Sisäinen tarkastus – maineen hallinta ja yhteiskuntavastuu

Tapahtumien käsikirjoitus on tavallisimmin se, että julkishallinnossa tai suuremmassa yrityksessä on tullut ilmi epäily väärinkäytöksestä, toimivaltuuksien ylityksestä, oman edun tavoittelusta, lähipiirin suosimisesta tai muusta poikkeamasta eettisesti hyväksyttävästä toiminnasta. 

Mediassa draaman kaarta mieluummin nostetaan kuin lasketaan. Sisäinen tarkastus esiintyy yleensä suhteellisen hyvin omassa roolissaan, objektiivisen faktan selvittäjänä, tilanteen vaativien päätösten riippumattomana pohjustajana hallituksen ja/tai yhteisön johtajan toimeksiannosta.

Esimerkkejä tiivistettynä (HS 27.10 2014)

Espoon sisäinen tarkastus löysi useita puutteita kaupungin merellisen ulkoilun yksikön toiminnasta liittyen Suomenojan sataman väärinkäytösepäilyihin… Helsingin Sanomat kertoi satamayrittäjän sopimukseen sekä kaupungin kiinteistöjen omavaltaiseen hyödyntämiseen liittyvistä väärinkäytösepäilyistä… kaupunginjohtaja  määräsi asiasta sisäisen tarkastuksen… vireillä on sekä rikosilmoituksia että toinen sisäinen tarkastus… tarkastus käsitteli merellisen yksikön ostohankintoja, kilpailutuksia ja sopimuksia sekä kaluston ja kiinteistöjen käytöstä annettua ohjeistusta. Hankintojen sisäisessä valvonnassa oli tarkastuksen mukaan puutteita, joiden takia käytäntöjä muutetaan saman tien. Kaupunki käy tilausoikeudet ja laskujen hyväksymisoikeudet läpi koko Espoossa konsernihallinnon johdolla, jotta ”riskialttiita työyhdistelmiä” ei pääse syntymään. 

Toinen tie sisäisen tarkastuksen julkisuuteen on yksittäisessä tarkastuksessa tehdyt havainnot ja niiden käsittely ensin yhteisön hallintoelimissä ja sen jälkeen julkisuudessa. ”Helsingin kaupungin entistä talouspäällikköä epäillään törkeästä kavalluksesta. …tapaus tuli ilmi yhtiön sisäisessä tarkastuksessa… yhtiö teki rikosilmoituksen…” (HS 26.4.2014)

Sisäisen tarkastuksen raporttien julkisuus

Kasvanut julkisuus viestii yritysten, julkishallinnon ja kolmannen sektorin toimintaan kohdistuvien vaatimusten kasvusta. Yhteiskuntavastuun ja toiminnan eettisen arvopohjan merkitys korostuu. Yhteisöjen maineen hallinnan riskien hallinta on entistä tärkeämpää. Tässä on myös sisäisellä tarkastuksella työkenttä yhteistyössä hallitusten, johdon ja taloushallinnon ammattilaisten kanssa.

Julkisen sektorin haasteena on erityisesti sisäisen tarkastuksen raporttien julkisuus. Toisaalta esimerkiksi kuntasektorilla maineriskin toteutumisesta ei seuraa välittömiä verotulojen menetyksiä. Yksityisellä sektorilla voi olla mahdollista hoitaa asia poissa julkisuudesta, mutta toisaalta maineen hallinnan riskien toteutuminen johtaa vaikeuksiin markkinoilla. Omassa työympäristössäni, Helsingin seurakunta­yhtymässä, toimitaan julkishallinnon sääntöjen mukaisesti, mutta samalla eettisesti arveluttavan toiminnan seuraukset johtaisivat kaikissa tapauksissa kirkon jäsenyyden sidosten heikkenemiseen, muiden jo vaikuttavien tekijöiden lisäksi. Siksi tämä aihepiiri on omassa työssäni Helsingin seurakuntayhtymän sisäisen tarkastuksen päällikkönä erittäin tärkeä.

