Mitä Sinä haluaisit kysyä raportointi­välineeltäsi? 

Erilaisilla organisaatioilla on erilaiset tarpeet ja resurssit

Yrityksen koosta riippumatta raportointivälineet mahdollistavat taloudellisen datan visualisoinnin interaktiivisilla ja helposti ymmärrettävillä grafiikoilla, kuten taulukoilla, mittaristoilla ja maantieteellisten karttojen avulla. Visuaalisesti selkeät raportit auttavat hahmottamaan tärkeitä tietoja nopeasti ja tekemään parempia päätöksiä. Mittaristot ja visuaaliset kuvaajat auttavat reagoimaan nopeasti huomiota vaativiin asioihin ja voivat myös hyödyntää koneoppimista ja tekoälyä ennustaakseen tulevia trendejä tai mahdollisia riskejä.

Pienempää organisaatiota voivat erityisesti kiinnostaa valmiiksi taloushallintojärjestelmään upotetut raportointiratkaisut, koska näiden käyttöönottokustannukset ja osaamisvaatimukset ovat pienemmät kuin kokonaan oman raportointiratkaisun rakentaminen. Taloushallintojärjestelmään upotetut ratkaisut voidaan ottaa käyttöön jopa muutamissa minuuteissa, eikä käyttöönotto edellytä teknistä osaamista.

Taloushallintojärjestelmään upotetun raportointivälineen käyttöönoton jälkeen käyttäjä voi saada tuotteesta hieman riippuen valmiita visuaalisesti näyttäviä ja ymmärrettäviä raportteja myynnistä, kuluista, kasvusta ja tulevaisuuden näkymistä. Raportointiväline voi myös laajentaa taloushallintotuotetta esimerkiksi budjetointiin ja ennustamiseen. Hinta on usein myös varsin kohtuullinen ja kuukausilaskutteinen.

Isommalla organisaatiolla on usein liiketoimintaan liittyvää tietoa useassa järjestelmässä ja tarve myös yhdistää näitä tietoja omiin ja asiakkaidensa tarpeisiin. Raportointivälineeksi voidaan etsiä ratkaisu, josta tarvittavat integraatiot löytyvät valmiina, tai toisaalta vaihtoehtona on rakentaa erillinen tietovarasto ja toteuttaa raportointi sen päälle taloushallintojärjestelmän ulkopuolelle.

Tietovarastoratkaisujen toteuttaminen vie helposti viikkoja tai jopa kuukausia, ja kustannukset ovat helposti vähintään kymmeniä tuhansia euroja. Tietovarasto ja raportointivälineet mahdollistavat eri datalähteiden yhdistämisen yhteen näkymään, mikä auttaa saamaan kokonaiskuvan yrityksen tilanteesta.

Viime vuosina yksi uusi tarve räätälöityjen raporttien luomiselle on ollut listattujen yhtiöiden vastuullisuusraportointivaatimus. Tähän tarpeeseen löytyy jo markkinoilta taloushallintodataa hyödyntäviä ratkaisuja, kuten CarbonLink.

Mitä ja kenelle raportoidaan?

Business Intelligence (BI) -työkaluilla helpotetaan erilaisiin datalähteisiin kytkeytymistä ja tärkeän tiedon löytämistä, visualisoidaan löydökset ja tarjotaan ne ymmärrettävässä muodossa eri sidosryhmille. Tämän tyyppisiä välineitä löytyy Microsoftilta, SalesForcelta, SAPilta ja monilta muilta suurilta kansainvälisiltä toimijoilta. Osa Suomessa toimivista taloushallinnon raportointiin tai budjetointiin erikoistuneista toimijoista onkin rakentanut oman ratkaisunsa näiden päälle, esimerkiksi Microsoft Power BI -ohjelmistoa hyödyntävä Renancen BI Book.

Vaikka raportointivälineillä on kyetty nopeuttamaan tiedon jakamista organisaatioiden sisällä, järjestelmät ja teknologia muuttuvat kiihtyvää tahtia ja vaatimustaso myös raportointia kohtaan kasvaa. Taloushallintojärjestelmän ohella yrityksillä on usein muitakin tietolähteitä. Sopivan raportointiratkaisun valinta voi tuntua monimutkaiselta. Mielessä saattaa pyöriä esimerkiksi seuraavanlaisia kysymyksiä:

