Suomen tilitoimistoalan toimialastandardi

Monissa maissa on alettu kehittää toimialan standardeja. Suomessa alan valtakunnallisen keskusjärjestön, Suomen Taloushallintoliitto ry:n luoma Suomen tilitoimistoalan standardi on ollut käytössä jo yli 25 vuoden ajan. Tärkeä osa tilitoimistostandardia on auktorisoitu tilinpäätös, joita tehdään joka vuosi yli 100 000:lle asiakkaalle.

Kuluvalla vuosikymmenellä standardi on kehittynyt ja täydentynyt sen toteutumisen valvontaa ja laadun tarkkailua määrittävällä Hyvällä tilitoimistotarkastustavalla sekä standardin toteuttamista tukevilla parhailla käytännöillä (best practices), jotka liitto on koonnut TAL-Laatutyökalu-nimiseksi dokumentiksi.

Mitä toimialastandardeilla haetaan

Standardi on jonkin organisaation esittämä määritelmä siitä, miten jokin asia tulisi tehdä. Elinkeinoelämän toimialastandardit luodaan useimmiten alan valtakunnallisen järjestön toimesta.

Toimialastandardien merkitys korostuu alalla, jolla
• alan toimintaa ei säädellä lainsäädännöllä
• toiminta on asiakkaille, sidosryhmille ja yhteiskunnallisesti erityisen tärkeää
• palveluun liittyy asiakkaalle suuria taloudellisia arvoja ja josta johtuen vastuukysymykset ovat tärkeitä
• eettisesti kestävien toimintaperiaatteiden merkitys korostuu
• käsiteltävien taloudellisten ja muiden luottamuksellisten tietojen luonteesta johtuen palvelun luottamuksellisuus ja riippumattomuus korostuvat
• palvelun hoitaminen asianmukaisesti ja laadukkaasti vaatii erityisosaamista ja alan asiantuntemusta.

Tällaiset tunnusmerkit omaavan toimialan vastuulliset luovat itsesääntelyn kautta toimialastandardit eli pelisäännöt, joita alan vastuulliset toimijat haluavat noudattaa. Tilitoimistotoiminnassa eli talouden ulkoistuspalveluissa edellä mainitut alan itsesääntelyyn perustuvat tekijät korostuvat erityisen painokkaasti.

Suomen Taloushallintoliitto alan standardin luojana

Suomen Taloushallintoliitto ry on ulkoistettuja taloushallinnon asiantuntijapalveluja tuottavien yritysten valtakunnallinen liitto, jonka yhtenä tehtävänä on sääntöjensä mukaan toimia laskentatoimen kehittämiseksi terveiden liikeperiaatteiden ja hyvän kirjanpitotavan mukaan ja samalla edistää hyvää tilitoimistotapaa. Liiton toiminnassa onkin ollut tärkeässä roolissa luoda, kehittää ja ylläpitää alan toimialastandardia.

Tilitoimistoala on perinteinen ja yhtä toimialaa parhaiten kuvaava termi alalle, joka on kehittynyt valtavasti viime vuosina. Tänä päivänä monet palvelun tarjoajat luovat toisistaan poikkeavia, omiin strategioihinsa pohjautuvia palvelumalleja, joilla pyrkivät erottumaan muista kilpailijoista markkinoilla.

Nimittipä palvelun tarjoaja omaa yritystään tilitoimistoksi, kirjanpitotoimistoksi, taloushallinnon palveluyritykseksi, talouden hallintayritykseksi, talousosastopalveluyritykseksi tai sähköisen taloushallinnon palvelutaloksi, samoista yhteisistä fundamentaalisista lähtökohdista ja palvelualueesta on kysymys. Palvelu käsittää yrityskohtaisesti eri tavoin tarjoiltuna erityisesti laskentatoimen, verotuksen, työnantajavelvoitteiden ja yhtiöoikeuden alueeseen kuuluvia palveluja, niihin liittyvää prosessien hoitoa, neuvontaa ja konsultointia.

Suomen standardi edellä aikaansa

Suomen standardi on kansainvälisesti ottaen varsin ainutlaatuinen ja pitkän kehitysprosessin tulos. Suomen standardi perustuu ulkoistuspalveluja tuottavalle yritykselle – useimmiten puhutaan tilitoimistopalveluista – kohdistuviin standardeihin toisin kuin monissa muissa Euroopan maissa, joissa standardi on asetettu henkilölle. Henkilönäkökulma perustuu osaltaan siihen, että ala on aiemmin ollut ja monissa maissa on vieläkin ammatinharjoittamiseen perustuvaa henkilön toimintaa. Henkilöosaamisen näkökulma on toki yhtenä tärkeänä osana mukana myös suomalaisessa standardissa.

