Mitä taloushallinnon tulisi ymmärtää kassajärjestelmän sielunelämästä?
Kun 1800-luvulla eräs ohiolainen saluunanpitäjä kyllästyi epäluotettaviin työntekijöihinsä, jotka pihistivät päivän myynneistä osan omiin taskuihinsa, syntyi ensimmäinen alkeellinen kassakone. Sen tehtävä oli pitää kirjaa päivän myynneistä – ja tehdä välistä vetäminen vaikeammaksi. Pari vuosisataa keksinnön jälkeen kassajärjestelmät palvelevat yhä samaa tarkoitusta: niiden ydintehtävä on pitää kirjaa kaupan liikevaihdosta.
Kaupan liiketoimintaympäristö sen sijaan on muuttunut samassa ajassa paljonkin. Digitalisaatio on muovannut kaupan alaa ennennäkemättömällä vauhdilla ja nykyasiakas odottaa ostokokemukseltaan enemmän kuin koskaan aikaisemmin. Asioinnin tulee luonnistua sujuvasti ajasta, paikasta ja asiointikanavasta riippumatta, eikä personoitu palvelukaan ole pahitteeksi. Vaikkei sitä äkkiseltään tulisi ajatelleeksi, on myös kassakokemus keskeinen osa asiakkaan ostokokemusta. Parhaimmillaan se tapahtuu huomaamattoman sujuvasti ja pahimmillaan se keskeyttää koko ostoprosessin.
Vuosien saatossa on syntynyt erilaisia kassajärjestelmiä palvelemaan erilaisia kaupan konsepteja. Päivittäistavaramyymälässä tehokas linjakassa pitää jonot loitolla ja kiireiset kuluttajat tyytyväisinä. Selkeä ja helppokäyttöinen itsepalvelukassa taas ilahduttaa omatoimista asiakasta. Erikoisliikkeessä kassa- tai myymäläjärjestelmä on kuin myymälähenkilöstön oma Google, jonka avulla löytyy vastaus valveutuneen asiakkaan kiperimpiinkin tuotekysymyksiin. Monikanavaisessa kaupankäynnissä kassajärjestelmä kytkeytyy saumattomasti kaupan taustaprosesseihin, kuten varastonhallintaan ja keräilyyn, ja mahdollistaa ”click and collect” -tyyppiset monikanavaiset ostomahdollisuudet modernille nykykuluttajalle. Sen lisäksi että kassajärjestelmät ovat paitsi rahaliikenteen kirjureita, voivat ne olla myös asiakastyytyväisyyden ja myynnin ajureita.
Kassakoneista moderneihin liiketoiminta-alustoihin – ja miten ne kytkeytyvät kaupan taustaprosesseihin
Erilaiset kassajärjestelmät kytkeytyvät eri tavoin kaupan taustatoimintoihin, toimitusketjunhallintaan ja taloushallintoon. Monikanavainen kaupankäynti edellyttää kassan saumatonta kytköstä kaupan taustaprosesseihin – toisaalta taas jääkiekkoseuran kahvinmyyntipisteen kassajärjestelmä voi olla hyvin yksinkertainen vekotin, joka kirjaa myynnit, muttei tee juuri enempää. Tarve siis määrittelee sen, minkälaisia kytköksiä kassajärjestelmän on rakennettava kaupan muuhun järjestelmäarkkitehtuuriin.
Erilaiset kassajärjestelmät voidaan jakaa karkeasti kolmeen luokkaan:
1. Taustatoiminnoistaan erilliset kassajärjestelmät
2. Varastonhallinnan sisältävät myymäläjärjestelmät
3. Kaiken kattavat kaupan liiketoiminta-alustat
Taustatoiminnoistaan erilliset kassajärjestelmät
Yksinkertaisimmillaan kassa voi olla täysin irrallinen integroimaton ohjelmisto, josta päivän tilitykset viedään manuaalisesti taloushallintoon. Tämä tulee usein kyseeseen, kun myyntitapahtumien määrä on pieni.
