Tulorekisterin tahdissa tulevaisuuteen

Julkishallinnossa on meneillään monia digitalisointi­hankkeita. Yksi merkittävimmistä on tulorekisteri. Se on sähköinen tietokanta, joka tulee sisältämään kattavat tiedot maksetuista palkoista, eläkkeistä ja etuuksista.

Ansiotuloja koskevat tiedot saadaan työnantajilta ja tilitoimistoilta, jotka ilmoittavat ne tulorekisteriin. Ilmoittaminen tapahtuu reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti. Tämä onkin yksi suurimmista tulorekisterin mukanaan tuomista muutoksista: käytännössä vuosi-ilmoittamisesta siirrytään maksukohtaiseen ilmoittamiseen.

Tulorekisterijärjestelmän tavoitteena on hyödyntää digitalisaation tarjoamia mahdollisuuksia. Sen avulla mahdollistetaan tietojen välitys suoritusten maksajilta niitä käyttäville viranomaisille ja muille tahoille. Tämä tehostaa viranomaisten keskinäistä tiedonvaihtoa. Uusia tiedonsaantioikeuksia tulorekisteri ei viranomaisille tuo, vaan kukin tiedon käyttäjä saa tietoja vain sen mukaan, millaisia oikeuksia laki heille antaa.

Paljon julkista keskustelua on herättänyt kysymys siitä, johtaako tulorekisteri veroprosentin elämiseen vuoden mittaan.

Verohallinnon ylitarkastaja Merja Holanti kommentoi asiaa:

– Veroprosentin automaattista muuttamista verottajan aloitteesta ei ole tarkoitus ottaa käyttöön tulorekisterin käyttöönoton yhteydessä. Tietojen laajempaa käyttöä tavoitellaan kauempana tulevaisuudessa.

Tulorekisteri voi siis tulevaisuudessa mahdollistaa siirtymisen reaaliaikaiseen verotukseen ja sosiaaliturvaan, mutta vain, jos niin päätetään.

Tulorekisteri tulee korvaamaan ja mahdollistamaan monia asioita, mutta kaikkea se ei kuitenkaan muuta. Esimerkiksi työnantajan palkkakirjanpito ja tilastolliset velvollisuudet säilyvät. Työnantajan työntekijälle toimittama palkkalaskelma ei myöskään tule korvautumaan tulorekisterin myötä. Tämän lisäksi tulorekisteri ei korvaa ammattiliittojen jäsenmaksujen ilmoitusvelvollisuuksia.

Ketkä käyttävät tulorekisterin tietoja?

Tulorekisteri toteutetaan kaksivaiheisena. Ensimmäisessä vaiheessa (1.1.2019 lähtien) tulorekisteriin ilmoitetaan palkka­tiedot. Tässä vaiheessa tulorekisterin tietoja käyttävät Verohallinto, Kela, työttömyysvakuutusrahasto sekä työ­eläke­laitokset ja ETK.

Vuodesta 2020 alkaen tulorekisteriin ilmoitetaan myös eläke- ja etuustiedot. Tässä vaiheessa tiedon käyttäjien määrä kasvaa, ja mukaan tulevat muun muassa vahinkovakuuttajat, työttömyyskassat ja työsuojeluviranomaiset.

Myös yksittäiset tulonsaajat tulevat saamaan rekisteristä omat, ajantasaiset tietonsa itselleen maksetuista suorituksista.

Tulorekisterihankkeen hankejohtaja Terhi Holmström kuvaa tulorekisteriä seuraavasti:

– Tulorekisterin tehtävä on oikeastaan hyvin yksinkertainen. Se kokoaa tiedon yhteen ja välittää sen eteenpäin tietoa tarvitseville tahoille. Näin viranomaisten ja muiden tiedon hyödyntäjien ei itse tarvitse kerätä samaa tietoa monesta eri lähteestä, eikä toisaalta esimerkiksi työnantajien tarvitse raportoida tietoa moneen eri paikkaan. Tulorekisteri ei muokkaa eikä jalosta sinne syötettyä tietoa, vaan se toimii ikään kuin raakadatan välittäjänä. Toimivalta ja päätöksenteko sille, miten tulorekisterissä olevaa tietoa käsitellään, jää niille organisaatioille, jotka tietoa käyttävät. Tulorekisteri ei tuo käyttäjille uusia tiedonsaantioikeuksia, vaan tulorekisterin toteutuksessa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä.

Miten tulorekisteri vaikuttaa palkanlaskentaan?

Itse palkanlaskenta ei muutu. Tulorekisterin käyttöönotto vaikuttaa kuitenkin palkkatietojen ilmoittamisen rytmiin. Se muuttuu, kun tiedot tulee ilmoittaa jokaisesta palkanmaksusta maksutapahtuman jälkeen. Tämä mahdollistaa palkanlaskijoiden työtaakan jakautumisen tasaisemmin vuoden varrella.

Myös palkkatietojen moninkertainen raportointivelvollisuus poistuu ja tiedon välityksen määrä vähenee. Tällä hetkellä palkkatietoja ilmoitetaan monelle eri taholle erilaisissa teknisissä muodoissa ja eri tahdissa kulkevien aikataulujen mukaan. Jatkossa palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin vain yhden kerran palkanmaksun yhteydessä.

