Digitilinpäätös tehostaa tilinpäätösaineistojen hyödyntämistä
Yritysten PDF-muotoiset ja paperiset tilinpäätökset ovat siirtymässä historiaan, kun tulevaisuudessa tilinpäätökset raportoidaan digitaalisessa muodossa. Tilinpäätöksen digitaalinen muoto palvelee etenkin viranomaisia, rahoittajia ja muita tiedonhyödyntäjiä, jotka voivat automatisoida tilinpäätösaineistojen käsittelyprosessejaan.
Digitaalisessa tilinpäätöksessä tiedot ovat paitsi ihmisen luettavissa myös koneluettavia eli yhdenmukaisessa ja vertailtavassa muodossa sekä tietyssä järjestyksessä. Tämä helpottaa tietojen hyödyntämistä ja vähentää riskiä lain vaatimien tietojen puuttumisesta. Digitilinpäätöksessä käytetään vakioitua rakennetta eli taksonomiaa sekä iXBRL-raportointikieltä (Inline eXtensible Business Reporting Language).
Koneluettavuus vähentää tilinpäätösten analysoinnin virheitä. Tiedon laatu parantuu, koska aineisto on mahdollista validoida eli tarkistaa automaatioissa määriteltyjen tarkastussääntöjen mukaisesti. Validointi varmistaa myös, että tilinpäätöskokonaisuus sisältää kaikki tarvittavat tiedot oikeanmuotoisina. Tiedon analysointi ja vertailtavuus helpottuvat merkittävästi, kun sama yhdenmukainen data on kaikkien toimijoiden käytettävissä. Tämä mahdollistaa myös uusien tiedonanalysointiin liittyvien palveluiden kehittymisen markkinoille.
Taksonomia ohjaa raportin rakennetta
Digitaalisen tilinpäätöksen keskiössä on taksonomia, joka määrittää raportin tietosisällön ja rakenteen. Suomalaisen kirjanpitosäännöstön mukaan laadituissa tilinpäätöksissä taksonomiana noudatetaan SBR-taksonomiaa (Standard Business Reporting), jota ylläpitää Patentti- ja rekisterihallitus (PRH).
SBR-taksonomia määrittelee tilinpäätöksen eri osien merkinnät ja tietokenttien sisällölliset määrittelyt kansallisen lainsäädännön mukaan. Käytännössä se toimii ”sanakirjana”, joka mahdollistaa erien yhteismitallisen määrittelyn. Taksonomia voi ohjata tilinpäätöksen laatimista, tai yritys voi merkitä laatimansa tilinpäätöksen taksonomian mukaisesti yhteismitalliseen muotoon. SBR-taksonomiaan on rakennettu eri yhtiömuodoille omat tilinpäätöksen raportointikokonaisuudet.
SBR-taksonomian lisäksi tilinpäätöstietojen raportointiin Suomessa on käytössä myös muita taksonomioita. Esimerkiksi pörssiyhtiöt raportoivat tilinpäätöksensä ESMA:n (European Securities and Markets Authority) vahvistaman ESEF-taksonomian (European Single Electronic Format) mukaisesti, ja kestävyysraportointiin suunnitellaan EU-tasoisesti ESRS-taksonomiaa (European Sustainability Reporting Standards).
Miten digitaalinen tilinpäätös muodostetaan?
Yritysten ja tilinpäätösten laatijoiden ei tarvitse itse syventyä digitilinpäätöksen tekniseen toteuttamiseen. Käytännössä taloushallinnon ohjelmisto voi muodostaa digitilinpäätöksen automaattisesti taustalle määriteltyjen sääntöjen mukaisesti. Osa ohjelmistotaloista on jo kehittänyt tai ovat kehittämässä omiin järjestelmiinsä digitilinpäätöksen tuottamiseen tarkoitettuja ominaisuuksia.
Jos tilinpäätöksen laadinnassa ei ole käytössä taloushallinnon ohjelmistoa, joka muodostaisi digitilinpäätöksen automaattisesti, yritys voi käyttää digitilinpäätöksen muodostamiseen muunninpalvelua. PRH kehittää pienimmille yrityksille kohdennettua maksutonta muunninpalvelua. PRH:n kehittämän palvelun käyttö vaatii, että tilinpäätöksen tiedot täydennetään manuaalisesti annettuun pohjaan ja palvelun kautta muodostuva digitilinpäätös on lähettävä erikseen rekisteröitäväksi kaupparekisteriin.
Digitilinpäätöksen ilmoittaminen PRH:lle
Digitilinpäätös ilmoitetaan kaupparekisteriin suoraan taloushallinnon ohjelmistosta iXBRL-vastaanottorajapinnan kautta tai asioiden YTJ-portaalipalvelussa. Kaupparekisteriin rekisteröity tilinpäätös on julkinen ja löydettävissä PRH:n Virre-tietopalvelusta.
Koneluettavuus vähentää tilinpäätösten analysoinnin virheitä. Tiedon laatu parantuu, koska aineisto on mahdollista tarkistaa automaattisesti määriteltyjen sääntöjen mukaisesti.
Nykyiseen ilmoittamiseen verrattuna merkittävä muutos on, että digitilinpäätös ilmoitetaan aina suoraan PRH:lle. Digitilinpäätöstä ei ole mahdollista ilmoittaa Verohallinnon kautta kaupparekisteriin veroilmoituksen yhteydessä.
Miten muutos näkyy tilitoimiston arjessa?
