Työsopimuksen haasteet – mitä sopia ja miten?
Huolellisesti laadittu työsopimus ehkäisee ristiriitoja, selkeyttää odotuksia ja antaa työskentelylle vakaan pohjan. Sopimusehtojen muotoilu voi herättää kysymyksiä – työnantajan tehtävänä on kuitenkin selvittää työsuhteen vähimmäisehdot ja varmistaa, että niistä on sovittu kunkin työntekijän työsopimuksessa mahdollisimman selkeällä ja tarkoituksenmukaisella tavalla.
Työsopimus on laissa säännelty oikeussuhde, ja vaikka se onkin sopimusvapauden piirissä, työlainsäädäntö ja työehtosopimukset asettavat sopimisen reunaehdot. Nämä pakottavat säännökset ja määräykset muodostavat työntekijän vähimmäisturvan sallien kuitenkin aina työntekijän kannalta paremmista ehdoista sopimisen. Työsopimuksen keskeiset ehdot ovat työsuhteen perusta, ja niistä sopiminen on osa työsopimuslain (55/2001) 2 luvun 4 §:ssä säädettyä työnantajan selvitysvelvollisuutta. Lainkohtaan on koottu ne työsuhteen kannalta keskeiset seikat, joista on aina sovittava.
Huolellisesti laadittu sopimus ehkäisee ristiriitoja, selkeyttää odotuksia ja antaa työskentelylle vakaan pohjan.
Vaikka myös suullinen työsopimus sitoo osapuolia, voi olla järkevää laatia työsopimus kirjallisesti tai sähköisesti, jotta sovitut ehdot voidaan tarvittaessa osoittaa. On hyvä tiedostaa, että työsuhteessa osapuolia sitovia ehtoja tarkastellaan kuitenkin aina tosiasiallisen tilanteen perusteella – jos työsopimuksessa alun perin sovittu ei vastaa tosiasiallista tilannetta, työsuhteen ehdot muodostuvat viime kädessä osapuolten noudattamien vakiintuneiden käytäntöjen kautta. Siispä sovittujen ehtojen tulisi olla sekä selkeitä että työn luonne ja osapuolten tavoitteet huomioiden tarkoituksenmukaisia.
Työtehtävä
Työtehtävän kuvaus on työsopimuksen ydinsisältöä. Toimivassa työtehtävän määrittelyssä yhdistyvät selkeys ja joustavuus. Tehtävänkuvan tulee olla riittävän selkeä, jotta työntekijä tietää, mitä häneltä odotetaan. Samalla se kannattaa muotoilla niin, että se mahdollistaa toiminnan kehittämisen ja työnkuvan laajentamisen ilman tarvetta päivittää sopimusta jokaisen muutoksen myötä.
Toimiva tapa voi olla nimetä tehtävän pääasiallinen sisältö ja mainita, että työntekijän työtehtävät voivat tarvittaessa pitää sisällään myös muita työnantajan määräämiä tehtäviä. Tämä antaa työnantajalle liikkumavaraa esimerkiksi organisaatiomuutosten yhteydessä.
Epäselvä tai liian suppea tehtävänkuva voi rajoittaa työn organisointia tai johtaa erimielisyyksiin. Toisaalta liian yksityiskohtainen kuvaus työtehtävistä rajoittaa työnantajan työnjohto-oikeutta, jonka nojalla työnantaja voi tehdä tarvittavia täsmennyksiä tai vähäisiä muutoksia työtehtäviin. Selkeällä mutta joustavalla kirjauksella voidaan minimoida epäselvyydet jättäen samalla tilaa mahdollisille muutoksille.
Työsopimuksen kesto
Työsopimuslain nojalla toistaiseksi voimassa oleva työsopimus on lähtökohta, josta voidaan poiketa vain silloin, kun työsopimuksen määräaikaisuudelle on lainmukainen peruste, esimerkiksi sijaisuus tai työn kausiluonteisuus, eikä työvoiman tarve näin ollen ole pysyvä. Työnantajan on viime kädessä pystyttävä osoittamaan, että työvoiman tarve on pysyvän sijaan tilapäistä.