Mielikuva sisäisestä tarkastuksesta muodostuu suurelle yleisölle pääosin median kautta. Useimmille tämän lehden lukijoille syntyy mielikuva monipuolisemmalta havainto­pohjalta. Olemme omassa työssämme mukana sisäisen valvonnan järjestämisessä ja toimeenpanossa, ja kohtaamme usein myös eläviä sisäisiä tarkastajia. Tästä huolimatta uutisointi mediassa vaikuttaa taloushallinnon ja johtamisen ammateissakin sisäisen tarkastuksen brändiin. 

Sisäisen tarkastuksen keskeinen tavoite on kuitenkin nimenomaan edellä kuvattujen tapahtumien ja niiden uutisoinnin ehkäiseminen. Julkisuuteen nousseiden tapahtumien selvittelyssä on sisäisillä tarkastajilla jos ei aina ihan sankarin viittaa hartioilla, niin ainakin asiantuntijan kaapu yllä. Silti tapahtumat viestivät epäonnistumisesta yhteisön maine- ja/tai väärinkäytösriskien hallinnassa, toimivan valvontaympäristön luomisessa ja sisäisen valvonnan toteutuksessa.  Epäonnistumisesta on myös sisäisen tarkastus osavastuussa. Palokunta toimi ansiokkaasti tulipalon sammuttamisessa ja poliisi pidätti pyromaanin, mutta talo paloi, palovaroitinta ei ollut tai se ei hälyttänyt.  Tässä on siis asiaa palovaroittimien sijoittelusta ja niiden toimivuuden varmistamisesta.

Yllä oli esimerkki uutisoinnista liittyen Espoon kaupungin hallintoon. Alla on Espoon kaupungin sisäisen valvonnan vuoden 2010 yleisohjeesta lainatut määritelmät sisäisestä valvonnasta ja sisäisen tarkastuksen tehtävästä:

Sisäinen valvonta on osa hyvää hallintoa. Sisäisen valvonnan avulla varmistetaan, että tavoitteet saavutetaan, toiminta on lakien, sääntöjen, ohjeiden ja päätösten mukaista, voima­varat ovat tuloksellisessa käytössä, omaisuus on turvattu sekä johdon saama informaatio on oikeaa, tarkoituksenmukaista ja oikea-aikaista. Sisäisestä valvonnasta vastaavat kaikki tilivelvolliset toimielimet ja johtavat viranhaltijat sekä muut esimiehet.

Sisäisen tarkastuksen yksikkö on osa kaupungin ohjaus- ja valvontajärjestelmää, jota kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja käyttävät toteuttaessaan kaupungin hallinnon ja talouden hoidon valvontavelvollisuuttaan. Sisäinen tarkastus on aktiivista, systemaattista ja ensisijaisesti avointa tarkastustoimintaa kaupunginjohtajan alaisuudessa. Yksikön tehtävänä on muun muassa tarkastaa tulosyksiköiden sisäisen valvonnan ja toiminnan tuloksellisuutta sekä sisäisen valvontajärjestelmän toimivuutta, arvioida johtamisessa ja päätöksenteossa käytettävän tiedon luotettavuutta ja eheyttä sekä toimia asiantuntijana tehtäväalueeseensa liittyvissä kehittämishankkeissa. 

Sisäisen tarkastuksen yksikkö ei vähennä esimiesten velvollisuutta luoda riittävä ja toimiva sisäinen valvonta kuhunkin tulosyksikköön ja toimintaprosessiin. 

Lainauksissa ei tuoda esille sisäisen tarkastuksen roolia tilanteessa, jossa ”vahinko on jo tapahtunut”. Toki sisäistä tarkastusta tarvitaan juuri silloin, mutta tähän sopii vertaus kiireellisistä ja tärkeistä tehtävistä. Kiireelliset syövät ajan tärkeiltä. Kriisitilanteiden tulee olla poikkeuksia sisäisen tarkastajan työssä. 

