Onko rytöpesästä asiakkaaksi?
Rytöpesällä tarkoitetaan tässä niitä kaikille tuttuja asiakkaita, jotka ykskaks tipahtavat pöydälle ja joista kukaan ei oikein tunnu tietävän missä mennään. Kyse voi olla huolimattomuudesta, loppuun palamisesta tai suorastaan rikollisesta toiminnasta. Tilitoimistoalalla ammattitaitoon kuuluu kyky pystyä tunnistamaan, milloin tuohon rytöpesään kannattaa uhrata aikaansa ja saada siitä mahdollisesti hyvä ja kiitollinen asiakas, ja milloin taas ei kannata koskea kyseiseen materiaaliin pitkällä tikullakaan.
Viime aikoina monissa tilitoimistoissa on esiintynyt rytöpesiä mallia As Oy -muotoinen paritalo. Niissä kyse on yleensä puhtaasta tietämättömyydestä ja välinpitämättömyydestä. On eletty kuin kahdessa omakotitalossa ja jaettu käyttökulut puoliksi, ja kumpikin on maksanut omat remonttinsa. Sitten toinen asunto menee myyntiin ja välittäjä pyytää viimeistä tilinpäätöstä! Ainakaan 15 vuoteen ei ole tehty kirjanpitoa, eikä kukaan löydä edes rakentajan luovutustasetta.
Tilitoimisto voi olla se pelastava taho, joka ryhtyy rakentamaan yhtiölle tasetta. Tuloslaskelmaa ei kannata 15 vuodelta yrittää laatia, mutta tase olisi saatava aikaan, jotta välittäjä voi varmistua yhtiön velattomuudesta.
Liikkeelle lähdetään kaupparekisteristä, sieltä selviää osakepääoma. Jos tontin kauppakirja löytyy tai lainhuutoa varten maksettu varainsiirtovero saadaan selville, on maa-alueen tasearvo selvitetty. Jos ei löydy vanhoja veroilmoituksia tai mitään muutakaan materiaalia, on kiinteistöverolippu sitten vihoviimeinen dokumentti rakentaa tase. Sieltä löytyy ikäalentamaton arvo rakennukselle ja tontin verotusarvo. Erotus on sitten rakennusrahastoa. Liitetiedoissa on kerrottava taseen laatimistapa, jotta lukija osaa arvioida sitä oikeista lähtökohdista.
Arviointi kysyy ammattitaitoa
”Oikeita” rytöpesiä esiintyy harvemmin, mutta niiden arvioimiseen kannattaa valjastaa tilitoimiston paras kokemus. On arvioitava laiminlyöntejä KPL:n, OYL:n ja EVL:n pohjalta. Kirjanpitorikosten esiintulon varalta Rikoslain 29. luvun 9 §, 9a § ja 10 § kannattaa vilkaista läpi.
Tilitoimiston kannattaa pohtia omat resurssinsa: onko mahdollista irrottaa todella osaavia henkilöitä ennalta arvaamattomaksi ajaksi sotkun selvittämiseen? Vaikuttaako yrittäjä siltä, että hän vilpittömästi haluaa edesauttaa selvitystyötä ja parantaa tapansa siinä tapauksessa, että selvitystyön jälkeen saa jatkaa toimiston asiakkaana? Kuinka loogisia ja johdonmukaisia hänen selityksensä tilanteeseen johtaneista syistä ovat?
Tilitoimiston kannattaa pohtia omat resurssinsa: onko mahdollista irrottaa todella osaavia henkilöitä ennalta arvaamattomaksi ajaksi sotkun selvittämiseen?
Se, kuinka kattavasti on mahdollista saada kirjanpitomateriaali koottua jälkikäteen, vaikuttaa suoraan tilitoimiston onnistumismahdollisuuksiin. Mielessä kannattaa pitää Kilan lausunto 1866 vuodelta 2011. Siinä lausutaan tilanteesta, jossa kirjanpitäjä ottaa kantaa kirjanpitotapahtumiin, ”arvaa” ja täydentää tai laatii tositteita puutteellisin tiedoin. Näillä toimin hän ottaa osavastuun kirjanpidon oikeellisuudesta. Tähän tilanteeseen ei rytöpesien kanssa pidä koskaan ajautua.