Määräaikaisten työsopimusten ketjuttaminen herättää kysymyksiä. Työvoimatarpeen arviointi haastaa työnantajaa, ja ketjusopimusten käyttö voidaan nähdä varautumisena mahdollisiin muutoksiin. Työvoimatarve tulisi kuitenkin arvioida erikseen jokaista uutta sopimusta solmittaessa. Pitkäaikainen ja toistuva ketjuttaminen voi viitata siihen, että tarve on pysyvä, ja käytännössä johtaa siihen, että työsopimusta pidetään toistaiseksi voimassa olevana, jolloin työsuhteen päättäminen edellyttäisi irtisanomismenettelyä asiallisine päättämisperusteineen.
Määräaikaisuuden käyttöä koskeviin sääntöihin on kuitenkin tulossa merkittävä muutos vuoden 2026 alussa, jos parhaillaan valmisteluvaiheessa oleva muutosehdotus saadaan saatettua suunnitellusti voimaan. Lakimuutoksen myötä määräaikainen työsopimus olisi jatkossa mahdollista solmia enintään vuodeksi ilman erityistä perustetta. Määräaikainen sopimus voitaisiin siis tehdä, vaikka työnantajan työvoiman tarve olisikin pysyvä. Sopimus voitaisiin uusia enintään kahdesti vuoden sisällä, mutta määräaikaisten sopimusten kokonaiskesto ei kuitenkaan saisi olla yhtä vuotta pidempi. Muutosta koskeva hallituksen esitys on tarkoitus antaa alkusyksyn 2025 aikana.
Työsopimus on laissa säännelty oikeussuhde, ja vaikka se onkin sopimusvapauden piirissä, työlainsäädäntö ja työehtosopimukset asettavat sopimisen reunaehdot.
Työaika
Työaikaa koskeva ehto on yksi työsopimuksen keskeisistä elementeistä. Työajalla tarkoitetaan aikaa, jonka työntekijä käyttää työntekoon ja on velvollinen olemaan työpaikalla työnantajan käytettävissä. Työajasta sovittaessa tulee huomoida, että työaikaa koskeva sääntely perustuu työaikalakiin (872/2019), jonka pakottavat säännökset asettavat rajat työajasta sopimiselle työnantajan ja työntekijän välillä. Vaikka työaikalain piiriin kuuluvat lähtökohtaisesti lähes kaikki työntekijät, lain 2 §:ssä säädetyn poikkeuksen mukaisesti sitä ei kuitenkaan sovelleta työntekijöihin, joilla on työaika-autonomia eli vapaus päättää itse työajoistaan. Tällainen poikkeus koskee tyypillisesti esimerkiksi johtajia ja itsenäisessä asiantuntija-asemassa olevia työntekijöitä. Tällöin työsopimukseen voidaan kirjata, ettei työaikalakia sovelleta kyseisessä työsuhteessa. Kirjauksessa on kuitenkin hyvä täsmentää, millä työaikalain poikkeusperusteilla sen soveltamisesta on poikettu. Toki työaikalakia sovellettaessakin voidaan sopia tarkemmin työaikajärjestelyistä työaikalain sallimissa rajoissa – nämä tulee kuitenkin aina kirjata työsopimukseen.
Työajasta sovittaessa tulisi huomioida ainakin työajan pituus, sijoittelu ja mahdolliset poikkeukset. Työsopimuksessa voidaan sopia kiinteä keskimääräinen viikkotyöaika joko osa- tai kokoaikaisena (esimerkiksi 37,5 tuntia), tai työvoimatarpeen vaihdellessa voidaan noudattaa esimerkiksi vaihtelevan työajan järjestelyä kirjaamalla sopimukseen viikkotyöajan vaihteluväli (esimerkiksi 5–15 tuntia/viikko).
Jälkimmäisen osalta olisi hyvä sopia jossain määrin myös työskentelyajankohdista – se lisää ennakoitavuutta työntekijän näkökulmasta ja toisaalta varmistaa, että hän on käytettävissä tarvittavina ajankohtina. Kannattaa kuitenkin huomioida, että työajan sitominen esimerkiksi tiettyyn kellonaikaan rajoittaa työnantajan oikeutta päättää jatkossa työajan joustavammasta sijoittelusta.
