Millainen on asunto-osakeyhtiön hyvä toimintakertomus ja tilinpäätös?

Tilinpäätöspaketilla tarkoitetaan tässä artikkelissa informaatiokokonaisuutta, joka muodostuu toimintakertomuksesta ja tilinpäätöksestä. Edellä mainittu senkin uhalla, että ne on nykylainsäädännössä juridisesti erotettu toisistaan ja ovat siten itsenäisiä kokonaisuuksia.

Kirjava kirjanpitovelvollisjoukko

Asunto-osakeyhtiöitä on yhden omakotitalon yhtiöistä ja paritaloyhtiöstä useiden satojen huoneistojen ”jättitaloyhtiöihin”. Taloyhtiöt voivat poiketa toisistaan siten merkittävästi esimerkiksi yhtiön koon tai vaikkapa omistusrakenteen osalta. Tavanomaisessa taloyhtiössä huoneistoja on muutamia kymmeniä ja omistus on jakautunut siten, että kullakin huoneistoilla on eri omistajat. Vain osa osakkeenomistajista on yhtiön hallinnossa mukana, eli käytännössä he toimivat taloyhtiön hallituksessa.

Valtaosa huoneistojen omistajista on käytännössä ”vain” osakkeenomistajan asemassa. Tällöin taloyhtiön kunkin tilikauden toimintakertomus ja tilinpäätös antavat tärkeää informaatiota koko osakaskunnalle ja luonnollisesti myös muillekin, esimerkiksi huoneiston hankkimista kyseisestä taloyhtiöstä harkitsevalle asunnonostajalle.

Toimintakertomuksen tärkeys

Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) mukaan taloyhtiön on aina laadittava toimintakertomus. Kirjanpitolainsäädännön toimintakertomuksen laatimista koskevat vapautukset eivät siten koske taloyhtiöitä, koska toimintakertomus tulee laatia yhtiölainsäädännön perusteella. Lisäksi on hyvä pitää mielessä, että toimintakertomus on usein se osa tilinpäätöspakettia, joka parhaiten palvelee lukijaa ainakin silloin kun tämä ei ole esimerkiksi kirjanpidon ammattilainen. Tilikauden kirjanpidollinen tuloksen laskenta tai taseesta kirjanpitoarvoin ilmenevät yhtiön varat ja velat eivät useinkaan ole ”riviosakkaalle” tilinpäätöspaketin selkeintä osuutta – tai välttämättä edes mielenkiintoista luettavaa.

Asunto-osakeyhtiölain mukaan taloyhtiön on aina laadittava toimintakertomus.

Toimintakertomus sisältää yleensä yleisen kuvauksen yhtiöstä, sen kiinteistöstä ja huoneistoista, hallinnosta ja esimerkiksi ostetuista palveluista (isännöinti, huolto, siivous ja niin edelleen). Lisäksi toimintakertomukseen tiivistetään tietoja yhtiön taloudesta ja siihen liittyvistä seikoista, esimerkiksi tilikauden aikana perityistä vastikkeista, yhtiöllä olevista lainoista, yhtiön maksuvalmiudesta, vakuutuksista ja kertomuksessa annetaan myös kulutustietoja (lämpöenergia, vesi, sähkö). Näiden tietojen esittäminen on hyvin vakiintunutta, ja tiedot ovat toimintakertomuksen lukijan kannalta usein kiinnostavaa ja tärkeää informaatiota.

Lain tietovaatimukset

Asunto-osakeyhtiölaissa tietovaatimukset taloyhtiön toiminta­kertomukselle ovat lain 10 luvun 5 pykälässä. Lainkohdassa ei säädetä tietovaatimuksista sillä tarkkuudella kuin miten tietoja taloyhtiöiden toimintakertomuksissa on yleensä vakiintuneesti annettu. Vakiintunutta tapaa on kuitenkin hyvä käyttää. Tärkeää on tietenkin täyttää myös ne tietovaatimukset, jotka kyseisessä lainkohdassa on nimenomaisesti säädetty.

