätöksiä, miten pitkään he haluavat istua tilitoimiston kelkassa. Erilaisten asiakkaiden odotukset tilitoimistoa kohtaan vaihtelevat suuresti ja asiakkaiden liiketoiminnan kehittyminen myös muuttaa niitä. Henkilöstön tyytyväisyys on luonnollisesti tilitoimiston tärkeimpiä kilpailutekijöitä. Omistaja odottaa taloudellista menestystä.
Heikot mittaritulokset tai niiden heikkenevä suunta voivat olla signaali sidosryhmän sitoutumisen hiipumisesta. Viitekehyskuviossa näiden tärkeimpien sidosryhmien odotusten yhteinen alue muodostaa sekä tilitoimistojohdon päätöksentekokentän strategisella tasolla että toimiston päivittäisen toiminnan tavoitetilan. Mitä kirkkaampi on strategia, sitä laajempi on sidosryhmien yhteisten odotusten alue.
Mittariston erilaiset näkökulmat ovat hyödyllisiä myös yksin töitä tekevälle tilitoimistoyrittäjälle, joka arvioi omaa toimintaansa sekä työntekijänä että omistajana. Yhä sirpaloituvammassa tilitoimistoarjessa esimerkiksi työajan kohdistaminen luotettavasti asiakastöille ja muille töille on yhtä tärkeä kannattavuuden hallinnan perusta kaiken kokoisissa tilitoimistoissa. Hinnoittelun osaamis- tai rohkeusvajeen korvaaminen työpäivää ja -viikkoa pidentämällä on mahdollista yksinyrittäjälle, mutta koettelee jaksamista ennen pitkää.
Tilitoimistojohdon varsinaiset työkalut ovat viitekehyskuvion alaosassa olevat ”flipperin lavat” eli osaamiskyky ja prosessit. Kun ne ovat napakassa kunnossa, tilitoimistopalvelu pystytään tuottamaan osaavasti ja tehokkaasti. Singotaan flipperin kuula sidosryhmien yhteisten odotusten maaliin. Hyvä tilitoimisto on sananmukaisesti johdon näpeissä.
Osaamiskyvyn mittarit kuvaavat henkilöstön koulutusta ja toimiston satsauksia osaamisen kehittämiseen. Osaamistarve ei koske pelkkiä kirjanpito- ja veroasioita. Esimerkiksi hinnoittelu on eräs tärkeä osaamisen laji. Prosessinäkökulman mittarit kuvaavat tilitoimistotoimintojen tehokkuutta ja laatua.
Tasapainotetun mittariston viisi näkökulmaa kuvaavat tilitoimistojohdon monipuolista roolia toiminnan pyörittämisessä ja kehittämisessä tasapainoisesti. Viisas johto osaa ja jaksaa tasapainoilla arjen haasteissa.
Mittareista ja laskemisesta
Ennen kuin aletaan laskea oman toimiston mittarituloksia, kannattaa perehtyä Taloushallintoliiton jäsensivuilla esitettyihin TAL-mittareiden tarkkoihin laskentaohjeisiin. Mittarinimike voidaan ilman ohjeita ymmärtää eri tavoin. Mittareista vain kolme on euromääräisiä, muut ovat prosentteja, päiviä, minuutteja ja kouluarvosanoja. Mittarituloksia laskettaessa käytetään sekä ulkoisen että sisäisen laskentatoimen tietoja. Osa mittareista saattaa vaatia jonkin verran tiedonkeruuta, jota ei ole aiemmin tehty.
Omistajajohdon palkkojen ja omistushuoneistojen kustannusvaikutusten oikaisut käyvälle tasolle vaikuttavat monien mittareiden arvoihin olennaisesti. Oikaistu käyttökateprosentti voi olla murto-osa virallisen tuloslaskelman perusteella lasketusta käyttökateprosentista.
Työajan luotettava kohdistaminen asiakastöille ja muulle ajankäytölle on tärkeää usean mittarin tuloksia laskettaessa. Esimerkiksi keskituntilaskutus (€/h) -mittarilla tarkoitetaan tilitoimistolaskutusta per kaikki läsnäolotunnit. Keskituntilaskutuksella ei siis tarkoiteta vaikkapa laskutuksen yksikköhintaa.
Alv-kirjanpitojen läpimenoaika työpäivinä kertoo toimiston prosessien sujuvuudesta ja toisaalta asiakkaan näkökulmasta kuukausiraporttien odotusajan siitä hetkestä, kun koko aineisto on tilitoimiston käytettävissä. Asiakkaiden vaihtuvuusprosentissa otetaan huomioon sekä poistuneet että tulleet uudet asiakkuudet siten, että kaavassa näiden lukumäärien summa jaetaan kahdella.
Henkilöstöarviointikyselyn toteuttamiseksi myös netissä on tarjolla ilmaispalveluita, esimerkiksi SurveyMonkey. Koulutuspäivämittari on sukua KLT-ylläpitovaatimuksille ja verotuksen uudelle koulutusvähennykselle. Korkeakoulututkintomittari on sama kuin KLT-tutkinnon koulutusvaatimusten reitti ykkönen.
Palkkalaskelman keskimääräinen käsittelyaika 17 minuuttia pilottiryhmässä voi kuulostaa suurelta. 1-2 hengen palkanlaskenta saattaa viedä enemmän aikaa kuin yli kymmenen hengen palkanlaskenta sujuvien prosessien avulla. Prosessien ajankäyttöä kannattaa toimistokohtaisesti seurata asiakaskokoluokittain. Tämä antaa pohjaa hinnoitteluratkaisuille. TAL-mittaristo tarjoaa ikään kuin rungon, johon tilitoimistot voivat täydentää omia jo käytössä olleita mittareitaan tai TAL-mittariston innoittamia uusia mittareita säännöllisiksi seurantakohteiksi. Mutu hyvä – fakta parempi.
Jatkuvaa kehittämistä
Tilitoimistot, kuten muutkin yritykset, eroavat sen suhteen, käytetäänkö mittareita aktiivisesti liiketoiminnan johtamiseen ja kehittämiseen. Tavoitteellisen yrityskulttuurin yrityksissä toiminnan suunnittelu, seuranta ja palkitseminen mittareihin perustuen ovat osa arkea. Niissä mittarit johdetaan strategiasta ja uskotaan ”Sitä saat, mitä mittaat” -mottoon.
Mittaaminen sinänsä ei tietenkään ole tärkeintä, vaan se, mitä ajatuksia mittarit herättävät ja ennen kaikkea se, mihin konkreettisiin kehitystoimenpiteisiin ajatukset johtavat. TAL-mittaristo on sekä seurantatyökalu että työkalu tavoitteiden asettamiseksi itselle. Kun samojen mittarien tuloksia on kerättynä useilta vuosilta, aikasarjoista nähdään kehityksen suuntia. Mielenkiintoisena bonuksena jäsentoimistot alkavat saada Taloushallintoliitosta toimialavertailutietoa Platonin periaatteella ”Anna, niin saat”.
Osaamisen ja prosessien jatkuva kehittäminen on tilitoimistojohdon päätyö. Siinä työssä onnistuminen mahdollistaa asiakkaiden, henkilöstön ja omistajien tyytyväisyyden ja sitä myötä toiminnan jatkuvuuden.
Ja ei kun mittaamaan.