Yrityksen digitalous -hankkeen Minna Rintala: Kaikki hyötyvät digiloikasta

Minna Rintala aloitti elokuussa hankejohtajan työt nelivuotisessa Yrityksen digitalous -hankkeessa, jossa edistetään yritysten digitalisaatiota ja talouden hallintaa. Tarkoitus on helpottaa sähköisten taloushallinnon tositteiden muodostumista ja automaattista siirtoa järjestelmien välillä.

Rintalan mukaan hankkeessa luodaan perustaa sille, että tilaus- ja toimitusasiakirjat, laskut ja kuitit saadaan liikkumaan eri osapuolten välillä saumattomasti, reaaliaikaisesti ja turvallisesti.

– Kertaalleen tuotettua korkealaatuista tietoa voidaan hyödyntää eri tarkoituksiin, Rintala huomauttaa.

Hankkeen vetovastuu on Patentti- ja rekisterihallituksella, mutta hankkeessa ovat mukana myös Digi- ja väestötieto­virasto, Tilastokeskus, Valtiokonttori ja Verohallinto. Johtoryhmässä on lisäksi edustajia ministeriöistä ja elinkeinoelämän järjestöistä, muun muassa Taloushallintoliitosta.

Yhteiskehittäminen ja yksityiseltä sektorilta saatu asiantuntemus ovat meille arvokas voimavara.

Rintalan mukaan verkostoihin perustuva hankemalli on rakennettu kevyeksi. Hänen apunaan on PRH:ssa muutaman hengen tiimi, mutta suurin osa hankkeessa työskentelevistä henkilöistä tulee eri virastoista.

– Myös yhteiskehittäminen ja yksityiseltä sektorilta saatu asiantuntemus ovat meille arvokas voimavara.

Leipälajina kehityshankkeet

Monipuolinen työkokemus toiminnan ja erilaisten tietojärjestelmien kehittämisestä julkihallinnossa oli Rintalalle keskeinen syy hakea hankejohtajan paikkaa.

Hän opiskeli Tampereen yliopistossa aluksi pohjoismaisia kieliä, mutta vaihtoi sitten pääaineen julkisoikeuteen ja valmistui vuonna 2001 hallintotieteiden maisteriksi.

Tältä saralta löytyi myös ensimmäinen työpaikka oikeusministeriön alaisesta oikeushallinnon tietotekniikkakeskuksesta Hämeenlinnasta. Rintala oli mukana muun muassa hankkeessa, jossa uudistettiin ulosoton tietojärjestelmää.

Julkisoikeuden asiantuntija pääsi näin tutustumaan käytännössä tietotekniikkaan.

– Teimme paljon yhteistyötä sidosryhmien kanssa, sillä uudistus koski pankkeja, perintätoimistoja, vakuutusyhtiöitä, kuntia ja viranomaisia.

Noin kuusi vuotta myöhemmin Rintala siirtyi ajoneuvo­hallintokeskukseen, jossa työt jatkuivat toiminnan ja tieto­järjestelmien uudistamisen parissa. Hän muun muassa vastasi tietopalveluissa luvista, joita myönnetään viranomaisille ja kaupallisille toimijoille ajoneuvotietojen käyttöön.

Hän oli mukana myös ajoneuvoja ja ajokortteja koskevien prosessien ja tietojärjestelmien uudistamisessa.

– Suurin haaste on saada yksityisen ja julkisen sektorin yhteistyö sujumaan. Se edellyttää, että kaikki osapuolet näkevät datatalouden hyödyt ja sitoutuvat asian edistämiseen, Minna Rintala toteaa.

Digitalouden merkitys Suomelle motivoi

Vuonna 2010 Rintala siirtyi ylitarkastajaksi Verohallintoon, jossa kokemusta kertyi erityisesti strategisesti merkittävien kokonaisuuksien suunnittelusta, organisoinnista ja toteuttamisesta sekä tietovirtojen hallintaan liittyvästä operatiivisesta johtamisesta. Hän vastasi kansallisten ja kansainvälisten tietovirtojen hallinnan kehittämisestä.

– Toimintatapojen ja järjestelmien muutosten ohella työhön liittyi paljon yhteistyötä sidosryhmien kanssa ja muun muassa rajapintojen kehittämistä esimerkiksi yritysasiakkaiden talous- tai palkkahallinto-ohjelmistoihin.