• Miten lähtötietoihin päästään käsiksi? Taloushallintojärjestelmät tarjoavat tietoja ohjelmallisten rajapintojen avulla, mikä on tehokkain ja reaaliaikaisin tapa saada tietoa ulkopuoliseen raportointivälineeseen. Muita tapoja ovat perinteisemmät ajastetut siirtotiedostot esimerkiksi .csv- tai Excel-tiedostona.
• Tukeeko valittu raportointijärjestelmä useita tietolähteitä? Jos aluksi on tarve tuottaa laajempaa raportointia vain yhdestä järjestelmästä, voidaan väline valita suoraan sen perusteella, miten sen saa käyttöön nopeasti ja kustannustehokkaasti. Ratkaisun mahdollisia laajentamistarpeita on kuitenkin hyvä pohtia etukäteen.
• Löytyykö raportointijärjestelmästä valmis integraatio haluttuihin lähdejärjestelmiin? Jos tarjolla ei ole valmiita integraatioita, mistä integraatiotyö tilataan tai onko mahdollista pärjätä eräajopohjaisilla siirroilla? Voidaanko siirrot automatisoida ja onko omassa organisaatiossa osaamista tähän?
• Hyödynnänkö raportteja vain oman yritykseni sisäisiin tarpeisiin? Jos yritykseni haluaa jakaa raportteja sidosryhmille tai tilitoimistoni asiakkailleen, miten raporttien jakelu hoidetaan? Jaanko raportit esimerkiksi sähköpostilla tai portaalissamme vai pääseekö raporttien lukija suoraan raportointi­järjestelmään?
• Haluanko rakentaa raportointikokonaisuuden itse? Osa raportointiratkaisuista tarjotaan suoraan pilvipalveluna, jolloin aloittamiskustannukset ovat yleensä pienet, koska merkittäviä laite- tai projektikustannuksia ole.
• Onko ratkaisu turvallinen? Miten käyttöoikeudet hallitaan ja missä data sijaitsee?
• Miten ratkaisun kustannukset muodostuvat? Isommissa kokonaisuuksissa ei kannata aliarvioida henkilötyön työmäärää ja kustannuksia. Nämä nousevat nopeasti hankkeen isoimmaksi kulueräksi.

Yrityksen koko, käytössä olevien järjestelmien määrä ja kasvutavoitteet antavat tiettyjä suuntaviivoja vastauksiin. On myös hyvä huomioida, että taloushallintojärjestelmien sisältämät raportointiratkaisut voivat olla kykeneviä kytkeytymään useaan tietolähteeseen tarjoten näin matalan aloituskustannuksen.

Raportointi- ja budjetointivälineitä Suomessa

Suomen markkinoilta löytyy useita hyviä raportointiratkaisuja. Osa on käyttötarkoitukseltaan tiettyyn tarpeeseen kehitettyjä ja osa yleiskäyttöisempiä.

Vaihtoehdoista löytyy sekä valmiina julkisessa pilvessä toimivia SaaS-palveluita että yrityksen omassa ympäristössä ylläpidettäviä OnPrem-ratkaisuja. Oheisen listan tuotteet on poimittu painottaen taloushallintoon ja erityisesti budjetointiin liittyvää profiilia. Osa tuotteista sisältää huomattavan määrän valmiita integraatioita, mikä on hyvä huomioida omia tarpeita ajatellen.

NLG-teknologia tehostaa raportoinnin tuottamista ja hyödyntämistä

Uusilla teknologioilla raportointidatasta voidaan tuottaa suoraan valmista jaettavaa ja hyödynnettävää materiaalia. Esimerkiksi NLG-teknologia (Natural Language Generation) mahdollistaa tietojen automaattisen muuttamisen luonnolliseksi kieleksi. Mistä kasvu viime tilikaudella muodostui? Mitkä tuotteet tai muut tekijät olivat merkittävimpiä syitä muutokseen? Samalla voidaan tarjota mahdollisuus porautua raporteilta suoraan  tarkempaan analyysiin. Raportointijärjestelmä tarjoaa toisin sanoen datan, mutta tiedon esittäminen käyttäjän ymmärtämällä kielellä tekee siitä havainnollisempaa.

Erona perinteiseen tekstipohjaiseen raporttiin ohjelmiston älykkyys kykenee nostamaan kiinnostavat asiat paremmin esiin. Samalla se tarjoaa mahdollisuuden porautua syvemmälle analyysiin kuin staattinen tekstimuotoinen raportointi on aiemmin mahdollistanut.

Osa markkinoilla olevista NLG-välineistä muodostaa edellä mainittuja yhteenvetoja samaan tahtiin kuin käyttäjä käyttää raportointivälinettä. Tämä keventää huomattavasti työkuormaa ja vähentää virheitä. Datamassasta voidaan tehdä myös lennossa nostoja. Raportoinnin kohteeksi voidaan valita esimerkiksi haluttu osa yrityksen tuottamista palveluista tai tuotteista ja tuoda näiden menestystä kuvaava data näkyviin reaaliaikaisesti vaikkapa yrityksen omaan infotelkkariin tai intranettiin. Tekstin muodostamisessa voidaan huomioida myös eri kohderyhmien erilaiset kiinnostuksen kohteet, vastuualueet ja kyky ymmärtää ammattitermejä.

Tekeekö tekoäly nykyiset raportointiratkaisut tarpeettomiksi?