Kun myyntitapahtumien määrä kasvaa, rakennetaan kassajärjestelmän ja taloushallintojärjestelmän välille usein tilitysintegraatio. Esimerkiksi päivittäistavarakaupoissa käytetään niin sanottuja linjakassoja, joilla myydään suuria määriä tuotteita. Tyypillisesti linjakassat on integroitu yrityksen master dataan eli tuote- ja asiakasrekisteriin ja kassajärjestelmän ja kaupan taloushallintojärjestelmän välille on rakennettu tilitysintegraatiot.
Varastonhallinnan sisältävät myymäläjärjestelmät
Erillisistä kassajärjestelmistä kokonaisvaltaisempi ratkaisu on myymäläjärjestelmä, jolla pyöritetään kassan lisäksi myös yrityksen varastonhallintaa. Myymälään saapuvat tavarat kirjataan saapumiskirjauksella varaston saldoille, ja kassajärjestelmässä tapahtuva myynti pienentää varaston saldoa. Ajoittaisilla inventoinneilla voidaan oikaista varastonsaldoa oikeaksi.
Myymäläjärjestelmät ovat tyypillisimpiä pienissä ja keskisuurissa kaupan alan yrityksissä, joissa varsinainen taloushallinto on yleensä ulkoistettu tilitoimistoon. Näissäkin tilanteissa on hyvin tyypillistä, että taloushallinnon ja kassajärjestelmän väliin on rakennettu integraatio.
Kaiken kattavat kaupan liiketoiminta-alustat
Kaikista järeimpiä työkaluja tarvitsevat keskisuuret ja suuret kaupan toimijat, jotka haluavat tarjota asiakkailleen saumatonta, monikanavaista palvelua useissa eri asiointikanavissa. Monikanavainen palvelu edellyttää yhtenäisiä prosesseja ja järjestelmiä läpi ostokanavien. Tarpeeseen vastaavat kaupan kokonaisvaltaiset, pilvipohjaiset liiketoiminta-alustat, jotka paketoivat yhdelle alustalle niin digitaalisen kuin perinteisen kaupan myyntitoiminnot sekä kaikki kaupan tarvitsemat toiminnanohjauselementit kassoista asiakashallintaan ja toimitusketjunhallintaan sekä taloushallintoon.
Kaupan liiketoiminta-alustat rakentuvat niin sanotusti yhden totuuden ja tiedon pohjalle: kaikki kaupan kanavat ja prosessit hyödyntävät ja rakentavat yhteistä tietomallia. Esimerkiksi kaikki myyntilaukset ovat samassa paikassa, tulivat ne sitten kivijalan kassalta, CRM-järjestelmästä tai verkkokaupasta. Samoin asiakastieto kertyy kaikista kanavista yhteen sijaintiin, mikä mahdollistaa entistä personoidumman palvelun asiakkaalle niin kivijalassa kuin verkossakin.
Alustalla tieto liikkuu siis saumattomasti eri kanavien välillä ja ostopolun alusta loppuun asti – aina ostotapahtumasta varastonhallinnan prosesseihin ja kirjanpidon kirjauksiin. Tässä ketjussa jokainen asiakas muuttuu niin ikään kirjanpitäjäksi, sillä jokainen ostotapahtuma synnyttää kirjanpidon kirjauksen, ja ohjelmiston pääkirjalta voidaan porautua jokaiseen alkuperäiseen tapahtumaan saakka. Mikäli järjestelmät ja prosessit toimivat oikein, myös taloushallinnon automaatioaste on korkea, ja kaikesta syntyy aukoton kirjausketju eli audit trail.
Moderneimmat kassajärjestelmät ovat osa kaupan kokonaisvaltaista pilvipohjaista liiketoiminta-alustaa, johon sisältyvät myös kaupan taustaprosessit. Samalla alustalla kassan ja taloushallinnon tiedonvaihto on lähes reaaliaikaista. Myynti kirjautuu kassajärjestelmästä suoraan pääkirjanpitoon ja varastosaldo on aina ajantasainen. Korttimaksuista syntyy valvontalasku myyntireskontraan, ja maksun välittäjän suoritus kohdistuu valvontalaskuun.