Tilitoimiston arjessa tilinpäätöksen digitaalisuus ei välttämättä näy juuri millään tavalla eikä muuta tilinpäätöksen laadintaan liittyviä prosesseja. Jos tilinpäätös laaditaan taloushallinnon ohjelmistolla, johon on lisätty digitilinpäätösominaisuus, muutos on ennen kaikkea ohjelmiston toteuttama tekninen taustaprosessi. Jos ohjelmisto on liitetty PRH:n rajapintaan, digitilinpäätöksen voi ilmoittaa suoraan ohjelmistosta kaupparekisteriin. Tällöin digitilinpäätöksen ilmoittaminen ei vaadi erillisiä liitteitä tai manuaalisia latauksia asiointipalveluun.
Nykyiseen ilmoittamiseen verrattuna merkittävä muutos on, että digitilinpäätös ilmoitetaan aina suoraan PRH:lle.
Lainsäädännön valmistelu
Digitilinpäätöstä koskevaa hallituksen esitystä valmistellaan TEM:ssä (työ- ja elinkeinoministeriö). Valmisteilla olevalla ehdotuksella pantaisiin täytäntöön tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimiseen ja julkistamiseen liittyviltä osin yhtiöoikeusdirektiivi siihen äskettäin tehtyine muutoksineen. Muutoksen myötä tilinpäätös ja siihen liittyvä toimintakertomus laadittaisiin ja ilmoitettaisiin rekisteröitäväksi digitaalisessa muodossa.
Tämä koskisi kirjanpitovelvollisia, jotka on rekisteröity osakeyhtiönä tai avoimena tai kommandiittiyhtiönä, jonka kaikki vastuunalaiset yhtiömiehet ovat osakeyhtiöitä. Vaatimus digitaalisesta muodosta koskisi myös tilinpäätösmerkintää ja tilintarkastuskertomusta. Muutokset eivät koskisi pakottavana esimerkiksi osuuskuntia, asunto-osakeyhtiöitä, säätiöitä tai yhdistyksiä eikä muita yksityisoikeudellisia oikeushenkilöitä.
Valmistelun edetessä lainsäädännön yksityiskohdat ja rajaukset saattavat vielä muuttua muun muassa lausuntokierroksen johdosta.
Lopuksi
Rakenteisesta ja standardoidusta talousraportoinnista on puhuttu Suomessa jo pitkään. Digitilinpäätöksen ilmoittaminen PRH:n kaupparekisteriin on ollut mahdollista jo vuosia, mutta ilmoitusmäärät ovat toistaiseksi kehittyneet hitaasti. Valmisteilla olevan lainsäädäntöehdotuksen myötä myös vapaaehtoisen digitilinpäätösten raportoinnin odotetaan yleistyvän, ja mahdollisen velvoittavuuden myötä digitilinpäätöksestä tulisi uusi normaali.
Rakenteisen tilinpäätöksen laatiminen
Rakenteinen tilinpäätös tarjoaa merkittäviä hyötyjä yritysten tilinpäätöstiedon hyödyntäjille. Kysyimme Kajaanin Tilitaito Oy:n Akseli Leppäseltä kokemuksia tilinpäätöksen laatijan näkökulmasta.
Millä eri tavoilla ja tekniikoilla olet ehtinyt toimittaa tilinpäätöksiä kaupparekisteriin urasi aikana?
2000-luvun alussa lähetimme ne PRH:lle ihan paperipostina. Sittemmin olemme lähettäneet niitä OmaVeron ja YTJ:n muiden vastaavien palvelujen kautta. Uusimpana toimintamallina meille tuli taloushallinto-ohjelmisto Fennoan myötä käyttöön rakenteisen tilinpäätöksen toimitus PRH:lle suoraan ohjelmistosta.
Miten rakenteinen tilinpäätösprosessi
eroaa perinteisemmistä malleista?
Fennoalla koko tilinpäätösprosessi allekirjoituksineen hoidetaan aina sähköisesti. Tässä sinällään ei ole uutta, koska monessa muussakin kirjanpito-ohjelmassa allekirjoitukset voidaan hoitaa sähköisesti. Sähköisestä allekirjoitusprosessista tuli alkuvaiheessa eräiltä asiakkailta muutosvastarintaa. Nyt palaute on positiivista. Sähköisen toimintamallin ja allekirjoitusten myötä koko tilinpäätöspaketti on nyt saatavilla sähköisessä muodossa ja se voidaan toimittaa esimerkiksi pankille lainahakemuksen liitteenä nopeasti ja vaivatta.
Itse rakenteisen tilinpäätöksen lähettäminen sujuu nappia painamalla. Järjestelmään tulee kuittaus lähetyksestä. Järjestelmä myös valvoo prosessin laatua. Tilinpäätöstä ei esimerkiksi voi lähettää, ennen kuin järjestelmässä on tieto yhtiökokouksen päivämäärästä.
Mitä kommentteja tilitoimistonne kirjanpitäjiltä
on tullut rakenteisesta tilinpäätöksestä?
Tätä haastattelua varten kysyin eräältä kirjanpitäjältämme kokemuksia rakenteisesta tilinpäätöksestä. Hän kysyi, että mikä ihmeen rakenteinen tilinpäätös. Eli kirjanpitäjän näkökulmasta kyse on ihan tavallisesta tilinpäätöksestä, joka ihmislukijalle näyttää tutulta. Taustalla sitten on se rakenteinen iXBRL-muoto. Lähettäminen tapahtuu vielä vaivattomammin kuin OmaVeron kautta lähettäminen. Eli ei tämän myötä elämä ole muuttunut kuin helpommaksi.
Ja vielä terveisiä ohjelmistotalojen suuntaan! Olisi hienoa, jos myös säätiön tilinpäätöksen voisi lähettää samalla prosessilla kuin osakeyhtiön. PRH:lla on rajapinta valmiina.