Tekoäly ja BI-raportointi ovat kaksi erillistä, mutta toisiaan täydentävää konseptia. Vaikka tekoäly voi tarjota monia hyötyjä liiketoiminnalle, se ei tee perinteisiä BI-ratkaisuja tarpeettomiksi, vaan pikemminkin laajentaa niiden mahdollisuuksia ja parantaa niiden tehokkuutta.

ChatGPT on esimerkki tekoälystä, joka pystyy muodostamaan tekstiä ja vastaamaan kysymyksiin. Se ei kuitenkaan varsinaisesti ymmärrä luomaansa tekstiä. Tämä tekee siitä hieman vaarallisen työkalun vaikkapa tilintarkastusraportin muodostamiseen. BI-ratkaisut puolestaan rakennetaan ymmärtämään konteksti. BI-työkaluun yhdistettynä tekoäly kykenee jo keskustelemaan käyttäjän kanssa. Kuvitteellinen keskustelu raportointijärjestelmän kanssa voisi mennä seuraavasti.

• Miten myyntimme sujuu?
• Kokonaismyynti kuluvalla tilikaudella tähän päivään asti on 253 000 euroa, missä on kasvua 3,2 % verrattuna samaan ajanjaksoon viime vuonna. Kasvu on tullut lähinnä pingismailojen ennusteita paremmasta myynnistä, padelmailojen menekin jäädessä ennusteista 10 %.
• Miksi padelmailojen myynti on laskussa?
• Myynti on laskenut eniten Varsinais-Suomen alueella (37 000 €), ja lisäksi pudotusta tullut verkkokauppamyynnissä (32 000 €).

Huomaatte, että raportointijärjestelmään kytketty tekoäly ei esimerkissä suoranaisesti vastaa kysymykseen, ”miksi  padelmailojen myynti on laskussa”. Se vastaa lähinnä siihen, ”miten ja missä myynnin laskua ilmenee”. Tekoälysovelluksen käytöllä asian analysoimista voidaan syventää myynnin laskun mahdollisiin juurisyihin. Kilpailijoiden tulokset, sosiaalisen median ja aikakauslehtien sisällöt, konkurssiuutiset, taloudelliset suhdanteet, urheiluvammatilastot tai kilpailevien mailapelien mediaseksikkäät uudet tähdet voivat antaa tekoälylle raakadataa analyysille urheilulajin ja sen välineiden suosion muutoksista.

Luonnollisen kielen teknologioiden käyttäminen raportointijärjestelmän kanssa nopeuttaa tiedon löytämistä. Samalla se muuttaa myös merkittävästi raportointivälineitä ja niiden käyttöä. Kaikkia raportteja ei tarvitse eikä edes voida luoda etukäteen, vaan järjestelmä kykenee tuomaan kysymysten perusteella tiedot käyttäjälle, tarvittaessa visualisoitunakin. Microsoft arvioi julkaisevansa tämän tyyppisen PowerBI co-pilot -tuotteensa laajempaan jakeluun vielä tämän vuoden puolella. Tällä hetkellä Microsoft ja muut isot kansainväliset teknologiayritykset parantavat vielä tuotteidensa teknisiä yksityiskohtia ja ratkovat tietoturvaan- ja suojaan liittyviä kysymyksiä.

Tulevaisuuden suunta

Osa Suomen markkinoilla olevista BI-ratkaisuista pohjautuu kansainvälisiin raportointialustoihin, kuten Microsoft PowerBI:hin, joten on mielenkiintoista seurata, mihin ala kehittyy maailmalla. Tekoäly ja koneoppiminen ovat jo nyt merkittävässä roolissa kansainvälisissä raportointiratkaisuissa, ja niiden jalkautuminen Suomeen parin vuoden sisällä on hyvin todennäköistä. Käytännössä uskon tämän näkyvän siten, että taloushallinnon datasta on mahdollista muodostaa analyyseja ja visualisointeja käyttäen suomen kieltä – ilman erillistä ohjelmointia raportointivälineeseen tai käyttäjän teknistä kyvykkyyttä.

Raportointivälineen kanssa keskustelu on jo mahdollista englanninkielisissä maissa isoissa raportointiratkaisuissa. Näiden mahdollisuuksien jalkautuminen Suomen markkinoille ja suomen kielelle tuskin kestää kovin pitkään. Tulevat ratkaisut eivät poista tarvetta yrityksen sisäisen laskennan asiantuntijalle, koska edelleen tarvitaan henkilöitä, jotka viime kädessä tekevät päätökset ja kysyvät oikeat kysymykset.

On ollut hienoa olla mahdollistamassa raportointi- ja budjetointivälineiden saatavuutta entistä pienemmille yrityksille. Kannustan jokaista yritystä koosta riippumatta pohtimaan, kuinka hyvin oman yrityksen taloudellinen tulevaisuus on ennustettavissa.