Taloy­htiö­koulu osa 4: Talo­yhtiön toiminnan­tarkastus ja tilin­tarkastus

Tilintarkastaja on taloushallinnon ja muun hallinnon tarkastamisen auktorisoitu ammattilainen, toiminnantarkastaja taas usein taloyhtiön osakas, joka tunteen yhtiön tilanteen konkreettisesti ”sisältäpäin”. Se, kumpi tarkastaja taloyhtiölle on valittava, riippuu muun muassa taloyhtiön koosta, yhtiöjärjestyksen määräyksistä tai vähemmistöosakkeenomistajien vaatimuksista. Tarkastajan/tarkastajat valitsee aina yhtiökokous.

Vaatimus tilintarkastajasta

Taloyhtiön on valittava auktorisoitu ammattilainen eli tilin­tarkastaja seuraavissa tilanteissa:

• yhtiön rakennuksessa tai rakennuksissa on vähintään 30 osakashallinnassa olevaa huoneistoa
• tilintarkastuslaki edellyttää tilintarkastajan valitsemista
• taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä on määräys tilintarkastajan valinnasta
• riittävä osakasvähemmistö vaatii tilintarkastajan valintaa.

Edellä mainittuja huoneistoja ovat kaikki huoneistot taloyhtiössä niiden käyttötarkoituksesta riippumatta. Myös osakashallinnassa olevat autotallit ja autokatospaikat lasketaan mukaan 30 huoneistoon. Taloyhtiön huoneistojen lukumäärään ei lasketa mukaan yhtiön hallinnassa olevia tai sen omistamia huoneistoja.

Tarkastajan valinnassa tulee huomioida myös tilintarkastuslain säännökset. Tilintarkastuslaki edellyttää tilintarkastajan valintaa silloin, jos yhtiössä on sekä päättyneellä että välittömästi sitä edeltäneellä tilikaudella täyttynyt ainakin kaksi seuraavista edellytyksistä:

• taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa
• liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa
• palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.

Käytännössä monet pienetkin taloyhtiöt täyttävät taseen loppusummaan liittyvän rajan, mutta eivät useinkaan kahta muuta raja-arvoa.

Taloyhtiön koosta riippumatta tarkastajan valinnasta määrätään usein myös yhtiöjärjestyksessä, jolloin taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä on pykälä tilintarkastajien valinnasta ja heidän lukumäärästään.

Jos tilintarkastajaa koskeva määräys on otettu taloyhtiön yhtiöjärjestykseen nykyisen asunto-osakeyhtiölain aikana (vuoden 2010 kesäkuun jälkeen), yhtiölle on tällöin valittava nimenomaan ammattilainen eli tilintarkastaja yhtiöjärjestyksen perusteella. Jos yhtiöjärjestyksen määräys tilintarkastajasta on sen sijaan peräisin ajalta ennen nykyistä asunto-osakeyhtiölakia, alle 30 huoneiston taloyhtiö voi valita määräyksen perusteella joko tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan, jos sillä ei muutoin eli tilintarkastuslain mukaan ole velvollisuutta valita tilintarkastajaa. Vanhan tilintarkastusta koskevan yhtiöjärjestysmääräyksen katsotaan koskevan sekä tilintarkastusta että toiminnantarkastusta, ja tällaisen yhtiöjärjestysmääräyksen tarkoittavan termillä ”tilintarkastaja” sekä tilintarkastajaa että toiminnantarkastajaa.

Jos yhtiöjärjestyksessä on määräys usean tarkastajan valinnasta, lukumäärää koskevaa vaatimusta on noudatettava.
Jos kyseessä on vanha yhtiöjärjestysmääräys, joka edellyttää yhtiössä olevan kaksi tilintarkastajaa, tällöin voidaan toimia myös siten, että toiseksi tarkastajaksi valita tilintarkastaja ja toiseksi toiminnantarkastaja.
Taloyhtiölle on valittava tilintarkastaja aina silloin, kun osakkaat, joilla on vähintään 1/10 kaikista osakkeista tai 1/3 yhtiökokouksessa edustetuista osakkeista, vaativat sitä varsinaisessa yhtiökokouksessa tai yhtiökokouksessa, jossa valinta-asiaa on kokouskutsun mukaan käsiteltävä. Riittävällä vähemmistöllä on siten aina oikeus vaatia tarkastusammattilaisen käyttöä.