Vaihtelevasta työaikajärjestelystä sopiminen vaikuttaa väistämättä myös työpaikan käytäntöihin, mikä korostaa työnantajan vastuuta huolehtia toimivasta työvuorosuunnittelusta ja -luetteloinnista osana työn organisointia. Toisaalta työajasta sovittaessa on syytä pitää mielessä myös tasapuolisuusnäkökulma, sillä työnantajalla on velvollisuus kohdella kaikkia työntekijöitä tasapuolisesti. Työntekijäkohtaiset erot työaikaehtojen osalta ovat toki mahdollisia, kunhan se on erilaiset tehtävät ja asema huomioiden perusteltua.
Työntekopaikka
Työsopimukseen on syytä sisällyttää ehto, jossa määritetään, missä työtä tehdään. Tuotannon työtehtävien parissa työskenteleminen sitoo tiettyyn lokaatioon, kun taas vaikkapa asiantuntijatyössä etätyö on tavallista.
Työehtosopimukset eivät yleensä määrittele työntekopaikkaa, joten siitä on sovittava erikseen työsopimuksessa. On tyypillistä ja toisaalta järkevää, ettei työsopimuksessa sovita tarkasta työntekopaikasta, kuten esimerkiksi tietyssä toimipaikassa työskentelystä, vaan työpaikkaa koskeva ehto jätetään melko avoimeksi. Ehto sitoo työntekijän lisäksi työnantajaa, joten ehdon muotoilussa on hyvä huomioida tarpeellinen jousto. Työsopimukseen kannattaa siis kirjata työntekopaikka selkeästi, mutta riittävän joustavasti, jotta työnantajalla säilyy mahdollisuus mukauttaa työn järjestelyjä tarvittaessa. Esimerkiksi ”työnantajan osoittamat toimitilat pääkaupunkiseudulla” jättää liikkumavaraa, jos toimipiste muuttaa tai työtehtävä siirtyy toiseen yksikköön.
Oli työnkuva mikä tahansa, kannattaa työsopimuksessa määrittää vähintään raamit, joiden mukaan työskentelypaikka määräytyy. Sopimukseen kannattaakin kirjata ainakin se, millaisella periaatteella työntekijä työskentelee eri työntekopaikkojen välillä.
Useassa työpaikassa suositaan hybridi- ja etätyöpainotteista järjestelyä, jossa työskennellään säännöllisesti tai jopa pääsääntöisesti työnantajan toimitilojen ulkopuolella. Tällaisissa tilanteissa voi olla järkevää sopia työntekopaikan määräytymisen lisäksi tarkemmin käytännöistä, joita tulee aina noudattaa vaikka varsinainen työntekopaikka vaihtelisikin. Työsopimusta voidaan täydentää erillisellä etätyösopimuksella, jossa sovitaan kattavammin etätyöskentelyn käytännöistä, sopien esimerkiksi tavoitettavuudesta, käytettävistä työvälineistä sekä tietosuoja- ja tietoturvakäytännöistä. Näin pystytään paremmin varmistamaan esimerkiksi hyvän työturvallisuustason sekä riittävän tietosuojan ja -turvan toteutuminen.
Palkka
Palkan osalta työsopimukseen tulee aina kirjata palkan määräytymisperuste eli esimerkiksi kuukausi-, tunti- tai suorituspalkka sekä palkanmaksukausi. Palkka voi perustua myös työehtosopimukseen, jolloin sovellettava työehtosopimus ja aloituspalkka on kirjattava työsopimukseen. Jos työehtosopimusta ei sovelleta, on palkkauksesta sovittaessa huomioitava vähimmäispalkkaa koskeva työsopimuslain 2 luvun 10 §. Kohtuullisen palkan arvioinnissa voidaan nojata myös esimerkiksi palkkatilastoihin tai muun, kyseistä työtä lähellä olevan työehtosopimuksen palkkamääräyksiin – työnantajan pitäisi viime kädessä pystyä osoittamaan, mihin palkkaus perustuu.
