Etätyö perustuu luottamukseen

Etätyö on tapa organisoida työ joustavalla tavalla. Parhaimmillaan etätyö perustuu molempien osapuolten kannalta joustavaan työn tekemiseen, jossa huomioidaan kummankin osapuolen tarpeet. Työnteon eri muotojen käyttämisen tarkoitus on järkevöittää työn tekemistä, ja usein toimiva tapa on yhdistää etäpäiviä ja työpaikalla tehtäviä päiviä. Etätyötä voidaan tehdä myös satunnaisesti, jolloin siitä sovitaan tapauskohtaisesti. Etätyö perustuu luottamukseen ja vastuuseen työantajan ja työntekijän välillä.

Mitä etätyö tarkoittaa?

Etätyön käsite on laaja. Työntekijä tekee työ- tai virkasopimuksen perusteella työtä muualla kuin työpaikallaan yleensä hyödyntäen teknologiaa. Työn hän voisi tehdä myös työnantajan tiloissa. Etätyötä tehdään esimerkiksi kotona tai kesämökillä, mutta myös kirjastossa, kahvilassa ja toimisto­hotelleissa. Etätyö mahdollistaa työn tekemisen työntekijälle sopivana ajankohtana ja missä vain. Huomioitava on yrityksessä mahdollisesti sovittu kiinteä työaika, jolloin työntekijän on oltava tavoitettavissa.

Etätyöntekijällä on samanlainen työsuhdeturva, sosiaalietuudet ja muut työnantajan tarjoamat edut kuin työpaikan tiloissa työskentelevälläkin. Myös työlainsäädäntöä ja työehto­sopimusta noudatetaan normaalisti. Työturvallisuutta on mahdollista valvoa rajoitetummin kuin työnantajan tiloissa. Joitain asioita on etätyössä sovittava erikseen etätyösopimuksella (ks. kohta Pelisäännöt etätyössä).

Etätyön lisäksi puhutaan myös rinnakkaiskäsitteistä hajautettu tai monipaikkainen työympäristö, e-työ ja virtuaalinen työ sekä matka- ja liikkuva työ. Näissä on työntekijälle ja esimiehelle pitkälti samat haasteet ja mahdollisuudet kuin etätyössä, ja yhteistyö tapahtuu puhelimessa ja verkossa eri viestimillä. 

Etätyön edellytykset

Etätyö soveltuu yleensä asiantuntija- ja tietotyöhön, johon ei tarvita työpaikalla olevia koneita eikä tarvikkeita, ja jossa työyhteisön, asiakkaiden sekä muiden yhteistyötahojen kanssa hoituu yhteydenpito puhelimessa, videopuheluiden ja viestien välityksellä. Työpaikalla on mietittävä, millaisiin tehtäviin etätyö sopii. 

Työnantajan vastuulla on järjestää työvälineet, kuten tieto­kone ja etäyhteys yrityksen palvelimelle sekä tarvittaessa tietoliikenneyhteys ja puhelin. Etätyöstä sovittaessa voidaan myös sopia, että työntekijä käyttää omia välineitä, jolloin työnantajan kanssa sovitaan korvauksesta näiden käytöstä. Tietoturvasta on huolehdittava. 

Työnantajalla on vastuu työskentelyoloista myös etätyöpaikalla. Käytännössä työnantaja varmistaa tämän keskustelemalla työntekijän kanssa siitä, millainen hänen työskentelypaikkansa on. Työnantajalla tai työntekijöiden edustajalla on kuitenkin oikeus etukäteen ilmoittamalla päästä etätyöpaikalle.

Etätyö on mahdollista silloin, kun työntekijän osaaminen ja motivaatio ovat hyvällä tasolla ja hän kykenee hoitamaan tehtävänsä itsenäisesti.

Onnistuneessa etätyökulttuurissa suunnitellaan etätyön tekemisen säännöt avoimesti yhdessä työnantajan ja työntekijöiden kanssa. Työpaikan sisäinen viestintä ja hyvä esimiestyö ovat avainasemassa, jotta osapuolet ovat tyytyväisiä. 