Kassajärjestelmien rooli taloushallinnon prosessikokonaisuudessa
Olemme tässä johdannossa käyneet läpi, miten erilaiset kassajärjestelmät kytkeytyvät kaupan taustaprosesseihin. Taloushallinnon näkökulmasta toiset kassat elävät taloushallinnosta erillään, toiset kytkeytyvät taloushallintoon integraation avustamana, moderneimmissa ratkaisuissa kassajärjestelmät ja taloushallinto elävät samalla liiketoiminta-alustalla ja tiedonvaihto on kassan ja taloushallinnon välillä on lähes reaaliaikaista.
Tämän artikkelin tietolaatikoissa käymme läpi erilaisten kassajärjestelmien kytköstä taloushallinnon keskeisimpiin prosesseihin ja jaamme parhaimpia käytäntöjä.
Kaupan liiketoiminta-alustat tuovat tehoa taloushallintoon
Palataan lopuksi vielä alussa esittämäämme pohdintaan: onko kassajärjestelmän ydintehtävä toimia rahaliikenteen kirjurina, myynnin ajurina vai molempina? Kaikkien kassajärjestelmien on suoriuduttava rahaliikenteen kirjaamisesta, mutta modernit kaupan liiketoiminta-alustat mahdollistavat myös jälkimmäisen. Alusta-arkkitehtuuri mahdollistaa korkean automaatioasteen ja älykkäät taloushallinnon prosessit ja samanaikaisesti se tuottaa myös lisäarvoa liiketoiminnalle.
Koska kaikki data on koottu yhteen, data siirtyy nopeasti ja raportointi on tehokasta. Yrityksen kassanhallinta reaaliaikaistuu samoin kuin varaston- ja tilauksienhallintakin. Myös markkinoinnilla on näkyvyys reaaliaikaisiin myyntiraportteihin ja erilaisilla markkinointitoimenpiteillä voidaan reagoida tilanteisiin hyvin nopeastikin. Erityisesti nykyisessä maailmantilanteessa reagointinopeus on valttia, ja reagoinnin tärkeys korostuu yrityksen kaikissa liiketoimintaprosesseissa, myös kassatoiminnoissa.
Hinnoittelu
Digiajan kuluttajat ovat valveutuneita myös tuotteiden hinnoista. Hintojen vertailu on verkossa vaivatonta, ja usein kaupan nappaa parhaan hinnan tarjoava kauppias. Kaupat kilpailevat hintakilpailun kuninkuudesta erilaisin kampanjoin ja kanta-asiakaseduin, ja ketterästä hinnoittelumoottorista on tullut keskeinen työkalu kaupoille.
Joustava hinnoittelu tuottaa kuitenkin usein haasteita, mikäli kivijalan ja verkkokaupan kassajärjestelmät elävät rinnakkain ja hyödyntävät erilaisia hinnoittelumoottoreita. Usein tässä tapauksessa joudutaan nojaamaan hyvin yksinkertaisiin hinnoittelumalleihin.
Sen sijaan moderneissa kaupan liiketoiminta-alustoissa käytetään samaa hinnoittelumoottoria jokaisessa kanavassa, niin verkossa kuin kivijalkakaupassakin. Hinnoittelun näkökulmasta alusta-ajattelu tarjoaa laajan työkaluvalikoiman sekä paljon joustavuutta hinnoitteluun. Hinnoittelun seuraavassa aallossa ovat tulossa tekoälypohjaiset hinnoittelumallit, jotka voidaan kytkeä ulkoisiin tietolähteisiin, kuten sääennusteisiin, hakukoneanalytiikkaan ja ostokäytöksen historiatietoon.
Kassajärjestelmän kytkös tuotetietoihin
Tuotetieto kattaa niin logistiikkaan, talouteen, myyntiin kuin markkinointiinkin liittyviä ulottuvuuksia, jotka kaikki määritellään ennen kuin tuote lisätään kaupan myyntivalikoimaan. Kassajärjestelmässä tästä tuotetiedosta on perinteisesti saatavilla vain murto-osa: pääasiassa tuotenumero, -nimi ja hinta.