Vaatimus toiminnantarkastajasta

Jos tilintarkastajaa ei ole valittu, taloyhtiön tulee valita tarkastajaksi toiminnantarkastaja. Tästä voidaan poiketa vain yhtiöjärjestykseen otetulla määräyksellä. Yhtiöjärjestyksessä tulee tällöin erikseen määrätä, että ”yhtiöllä ei ole toiminnantarkastajaa”. Vaikka tällainen määräys yhtiöjärjestyksessä olisikin, vähemmistö voi tällöinkin vaatia tarkastajan valintaa. Kyse on vastaavasta menettelystä, joka on edellä mainittu tilintarkastajan valinnan yhteydessä.
Jos toiminnantarkastajia valitaan vain yksi, tälle tulee lisäksi valita toiminnantarkastajan sijainen.

Suositeltavaa on, että taloyhtiöissä tarkastuksesta luovutaan kokonaan vain tilanteissa, joissa kaikki osakkeenomistajat ovat mukana yhtiö hallinnossa (hallitus ja isännöitsijä). Kun kaikki osakkaat toimivat yhtiön hallinnossa, heillä on tieto taloyhtiön asioista laajasti käytettävissään vastuuasemansa perusteella.

Toiminnantarkastajaan liittyy myös kelpoisuus- ja riippumattomuusvaatimuksia. Toiminnantarkastajan on oltava luonnollinen henkilö, eikä hän voi olla esimerkiksi alaikäinen tai liiketoimintakiellossa. Asunto-osakeyhtiölaissa on myös suoria esteellisyyssäännöksiä, joiden perusteella toiminnantarkastaja ei voi kuulua taloyhtiön johtoon taikka olla tällaiseen henkilöön läheisessä suhteessa. Toiminnantarkastajan tulee voida hoitaa tehtävänsä aina riippumattomasti. Edellä mainitut seikat tulee ottaa huomioon jo silloin, kun toiminnantarkastajaa yhtiökokouksessa valitaan, mutta myös toiminnantarkastajaksi valitun tiedostaa koko toimikautensa ajan, jotta voi hoitaa luottamustehtävänsä asianmukaisesti.

Toiminnantarkastaja voi erota itse tehtävästään, esimerkiksi jos hänestä tulee esteellinen tai hän muuten arvioi, ettei voi hoitaa tehtävää riippumattomasti. Toiminnantarkastajan voi erottaa vain hänet tehtävään valinnut taho eli yhtiökokous. Esimerkiksi hallitus, jonka toiminta on myös tarkastuksen kohteena, ei voi erottaa tarkastajaa.

Toiminnantarkastajana toimiminen

Toiminnantarkastajan tehtävänä on tarkastaa taloyhtiön taloudenpitoa ja hallintoa riittävissä määrin sen toteamiseksi, onko taloyhtiön ja sen johdon toiminta ollut asianmukaista. Toiminnantarkastus on laillisuustarkastusta eli sen tarkastamista, että yhtiössä päätökset on tehty asunto-osakeyhtiölain ja muiden säännösten, esimerkiksi yhtiöjärjestyksen, määräysten mukaisesti. Johdon tekemien päätösten arvioinnin tarkoituksenmukaisuus ei kuulu toiminnantarkastajalle.

Toiminnantarkastajalla on laaja tiedonsaantioikeus. Hallituksen ja isännöitsijän on varattava tarkastajalle tilaisuus toimittaa tarkastustyö siinä laajuudessa, jonka tarkastaja katsoo tarpeelliseksi. Toiminnantarkastus on lähtökohtaisesti vuositarkastusta, eli tarkastus tehdään tilikauden päättymisen jälkeen. Toiminnantarkastajalla on oikeus saada taloyhtiöltä palkkio tehtävästään. Toiminnantarkastajaa koskee myös salassapitovelvollisuus, joten hän ei voi esimerkiksi paljastaa osakkaiden yksityisyydensuojaa kuuluvia asioita.

Toiminnantarkastaja on osakkaiden valitsema luottohenkilö, joten toiminnantarkastus on näin ollen tarkoitettu palvelemaan taloyhtiön osakkaiden tiedontarpeita sekä lisäämään luottamusta taloyhtiön hallintoon ja toimintaan. Koska toiminnantarkastajalla ei ole ammatillisia kelpoisuusvaatimuksia, toiminnantarkastus on yleensä yleispiirteisempää talouden ja hallinnon tarkastamista kuin ammattilaisen suorittama tilintarkastus.

