Yhteisön edustaminen ja allekirjoittaminen
Oikeushenkilön puolesta toimivat sen edustajat. Oikeushenkilön edustajia ovat sekä ne oikeushenkilön toimielimet, joiden jäseninä luonnolliset henkilöt toimivat, että ne luonnolliset henkilöt, jotka muuten kuin oikeushenkilön orgaanina tai sen jäsenenä oikeushenkilön puolesta sen nimissä ja sitä sitovalla tavalla voivat tehdä sitoumuksia tai hankkia oikeushenkilölle muuten oikeuksia ja/tai velvollisuuksia ja/tai voivat kantaa ja/tai vastata tuomioistuimessa tai yleensä toimia viranomaisten luona oikeushenkilön nimissä. Näiden jälkimmäisten oikeus edustaa yhteisöä perustuu yhteisön asianomaisen toimielimen antamaan toimeksiantoon.
Edustaja ei voi siirtää edustamisoikeutta toiselle. Hän voi kuitenkin yleensä antaa yhteisöä sitovia valtuutuksia niissä rajoissa kuin hän yleensäkin voi toimita yhteisön puolesta.
Luonnollisen henkilön edustusvalta yhteisössä voi johtua:
1) yhtiömiehen tai vastuunalaisen yhtiömiehen asemasta (avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö)
2) hallituksen asemasta yhteisön orgaanina
3) toimitusjohtajan asemasta yhteisön orgaanina
4) erityisesti yhtiösopimuksessa, yhtiöjärjestyksessä tai säännöissä määrätystä, yhtiömiehen, vastuunalaisen yhtiömiehen ja/tai hallituksen yhtiöjärjestyksen tai sääntöjen nojalla antamasta edustusoikeudesta
5) prokurasta
6) hallituksen jäsenyydestä
7) yleensä valtuutuksesta (esimerkiksi asemavaltuutus) tai muista kuin yhtiöoikeudellisista perusteista
Edustamisen muoto
Yhteisön edustaminen voi kaikkien edustamiseen oikeutettujen osalta tapahtua sekä suullisesti että kirjallisesti, mikäli kyseisen oikeustoimen osalta ei ole säädetty noudatettavaksi tiettyä muotoa. Kirjallisen edustamisen tulee yhteisön toiminimenkirjoittamisen osalta tapahtua siten, että koko toiminimi selvästi merkitään ja toiminimen kirjoittajan on se allekirjoitettava. Kun aputoiminimi kirjoitetaan, on myös toiminimi mainittava. Konkurssin tai selvitystilan aikana on toiminimi kirjoitettava muuttunutta asiantilaa osoittavin lisäyksin. Prokuristin tulee kirjoittaessaan toiminimen osoittaa prokuratehtävänsä asianmukaisella lisäyksellä, kuten prokuristina, per procuram, p.p. tai muulla vastaavalla tavalla.
Edellä mainitut toiminimenkirjoittamista koskevat säännökset ovat ohjeluonteisia. Muillakin tavoin tapahtunut yhteisön nimen kirjoittaminen sitoo yleensä kuitenkin yhteisöä, jos toinen osapuoli tiesi oikeustoimen tehdyksi yhteisön puolesta. Jos edustusvalta on kahdella tai useammalla vain yhdessä, yhteisön sidonnaisuus edellyttää yleensä yhteisedustajien yhteistä myötävaikutusta oikeustoimessa. Tämä koskee myös muuta kuin kirjallista edustamista. Toisaalta ei kuitenkaan yleensä vaadita edustajien samanaikaista läsnäoloa.
Allekirjoittaminen
Yhteisön edustajan allekirjoitus tehdään henkilökohtaisesti ja tehdään yleensä käsin. Allekirjoitus voidaan tehdä myös sähköisesti. Sähköinen allekirjoitus tehdään joko vahvana tai muuna allekirjoituksena.
Henkilöllisyyden todistaminen ja tunnistautuminen
Tavallisessa asioinnissa luonnollisen henkilön henkilöllisyys tarvittaessa todistetaan voimassa olevalla kuvallisella henkilötodistuksella joko henkilökortilla tai passilla. Henkilökortin ja passin myöntää poliisi. Ajokortilla tai Kela-kortilla ei voi virallisesti todistaa henkilöllisyyttään. Jos luonnollisella henkilöllä ei ole henkilökorttia eikä passia, ajokorttia tai muuta henkilöllisyyden osoittamaa asiakirjaa voidaan käyttää apuna henkilön tunnistuksessa. Esimerkiksi pankissa asioitaessa ajokortti hyväksytään yleisesti henkilöllisyyden tunnistusasiakirjana.
Sähköisessä asioinnissa luonnollinen henkilö tunnistautuu henkilökohtaisella e-tunnisteella kuten pankkitunnuksella, mobiilivarmenteella tai henkilökortin kansalaisvarmenteella.
Kansallinen lainsäädäntö ei edellytä, että Suomen kansalaisella olisi aina oltava joku voimassa oleva henkilöllisyyttä osoittava asiakirja eli passi tai henkilökortti. Nykypäivän yleinen oletus on, että luonnollisella henkilöllä, joka hoitaa omia tai muun tahon asioita, on joko henkilökortti ja/tai passi sekä jokin sähköisessä asioinnissa tarvittava e-tunniste.
Henkilöllisyyden todistamisesta tai tunnistautumisesta aiheutuvat kulut maksaa pääsääntöisesti luonnollinen henkilö itse.
Henkilöllisyyden todistamiseen liittyvät kulut ja niiden korvaaminen
Henkilöllisyyden todistamisesta tai tunnistautumisesta aiheutuvat kulut maksaa pääsääntöisesti kyseinen luonnollinen henkilö itse. Näin on myös silloin, kun hänen pitää todistaa henkilöllisyytensä tai tunnistautua hoitaessaan yhteisön asioita verkossa tai muuten. Poikkeuksellisesti näistä kuluista osan voi maksaa työnantaja tai muu taho.
Henkilöllisyyden todistamisesta tai tunnistautumisesta tulee aiheutua aitoa lisäkulua luonnolliselle henkilölle hoitaessaan yhteisön asioita verkossa tai muuten, jotta hän ylipäänsä olisi oikeutettu saamaan korvausta näistä kuluista siltä, jota hän on edustanut. Se, että luonnollisella henkilöllä ei ole henkilökorttia tai e-tunnistetta, ei oikeuta, jollei yhteisön kanssa ole toisin sovittu, häntä saamaan korvausta tällaisen hankkimisesta, vaikka kyseisen asiakirjan tai e-tunnisteen käyttämistä tarvittaisiin myös yhteisön asioiden hoitamisessa. Sama koskenee yleensä passia.
Pankkipalvelumaksuissa ei erotella sitä osuutta tai määrää luonnollisen henkilön tunnistautumisesta aiheutuvista kuluista, mikä yhteisön asioiden hoitamisesta johtuu. Sen sijaan kaksoispassitapauksessa työnantaja voi maksaa työntekijänsä toisesta passista aiheutuvat kulut. Tällainen tilanne syntyy esimerkiksi silloin, kun matkustaminen on välttämätön osa työntekijän työkuvaa ja, kun voimassa oleva passi on ulkomaan viranomaisen hallussa viisumin saamista varten tai kun ulkomaan viranomaisen tekemät merkinnät estävät matkustamisen toiseen maahan. Lisäksi työnantaja voi myös maksaa ulkomaankomennukselle lähtevän työntekijän työntekovaltion viisumikustannukset ja ulkomaantyöskentelyn aikana tarvittavan kansainvälisen ajokortin.
