Talous­asia­kirjojen säilyt­täminen ja tuho­aminen

Tässä artikkelissa käsitellään taloushallinnon tiedonhallintaa ja erityisesti syntyvien tietojen elinkaaren hallinnointia. Artikkeli on kirjoitettu julkishallinnon näkökulmasta, mutta toimintaperiaatteet eivät eroa merkittävästi yksityisten toimijoiden osaltakaan, sillä alaa ohjaava sääntely tulee pääosin samoista laeista ja määräyksistä. Kirjanpitolaki säätelee talousaineistojen käsittelysääntöjä, säilyttämistä ja luotettavuuden varmistamista. Julkishallinnossa tulee näiden määräysten lisäksi huomioitavaksi julkisuuslain, tiedonhallintalain ja arkistolain vaatimukset. Lainsäädännön lisäksi tietojen elinkaaren hallinnassa on kyse toiminnan tehokkuudesta, hyvästä hallintotavasta ja tietoprosessien kokonaisvaltaisesta hallinnasta.

Arkistointi ja säilyttäminen

Suomessa on perinteisesti käytetty termiä arkistointi tarkoittamaan kaikkea tietojen säilyttämistä. Uusi tiedonhallintalaki on muuttanut terminologiaa siten, että tietoa säilytetään alkuperäiseen käyttötarkoitukseen ja sen jälkeen tieto joko tuhotaan tai siirretään arkistoon. Nykyterminologian mukaan arkistoon päätyvät vain sellaiset tiedot tai asiakirjat, joita ei enää tarvita alkuperäiseen käyttötarkoitukseen, mutta joiden arkistoimiselle on muu syy. Syy arkistoida tietoja voi olla esimerkiksi tarve säilyttää organisaation keskeiset historiatiedot tulevia sukupolvia varten. Käytännössä säilyttämistä vaativien tietojen käsittelyssä ei ole tapahtunut muutoksia ja arkikielessä voidaan edelleen puhua arkistoimisesta.

Suurin osa taloushallinnon asiakirjoista ja prosessien aikana syntyvistä tiedoista säilytetään 2–10 vuotta. Tämän lisäksi on jotain pidempää säilytettäviä kokonaisuuksia, jotka liittyvät esimerkiksi investointeihin, EU-tukiin tai muihin erillisistä ohjeistuksista tuleviin pidempiin säilytysaikavaatimuksiin. Näiden määräajan säilytettävien tietojen lisäksi esimerkiksi kuntien talousarviot ja tilinpäätökset ovat pysyvästi säilytettäviä eli arkistoitavia asiakirjoja, sillä ne sisältävät keskeistä tietoa organisaation toiminnasta. Näiden asiakirjojen arkistointi tapahtuu yleensä osana toimielimien päätöksentekoprosessia.

Taloushallinnon tietojen säilytysaikojen määrittely on periaatteessa helppoa, sillä suurin osa säilytysajoista tulee suora kirjanpitolaista. Tämän lisäksi valtiovarainministeriön alainen tiedonhallintalautakunta on laatinut taloushallinnon asiakirjoja koskevan säilytysaikasuosituksen, joka on ollut tammikuun loppuun asti lausuntokierroksella ja joka julkaistaan kevään aikana. Suositus löytyy tiedonhallintalautakunnan verkkosivuilta. Suosituksessa kuvataan syntyviä taloushallinnon tietoja hyvin tarkalla tasolla ja kerrotaan niiden säilytysajat perusteineen. Tiedonhallintalautakunta on antanut myös muita suosituksia, jotka koskevat tietojen käsittelyä, säilyttämistä, tietosuojaa ja tietoturvaa.