Toiminnantarkastajana toimimiseen liittyy myös vastuukysymyksiä. Toiminnantarkastaja vastuu on samankaltaista kuin taloyhtiön johdon vastuu. Jos tarkastaja aiheuttaa tarkastustoiminnallaan tahallisesti tai huolimattomuudesta yhtiölle vahinkoa, hän on asiassa korvausvelvollinen. Asiassa tulee kuitenkin syntyä taloudellista vahinkoa, joka voidaan näyttää aiheutuneen tarkastajan tahallisesta tai huolimattomasta toiminnasta tarkastustyössä. Kun kyseessä on ”maallikkotarkastus” eli ei-ammattilaisen tekemä tarkastus, kynnys tällaisen lienee varsin korkealla.

Toiminnantarkastuskertomus

Toiminnantarkastajan toiminta näkyy taloyhtiön osakkaille tarkastajan antaman raportin eli toiminnantarkastuskertomuksen kautta. Toiminnantarkastajan on annettava tarkastamaltaan tilikaudelta päivätty ja allekirjoitettu toiminnantarkastuskertomus. Toiminnantarkastuskertomuksen sisällöstä säädetään asunto-osakeyhtiölaissa (AOYL 9:10 §).

Toiminnantarkastuskertomuksessa annetaan lausunto siitä, sisältääkö taloyhtiön
tilinpäätös olennaisilta osin yhtiön tulot, kulut, varat, oman pääoman, velat ja yhtiön antamat vakuudet
toimintakertomus olennaisilta osin tiedot asunto-osakeyhtiölaissa tarkoitetuista seikoista.

Toiminnantarkastajan on huomautettava toiminnantarkastuskertomuksessa, jos tarkastuksessa on ilmennyt, että yhtiön hallituksen jäsen, puheenjohtaja, varapuheenjohtaja taikka isännöitsijä on
syyllistynyt tekoon tai laiminlyöntiin, josta saattaa seurata vahingonkorvausvelvollisuus yhtiötä kohtaan tai
rikkonut asunto-osakeyhtiölakia tai yhtiöjärjestystä.

Toiminnantarkastaja voi lisäksi antaa kertomuksessa lisätietoja, jos ne ovat hänen mielestään tarpeen eikä niistä ole haittaa yhtiölle. Muun muassa Suomen Kiinteistöliitto ry on laatinut mallin toiminnantarkastuskertomukseksi.

Tilintarkastus ja tilintarkastaja

Tilintarkastajalla tarkoitetaan ammattitarkastajaa ja auktorisoitua tilintarkastusyhteisöä. Jos taloyhtiön tulee valita tilintarkastaja, tehtävään voidaan valita vain auktorisoitu KHT- tai HT-tilintarkastaja taikka KHT- tai HT-tilintarkastusyhteisö. Asunto-osakeyhtiön tilintarkastukseen sovelletaan asunto-osakeyhtiölain ja tilintarkastuslain säännöksiä.

Tilintarkastus on samalla tavalla laillisuustarkastusta kuin toiminnantarkastuskin. Yhtiön hallinnon on varattava tilintarkastajille mahdollisuus toimittaa tarkastus siinä laajuudessa kuin nämä katsovat sen tarpeelliseksi.

Tilintarkastajan raportointi

Tilintarkastaja raportoi tarkastustyöstään taloyhtiölle eli tekee tilintarkastuskertomuksen. Vakiomuotoinen eli niin sanottu puhdas tilintarkastuskertomus ei sisällä huomautuksia tai lisätietoja. Jos tilintarkastaja antaa mukautetun kertomuksen, hän on havainnut olennaisia virheitä tai puutteita tarkastuskohteessa, jotka hän tuo esiin tilintarkastuskertomuksessa varaumina tai kielteisenä lausuntona. Mukautettu kertomus voi sisältää myös huomautuksia. Tilintarkastuskertomus annetaan yhtiön osakkeenomistajille, eli se on julkinen asiakirja.

Tilintarkastuskertomus tulee olla yhtiökokouksen käytössä, kun yhtiössä päätetään tilikauden tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vapaavapauden myöntämisestä. Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastaja voi antaa tarkastuksestaan tilintarkastuspöytäkirjan yhtiön hallinnolle.

Pöytäkirjassa tilintarkastaja voi tuoda hallinnon tietoon havaintojaan, joihin toivoo hallinnon kiinnittävän huomiota, mutta jotka ei ole niin vakavia, että niiden takia olisi tarve mukauttaa tilintarkastuskertomusta. Pöytäkirja tulee käsitellä yhtiön hallinnossa, mutta yhtiökokoukselle sitä ei tarvitse antaa.

Tilintarkastuskertomuksen lisäksi taloyhtiön tilintarkastaja tekee tilinpäätöksen tilinpäätösmerkinnän, josta saadaan tieto, että tilintarkastus on tehty ja tilintarkastuskertomus
asiasta on annettu.