Pelisäännöt etätyössä

Etätyön tekeminen perustuu vapaaehtoisuuteen, eli kummankaan osapuolen ei tarvitse suostua siihen. Siitä voidaan sopia työsuhteen alkaessa tai työsuhteen kestäessä. Työpaikalla on sovittava yhteiset toimintatavat etätyön tekemisestä ja tiedotettava ne kaikille työntekijöille. 

Yrityksessä on mietittävä työn kannalta toimiva etätyömuoto: Milloin tai mitä tehtäviä tehdään etänä ja mitkä päivät tai kuinka usein työskennellään työpaikalla? Tai onko tehtäviä tai työntekijöitä, joiden työt on mahdollista tehdä kokonaan etätyönä? Joitain töitä ei voi tehdä etänä. Tällaisella toimenkuvalla työskentelevä henkilö työskentelee työpaikalla, vaikka yrityksessä olisi etätyö käytössä.

Työtehtävät on mietittävä kokonaisuutena. Työnjako työpaikalla työskentelevien ja etätyöntekijöiden välillä on sovittava, koska välttämättä kaikkea työtä ei voi tehdä etänä. Myös tasapuolinen työn määrä eri paikoissa työskenteleville on taattava.

On suositeltavaa tehdä kirjallinen sopimus etätyöstä työntekijän kanssa. Sopimuksella on huomioitava, että työlainsäädännön ja työehtosopimuksen ehdot täyttyvät. Myös työntekijävakuutusten on oltava kunnossa.

Etätyöstä sovittavia asioita ovat  muun muassa

• työehdot, joita etäsopimuksen aikana noudatetaan
• tehtävät työt: mitä töitä voi tehdä etänä 
• tavoitteet työnteolle ja raportointi töiden etenemisestä
• työaika, työajanseuranta ja ylityön tekemisen säännöt, sekä työaika, jolloin on oltava tavoitettavissa, jos tämä on tarpeen työn kannalta
• etätyön kesto: toistaiseksi tai määräajan, osa- tai kokoaikaisesti etätöissä, voidaan sopia myös optio etätyön tekemisestä
• sopimuksen päättäminen sekä työnantajan että työntekijän puolelta: ei tarkoita työsuhteen päättymistä
• työntekemispaikka
• työvälineet sekä mahdolliset korvaukset työntekijälle aiheutuvista kustannuksista
• tietoturva: tekninen sekä esimerkiksi kotona työ­koneen yksityinen käyttö ja manuaalisten aineistojen säilyttäminen sivullisilta suojassa
• työntekijävakuutukset
• etätyöpaikan työturvallisuus
• yhteydenpito työntekijän, työpaikan ja esimiehen välillä
• esimies, jos eri kuin varsinaisella työpaikalla

Työpaikalla voidaan tehdä yleinen kirjallinen etätyö­ohjeistus, jota työntekijöiden on noudatettava. Myös työehtosopimuksissa on usein ohjeet etätyön tekemisestä. Ne on huomioitava työpaikan ohjeistuksissa ja sopimuksissa. Mikäli työpaikalla on noudatettava yhteistoimintalakia, voidaan periaatteet eri työsuhdemuotojen käytöstä liittää osaksi lain vaatimaa henkilöstösuunnitelmaa.

Työntekijä hallinnoi omaa työtään

Etätyön onnistumisen edellytys on, että työntekijä tietää työnsä tavoitteet ja ymmärtää työn merkityksen organisaatiolle. Esimiehen on asetettava selkeät tavoitteet ja määriteltävä toimintatavat niiden seurantaan: miten ja milloin raportoidaan ja miten tavoitteiden toteutuminen arvioidaan.

Työntekijä voi usein etätyössä vapaammin määritellä työaikansa, ja hänen on itse osattava organisoida työnsä. Työntekijän on suunniteltava ajankäyttönsä niin, että hän pääsee tavoitteisiinsa. Tämä vaatii itsekuria ja omien toimintatapojen kehittämistä, jotta työntekijä saa onnistumisen tunteen työstään saavuttaessaan tavoitteensa. Onnistuminen lisää sisäistä motivaatiota ja innostusta työhön. 