Rintala oli tekemisissä myös aiemmissa reaaliaikataloutta kehittäneissä hankkeissa. Yrityksen digitalous -hankkeeseen hän osallistui jo sen valmisteluvaiheessa.

Tunsin, että minulla olisi hankkeelle paljon annettavaa.

– Tunsin, että minulla olisi hankkeelle paljon annettavaa ja päätin hakea hankejohtajan paikkaa.

Lisämotivaatiota antoi, että kyse on talouden ja koko yhteiskunnan kannalta merkittävästä asiasta.

– Ja haastetta työssä riittää. Kokonaisuus on sisällöltään laaja, ja mukana on iso määrä sidosryhmiä omine tarpeineen.

Uudistukset kehitetään yhdessä

Minna Rintalan mukaan hankkeen keskeinen lähtökohta on yhteiskehittäminen, jossa ratkaisut kehitetään yhteistyössä yksityisten ja julkisten toimijoiden kanssa.

Asiat pyritään selvittämään huolellisesti. Esimerkiksi rakenteisessa muodossa olevien sähköisten kuittien käyttöönotosta aiheutuvat vaikutukset, kustannukset ja hyödyt kartoitetaan yhdessä yritysten ja julkishallinnon organisaatioiden kanssa.

– Pyrimme siihen, että kaikki ekosysteemissä toimivat voivat osallistua muutosten suunnitteluun ja ottavat käyttöön hankkeessa sovitut määrittelyt, säännöt ja rajapinnat yhdenmukaisesti. Kaikki perustuu siihen, että sovitaan yhdessä tietyistä säännöistä.

Pyrimme siihen, että kaikki ekosysteemissä toimivat voivat osallistua muutosten suunnitteluun.

Yhteiskehittäminen tarkoittaa käytännössä esimerkiksi työpajoja erilaisista teemoista, kokeiluja ja hankkeessa tuotetun aineiston julkaisua kommentointia varten.

Syksyn aikana on myös tarkoitus perustaa erillinen arviointi­ryhmä. Siihen kerätään kattava edustus alan ammattilaisia, jotka arvioivat esille nousevien ratkaisuvaihtoehtojen toimivuutta ennen niiden toteuttamista.

Vapaaehtoisuutta pakottavien lakien sijaan

Rintala korostaa, että digitalouden kehittäminen hankkeen aikana perustuu yhteistyöhön, ei niinkään lainsäädännön kautta tapahtuvaan pakottamiseen.

– Suurin haaste on saada yksityisen ja julkisen sektorin yhteistyö sujumaan. Se edellyttää, että kaikki osapuolet näkevät datatalouden hyödyt ja sitoutuvat asian edistämiseen.

Suurin haaste on saada yksityisen ja julkisen sektorin yhteistyö sujumaan.

Julkishallinnolle digitalouden eteneminen tarkoittaa lisää velvoitteita kehittää järjestelmiään niin, että niillä on esimerkiksi entistä paremmat valmiudet lähettää ja vastaan­ottaa rakenteisessa muodossa olevia eKuitteja, verkkolaskuja ja hankintasanomia.

Hankkeessa selvitetään myös lainsäädännön mahdollisia muutostarpeita. Rintalan mukaan todennäköistä kuitenkin on, että hankkeen aikana velvoittavaa lainsäädäntöä ei ole paljoa tulossa.

– Työn etenemiseen vaikuttaa myös digitalouteen liittyvä kehitys OECD:ssa, EU:ssa ja pohjoismaisella tasolla. Esimerkiksi Suomessa käyttöön otettavien standardien on oltava ­kansainvälisesti yhteensopivat, mikä helpottaa muun muassa rajat ylittävää kaupankäyntiä.

Painopiste digitalouden hyödyissä

Rintalan mukaan viestinnällä on hankkeessa iso painoarvo. Tavoitteena on tuoda esille hankkeessa edistettävien asioiden merkitystä ja motivoida kaikkia osapuolia olemaan aktiivisesti mukana.

– Tärkeintä on palvelujen sujuvuus ja hallinnollisen työn väheneminen. Pidemmällä aikavälillä tämä tarkoittaa taloudellista säästöä, kun työn tekeminen tehostuu ja manuaalista työtä saadaan vähennettyä.

Reaaliaikaisen tiedon hyödyntäminen avaa myös mahdollisuuden kehittää uudenlaisia palveluja ja liiketoimintaa.