Tulee myös muistaa, että toimintakertomuksen vapaaehtoisten tietojen antamisessakin ”liika on liikaa”. Toimintakertomusta ei ole syytä käyttää esimerkiksi yleisen osakastiedottamisen apuvälineenä. Toimintakertomuksessa annettavien tietojen tulee olla olennaisia ja niillä tulee olla merkitystä oikean ja riittävän kuvan saamiseksi asunto-osakeyhtiön toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Muu osakas/asukastiedottaminen tapahtuu muita kanavia pitkin. Määrällisesti lukuisat ylimääräiset tiedot voivat jopa vaarantaa oikean ja riittävän kuvan antamisen (KILA 1874/2011), eli lukijaa ei tule näännyttää ylimääräisellä ”informaatioähkyllä”.

Erillislaskelmat

Toimintakertomuksen lakisääteisiin tietovaatimuksiin kuuluvat erillislaskelmat – vastikerahoituslaskelma ja talousarvio­vertailu – ovat tilinpäätöspaketin kovinta ydintä. Asunto-osakeyhtiön on toimintakertomuksessaan annettava tiedot yhtiövastikkeen käytöstä, jos vastiketta voidaan periä eri tarkoituksiin eri perustein. Käytännössä selvitys annetaan erillisellä laskelmalla vastikkeiden käytöstä eli vastikerahoituslaskelmalla. Vastikerahoituslaskelma tulee laatia kaikissa useamman osakkaan omistamissa keskinäisissä yhtiöissä, joissa peritään samanaikaisesti eri tarkoituksiin eri vastikkeita, tyypillisesti hoitovastiketta ja ainakin yhtä pääomavastiketta.

Vastikerahoituslaskelma tulee laatia kaikissa useamman osakkaan omistamissa keskinäisissä yhtiöissä, joissa peritään samanaikaisesti eri tarkoituksiin eri vastikkeita.

Vastikerahoituslaskelman keskeinen tehtävä on omalta osaltaan pyrkiä estämään eri vastikkeiden sekoittuminen ja varmistaa osakkaiden yhdenvertainen kohtelu. Vastikerahoituslaskelma, jota usein jälkilaskelmaksikin kutsutaan, on rahavirtalaskelmana riviosakkaan yleensä helpompi ymmärtää kuin vaikkapa tuloslaskelma, johon taloyhtiön kaikki rahankäyttö, esimerkiksi lainojen lyhennykset eivät vaikuta. Laskelmalla syntyy myös tieto eri vastikkeeseen liittyvistä yli/alijäämistä, jolloin ne voidaan ottaa huomioon esimerkiksi seuraavan budjettikauden vastikkeita päätettäessä.

Talousarvion toteutuminen

Toimintakertomuksessa on ilmoitettava myös tiedot talous­arvion toteutumisesta sekä annettava riittävä selvitys olennaisista poikkeamista talousarvioon nähden. Tämäkin tehdään tyypillisesti erillisen laskelman avulla, vaikka asialle ei lakisääteistä kaavaa olekaan säädetty. Talousarviovertailun tarkoi­tuksena on antaa informaatioita siitä, miten onnistuneesti talo­yhtiö on budjetissaan pysynyt. Jos poikkeamia on syntynyt suuntaan tai toiseen, on asiaa avattava yksityiskohtaisemmin.

Poikkeaman olemassaolon toteamisen lisäksi on esitettävä riittävä selvitys eli syyt siihen, miksi budjetissa ei pysytty. Poikkeama on olennainen aina, jos se on euromääräisesti suuri. Jos poikkeama on prosentuaalisesti suuri, myös tällöin selvitystä on syytä antaa, paitsi jos asiassa on kyse taloyhtiön kokoon suhteutettuna euromääräisesti epäolennaisesta erästä.

Hankerahoituslaskelma

Haluan tässä artikkelissa nostaa erikseen esiin myös laskelman, johon ei edellä mainituista laskelmista poiketen liity suoranaista omaa lainkohtaa, mutta jota ei pidä toimintakertomuksessa unohtaa. Kyse on hankerahoituslaskelmasta. Jos taloyhtiössä on käynnissä erillinen korjaushanke, on erityisen suositeltavaa, että jokaisessa hankkeen toteutuksen aikana laadittavassa toimintakertomuksessa on mukana hankerahoituslaskelma, josta ilmenee korjaushankkeesta tilinpäätöshetkeen mennessä toteutuneet menot ja niiden rahoitus. Samoin täsmäytys kirjanpitoon on syytä laskelmaan sisällyttää.