Viimeisen parinkymmenen vuoden kehitys alalla on johtanut siihen, että toiminta on yhä useammin yritystoimintaa, jossa palvelu ja palveluprosessit asiakkaalle toteutetaan koko palveluorganisaation toimesta; palvelun toteuttamiseen voi osallistua useita henkilöitä eri rooleissa ja jopa saman palveluprosessin eri vaiheissa.

Tältä osin Suomen standardi ja sen lähtökohdat ovat poikkeuksellisen hyvin ennakoineet alan kehitystä samalla, kun standardeja on jatkuvasti kehitetty alan kehittymisen myötä tästä lähtökohdasta nykymuotoonsa.

Riippumattomuus, luottamuksellisuus ja asiantuntemus keskiössä

Tilitoimistosuhde on palvelussa käsiteltävien tietojen sisällöistä johtuen erittäin luottamuksellinen ja yrityksen talouden kannalta tärkeä suhde. Asiakkaan täytyy olla varma siitä, että palvelun tarjoaja toimii täysin vain tämän eduista huolehtien ja riippumattomasti. Tietojen luottamuksellisuus ja riippumaton palvelu ovatkin asiantuntemuksen ohella alan keskeisiä eettisiä lähtökohtia ja vaatimuksia, jotka ovat asiakkaalle jopa elintärkeitä.

Yritys ulkoistaa usein taloustoimintojensa ytimessä olevia osia kuten kirjanpito ja tilinpäätös, talousraportointi, verotus, palkkahallinto ja yhtiöoikeudelliset asiat. Palveluvalikoima on vähitellen myös laajentunut käsittämään uusia johdon laskentatoimen, neuvonnan ja konsultoinnin palveluja. Myös johonkin taloushallinnon osa-alueeseen – esimerkiksi palkkahallintoon, verotukseen tai johonkin toimialaan – erikoistuneita yrityksiä on tullut lisää markkinoille. Samalla tekniset välineet palvelun tuottamisessa ovat kehittyneet varsin voimakkaasti.

Vaikka palvelun tarjoajien palvelukonsepti vaihteleekin aiempaa enemmän, on näiden palvelujen osalta kysymys talouden ulkoistuspalveluista, joissa yrityksen talous­toimintoja on siirretty hoidettavaksi yrityksen ulkopuoliselle yritykselle. Näihin kaikkiin liittyy samat keskeiset kysymykset.

Suomen tilitoimistoalan standardi – auktorisointijärjestelmä tekee standardista läpinäkyvän

Tilitoimistoalan toimialastandardi käsittää alan palvelutoimintaan ja prosesseihin liittyvän alan ohjeistuksen ja suositukset. Suomessa alan valtakunnallinen liitto Suomen Taloushallintoliitto ry (aiemmin Kirjanpitotoimistojen Liitto r.y.) on luonut toimialastandardin, joka on ollut käytössä jo vuodesta 1984 alkaen.

Toimialastandardi asettaa alan itsesääntelyn kautta peli­säännöt, joiden merkitys on tärkeää niin alan yrityksille ja asiak­kaille kuin eri sidosryhmillekin. Standardin olemassaolo ja niiden noudattamisen näkyvyys sekä se, että huomattava joukko alan toimijoita on sitoutunut näiden standardien mukaiseen toimintaan, on koko alan uskottavuuden ja sen toimivuuden kannalta tärkeää.

Suomessa standardin läpinäkyvyys on toteutettu auktorisointijärjestelmän kautta. Kaikki auktorisoidut toimistot ovat sitoutuneet alan toimialastandardin mukaiseen toimintaan ja niiden noudattamisen valvontaan ja laadun tarkkailuun. Auktorisoitua palvelua saa tänä päivänä yli 100 000 asiakasta, joista pääosa on pk-yrityksiä. Taloushallintoliiton tehtävänä on tukea toimistojen auktorisointia niin, että toimiminen alan standardin mukaan olisi mahdollisimman sujuvaa.

Auktorisointijärjestelmää hoitaa Taloushallintoliiton yhteydessä toimiva Tili-instituuttisäätiö. Sen auktorisointi­asioita käsittelevässä lautakunnassa on edustettuna laajasti elinkeinoelämä ja julkinen valta: muun muassa verohallinnon, elinkeinoministeriön, yliopistojen ja korkeakoulujen, elinkeinoelämän keskusjärjestöjen asiantuntemus sekä alan oma asiantuntemus. Tämä luo vahvan institutionaalisen perustan järjestelmälle ja sen uskottavuudelle.