Työntekijän kannalta etätyön hyviä puolia ovat usein rauhallisempi työympäristö keskittymistä vaativiin tehtäviin. Aikaansaaminen yleensä paranee, kun työntekijä voi vaikuttaa työn tekemiseen, hän tekee itselleen mielekästä työtä ja kokee työn merkitykselliseksi myös yritykselle. Kun työntekijä on motivoitunut ja tyytyväinen, hän on yleensä myös tehokas ja tuloksellinen. 

Yksityiselämän ja työn yhteensovittaminen on tärkeimpiä etätyön hyötyjä. Työmatkoihin käytetty aika poistuu, ja se on käytettävissä vapaa-aikaan. Etätyön tekeminen mahdollistaa työskentelyn silloin, kun työntekijä on tehokkaimmillaan ja siellä, missä hän työskentelee mieluiten. 

Haasteena on, että työn ja vapaa-ajan erottaminen voi hankaloitua. Teknologia mahdollistaa työn tekemisen milloin vain, ja työajan venyessä vaarana on myös etätyössä, että jaksamisen rajat voivat tulla vastaan. Työntekijän itsensä johtaminen korostuu, ja siihen työnantaja voi vaikuttaa työnohjauksella ja kouluttamalla työntekijää. 

Toimiva yhteistyö esimiehen ja muun työyhteisön kanssa vaikuttaa myös työntekijän sitoutumiseen ja yhteenkuuluvuuteen työpaikalla. Eristäytymiseen työyhteisöstä voi vaikuttaa esimerkiksi viikko- tai kuukausipalavereilla kasvotusten tai ainakin videoneuvottelulla sekä esimiehen säännöllisellä yhteydenpidolla. Voidaan myös sopia osa työpäivistä tehtäväksi työpaikalla. Etätyö ei poista työntekijän tyytymättömyyttä tai ongelmia, jos hänellä niitä on ollut jo työpaikalla työskennellessään.

Etätyö ei sovi kaikille, vaan osa ihmisistä työskentelee parhaiten työpaikalla. Mikäli etätyö ei onnistu, on työntekijän sovittava esimiehensä kanssa palaamisesta normaaliin työpaikkaan. Myös esimies voi esittää etätyön lopettamista huomatessaan, ettei työn teko suju suunnitellusti. 

Esimiehen osaaminen ihmisten johtamisessa korostuu

Etätyössä perusasiat johtamisessa ovat samat kuin työpaikalla tehtävässä työssä. Työntekijä tekee työtä työnantajan lukuun tämän johdon ja valvonnan alaisena palkkaa tai muuta vastiketta vastaan. 

Etätyöntekijöiden johtaminen kehittää esimiestä miettimään uudenlaisia johtamisen tapoja, kun työntekijät eivät ole läsnä. Johtajan tärkein tehtävä työntekijän johtamisen ohessa on luoda toimivat tiimit ja luottamukseen perustuva avoimuuden ilmapiiri sekä kiinnittää huomio toimivaan viestintään, jotta etätyön tekeminen ja johtaminen onnistuvat. Työntekijät on saatava toimimaan yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi johtamalla ihmisiä. Töiden hoituminen varmistetaan asettamalla työntekijöille tavoitteet, joiden etenemisen seurantaan luodaan toimintatavat.

Esimiehen on oltava valmis antamaan vastuuta työntekijöilleen, ja hänen tulee myös edellyttää työntekijöiltä vastuun ottamista. Usein haasteena esimiehelle on luopua työaikaan sidotusta työn kontrolloimisesta ja seurata sen sijaan työn tuloksia. Etätyön tekeminen perustuu molemminpuoliseen luottamukseen. Avoimet keskustelut ja palautteen antaminen molemmin puolin lisäävät luottamusta sekä sitouttavat työntekijää yrityksen toimintaan.