Mitä suuremmasta hankkeesta on kyse, sitä tärkeämpi tämän informaation antaminen on. Tyypillisesti hankkeisiin liittyy erillisbudjetointi, joten asunto-osakeyhtiölain vaatimuksen talousarviovertailusta voi ajatella koskevan myös pakollisena asiana tietoja erillisbudjetoidun hankkeen taloudellisesta onnistumisesta. Usein on kuitenkin niin, että hankerahoituslaskelma annetaan vasta hankkeen valmistuttua, jos silloinkaan.

Usein on kuitenkin niin, että hankerahoituslaskelma annetaan vasta hankkeen valmistuttua.

Jos hanke toteutuu useammin tilikauden ajan, on hankkeen ollessa kesken myös syytä antaa informaatiota tilinpäätöshetkellä vallinneen tilanteen mukaan. Kirjanpitolautakunta on taloyhtiöyleisohjeessaan antanut mallin hankerahoituslaskelmasta, laskelmamallin käyttö toiminta­kertomuksissa on suositeltavaa.

Olennaiset tapahtumat

Toimintakertomuksen pakollisia tietoja ovat olennaiset tapahtumat sekä tilikaudella että sen päättymisen jälkeen. Selvää on, että ilman lain nimenomaista vaatimustakin tällaiset olennaiset tapahtumat ovat aina osa toimintakertomuksessa annettavaa informaatiota.

Toimintakertomuksessa tulee esittää myös arvio todennäköisesti tulevasta kehityksestä. Tyypillisesti tällöin annetaan tietoja käynnissä olevista tai vasta suunnitteilla olevista yhtiön kiinteistöön kohdistuvista korjaus- ja uudistushankkeista, varsinkin jos niihin liittyvät kustannukset arvioidaan merkittäviksi.

Tulevaan kehitykseen liittyy myös asunto-osakeyhtiölain vaatimus siitä, että hallituksen on annettava vuosittain yhtiökokouksessa kirjallinen selvitys talon kunnossa­pitotarpeista seuraavan viiden vuoden aikana. Tämä selvitys perustuu usein kuntoarvioon ja/tai kunnossapidon PTS-suunnitelmaan. Kunnossapitoselvitystä ei ole asunto-osakeyhtiölaissa kytketty toimintakertomukseen tai tilinpäätökseen, eikä sitä tällöin liitetä tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen osaksi. Selvityksen tiedot eivät kuitenkaan voi olla ristiriidassa toiminta­kertomuksesta ilmenevien tietojen kanssa, joten toimintakertomuksessa tulevaa kehitystä tulee kuvata peilaten sitä esimerkiksi taloyhtiössä laadittuun PTS-suunnitelmaan.

Tuloslaskelman ja taseen esittäminen

Taloyhtiöt ovat käytännössä joko mikro- tai pienyrityksiä. Näin ollen niiden tilinpäätöstiedoista on säädetty PMA:ssa (valtioneuvoston asetus pien- ja mikroyrityksen tilinpäätöksessä esitettävistä seikoista 1753/2015). Asetuksesta löytyvät mm. sovellettavat tuloslaskelma- ja tasekaavat. Lähtökohtaisesti näitä siis sovelletaan tilinpäätöksessä. Taloyhtiöiden tuloslaskelmakaava on sama kirjanpitoasetuksessa ja PMA:ssa. Taseen esittämisen osalta on pien- ja mikroyrityksillä mahdollista hyödyntää PMA:n sallimia lyhennettyjä malleja.