Entä jos nykyasiakas paljastuu rytöpesäksi?
Joskus jo olemassa oleva asiakas paljastuu rytöpesäksi. Tällöin tilitoimiston kannattaa pikimmiten tarkistaa asiakasta koskeva dokumentointi, kuten aloituspalaverien sisältö ja kirjeenvaihto (sähköpostit) sekä koota henkilökunnan havainnot toimeksiannon hoitamisesta ja erityisistä piirteistä sen aikana.
Joskus tosin mikään ei etukäteen viittaa väärinkäytöksiin.
Joskus tosin mikään ei etukäteen viittaa väärinkäytöksiin. Asiakkaanamme oli kauempaa paikkakunnalle muuttanut kahden miehen osakeyhtiö, jolla ei ollut muuta henkilökuntaa. He harjoittivat rakennusaliurakointia ja hoitivat paperityöt ja aikataulut erinomaisesti ja olivat erittäin mukavia tyyppejä. Me hoidimme kirjanpidon ja palkanlaskennan osakkaille. Kunnes eräänä päivänä palkanlaskijalle tuli kysely siitä, mitä tiedämme heidän työmaallaan työskentelevistä seitsemästä työntekijästä.
Osakkaat ymmärsivät hyvin, kun ilmoitimme toimeksiannon juuri katkenneen. Harmittelivat vain, kun olivat niin tyytyväisiä palveluumme! Mikään ei viitannut siihen, että aikoisivat jatkossa muuttaa tapojaan, jos vielä voivat jatkaa liiketoimintaa.
Suuren rytöpesän tarina
”Se suuri rytöpesä” osui toimistomme kohdalle 1990-luvun loppupuolella. Olimme saaneet viranomaisilta toimeksiannon selvittää kuittikauppaa, johon oli sotkeutunut parikymmentä rakennusalan yritystä. Selvitystyö tapahtui pääosin tositteiden ja pääkirjojen kautta tapaamatta noita yrittäjiä.
Kun kävimme läpi selvitystyön tuloksia, kysyi eräs viranomaisista, voisimmeko ajatella ottavamme asiakkaaksi erästä hyvin pieneltä osin kuittikauppaan sotkeutunutta nuorta yrittäjää. Tällä oli ollut todella huono tuuri tilitoimistojen suhteen. Ensimmäinen tilitoimisto oli laskuttanut kuukausittain, mutta jättänyt kirjanpidon tekemättä. Arvonlisäveroilmoitukset oli vedetty vasemmasta hihasta. Tilanteen selvittyä yrittäjä vaihtoi tilitoimistoa. Uusi toimisto laskutti ennakkomaksun, muttei koskaan aloittanut työtä. Tämä tuli esiin vasta viranomaistutkinnan yhteydessä. Eli löytyy niitä rytöpesiä tilitoimistoistakin.
Mietimme pyyntöä pitkään. Kirjanpito oli tekemättä liki kolmelta vuodelta, materiaali oli osin Valintatalon pinkeissä muovikasseissa ja materiaalia saattoi olla hävinnyt noissa edellisissä toimistoissa. Kuittikauppaan liittyvä materiaali olisi kyettävä erottamaan aidoista tositteista. Käteisnostoja palkkaennakoihin oli pilvin pimein, kuka ne saa selvitettyä? Verotuksen osalta olisi laadittava oikaisuvaatimukset tehtyjen arvioverotusten kumoamiseksi. Myös osakkaan henkilökohtainen verotus tulisi saada oikaistuksi. Tiedossa ei ollut, olisiko lopputuloksena konkurssikypsä yritys vai olisiko osakeyhtiölain pääomavaatimuksia tai varojenjakosäännöksiä rikottu.