Kassoilla tuote osataan tyypillisesti yhdistää tuotetietoihinsa lukemalla tuotteen viivakoodi. Koodin avulla kassajärjestelmä tunnistaa tuotteen tuotenumeron, joka yhdistää tuotteen sen tuotenimeen sekä hintaan eli niihin tuotetietoihin, jotka myyntitapahtumassa tulostuvat kuitille ja rekisteröityvät taloushallinnon tapahtumaksi.
Tuotetietoja hallitaan usein toiminnanohjausjärjestelmässä tai jaellaan erillisestä tuotetietojärjestelmästä. Näistä järjestelmistä tuotetiedot voidaan tuoda integraatioiden läpi kassajärjestelmään. Modernit kaupan liiketoiminta-alustat sen sijaan sisältävät itsessään laajan tuotetietojärjestelmän, jonka tuotetietomallia hyödynnetään suoraan samalla liiketoiminta-alustalla sijaitsevassa kassajärjestelmässä.
Kaupan liiketoiminta-alustojen etuna on tuotetietojen reaaliaikainen saatavuus kanavassa kuin kanavassa sekä mahdollisuus porautua entistä syvemmälle tuotetietoihin kassajärjestelmästä käsin. Esimerkiksi kaikkien myymälöiden ja varastojen saldot ovat myymälähenkilökunnan käytettävissä, ja jos tuote sattuu olemaan loppu omasta myymälästä, voi tuotteen varata ja myydä jostain toisesta myymälästä. Digiajan kuluttajilla on saatavillaan enemmän tuotetietoa kuin koskaan aikaisemmin, ja siksi onkin tärkeää, että myymälän henkilökunnalla on tuotteista vähintäänkin sama tieto käytettävissään kuin kuluttajilla internetissä.
Integroiduissa ratkaisuissa, joissa kassajärjestelmä ja tuotetietojärjestelmä ovat erillisiä ratkaisuita, on kassan kautta haastavampaa porautua syvälle tuotetietoihin ja saada näkyvyys reaaliaikaisiin myymälä- ja varastosaldoihin.
Kassajärjestelmän kytkös maksupäätteeseen
Maksupääte voi olla joko integroitu kassajärjestelmään tai elää erillään kassajärjestelmästä. Ensimmäisessä vaihtoehdossa korttimaksaminen on osa kassatapahtumaa eli maksussa käytetty kortti voidaan yhdistää myyntiin. Vaikka maksupääte olisi integroitu kassajärjestelmään, on tyypillistä, että maksupäätteeseen välittyy vain rajallisesti tietoa kassajärjestelmästä – summa ja kuitin numero tärkeimpinä. Tietoa myydyistä tuotteista ei sen sijaan yleensä viedä maksupäätteelle. Maksupääte välittää kassalle PCI/DSS-standardin mukaiset tiedot, jotka tulostuvat myyntitapahtuman yhteydessä kuitille. Näihin tietoihin kuuluu muun muassa maksukortin numero kryptattuna.
Jälkimmäisessä vaihtoehdossa, mikäli maksupäätettä ei ole integroitu kassajärjestelmään, kuitti yleensä päätetään kassalla korttimaksutapaan, mutta sirukortin tekninen käsittely tapahtuu kassajärjestelmästä erillisessä maksupäätteessä. Tällöin myyntiä ei voida yhdistää käytettyyn maksukorttiin.
Suomessa on useita maksupääteratkaisun tarjoajia. Eri toimijat tarjoavat asiakkailleen erilaisia lisäarvopalveluja muun muassa kanta-asiakaskorttien ja lahjakorttien käsittelyyn. Markkinoilla on myös kansainvälisiä maksupääteratkaisujen tarjoajia. Kansainvälisten ratkaisujen etuna on se, että samaa maksupääteratkaisua voidaan käyttää yli valtiorajojen, mikäli yrityksellä on myymälöitä tai verkkokauppoja eri maissa.