Reaaliaikainen ilmoittaminen, monta tapaa

Yksi tulorekisterin keskeisistä periaatteista on ilmoittamisen reaaliaikaisuus. On esitetty, että tiedot tulorekisteriin tultaisiin ilmoittamaan pääsääntöisesti viiden päivän kuluessa suorituksen maksupäivästä. Tietyissä tilanteissa, esimerkiksi jos maksaja on luonnollinen henkilö, jota ei ole merkitty työnantajarekisteriin, tiedot olisi annettava kuukausittain maksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä.

Tiedot voi ilmoittaa tulorekisteriin useammalla eri tavalla. Ensimmäinen ja kaikkein suositeltavin tapa on se, että tiedot siirtyvät tulorekisteriin suoraan palkkahallintojärjestelmästä rajapinnan kautta. Toinen mahdollisuus on se, että tiedot ladataan tiedostona, mikäli palkanlaskentajärjestelmästä ei ole mahdollista lähettää tietoja suoraan tulorekisteriin. Kolmas vaihtoehto on se, että tiedot annetaan käyttöliittymän kautta. Tällöin tiedot syötetään käyttöliittymän kautta manuaalisesti. Ilmoittaminen paperilomakkeella on myös mahdollista erityisestä syystä.

Pakollisia ja täydentäviä tietoja

Tulorekisteriin ilmoitettavat tiedot jakautuvat sellaisiin tietoihin, jotka työnantaja tai muu maksaja on aina velvollinen ilmoittamaan, ja sellaisiin, joiden antaminen tulorekisterin kautta on vapaaehtoista. Käyttöönotosta lähtien tulorekisteriin ilmoitetaan palkanmaksun pakolliset vähimmäistiedot. Niitä ovat esimerkiksi suorituksen maksajan ja tulonsaajan yritys- ja yhteisötunnus tai henkilötunnus, palkanmaksukausi, palkanmaksupäivä, tulonsaajan ammattiluokka, työeläkejärjestelynumero, palkan euromäärä yhteensä, ennakonpidätyksen määrä sekä työntekijältä perityt työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksut.

Näiden lisäksi on mahdollista ilmoittaa täydentäviä lisätietoja muun muassa sosiaalivakuuttamisen tarpeisiin. Osa täydentävistä tiedoista on yksittäisiä tulolajeja ja osa erillisiä tietokokonaisuuksia. Täydentäviä lisätietoja ovat esimerkiksi tietyt palvelusuhdetta koskevat tiedot, poissaolotiedot ja tulolajien ansaintajaksot.

Täydentävät tulolajit ja muut täydentävät lisätiedot kannattaa ilmoittaa mahdollisimman kattavasti, jotta kaikki tulorekisteristä tietoja saavat tahot voivat hyödyntää niitä tarvitsemallaan tarkkuustasolla ilman, että heidän tarvitsee pyytää niitä erikseen jälkikäteen. Täydentävät lisätiedot ovat valtaosin saatavissa yritysten palkkahallinnon tietojärjestelmistä. Suositeltavaa on varmistaa käytössä olevan palkanlaskentajärjestelmän ohjelmistotoimittajalta, että täydentävien lisätietojen ilmoittaminen tullaan huomioimaan järjestelmässä.

Toteutus harppoo eteenpäin

Tulorekisterihanke julkaisi kesäkuussa palkkatietojen toimittamiseen ja jakeluun liittyvät rajapinnat ja niihin liittyvää dokumentaatiota. Sen myötä palkkahallinnon alan ohjelmisto­talot voivat alkaa valmistella omia ohjelmistojaan tulorekisterin käyttöönottoa varten. Näin varmistetaan saumaton siirtymä tulorekisteriaikaan.

– Tulorekisterin käyttöönotto on iso ja haastava muutos. Siksi haluamme antaa hyvissä ajoin tilaisuuden tutustua uuteen toimintatapaan ja tuleviin ilmoittamisvelvollisuuksiin, hankejohtaja Terhi Holmström toteaa.

– Rajapintajulkistus on konkreettinen askel kohti käyttöönottoa. Tulorekisteri on toteutumassa suunnitellun aikataulun mukaisesti.

Miltä tulevaisuus näyttää?

Paljon on jo saatu aikaan, mutta urakka ei ole vielä ohi. Tulorekisterin rajapintapalveluiden testaaminen käynnistyy 1.3.2018, jolloin palkkahallinnon järjestelmätoimittajat pääsevät kokeilemaan rajapintojen toimivuutta testausympäristössä. Hankkeessa tulllaan tarjoamaan myös koulutusta sidosryhmille ja loppukäyttäjille. Asiakasohjeita kirjoitetaan parhaillaan yhteistyössä tulorekisterin sidosryhmien kanssa. Eri käyttäjäryhmille tuotetaan erilaisia koulutusmateriaaleja, esimerkiksi videoita.

Suureen muutokseen on enää vain noin puolitoista vuotta. Suunnitelmallinen ja ennakoiva varautuminen vuoteen 2019 on ollut alusta asti avainasemassa hankkeen onnistumiselle.