Myös palkan tarkistamisesta voidaan erikseen sopia. Sovellettava työehtosopimus ohjaa palkkakehitystä, mutta työehtosopimuksen puuttuessa voidaan sopia tarkemmin palkantarkistusten ajankohdasta ja perusteista. Palkkakehityksen huomioiminen sopimuksessa voi selkeyttää työntekijän odotuksia. Toisaalta tältäkin osin ehdon muotoilussa kannattaa huomioida sen sitovuus. Voi olla tarkoituksenmukaista sopia palkantarkistuksista yleisellä tasolla tarkistuskäytännön periaatteita kuvaamalla sen sijaan, että sovitaan tarkemmin korotuksen määrä tai tarkistusajankohta.
Vuosiloma ja muut vapaat
Vuosiloma on työntekijän lakisääteinen oikeus, ja sen määräytymisestä tulee mainita työsopimuksessa. Tältä osin sopimukseen voidaan ottaa viittaus lakiin tai soveltuvaan työehtosopimukseen. Vuosiloma kertyy vuosilomalain (162/2005) nojalla automaattisesti, sitä ei voida ”sisällyttää palkkaan”, eikä työsopimuksessa voida pätevästi sopia työntekijän kannalta huonommista ehdoista vuosiloman osalta. Sopimuksessa ei siis voida pätevästi sopia vakkapa siitä, ettei työntekijällä olisi oikeutta vuosilomaan – tällainen käytäntö olisi lainvastainen.
Työntekijän kannalta paremmista ehdoista sopiminen on toki mahdollista, vaikkapa sopimalla pidemmästä palkallisesta vapaasta, jota ei kuitenkaan lasketa vuosilomaksi. Vapaat tulee erotella selkeästi vuosilomasta ja kirjata sopimukseen erikseen – tämä edesauttaa myös työnantajan lakisääteistä velvollisuutta vuosilomakirjanpidosta. Jos sovitaan ylimääräisistä vapaista, kannattaa huomioida, ettei näille automaattisesti makseta lomarahaa. Lomarahan maksamisesta ylimääräisten vapaiden osalta tulisi sopia erikseen, mikäli näin halutaan menetellä.
Irtisanomisaika
Irtisanomisehto on keskeinen osa työsopimusta, josta voidaan sopia lain ja sovellettavan työehtosopimuksen asettamissa rajoissa. Kun irtisanomisaika määräytyy työsopimuslain mukaisesti, osapuolet voivat sopia irtisanomisajasta tietyin rajoituksin. Tällöin irtisanomisaika ei kuitenkaan saa ylittää kuutta kuukautta, eikä työntekijän irtisanomisaika voi olla työnantajan irtisanomisaikaa pidempi.
Mikäli työsuhteessa sovelletaan työehtosopimusta, määräytyvät irtisanomisajat sen mukaan, ja siitä poikkeaminen on mahdollista vain, jos työehtosopimus sen sallii. Tästä syystä on tärkeää varmistaa, miten asiasta on määrätty työehtosopimuksessa ennen kuin työsopimuksessa lähdetään sopimaan asiasta toisin.
Irtisanomisajan ja sen määräytymisen perusteen kirjaaminen työsopimukseen on työnantajan lakisääteinen velvollisuus. Irtisanomisajat voidaan kirjata työsopimukseen joko viittaamalla lakiin tai työehtosopimukseen taikka määrittämällä suoraan noudatettavat irtisanomisajat, kunhan ne ovat lain ja työehtosopimuksen sallimissa rajoissa. Irtisanomisehtoa voidaan hyödyntää myös määräaikaisissa työsopimuksissa, jotka lähtökohtaisesti sitovat osapuolia sopimuksen mukaisen määräajan. Sopimukseen kirjatulla irtisanomisehdolla voidaan mahdollistaa sopimuksen irtisanominen ennen määräaikaisuuden päättymistä.
Koeaika
Työsuhteen alkuun sovittava koeaika tarjoaa työnantajalle mahdollisuuden harkita työntekijän soveltuvuutta työhön, ja vastaavasti työntekijä voi käytännössä työhön tutustuttuaan pohtia, vastaako työ hänen odotuksiaan. Koeaika vaikuttaa käytännössä niin, että kumpi tahansa osapuoli voi purkaa työsopimuksen, jonka myötä työsuhde päättyy välittömästi. Irtisanomisaika tai -perusteet eivät näissä tapauksissa tule sovellettavaksi – perusteeksi riittää työhön soveltumattomuus.