Kuitit
Kuitti toimii myyjän eli kauppaliikkeen myyntitositteena, mutta sillä on roolinsa myös ostajan hankinnan tositteena. Kuittia on tarjottava lain mukaan (Laki kuitintarjoamisvelvollisuudesta käteiskaupassa), kun maksu suoritetaan käteisellä rahalla tai siihen rinnastettavalla maksutavalla. Kuitin, kuten myös mahdollisen laskun, tulee noudattaa arvonlisäverolain 209 § mukaisia sisältövaatimuksia.
Edelleen suurin osa kuiteista annetaan asiakkaalle paperisena, mutta myös muut toimitustavat ovat yleistyneet. Kuitti voidaan esimerkiksi toimittaa kaupan omaan sovellukseen, mikäli asiakas on tunnistautunut kanta-asiakasjärjestelmään. Sähköiset kuitit eli eKuitit ovat myös yleistymässä, ja niitä edistetäänkin aktiivisesti Yrityksen digitalous -hankkeessa.
Kassatapahtumien siirtyminen taloushallintoon
Modernissa liiketoiminta-alustassa kassajärjestelmät ja taloushallinto ovat saumattomasti kytköksissä toisiinsa, ja kassan tapahtumat synnyttävät suoraan taloushallinnon tapahtumia parametroitujen kirjaussääntöjen mukaisesti. Liiketoiminta-alusta mahdollistaa täydellisen audit trailin pääkirjanpidosta yksittäiselle kassatapahtumalle.
Jos taas kassajärjestelmä on erillinen taloushallintojärjestelmästä, siirretään kirjanpidon tapahtumat liittymällä taloushallintoon. Tilanteissa, joissa kassan kautta kulkeva liiketoiminta on vähäistä, voidaan tapahtumat siirtää myös tiedostoina tai kirjata manuaalisesti. Liittymä muodostaa kirjaukset usein päiväkohtaisina saldoina, jolloin yksittäistä tapahtumaa pitää tutkia kassajärjestelmän puolelta. Tällöin taloushallinnon kontrollitehtäviin kuuluu monesti liittymien valvonta. Liittymien valvonnalla varmistetaan, että kaikki liiketapahtumat on siirretty pääkirjanpitoon.
Maksujen kirjaaminen
Maksutapojen määrä lisääntyy jatkuvasti. Onkin taloushallinnon kannalta oleellista luoda tehokkaat prosessit maksutapahtumien käsittelyyn ja valvontaan. Kassatapahtumia tuottavien kassojen lukumäärä lisää suoraan taloushallinnon tehtäviä. Maksutapojen moninaisuutta ja kirjanpidon käsittelyä onkin käsitelty kattavasti artikkelissa Kauppatavat elävät mutta kirjanpidon lainalaisuudet pysyvät: Kaupan myynnin ja maksujen kirjaaminen. On myös muistettava, että kun ollaan tekemisissä rahan kanssa, sisäinen valvonta ja kontrollipisteet on suunniteltava ja niitä on toteutettava suunnitelman mukaan.
Myymälä- tai kassajärjestelmän maksutapahtumien osalta paras käytäntö on luoda myyntireskontraan valvontalasku maksutavoittain. Valvontalaskuun lisätään muodostettaessa pankkiviite. Kun maksuntilittäjä tekee suorituksen pankkitilille, on maksun kohdistaminen automaattista. Mikäli maksusuoritus ei täsmää valvontalaskun kanssa, on syntynyt kassaero, joka tulee selvittää sisäisen valvonnan periaatteiden mukaisesti. Usein kyseessä saattaa olla päivien välinen ero, jonka selvitykseen eri maksunvälittäjien palveluportaalit ovat hyödyllisiä. Kyseessä saattaa olla myös sellainen ero, jota taloushallinnon tulee selvittää yhteistyössä myymälän vastuuhenkilön kanssa.