Säilyttämisen toteuttaminen

Julkishallinnon organisaatioiden tulee suunnitella hallussaan olevien asiakirjojen säilytystavat ja -ajat ja yleensä kunnilla ja virastoilla on omat ohjeet ja määräykset tiedonhallinnan tai asiakirjahallinnon järjestämisestä. Keskeisin tieto säilytettävistä tiedoista on joko arkistonmuodostussuunnitelmassa, tiedonohjaussuunnitelmassa tai tiedonhallintamallissa. Näihin on koottu tiedot syntyvistä asiakirjoista, niiden säilytysajat, säilytystavat, julkisuusarvot ja sen lisäksi muuta organisaation toiminnan kannalta merkittävää tietoa. Ajantasainen ohjaustieto mahdollistaa tehokkaan toiminnan eli sen avulla säilytetään tiedot riittävän pitkään, mutta pystytään myös tuhoamaan vanhentuneet kokonaisuudet. Asianmukaisesti toteutettu tiedonhallinta parantaa myös tietosuojaa ja tietoturvaa, sillä silloin tiedetään aina missä mitäkin tietoa on, ketkä niihin pääsevät käsiksi ja voidaan luottaa, että turhat tiedostot ja paperit on tuhottu asianmukaisesti. Tietojen asianmukainen hävittäminen tai tuhoaminen on yhtä tärkeää kuin tietojen oikea käsittelytapa niiden aktiivivaiheessa.

Perinteisesti arkistoiminen on ajateltu paperimappien kautta. Paperisten asiakirjojen hallinnointi on tapahtunut konkreettisesti mapittamalla ja kansioita kokoamalla. Kun taloushallinto on siirtynyt sähköiseen toimintatapaan ja tietojen elinkaari on myös sähköistynyt, on aktiivivaiheen jälkeisestä asiakirjojen käsittelystä kadonnut konkretia. Siirtyminen sähköiseen toimintatapaan ei ole vaikuttanut tietojen säilytysaikoihin, mutta se on poistanut paperipinot tai arkistomapit näkyviltä. Mappien kadottua toimiston hyllyiltä tietojen elinkaaren hallinta jää helposti ilman huomiota. Tietojärjestelmissä tapahtuva talousaineistojen käsittely on nykyään tietokenttien, tapahtumarivien, liitetiedostojen, alvien, erilaisten koodien ja järjestelmien välisten integraatioiden hallinnointia. Jos aikaisemmin lasku oli postin kautta saapuva kirje ja siten konkreettisesti käsiteltävä, säilytettävä ja lopuksi hävitettävä asiakirja, nykyaikainen lasku saapuu sähköisenä viestinä ja se koostuu erilaisista digitaalisista tunnisteista. Lähtevä lasku muodostetaan joukosta erilaisia tietoja, jotka syntyvät ja joita voidaan siirtää ja hyödyntää monessa eri prosessin vaiheessa. Vaikka digitaalisella laskulla on täysin samat säilytysaikasäännöt kuin analogisella serkullaan, eroaa niiden käsittely täysin toisistaan.

Säilytysaikojen määrittely talousaineistolle on siis periaatteessa varsin helppoa, sillä kirjanpitolaista tulevat säilytysajat ovat hyvin täsmällisiä. Aineistojen säilytysaikojen noudattaminen käytännössä onkin sitten monesti vaikeampi toteuttaa. Ongelmana ei ole se, että nykyaikaiset tietojärjestelmät hukkaisivat mitään tietoa liian varhain, jos järjestelmien ylläpidosta on huolehdittu. Samoin laadukkaat taloushallinnon järjestelmät kyllä huolehtivat tiedon muuttumattomuudesta ja keräävät tarvittavat käsittely- ja hyväksymistiedot. Tiedot siis kyllä säilyvät ja ovat tilintarkastajan käytettävissä vielä ensi tilikaudella ja sitä seuraavanakin vuonna.

Tiedonhallinnan asiantuntijalle sen sijaan aiheuttaa harmaita hiuksia tiedon elinkaaren loppupää eli vaihe, jossa säilytysaika tulee täyteen ja aineistoja pitäisi tuhota. Järjestelmien hankinnassa ja käyttöönotossa täysin ymmärrettävästä syystä kaikista kiinnostavin osa prosessia ei ole miettiä vuosien päästä tapahtuvaa tietojen tuhoamista tai siirtämistä arkistoon. Näin ollen syntyy helposti tilanne, jossa elinkaaren hallintaa ei ole huomioitu ja herätys tulee vasta vuosien päästä palvelimen täyttyessä tai järjestelmää vaihdettaessa. Käytännössä monissa tietojärjestelmistä ei pystytä erottamaan 2, 6 tai 10 vuotta säilytettäviä tietoja muista tiedoista tai tietojen omistaja ei edes tiedä millaisilla periaatteilla järjestelmään kertyneitä tietoja hallitaan. Tietojärjestelmät eivät yleensä tarjoa arkistoinnin näkökulmasta hyviä ratkaisuja tiedon elinkaaren hallintaan, vaan näiden ”arkistot” ovat paikkoja, joihin siirretään aineistot odottamaan kohtaloaan. Oikeassa säilytysratkaisussa säilytettävillä tiedoilla ja asiakirjoilla on metatietona ennalta määritelty säilytysaika ja järjestelmistä löytyy ominaisuudet tietojen asianmukaiseen tuhoamiseen säilytysajan umpeuduttua. Monesti järjestelmien omat säilytysratkaisut on sidottu alkuperäisen järjestelmän toimintalogiikkaan, jolloin tietoja ei voi siirtää toisen toimittajan säilytysjärjestelmään. Tietojen elinkaaren hallinnan tulisi olla riippumaton järjestelmätoimittajasta ja tiedot pitäisi pystyä siirtämään aktiiviajan jälkeen muuhun säilytysjärjestelmään. Tämä tilanne tulee eteen esimerkiksi vaihdettaessa kirjanpitojärjestelmää tai siirrettäessä taloushallinto toisen organisaation vastuulle.

