Miten käy verkkolaskuosoitteiden?

Sähköisten laskujen historia juontaa juurensa tämän vuosituhannen vaihteeseen. Pankit ja joukko operaattoreita havaitsivat mahdollisuuden uuden bisneksen tekemiseen. Verkkolaskuosoitekäytäntö piti saada luotua nopeasti. 

Päädyttiin ratkaisuun, jossa yrityskohtaisen verkkolaskuosoitteen ohella käytetään laskujen välittäjäoperaattorin ilmaisevaa välittäjätunnusta. Verkkolaskuosoitteita varten rakennettiin Verkkolaskuosoitteisto, johon on tallennettu verkkolaskuja lähettävien ja vastaanottavien yritysten tiedot. Rekisterin ylläpitäjäksi valjastettiin TIEKEn eli Tietoyhteiskunnan Kehittämiskeskus ry:n koordinoima Verkkolaskufoorumi. Nopeasti rakennetun Verkkolaskuosoitteiston piti olla käytössä vain väliaikaisesti, mutta sitä hyödynnetään edelleen.

– Tuolloin kukaan ei osannut ajatella tulevaisuutta, sitä miten sähköinen laskutus tulee kasvamaan. Aluksi operaattoreiden verkkolaskuosoite sisälsi tunnuksen varsinaisen yrityksen osoitteen edessä. Kun pankit alkoivat myös välittää verkkolaskuja, verkkolaskuosoitteeksi haluttiin IBAN-tilinumeroa muistuttava tunnus ja pankin SWIFT-koodi. Näin osoite muodostui kahdesta osasta, Taloushallintoliiton hallituksen puheenjohtaja Vuokko Mäkinen muistelee. 

Verkkolaskutuksen suosio kasvoi aluksi odotettua hitaammin, mutta tahti kiihtyi siirryttäessä 2010-luvulle. Suurilla yrityksillä oli käytössään useita laskutusjärjestelmiä, joten osoitteitakin tarvittiin useita. Tämä lisäsi tunnusten määrää. 

Yritykset kilpailuttivat aika ajoin operaattoreita ja operaattorin vaihtuessa verkkolaskuosoitteet vaihtuivat. Osoitteiden ylläpito oli yksin operaattorien vastuulla ja sopimusmäärien kasvaessa osoitteistoon alkoi jäädä virheitä ja puutteita. 

Nyt Verkkolaskuosoitteisto on käymässä pieneksi ja sille kehitetään korvaaja, joka saataneen käyttöön vuoden 2017 aikana. Verkkolaskufoorumin ohjausryhmä on tehnyt selvityksen uuden Verkkolaskuosoitteiston toteutusmahdollisuuksista ja ylläpitäjätahosta. Vaihtoehtona on sijoittaa osoitteisto yritys- ja yhteisötietojärjestelmään omaksi rekisterikseen, pitää se TIEKEn hallinnassa, mutta uudella palvelinohjelmistolla tai toteuttaa osoitteisto hajautettuna. Lopullista päätöstä ei ole vielä tehty. Tällä hetkellä Valtiovarainministeriössä on meneillään verkkolaskutuksen uudistamista käsittelevä selvitystyö.

Verkkolaskuosoitteista eOsoitteisiin

Taloushallintoliitto on esittänyt, että rekisteriuudistuksen ohella verkkolaskuosoitteet ja välittäjätunnukset korvattaisiin monikäyttöisemmällä eOsoitteella. Se voisi rakentua yrityksen y-tunnuksesta, OVT-tunnuksesta tai verkkolaskujen vastaanottoon varatusta sähköpostiosoitteesta. eOsoitteiden hallinnointi olisi niitä käyttävillä yrityksillä, ja osoitteet pysyisivät samoina operaattorin vaihtuessa.

– Meidän mielestämme välittäjätunnuksesta pitäisi päästä eroon. Nyt yrityksen pitää tiedottaa kaikkia laskuttajiaan verkkolaskuoperaattorin vaihtumisesta ja laskuttajien pitää kirjata vaihdos asiakasrekisteriinsä, jotta laskut suuntautuvat oikein, Mäkinen sanoo.

Hänen mukaansa eOsoite mahdollistaisi myös rakenteisessa tiedostomuodossa olevien verkkolaskujen sekä muiden aineistojen, kuten tilausten ja sopimusten, toimittamisen ja automaattisen käsittelyn. Tämä helpottaisi erityisesti pk-yritysten siirtymistä sähköiseen taloushallintoon ja tehostaisi niiden toimintaa. Samalla tilitoimistoille tarjoutuisi mahdollisuus kehittää omia prosessejaan ja asiakaspalveluaan.

‒Yksinkertaisimmillaan laskutiedosto voitaisiin lähettää vaikka sähköpostilla eOsoitteiston mukaiseen sähköpostiosoitteeseen, josta vastaanottajan järjestelmä poimisi sen automaattisesti yrityksen taloushallintoon, Mäkinen kuvailee.

Tarkkuutta laskujen tietosisältöihin

Mäkinen uskoo, että pidemmällä aikavälillä suuresta osasta verkkolaskuja voitaisiin luopua kokonaan. Tilauksessa ja laskussa olevat tietokentät ovat samat, joten rakenteisessa muodossa olevat tilaukset voisivat muodostaa jo itsessään laskutusperusteen. Mäkisen mukaan vastaavat tilaussanomat ovat olleet isoissa yrityksissä arkea jo pitkään. Nyt ne voitaisiin tuoda myös pienten yritysten saataville. 

‒ eOsoitteen käyttöönotto helpottaisi kaikkien suomalaisten yritysten arkea, madaltaisi verkkolaskutuksen aloittamisen kynnystä, ja toisi paljon uusia mikroyrityksiä verkkolaskutuksen piiriin, Mäkinen summaa.

Verkkolaskuosoitteiden uudistamisen yhteydessä myös laskujen tietosisällöt pitäisi saada kuntoon. Suomessa käytössä olevien Finvoice- ja Teappsxml-tietosisältöformaattien tiedostorakenteita pitää päivittää verkkolaskuosoitteiden muuttuessa. Samassa yhteydessä olisi syytä päivittää myös varsinaisen laskutiedoston sisältö vastaamaan viimeisintä versiota ja soveltamisohjetta. 

– Nyt ohjelmistokehittäjät lipsuvat ohjeista aivan liikaa. Vähimmäistietosisältöä ei noudateta ja käyttöön otetaan vapaamielisesti erilaisia kenttiä. Kun laskujen sisällöt ovat puutteellisia, osa tiedoista joudutaan kirjaamaan manuaalisesti ja sähköisyyden tuoma hyöty menetetään, Mäkinen harmittelee.

Sekava osoitteisto haitaksi verottajallekin

Verohallinnon ylitarkastaja Arja Aittoniemen mukaan nykyisen Verkkolaskuosoitteiston puutteet ovat haitanneet verottajan toimintaa. Osoitteistossa esiintyvien virheiden ja puutteiden vuoksi Verohallinnossa ei ole voitu ottaa verkkolaskutusta laajamittaisemmin käyttöön. Verohallinnon näkökulmasta kaikki verkkolaskutusta edistävät toimenpiteet ovat tärkeitä.

– Suomeen tarvitaan toimiva Verkkolaskuosoitteisto ja selkeät käytännöt, joiden mukaan toimitaan. Tämä edistäisi myös taloushallinnon automatisointia. Jos saisimme luotua toimivan järjestelmän, voisimme markkinoida sitä myös kansainvälisesti. Verkkolaskutuksessa lienee myös muilla mailla haasteita, Aittoniemi sanoo.