Perehdyttäminen etätyöhön ja yrityksen toimintatapoihin luo pohjan toimivalle etätyölle. Työntekijälle asetetut tavoitteet on esitettävä selkeästi, jotta tämä voi työskennellä niiden saavuttamiseksi itsenäisesti etätyössä. Työntekijän on myös raportoitava töiden etenemisestä sovitulla tavalla.

Palautteen antamiseen on luotava käytäntö, jonka säännöllinen toteutuminen varmistetaan varaamalla esimerkiksi kalenterista aika esimiehelle ja työntekijälle. Tärkeää on myös vapaamuotoinen palaute silloin, kun siihen tulee tarve. Työsuorituksen arviointi auttaa työntekijää kehittämään omaa toimintaansa. 

Yhteistyö- ja yhteydenpitomuodot on sovittava, jotta tiedottaminen tavoittaa fyysisesti työpaikalla työskentelevien lisäksi etätyötä tekevät henkilöt. Perinteisen sähköpostin rinnalle on hyvä ottaa erilaiset pikaviestimet, sisäinen sosiaalinen media ja videoneuvottelut. Eikä puhelintakaan tule unohtaa. Toimiva vuorovaikutus esimiehen ja työntekijän sekä muiden työntekijöiden välillä tukee yhteenkuuluvuuden tunnetta ja sitouttaa työntekijän työyhteisöön ja yhteisen tavoitteen saavuttamiseen. Vapaamuotoisille ”käytäväkeskusteluille” on varattava aikaa, niiden avulla työntekijät tutustuvat toisiinsa. 

Esimiehen on pidettävä huoli, että hän on riittävästi läsnä myös niille, jotka eivät työskentele työpaikalla. Työntekijät ovat erilaisia: toinen tarvitsee enemmän yhteydenpitoa ja tarkemmat ohjeet, kun taas toinen työskentelee hyvin itsenäisesti. Esimiehen on tunnistettava eri ihmistyypit, jotta voi tukea työntekijää tämän tarvitsemalla tavalla.

Tietoturvallisuus on varmistettava

Julkisilla paikoilla työskenneltäessä salassapitoon on kiinnitettävä erityisesti huomiota. Tietokoneen ja puhelimen näytöt on suojattava sivullisten katseilta. Puheluiden aikana on mietittävä, mitä voi sanoa paljastamatta oman yrityksen, asiakkaan tai muun tahon tietoja. 

Kotona työskenneltäessä on huomioitava, etteivät työasiat ole perheenjäsenten tai ystävien nähtävillä. Työvälineet on suojattava salasanoin ja pidettävä lukittuna, muu mahdollinen aineisto suojatussa paikassa.

Teknisen tietoturvan varmistaminen työvälineissä on työnantajan vastuulla. 

Työturvallisuus etätyössä

Työnantajalla on velvollisuus huolehtia työntekijän työterveydestä ja työsuojelusta myös silloin, kun työ tehdään muualla kuin työpaikalla. Työtekijän on noudatettava työnantajan antamia työsuojeluohjeita asianmukaisesti. Työnantajalla on oikeus varmistaa etätyöpaikan työolosuhteet, käynnistä on ilmoitettava etukäteen.

Työaika ja sen seuranta sekä säädetyt vuorokautinen ja viikottainen lepoaika koskevat pääsääntöisesti etätyöntekijää samalla tavalla kuin työpaikalla työskenteleviäkin.

Etätyön vakuuttaminen

Lakisääteinen tapaturmavakuutus on voimassa myös etänä tehtävässä työssä. Huomioitava on, että etätyöpäivinä katsotaan työntekoon välittömästi liittyvät tehtävät vakuutuksen alaisiksi tapahtumiksi. Muu toiminta on vapaa-aikaa, jolloin lakisääteinen vakuutus ei korvaa tapahtunutta. Työn­antaja voi vakuuttaa työntekijät vapaa-ajan tapaturmavakuutuksella. Vapaa-ajaksi luetaan esimerkiksi ruoka- ja kahvitauot kotona sekä muu työpisteen ulkopuolella tapahtuva toiminta. Vakuutus­yhtiöt tarjoavat myös etätyövakuutuksia, jotka ovat vapaa-ajan vakuutusta suppeampia.