Sisäisen tarkastuksen työn kohteena on sisäisen valvonnan toimivuus

Alla taulukossa on sisäisen tarkastuksen tehtävät kuvattuna kriisistä -> kriisiltä suojautumiseen 

Yhteisön hallituksen, toimivan johdon ja sisäisen tarkastuksen tulee yhdessä tavoitella tilannetta jossa sisäisen tarkastuksen työ painottuu taulukon kahdelle alimmalle riville.  Tällöin tuottaa sisäinen tarkastus parhaiten arvoa. Yhteisöjen valvontaympäristöä kuvattaessa on usein käytetty vertausta linnoituksen puolustusmuureihin. Uloimmat kaksi muuria muodostuvat hallituksen ja johdon asenteista, eettisistä toimintaperiaatteista sekä riskien hallinnan ja sisäisen valvonnan käytännön ratkaisuista. Sisäinen tarkastus toimii kolmantena, sisimpänä puolustusmuurina arvioiden kahden ulomman muurin kestävyyttä. 

Sisäinen tarkastus toimivan johdon kumppanina

Sisäisen valvonnan ratkaisut eivät ole staattisessa tilassa, vaan kaikki muutokset yhteisön strategiassa, organisaatiossa ja tietoteknologian soveltamisessa vaikuttavat sisäisen valvonnan järjestämiseen. Vanhentuneita, tarpeettomia tai ylimitoitettuja kontrolleja voidaan poistaa ja luoda uusia, muutoksia tukevia hälytys- ja valvontaratkaisuja. 

Sisäinen tarkastus voi parhaimmillaan toimia johdon luotettavana kumppanina varsinaista ydintehtäväänsä laajemminkin, mutta objektiivisuus ja riippumattomuus eivät saa vaarantua. Riskien hallinnan ja sisäisen tarkastuksen roolit koetaan joskus muutoksen hidasteina. Olosuhteet yhteisöissä vaihtelevat, henkilökemioillakin on merkityksensä. Sisäisen tarkastuksen johtoajatuksena on kuitenkin pyrkiä muutoksen mahdollistajaksi ja vauhdittajaksi. Tämä edellyttää ydintoiminnan ymmärtämistä. Sisäinen valvonnan ratkaisut istutetaan yleensä pääosin talouden ja hallinnon prosesseihin, siis liiketoimintaprosessien tai ydinprosessien tukiprosesseihin. Ydintoiminnan ymmärtäminen on edellytys toimia johdon kumppanina, muutoksen tukijana. Pelkkä sisäisen valvonnan asiantuntijuus ei riitä, jos se jää irralleen yhteisön varsinaisesta toiminnasta. 

Kehittävä sisäinen tarkastus

Sisäinen tarkastus laatii vuosittain riskiperusteisen tarkastus­suunnitelman. Tarkastustyötä voidaan suunnitelman puitteissa toteuttaa myös vaihtoehtoisin toimintatavoin. Aina ei tarvitse kulkea samaa polkua: informoi – perehdy prosessin sisäisen valvonnan ratkaisuihin – suorita aineistotarkastukset – tee yhteenveto ja johtopäätökset havainnoista – ehdota muutoksia – pyydä palautetta – laadi muistiot hallitukselle ja johdolle – seuraa toimenpiteitä. 

On suositeltavaa antaa sisäiselle tarkastajalle sisäisen valvonnan asiantuntijan rooli laajemmissa kehitysprojekteissa. Tällaisia ovat mm. monet tietojärjestelmähankkeet sekä tuote- ja palvelukehitysprojektit. 

Sisäisen valvonnan heikkous ilmenee usein siinä, että talouden ja hallinnon prosessit ovat puutteellisesti dokumentoitu. Varmistukset ja vastuut ovat jääneet määrittelemättä tai henkilöstöllä on näistä toisistaan poikkeavia käsityksiä. Toimintayksiköiden talouden ja hallinnon prosessit voidaan käydä lävitse niitä yhdessä kuvaten ja kehittäen siten, että yksiköiden johtajat, päälliköt ja avainhenkilöt vastaavat kuvausten laatimisesta ja sisäinen tarkastus tukee kehitystyötä asiantuntijana suorittaen samalla aineistotarkastuksia. Näin toimien kasvaa sisäisten tarkastajien ydintoiminnan osaaminen ja toiminnasta vastaavien hyvän sisäisen valvonnan tiedostaminen. 