Tiedossa ei ollut, olisiko lopputuloksena konkurssikypsä yritys vai olisiko osakeyhtiölain pääomavaatimuksia tai varojenjakosäännöksiä rikottu.
Koska lainmukainen toiminta oli aina ollut vaatimuksenamme asiakkailta, oli iso askel ottaa tämä yritys asiakkaaksi. Viime kädessä asian ratkaisi yrittäjän asenne. Hän uskoi yritykseensä ja sanoi maksaneensa oppirahat. Hän sitoutui olemaan selvitystyössä jatkuvasti käytettävissä ja haluavansa jatkossa neuvoja kaikissa uusissa tilanteissa ja päätöksenteoissa. Vaisto sanoi, että tähän savottaan kannattaa ryhtyä.
Irrotimme yhden kokeneimmista kirjanpitäjistämme projektiin. Tuntui pahalta laskuttaa yritykseltä iso ennakkomaksu, siis jo kolmas veloitus samasta kirjanpidosta, mutta ilman ennakkomaksua ei tällaisissa tilanteissa kannata työtä tehdä. Kun ennakkomaksusta oli pääosa käytetty, laskutimme uuden ennakkomaksun.
Kuittikauppaan liittyvät tositteet saimme selvitettyä viranomaisille tehdyn laajan selvityksen perusteella. Pelkkä kirjanpitomateriaalin järjestäminen aikajärjestykseen ja täsmäyttäminen tiliotteisiin vei useamman päivän, vaikka tähän vaiheeseen irrotettiin toinenkin kirjanpitäjä. Palkanlaskennan puolella täsmäytettiin palkkalistat ja maksut, ylimääräiset ennakot yrittäjä otti omaan piikkiinsä ja ne kirjattiin saamiseksi osakkaalta. Tämä on tietysti OYL:n vastaista, mutta myös OYL:n vastaiset tapahtumat on kirjattava kirjanpitoon. Niinhän Kilakin on lausunut.
Samoin kirjattiin saamiseksi osakkaalta kaikki käteisnostot. Näihin osakasta koskeviin tositteisiin asiakas laittoi varmennuksensa. Samoin kaikki oikaisu- ja korjaustositteet varmennutettiin hänellä. Suurimmilta tavarantoimittajilta saatiin reskontraotteet tai laskutusselvitykset. Nämä täsmäytettiin pankkitapahtumiin ja löytyneisiin laskuihin. Pankkitilille tulleet suoritukset täsmäytettiin urakkasopimuksiin ja löytyneisiin myyntilaskuihin.
Vähitellen materiaali alkoi olla kirjauskunnossa. Veimme kolmea tilikautta eteenpäin rinnakkain, jolloin ristiin tarkastelu eri tasetilien osalta oli helpompaa. Vihdoin saimme tilinpäätökset koottua kolmelta vuodelta ja laadittua oikaisuvaatimukset Oikaisulautakunnalle. Yhtiöllä oli koko ajan ollut hyvin töitä, ja osakas sai pankkilainan, jolla hän maksoi pois OYL:n vastaiset velkansa yhtiölle. Yhtiö tarvitsi tilintarkastajan, koska tilintarkastuslain kokorajat olivat ylittyneet. Onneksi löytyi tuttu tilintarkastaja, jolla oli luottamus siihen, että asiat oli saatu kuntoon.
Kannattiko tuo urakka? Kyllä; saimme hyvän asiakkaan, jonka kanssa yhteistyö sujui. Asiakkaalla oli luottamus siihen, että istumme samalla puolella pöytää hankalissakin tilanteissa, joita aina yrityselämässä tulee eteen. Asiakkaan henkilökuntamäärä kasvoi ja jäädessäni pois tilitoimistotyöstä, tämä yritys oli eräs suurimmista asiakkaistamme ja se ylitti kaikki pienyrityksen rajat.