Edellä mainitusta huolimatta suositeltavaa kuitenkin on, että asetuskaavojen asemasta laskelmat esitetään Kilan talo­yhtiöyleisohjeessaan antamien mallien mukaisesti. Kilan kaava­mallit laajentavat ja täsmentävät tuloslaskelmassa ja taseessa annettavia tietoja siten, että raporteista on vaivattomammin luettavissa taloyhtiöille tyypillisiä seikkoja. Esimerkiksi jos taloyhtiössä on käytetty tilikaudella rahastointimenettelyä, käytännössä siis verosuunnittelun takia osakkailta perittyjä lainan­osuussuorituksia on rahastoitu omaan pääomaan (yleensä lainanlyhennysrahastoon), Kilan malleja käytettäessä tämän voi todeta tuloslaskelmastakin, jossa lainanosuussuoritukset esitetään omana nimikkeenään rahoitustuotoissa ja rahastoidut laina­osuudet esitetään niin ikään omana eränään rahoitustuottojen oikaisueränä ”Rahastoidut lainaosuudet”.

Kilan kaava­mallit laajentavat ja täsmentävät tuloslaskelmassa ja taseessa annettavia tietoja siten, että raporteista on vaivattomammin luettavissa taloyhtiöille tyypillisiä seikkoja.

Taseen esittämisessä Kilan suositus on, ettei pien- ja mikro­yrityksille annettuja mahdollisuuksia esittää tase lyhennetyssä tai ”äärimmilleen” lyhennetyssä muodossa käytettäisi. Tilinpäätöksen selkeyden ja informatiivisuuden takia keskinäisissä asunto- ja kiinteistöosakeyhtiössä on suositeltavaa esittää tase normaalin tasekaavan mukaisella tarkkuustasolla. Kilan yleisohje sisältää myös mallin oman pääoman esittämiselle, tämän avulla esimerkiksi omaan pääomaan kuuluvien eri rahastojen esittämistapaa on pyritty yhtenäistämään taloyhtiöissä.

Liitetietojen merkitys

Tuloslaskelma- ja tasekaavojen lisäksi taloyhtiön tilinpäätöstä koskevat liitetietovaatimukset ovat PMA:ssa. Taloyhtiöille ei ole säädetty enää erillisiä helpotuksia liitetietojen esittämiseen, kuten oli ennen vuoden 2015 kirjanpitolakiuudistusta. Liitetiedot laaditaan siten kuten muissakin pien- tai mikroyrityksissä PMA:n vaatimusten mukaisena. Kirjanpitolautakunta kehottaa harkitsemaan mikroyritysten suojasatamasäännöksen soveltamisen tarkoituksenmukaisuutta niissä mikrokokoisissa talo­yhtiöissä, joiden omistus on jakautunut. Jos tilinpäätöksen oikean ja riittävän kuvan varmistavia niin kutsuttuja tapauskohtaisia liitetietoja on tarpeen antaa, ei suojasatamasäännöksen helpotusta ”ylimääräisille” liitetiedoille kannata välttämättä hyödyntää. Tilanne on siis toisenlainen kuin esimerkiksi yksittäisen perheen omistamassa liikeyrityksessä, joka suojasatamasäännöksen nojalla haluaa esittää liitetiedot vain minimivaatimusten mukaan.

Kuten jo artikkelin alussa on todettu, toimintakertomus ja tilinpäätös ovat itsenäisiä dokumentteja, vaikka käytännössä niistä yleensä muodostetaan yhteinen tilinpäätöspaketti. Kun dokumentit ovat itsenäisiä, ne tulee laatia sen mukaisesti. Päällekkäisiä tietovaatimuksia on jonkin verran käytännössä toimintakertomuksen ja liitetietojen välillä. Selkeintä on, että vaaditut tiedot annetaan sekä toimintakertomuksessa että tilinpäätöksessä täydellisinä omien tietovaatimustensa mukaisesti. Tämä ei tarkoita kuitenkaan sitä, että tiedot varmuuden vuoksi kopioidaan saman sisältöisenä paikasta toiseen. Esimerkiksi pien- ja mikroyrityksen on PMA:n mukaan annettava tilinpäätöksen pakollisena liitetietona tiedot tilikauden jälkeisistä olennaisista tapahtumista.

Toimintakertomuksessa tietovaatimus koskee myös tilikauden aikaisia olennaisia tapahtumia. Tarvetta ei siten ole antaa liitetietoa muista kuin tilikauden jälkeen tapahtuneista olennaisista tapahtumista. Mutta näiden osalta esittäminen liitetiedoissa tulee tehdä siitä huolimatta, että tieto löytyy myös toimintakertomuksesta.