Yhteistyö muiden toimijoiden kanssa

Jos käsiteltävä aineisto on järjestyksessä ja hyvässä hallinnassa taloushallinnon omassa järjestelmässä, niin sen lisäksi tulisi kiinnittää huomiota myös organisaation muussa toiminnassa syntyvään ja käsiteltävään tietoon, jolla on monesti liittymäkohtia myyntiin, laskutukseen tai kirjanpitoon. Käytän esimerkkinä sosiaali- tai terveydenhuollon laskutusta. Asiakkaalle kohdistuvalle laskulle ei aina välttämättä pystytä tai voida tietosuojasyistä tuottaa kaikkea tietoa laskutuksen perusteesta, vaan itse laskulla näkyy vain muutama rivi annetusta palvelusta. Tarkemmat tiedot laskutuksen perusteesta ovat palvelua antaneella yksiköllä esimerkiksi osana suunterveydenhuollon potilastietoja. Potilastietoja ei välttämättä voida tuoda osaksi laskutusaineistoa, sillä potilastietojen käsittelyä ohjaavat omat hyvin tiukat tietosuojamääräykset. Tällaisissa tapauksissa olisi tärkeä määritellä organisaation sisällä, että mitkä tiedot laskutuksen perusteista löytyvät olemassa olevista rekistereistä ja mitkä pitää erikseen säilyttää taloushallinnon prosesseja varten. Tietoja ei pitäisi kuitenkaan kerätä ja säilyttää moneen kertaan.

Taloushallinto on monesti ulkoistettu ja näin ollen organisaation tiedot ovat käytännössä ulkopuolisen yrityksen hallussa. Tämä on täysin normaali ja hyväksyttävä tilanne myös tiedonhallinnan näkökulmasta. Tällaisissa tapauksissa on kuitenkin erittäin tärkeä sopia tietojen hallinnointiin liittyvistä vastuista sopimusosapuolien kesken. Tietojen omistaja eli organisaatio, jonka toiminnan tuloksena aineisto syntyy, vastaa myös sen asianmukaisesta säilyttämisestä. Jos palvelu on ulkoistettu, niin vastuista olisi hyvä olla tarkat kirjaukset sopimuksessa. Sopimuksissa sovitaan yleensä hyvin aktiivisista prosesseista, mutta tietojen elinkaareen liittyvät vastuut eli säilyttämisen ja tuhoamisen menettelyt voivat unohtua. Onkin suositeltavaa sopia etukäteen mitä aineistolle tapahtuu sopimuksen päätyttyä, vastaako palveluntuottaja säilyttämisestä ja tuhoamisesta myös sopimuksen päätyttyä vai luovutetaanko kaikki aineisto tilaajalle. Jos aineisto palaa sopimuksen päätyttyä itselle, niin onko oma organisaatio valmistautunut ottamaan usean vuoden talousaineiston vastaan ja huolehtimaan sen säilyttämisestä? Näistä asioista olisi hyvä keskustella oman organisaation tietohallinnosta ja tiedonhallinnasta vastaavien tahojen kanssa ennen sopimuksen allekirjoittamista. Samoin olisi syytä sopia, millaisella menettelyllä aineistot tuhotaan säilytysajan umpeuduttua, sillä varsinkin kuntien oma asiakirjahallinnon ohjeistus voi vaati erillistä hävitysmenettelyä, jonka avulla dokumentoidaan poistettava aineisto.