Maatalouden erityispiirteet vaativat taloushallinnolta yhä enemmän

Hyviä kirjanpidon käytäntöjä maatilayrityksille

Tilikartta

Muutamissa maatalouden ohjelmistoissa on käytössä niin sanottu maatalouden yhtenäistämistilikartta. Varsinkin Oy-maatiloilla on usein käytössä jokin liikekirjanpidon ohjelmisto, joiden tilikartasta puuttuu maatalouden terminologia. Näissäkin on kuitenkin mahdollista räätälöidä maatalouksille oma tilikartta ja samaa tilikarttaa on mahdollista soveltaa tilitoimiston kaikilla maatalousasiakkailla. Maatalouden keskeisille myytäville tuotteille, maksettaville tuille sekä tuotantopanoksille on hyvä muodostaa tiliöintikäytännöt, jotta nämä eivät jää pelkästään kategorioihin myynti 24 %, myynti 14 %, ostot 24 %, ostot 14 %.

Kirjaustapa

Yhdenkertaisessakin kirjaustavassa on hyvä muodostaa kirjaukset todellisen maksupäivän mukaan, vaikka muistiinpanokaava sallii kirjaukset tehtävän pelkästään yhdelle kuukaudelle. Kun ryhdytään muodostamaan seuraavan vuoden budjettia, ohjelmistot pystyvät muodostamaan kuukausidatan perusteella pohjaa ennusteeksi tulevalle vuodelle. Vuosiyhteenvedot (esim. teurastamot, meijerit, puunostajat, pankki) on hyvä käydä läpi kirjausten oikeellisuuden tarkastamiseksi. Tilinpäätöshetkellä tarkistettava metsävähennys, ajoneuvojen käyttö, yksityistalouden osuudet korjauserinä, puutavaran käyttö, maatalousmaan arvo, poistopohjan oikeellisuus, mahdolliset muut vähennykset. Palkkojen osalta on tarkastettava, että ne kirjautuvat oikeaan kohtaan nettovarallisuutta kasvattavana eränä.

Monessa ohjelmistossa on mahdollista kirjata määrätietoa myytävien tuotteiden ja ostopanosten osalta. Tämä tieto on tärkeää taustatietoa sisäisen laskennan apuna, kun halutaan selvittävää vaikka tuotantokustannuksia ja tai tehdä ennustelaskelmia tuleville vuosille.

Kahdenkertainen kirjanpito

Kahdenkertaisen kirjanpidon käyttöönotto myös maatilayrityksillä on perusteltua. Kun pankkitilin saldoa seurataan kirjauksissa, on erilaisten virheiden löytäminen helpompaa. Taseen muodostaminen antaa tietoa yrityksen pääomarakenteesta.

Osakkeet, osuudet

Osuuspääoman osalta huomioitava on nettovarallisuus. Osuudet kerryttävät jäsenilleen nettovarallisuutta. Verotuksessa maatalouden varallisuudeksi kirjataan usein jäsenen osuuksien lukumäärän mukainen vertailuarvo, ja maksamaton osuusmaksu käsitellään maatalouden velkana, joka merkitään veroilmoitukseen nimellisarvossa.

Lainat

2-lomakkeen muodostamisessa riittää pelkkien korkojen ilmoittaminen, mutta ehdottomasti on syytä kirjata myös lyhennykset ja seurata lainojen kokonaissaldojen kehittymistä. Lainatapahtumat on suositeltava kirjata todellisten nosto- ja maksupäivien mukaisina. Lainoissa on tärkeää huomioida oikea prosenttijako maatalouden, metsätalouden, yksityistalouden ja muun yritystoiminnan osalta. Mahdollinen osuuspääomavelka on huomioitava erikseen, koska se vaikuttaa keskeisesti maatalouden nettovarallisuuteen muodostumiseen.

Tuet

Tuet on hyvä kirjata tukityypeittäin. Ruokaviraston maksatukset toteutuvat joskus monen tukityypin osalta samalle päivälle. Ennustelaskelmien tekemistä helpottaa, jos jokainen tukityyppi tiliöidään maksupäivän mukaan erikseen. Lisäksi on hyvä huomioida, että maataloudessa maksetut tuet on mahdollista kirjata liikevaihtoon. Tämä on hyvä huomioida myös Oy-maatilojen osalta, sillä liikekirjanpito-ohjelmistot huomioivat tukisummat useimmiten liiketoiminnan muina tuottoina erillään liikevaihdosta.

Rehut

Kotieläimillä rehustus muodostuu usein monesta eri rehukomponentista. Jotta laskelmissa voidaan hahmotella rehustuksen muutosta tuotantoon mahdollisimman helposti, on hyvä tiliöidä jokainen keskeinen rehustuksen osakomponentti erikseen, olennaisuuden periaatteella. Usein ostovilja saatetaan tiliöidä yhtenä könttänä muiden rehujen yhteyteen, onhan alv-kanta sama. Tämä vaikeuttaa ennustelaskelmia, jos ei ole oikeaa tietoa varastotilanteesta ja oman tuotannon määrästä.

Tase

Tavanomainen henkilöomisteinen maatila ei ole velvoitettu laatimaan tasetta muuta kuin hakiessaan investointirahoitusta Ely-keskukselta. Tällöinkin kyse on enemmän käypien arvojen mukaisesta taseesta. Oikea tase antaisi kuvan maatilan vakavaraisuudesta ja maksuvalmiudesta. Kun maatila ajautuu vaikeuksiin, maksamattomien ja usein myös eräpäivän ohittaneiden laskujen määrä kasvaa. Oikea tase antaisi kuvan saatavista ja ostoveloista.

Käteistositteet

Hyvä käyttää erilaisia kuvausmenetelmiä aineiston muodostamisen apuna. Paperisten käteistositteiden merkinnät usein himmenevät jo muutaman kuukaudenkin kuluttua, mutta kuvattuna tekstistä saa hyvin selvää vielä vuosienkin jälkeen. Useimmissa taloushallinnon ohjelmistoissa on omat hyvät käytäntönsä käteistositteiden kuvaamiseen. Maatilalla paperisia käteistositteita muodostuu usein merkittävä määrä.