Työsuhteen alkuun sovittava koeaika tarjoaa työnantajalle mahdollisuuden harkita työntekijän soveltuvuutta työhön.
Työnantajan on syytä huomata, ettei koeaikaa noudateta automaattisesti, vaan sen voimassaolo edellyttää aina nimenomaista sopimista. Jos koeaikaa ei ole kirjattu työsopimukseen, koeaikaa ei noudateta, eikä työsopimusta voi purkaa koeajan perusteella. Pelkkä maininta koeajan soveltamisesta ei riitä, vaan ehdon tulee sisältää tieto koeajan kestosta. Koeaika voi olla toistaiseksi voimassa olevissa sopimuksissa enimmillään kuusi kuukautta. Määräaikaisten sopimusten osalta koeaika saa kestää korkeintaan puolet määräaikaisuuden kestosta – kuitenkin enintään kuusi kuukautta.
Sovellettava työehtosopimus
Tieto työsuhteessa sovellettavasta työehtosopimuksesta kirjataan työsopimukseen. Toimialoilla voi olla eri työehtosopimuksia eri henkilöstöryhmille, ja sovellettava sopimus määräytyy sen mukaan, millaisia tehtäviä työntekijä tosiasiallisesti tekee. Koska työtehtävät voivat työsuhteen aikana muuttua, on työsopimukseen hyvä kirjata, mitä työehtosopimusta sovelletaan työsuhteen alkaessa. Näin mahdollistetaan työsopimuksen joustaminen ja sovellettavan työehtosopimuksen vaihtuminen mahdollisten tehtävämuutosten mukana.
Sopimusmuutokset
Työnantaja ja työntekijä voivat työsuhteen aikana sopia työsuhteen ehtojen muuttamisesta. Vähäisistä tai tilapäisistä muutoksista voidaan laatia sopimus, joka liitetään alkuperäiseen työsopimukseen. Esimerkiksi ulkomaankomennus voidaan toteuttaa täydentämällä alkuperäistä työsopimusta erillisellä komennussopimuksella, joka on voimassa sovitun määräajan. Jos kyse on puolestaan olennaisista ja pysyvistä tai useampaa ehtoa koskevista muutoksista, on perusteltua laatia kokonaan uusi työsopimus.
Työsuhteen ehdot voivat muuttua myös ilman erillistä sopimista silloin, kun työsopimuksessa viitataan lakiin tai työehtosopimukseen. Kun laki tai työehtosopimus muuttuu työsuhteen aikana, myös työsopimuksen laki- tai työehtosopimussidonnainen ehto muuttuu – ellei työsopimuksessa ole sovittu lakia tai työehtosopimusta edullisemmasta ehdosta, joka puolestaan säilyy voimassa. Viittauksilla varmistetaan, että työsopimusten osalta noudatetaan ajantasaista sääntelyn ja sopimuskäytännön linjaa, mikä kuitenkin vaatii työnantajalta aktiivista seurantaa ja vuoropuhelua työntekijän kanssa.
Toimivan sopimuksen elementit
Toimiva työsopimus on sekä työnantajan että työntekijän näkökulmasta selkeä, mutta jättää hieman liikkumavaraa muuttuvien tilanteiden varalta. Sopimuksessa kannattaa huomioida kulloisenkin työn erityispiirteet, kuitenkin aina pakottavan lainsäädännön ja sovellettavan työehtosopimuksen raameissa. Työsopimuslain 2 luvun 4 § antaa pohjan sopimuksen keskeisille ehdoille, mutta lain luettelo ei ole tyhjentävä. Ehdot tulee aina määritellä työntekijän tehtävänkuva ja työsuhteen erityispiirteet huomioiden. Käytössä olevia sopimuspohjia onkin syytä tarkastella säännöllisesti uudelleen, erityisesti toiminnan tai sääntelyn muuttuessa.