Kaikki mukaan sisäiseen valvontaan

Sisäinen valvonta toteutuu yhteisöjen arjessa, ja sitä tuottaa koko henkilökunta organisaation kaikilla tasoilla. Sisäinen valvonta on jokaisen asia. Taloushallinnossa ovat poikkeamat normeista, ohjeista, hyvästä hallintokäytännöstä usein havaittavissa ja silloin myös ehkäistävissä. Ne näyttäytyvät ostolaskuissa, myyntilaskuissa, talousarvioiden ylityksissä ja niin edelleen. Hyvän valvontaympäristön keskeinen ominaisuus on, että jokainen, joka huomaa jotain poikkeavaa varmistaa, reagoi ja kysyy. Myös, tai oikeastaan erityisesti, jos toimintoja on ulkoistettu tilitoimistoille tai palvelukeskuksille. Silloinkin kun asia ei niin sanotusti ”kuuluisi työnkuvaan”. Hyvässä valvontaympäristössä epäselvän asian pysäyttämisestä mieluummin palkitaan kuin moititaan silloinkin, kun huomioon vastuksena on ”kaikki oli ok”.                                                           

Asenne ”en ymmärrä, näyttää oudolta, poikkeaa tavallisesta, tietoa puuttuu, ohjeissa on toisin mutta olkoon ja menköön, kai perästä kuuluu…” vaatii tiukassakin työrytmissä ja taloustilanteessa puuttumista. Kerralla oikein, silloinkin kun siihen ensi kertaan tarvitaan hetki enemmän aikaa, maksaa lähes aina panoksen takaisin. Virheiden selvittelyt ja niistä aiheutuvat tuottojen ja työajan menetykset ovat merkittävä piilokustannus monen yhteisön tuloslaskelmassa. 

Yhteiskuntavastuu – sisäisen tarkastuksen ammattistandardit

Sisäinen tarkastuksen toiminnasta säädetään sisäisen tarkastuksen kansainvälisissä ammattistandardeissa. Sisäinen tarkastus on sisäistä tarkastusta vain, jos nämä standardit ohjaavat toimintaa. 

Standardi 2110 − Johtamis- ja hallintojärjestelmä

Sisäisen tarkastuksen toiminnon tulee arvioida ja antaa suosituksia johtamis- ja hallintojärjestelmän parantamiseksi, jotta se saavuttaisi mm. seuraavat tavoitteet

• etiikan ja arvojen edistäminen organisaatiossa

• organisaation tuloksellisen johtamisen ja vastuuvelvollisuuden varmistaminen

Sisäisen tarkastuksen toiminnon tulee arvioida organisaation eettisten tavoitteiden, ohjelmien ja toimenpiteiden suunnittelua, käyttöönottoa ja tuloksellisuutta.

Vaikka ”maineen hallinta ja ”yhteiskuntavastuu” eivät käsitteinä sisälly standardeihin, on selvää että yhteisön arvojen ja toiminnan eettisten periaatteiden toteutuminen on sisäisen tarkastuksen tavoite ja työn kohde. 

Sisäinen tarkastus selvitti ansiokkaasti poikkeamat yhteisön eettisistä periaatteista, valtuuksien ylitykset, hankintatoimen ympäristövastuun rikkomukset ja niin edelleen on parempi uutinen kuin se, että tutkivat journalistit julkaisevat ne mediassa ennen tarkastusta. Paras uutinen on kuitenkin, että ”yhteisön johto ja sisäinen tarkastus loivat valvontaympäristön, jossa yhteisö toimii käytännössä kaikilla tasoilla yleisesti hyväksyttyjen eettisten periaatteiden mukaisesti yhteiskuntavastuunsa kantaen”. Parhaat uutiset eivät usein ole uutisia lainkaan.