Haasteen automatisoinnille asettavat ne maksunvälittäjät, jotka vähentävät suorituksestaan oman palkkionsa. Näissä tapauksissa voidaan joko etukäteen kirjata palkkio, jolloin valvontalasku syntyy summalle, josta on jo vähennetty palkkio. Tai vaihtoehtoisesti voidaan pyrkiä automatisoimaan suorituksen kirjaus niin, että mikäli suoritus on juuri palkkion suuruinen (esimerkiksi 3 % summasta), ero kirjataan maksettuihin palkkioihin. Tässä prosessissa paras toimintatapa on kuitenkin pyytää maksunvälittäjältä erillinen lasku palkkioista.
Maksutavoista lahjakorttien myynti käyttäytyy kirjanpidollisesti eri tavalla kuin muut kassatapahtumat. Lahjakortit kirjataan myyntivaiheessa velkoihin, joten sille täytyy olla oma kassatapahtumatositteensa. Kassassa täytyy olla myös maksuvaihtoehtona lahjakortti, jotta käytön yhteydessä voidaan vähentää velkaa ja kirjata myynti. Kassa- ja/tai myyntiraporteilla lahjakortit erotellaan, jotta lahjakorttien myyntejä ja velkoja voidaan tarkastella päiväkohtaisesti.
Myyntikirjaukset
Kassajärjestelmästä saatavista myyntitositteista tärkeimmät ovat kuitti ja myyntilasku. Muita myynnin kirjauksiin liittyviä asiakirjoja ovat lähetteet, tilausvahvistukset, kauppakirjat, myyntisopimukset, hyvityslaskut, lisälaskut ja käteiskassan päiväkohtaiset yhteenvedot.
Kun kassatapahtumat kirjataan kirjanpitoon, tulee huomioida, että myyntitositteet voivat koostua yhdestä tai useammasta asiakirjasta, esimerkiksi myyntilaskusta ja lähetteestä, jos laskulta ei käy ilmi luovutusajankohtaa. Yhdellä tositteella voi myös olla useampia tapahtumia, kuten kassan päiväkohtaiset käteismyynnit. Näistä voidaan koostaa raportti, jossa on listattu myydyt tuotteet päivittäin, jolloin yksittäisiä kuitteja ei tarvitse toimittaa kirjanpitoon.
Näillä myyntitositteilla pyritään erottelemaan kassan liiketapahtumia ja seuraamaan myyntitapahtumia. Kassasta muodostunut myyntitosite aiheuttaa kirjanpitoon kirjauksen. Nykyaikaisilla pilvialustoilla tämä tapahtuu automaattisesti, ja myyntitositteita ei tarvitse erikseen kirjata kirjanpitoon tai siirtää esimerkiksi liittymällä. Kun myyntitositteen muodostumisen yhteydessä kirjanpidon kirjaukset muodostuvat automaattisesti, paranee tositteiden seurattavuus ja audit trail.
Myyntitositteilla säilytysaika on kuusi vuotta. Sähköisinä niiden säilytys on vaivattomampaa ja niistä on helpompi luoda erikseen säilytettäviä arkistoja. Alkuperäisten tositteiden tulee olla muuttumattomia ja niitä ei saa hävittää. Siten onkin hyvä, että ne tallentuvat suoraan alustalle ja pilveen.
Poikkeustilanteet ja varautuminen
Välillä käy nykymaailmassakin niin, etteivät verkkoyhteydet toimi. Silloin sellaiset kassat, joissa on offline-toiminnallisuudet, jatkavat toimintaansa. Offline-tilassa maksutapoja joudutaan kuitenkin rajaamaan, ja tyypillisesti korttimaksuja ei voida vastaanottaa. Tapahtumat tallentuvat offline-tietokantaan ja kun verkkoyhteydet taas toimivat, tallennetut tiedot siirtyvät ja toiminta jatkuu normaalisti.
Talouden kannalta on myös oleellista kassan tietojen oikeellisuus ja seurattavuus. Tässä esiin nousee myös tarve reaaliaikaiselle varmuuskopioinnille, jotta teknisen haasteen edessä menetetään mahdollisimman vähän tietoja.