Standardin sisältö

Standardi muodostuu kuudesta elementistä, joista jokaisella osiolla on oma tärkeä tehtävänsä. Näistä viisi ensimmäistä ovat osa varsinaista standardia ja kuudes näitä standardeja koskeva ja parhaita käytäntöjä kuvaava TAL-laatutyökalun nimellä oleva dokumentti, joka on jokaisen auktorisoidun toimiston käytössä käytännön työkaluna.

Seuraavassa kuvataan sivulla 56 olevaa standardia ja sen osia (Kuva 1) pääosiltaan yleiskuvan saamiseksi standardista.

1. Hyvä tilitoimistotapa – eettinen ohjeistus

– Hyvä tilitoimistotapa on alan valtakunnallisen liiton Taloushallintoliitto ry:n jäsenkokouksessa viimeksi 13.6.2005 hyväksytty liiton jäseniä sitova ohje, joka on samalla eettinen ohjeistus tilitoimistoalalla toimiville. Siinä käsitellään muun muassa riippumattomuuteen, palvelun laatuun, asiakassuhteeseen, toimeksiannon hoitamiseen, henkilöstöön ja sen osaamiseen, luottamuksellisuuteen, tietoturvaan, vakuutuksiin, toimitiloihin ja työvälineisiin sekä tietojen dokumentointiin liittyviä kysymyksiä.

– Hyvään tilitoimistotapaan liittyen Taloushallintoliitto on antanut suosituksensa Hyväksi tilinpäätöstavaksi pienille yrityksille sekä julkaissut alan yleiset sopimusehdot sisältävän toimeksiantosopimuksen KL2004.

2. Hyvä tilinpäätöstapa – tilinpäätösstandardi

– Hyvä tilinpäätöstapa kuvaa yhteiset pelisäännöt ja on ohjeistus tilinpäätöksen teolle. Suomen Taloushallintoliitto on julkaissut ja ylläpitänyt Hyvää tilinpäätöstapaa – pienille yrityksille vuodesta 1984 alkaen. Sen periaatteet soveltuvat myös suurempien yritysten tilinpäätöksiin. Hyvä tilinpäätöstapa on nykyisin kirjan muodossa julkaistava 200-sivuinen ohjeistus, jota päivitetään tarpeen mukaan jatkuvasti. Kirja on kaikkien ostettavissa.

– Hyvä tilinpäätöstapa on auktorisoituja toimistoja velvoittava tilinpäätöksen teossa ja sen noudattamista valvotaan osana tilitoimistotarkastuksia. Se onkin tärkeä osa auktorisoitua tilinpäätöstä, jota käsittelen artikkelissa myöhemmin.

3. Osaamisvaatimukset – alan KLT-tutkinto

Tilitoimistoalan tutkinto on Tili-instituuttisäätiön järjestämä KLT-tutkinto. KLT-kirja on voimassa lähes 2 600 henkilöllä. Määrä on kasvanut vuosittain 100–300:lla. Vuosittain järjestettävään KLT-tenttiin pääsylle edellytetään peruskoulutuksena korkeakoulututkintoa; lisäksi pohjakoulutuksesta riippuen vähintään 2–7 vuoden työ­kokemusta vaativissa ja monipuolisissa taloushallinnon tehtävissä, useimmiten tilitoimistoissa. KLT-kirjanpitäjän tulee täyttää jatkuvasti toiminnassaan säätiön KLT-sääntöjen mukaiset vaatimukset. KLT-kirja on voimassa toistaiseksi. KLT raportoi työstään ja tietojen ajan tasalla pitämisestä säätiölle kolmen vuoden välein. Jokaisessa auktorisoidussa toimistossa täytyy olla vähintään yksi KLT.

Hyvän tilitoimistotavan mukaisesti eri tehtävissä toimivalla henkilöstöllä tulee olla tehtäviään vastaava koulutus ja kokemus. Tämä on luonnollisesti hyvin tärkeää palvelun laadun varmistamiseksi. Alan kehittyessä ja muun muassa erikoistumisen myötä palvelun tarjoajan osaamista joudutaan kehittämään ja uusia valmiuksia luomaan yhä pitkäjänteisemmin.