Rintalan mukaan digitalouden kehittämisessä otetaan huomioon yritysten erilaiset valmiudet ottaa käyttöön uusia asioita. Edistyneimmät ovat jo sähköistäneet kokonaan taloushallintonsa, kun taas toisessa ääripäässä eletään vielä tiukasti paperisten tositteiden maailmassa.

– Pyrimme siihen, että pienilläkin yrityksillä olisi mahdollisuus esimerkiksi hankintasanomien ja verkkolaskujen lähettämiseen ja vastaanottamiseen.

– Teemme yhdessä ohjelmisto- ja taloushallintopalvelujen tarjoajien kanssa kartoitusta, miten tämä olisi paras järjestää käytännössä. Selvitämme, voidaanko olemassa olevia palveluja kehittää vai onko rakennettava uusia.

Tärkeintä on palvelujen sujuvuus ja hallinnollisen työn väheneminen.

Rintalan mielestä oleellista on löytää kustannustehokkaita ratkaisuja myös niille toimijoille, joilla tositevolyymit ovat pieniä.

– Lähtökohtana on palvelujen markkinaehtoisuus. Samalla on kuitenkin varauduttava siihen, että jos yksityisellä sektorilla ei palveluja synny syystä tai toisesta, niitä voi tarjota myös jokin viranomaistaho.

Taloushallinto- ja ohjelmistoalaa on viime vuosina puhuttanut Verohallinnon suunnitelma tarjota etenkin mikroyrityksille taloushallintojärjestelmä, jolla voisi hoitaa keskeiset veroilmoitukset ja muitakin keskeisiä taloushallinnon toimia.

– Verohallinnon selvityksessä tultiin kuitenkin keväällä siihen tulokseen, ettei taloushallinto-ohjelmistoa lähdetä tarjoamaan, vaan palvelukokonaisuutta kehitetään yhteistyössä taloushallinnon ohjelmistojen kanssa.

eKuittien kustannukset arvioidaan

Kauppalehden mielipidesivuilla käytiin lokakuussa keskustelua, millaisia kustannuksia rakenteisessa muodossa oleviin sähköisiin kuitteihin ja laskuihin siirtyminen aiheuttaa yrityksille.

Kaupan liiton asiantuntija arvioi, että yksin kaupan alan eKuitti- ja laskukustannukset olisivat ensimmäisenä vuonna noin 200 miljoonaa ja jatkossa 100 miljoonaa euroa vuodessa. Kustannuksia aiheuttaisivat järjestelmäuudistusten ja -päivitysten lisäksi muun muassa asiakkaan tunnistamisen ja kuittien välittämisen ratkaisut.

Kuitteja digitalisoivan yrityksen toimitusjohtaja kuitenkin tyrmäsi Kaupan liiton arviot. Hänen mukaansa moni yritys on jo siirtynyt eKuitteihin ilman lisäkustannuksia, sillä kaikki kehityskustannukset on katettu palveluntarjoajan toimesta.

Myös Minna Rintala osallistui keskusteluun, mutta hän jätti ottamasta kantaa kustannuksiin.

– Kustannuksista ei voi vielä tässä vaiheessa heittää arviota. Sitä on arvioitava yhteistyössä eri osapuolten kanssa.

Suomi on ollut digitalisaation etujoukoissa, mutta aseman säilyttäminen vaatii tekemistä.

Rintala myöntää, että kustannuksia eri tahoille kuitenkin varmasti syntyy. Toisaalta tulisi kuitenkin pystyä myös arvioimaan pidemmän aikavälin hyödyt.

Tarvittavien tietojärjestelmien kehittämiselle on suhteellisen helppoa laskea hintalappu. Sen sijaan datatalouden pitkän aikavälin rahallista hyötyä esimerkiksi työnteon tehostumisen kautta on paljon haasteellisempaa arvioida.

Vieläkin vaikeampaa on arvioida digitalouden vaikutuksia koko yhteiskunnalle. Rintalan mielestä hyödyt ovat kuitenkin ilmeiset esimerkiksi maan kilpailukyvylle.

– Uhkana on, että Suomi jää jälkeen kilpailijoista, jos näitä asioita ei edistetä. Suomi on ollut digitalisaation etujoukoissa, mutta aseman säilyttäminen vaatii tekemistä.