BI-raportointi johdon työ­kaluna

Case Greenstep – BI-raportoinnin hyödyntäminen kaikilla liiketoiminta-alueilla

Asiantuntijayritys Greenstepissä BI-raportointityökaluna käytetään BI Bookia. Esimerkkejä raportoitavista tiedoista:

• Markkinoinnin johtaminen: eri kanavien kautta tulevat inbound-kyselyt, somejulkaisujen vaikuttavuus, tehokkaimmat rekrytointikanavat.

• Myynnin johtaminen: voitetut kaupat liiketoiminnoittain, toteutunut myynti vs. budjetoitu myynti, keskeneräiset tarjousneuvottelut, voitetut ja hävityt kaupat, myyjien aktiviteettimäärät.

• Asiakkuuksien hoito: asiakkaan ostamat palvelut, laskutustiedot, palvelutiimi, asiakaskyselyjen tulokset.

• HR & ihmisten johtaminen: laskutettavat tunnit vs. ei-laskutettavat tunnit, ihmisten käyttöaste, toteutuneet tunnit vs. budjetoidut tunnit, flex-saldot, tiimin/toimipisteen henkilöt, esihenkilötiedot.

• Liiketoiminnan ja talouden johtaminen: liikevaihto kaupungeittain/liiketoiminnoittain/kuukausittain, tuloslaskelma ja tase yhtiöittäin.

• Itsensä johtaminen: laskutettava työ, sisäisten töiden määrä, tuntikirjausten sisältö, poissaolot, flex-tunnit.

Case suomalainen perheyhtiö

Noin 30 miljoonaa euroa vaihtavassa perheyhtiössä haluttiin kehittää sisäistä raportointia. Haasteena oli se, että talousdata on Netvisorissa ja erityyppisillä liiketoiminnoilla on eri toiminnanohjausjärjestelmiä käytössä. Raportointityökaluksi valittiin BI Book ja raportointitarpeita lähdettiin määrittelemään yhdessä ulkopuolisen data-analyytikoiden kanssa viikoittain pidettävissä seurantapalavereissa. Raportoinnin sidosryhmiksi tunnistettiin CFO:n lisäksi yhtiön liiketoiminta­johtaja ja osastopäälliköt. Osastopäälliköt pääsevät näkemään raportoituja tietoja rajatuilla käyttöoikeuk­silla. BI-raportointiprojektissa yhdeksi haasteeksi muodostui se, että samalla jouduttiin määrittelemään kustannuspaikkarakenteita ja tarkentamaan sisäistä laskentaa. Talousdatan osalta raportointi on nyt hyvällä mallilla, mutta tulevaisuudessa raportoinnin piiriin halutaan lisätä uusia tietolähteitä, kuten CRM-dataa. Lisäksi halutaan kehittää dataymmärrystä ja tiedolla johtamisen kulttuuria. Dashboardeja käytetään esimerkiksi osastojohtajien kanssa käytävissä kahdenkeskisissä keskusteluissa. Tulevaisuudessa tavoitteena on, että BI-raportointi lisää ymmärrystä liiketoiminnan tuloksellisuuteen ja kannattavuuden johtamiseen. Toisaalta tiedostetaan, ettei toteumadata pelkästään riitä – osastopäälliköille tulee määritellä selkeät vastuualueet ja tavoitteet, jotta lukuja käytetään johtamisen apuvälineenä.

Case valmistavan teollisuuden yhtiö

Noin 30 miljoonaa euroa vaihtavassa valmistavan teollisuuden yhtiössä BI-raportointityökaluun on tuotu perustalousdatan ohella tuotantoon, tilauksiin, myyntiin ja kannattavuuteen liittyviä tietoja. Tietolähteinä ovat NetSuite, Microsoft Dynamics CRM ja Excelit, siltä osin kuin kaikki konserniyhtiöt eivät ole NetSuiten piirissä. Esimerkkejä raportoitavista tiedoista:

• Varasto: varaston arvo, varaston sijainti lokaatioittain, varaston kiertonopeus.

• Myynti ja kannattavuus: tuote-, tuoteryhmä ja tuotelinjatasolla taloustiedot.

• Tilauksiin liittyvät tiedot: uudet tilaukset viikoittain, tilauskantaa, tulevien ja lähtevien ajoissa oleminen.

• Projektit: projektien tulo- ja kulubudjetit, projektien kannattavuus, projektien status.

• Kehitysprojektit: kehitysprojekteihin käytetty aika ja sitoutuneet kustannukset.

Case HR-analytiikka – henkilöstöäkoskevat tiedot HR-ihmisten,esihenkilöiden ja tiiminvetäjiensaataville

Luonteva sovelluskohde BI-raportoinnille on henkilöstöanalytiikka. HR- ja palkanlaskentajärjestelmät eivät välttämättä pysty tuottamaan kaivattuja visuaalisia raportteja, ja tiedon tehokas jakaminen eri sidosryhmille, kuten HR-johdolle, esihenkilöille, tiiminvetäjille, johtoryhmälle ja hallitukselle, voi tuottaa haasteita. HR-analytiikassa voidaan käyttää monipuolisesti erilaisia tietolähteitä, kuten HR-järjestelmiä, palkkatietoja, henkilöstökyselyjä, rekrytointiohjelmiston tietoja ja muita tietolähteitä, jotta organisaatiot saavat kokonaisvaltaisemman kuvan henkilöstöstään.

HR-analytiikka voi auttaa organisaatioita tekemään parempia päätöksiä esimerkiksi työntekijöiden tuottavuuteen, sitoutumiseen ja muihin liiketoiminnan asettamiin tavoitteisiin liittyen. HR-dataa katsomalla voidaan hakea vastauksia monenlaisiin tietotarpeisiin esimerkiksi:

• Tulevien eläköitymisten ennakointi, optimaaliset tiimirakenteet, rekrytointien suunnittelu, ura- ja koulutuspolkujen tunnistaminen.

• Henkilöstön sairastavuus, pitämättömät lomat, vaihtuvuuden ja työsuhteiden päättymiseen johtaneiden syiden ymmärtäminen, poikkeukselliset ylityösaldot, tuottavuuteen vaikuttavat tekijät.

• Palkkatasa-arvo, ylennysten ja palkankorotusten suunnittelu, henkilöstön demografiset tekijät ja diversiteetti.