Tätä tukemaan Taloushallintoliitto on luonut alan ydinosaamisen ympärille neljästä itsenäisestä osasta koostuvan pitkäkestoisen johdon ja henkilöstön kehitysohjelman (kuva 2), jonka keskeiset osat liittyvät johtamiseen, johdon laskentatoimeen, palkkahallintoon ja verotukseen. Ohjelmissa on ollut tai on mukana yhteensä jo yli 400 henkilöä.

4. Hyvä tilitoimistotarkastustapa

Uusin osa alan toimialastandardia on Hyvä tilitoimistotarkastustapa, jota on päivitetty viimeksi vuonna 2008. Se sisältää pelisäännöt tarkastustoiminnalle ja siihen liittyvälle laadun tarkkailulle. Standardi ohjeistaa koko tarkastusprosessia ja siihen osallistuvia tahoja kuten tarkastuslautakuntaa, tilitoimistotarkastajia ja itse tarkastuksen kohdetta. Tarkastuksen perusteella päätetään toistaiseksi voimassaolevan auktorisoinnin jatkamisesta.

5. KL2004 toimeksiantosopimus

Taloushallintoliitto on luonut toimeksiantojen hoitoon KL2004 – alan yleiset sopimusehdot, jotka määrittävät toimeksiantosuhteen pelisäännöt.

6. TAL–laatutyökalut – alan parhaat käytännöt

TAL-laatutyökaluihin on koottu alan parhaita käytäntöjä (best practises), joiden tarkoituksena on tukea ja helpottaa auktorisoidun toimiston toimintaa alan standardin mukaisesti. Tämä on jatkuvasti päivittyvä dokumentti, joka koostuu lukuisista palveluprosessiin ja eri palveluihin liittyvistä dokumenteista.

Auktorisoitu tilinpäätös – keskeinen osa standardia

Standardin yksi keskeisimmistä elementeistä on auktorisoitu tilinpäätös. Tilinpäätöksen laatiminen hyvän tiilitoimistotavan mukaisesti on tärkeä osa palvelun laatua. Auktorisoituja tilinpäätöksiä tehdään vuosittain yli 100 000 ja niiden määrän ennakoidaan kasvavan noin 140 000:een muutaman vuoden kuluessa. Yli 300 000 euron liikevaihdon omaavien yritysten tilinpäätöksistä jo noin 70 prosenttia on auktorisoituja tilinpäätöksiä, sillä suurimmat palvelun tarjoajat ovat jo varsin kattavasti auktorisoinnin piirissä.

Auktorisoitu tilinpäätös on auktorisoidun toimiston laatima, Suomen tilitoimistostandardin mukaisesti laadittu tilin­päätös. Auktorisoitu tilinpäätös on tällöin laadittu
• Hyvän tilitoimistotavan mukaisesti
• Hyvän tilinpäätöstavan mukaisesti
• alan tutkinnon suorittaneen KLT-kirjanpitäjän valvonnassa/toteuttamana auktorisoidussa toimistossa ja on Hyvään tilinpäätöstapaan sisältyvän suosituksen mukaisesti julkisesti todettavissa tilinpäätöksestä. Tasekirjaan on merkitty tilinpäätöksen laatija:
• Tilinpäätöksen toteutti
    Maijan Tilit Oy, auktorisoitu tilitoimisto
    Mikkosentie 5
    12345 MIKKOLA
• tilinpäätösten toteutusten valvonta on hyvän tilitoimistotarkastustavan mukaisesti osa tilitoimistotarkastusta.
• hyvään tilitoimistotapaan sisältyen käytetään yleensä kirjallista toimeksiantosopimusta (alan yleiset sopimusehdot KL2004) ja toimistolla tulee olla asianmukainen varallisuusvastuuvakuutus.

Tilitoimistostandardin kehittäminen

Suomen tilitoimistostandardi on jatkuvasti kehittyvä standardi, johon on tehty kuluvan vuosikymmenen aikana lukuisia muutoksia ja lisäyksiä. Kun monissa maissa vasta valmistellaan ja suunnitellaan toimialastandardeja ja niiden sisältöjä, on Suomen standardi monivaiheisen kehitysprosessin tuloksena ollut jo pitkään valmis. Standardin sisältö ja sen toteuttamiseen ja ylläpitämiseen liittyvät tahot ja näiden yhteiskunnallinen edustavuus ja asiantuntemus varmistavat, että standardin uskottavuus ja jatkuvuus sekä kehittäminen ovat varmalla pohjalla myös tulevaisuudessa.

Kirjoittaja on Juha Ahvenniemi, joka toimii Suomen Taloushallintoliitto ry:n toimitusjohtajana ja oto. Tili-instituuttisäätiön asiamiehenä.