XBRL – kohti sähköistä talousraportointia

Yritysten tilinpäätöstietojen raportointi viranomaisille kokee suuren mullistuksen lähitulevaisuudessa, kun Suomi siirtyy sähköiseen talousraportointiin. Nykyisen raportoinnin tehottomuudesta kärsivät niin raportoivat yritykset, raportteja vastaanottavat viranomaiset, raporttien jatkojalostajat kuin yritysanalyytikotkin. Tilinpäätösraporttien muuttaminen sähköiseen rakenteelliseen muotoon tuo hyötyjä raportoinnin ravintoketjun kaikille osapuolille.Tavoitteena pienentää yritysten hallinnollista taakkaaViime vuosien aikana on herätty käsittämään, kuinka tärkeää on tukea ja tehostaa suomalaisten yritysten kilpailu­kykyä. On havaittu, että varsinkin pk-sektorilla yritysten hallinnointikustannukset muodostuvat kohtuuttoman suuriksi. On alettu aktiivisesti etsiä keinoja näiden pienentämiseksi, ja yritysten raportointitaakan keventäminen on selvityksissä osoittautunut yhdeksi kehityskohteeksi, millä hallinnointikustannuksia saadaan pienennettyä.Nykyisellään raportointivelvollisen yrityksen tai organisaation tulee raportoida taloudellisia tietojaan Patentti- ja rekisterihallitukselle (PRH), Verohallinnolle ja Tilasto­keskukselle. Näiden kolmen tietovaatimukset kuitenkin eroavat toisistaan, joten samaa tilinpäätösraporttia voi harvoin lähettää kaikille kolmelle. Erillinen raportointi kaikille vastaanottajille on työlästä ja aikaa vievää, minkä johdosta raportin vastaanottajien tietotarpeet on koottu yhdeksi yhtenäiseksi määritykseksi, Raportointikoodistoksi.Raportointikoodistoa voi hyödyntää tiedon kerääjänä ja lajittelijana kirjanpidosta muodostettavaan raporttiin. Kun raportoitava tieto on helposti koostettavissa, tarvitaan enää kulkuväline tiedon esittämiseksi ja välittämiseksi eteenpäin raportin vastaanottajille. Taloustietojen esittämiseen määritelty standardi XBRL (eXtensible Business Reporting Language) on luotu tähän tehtävään, ja kansainvälisyytensä ansiosta siirtyminen sähköiseen talousraportointiin tuo myös monia muita hyötyjä suomalaisille yrityksille ja koko yhteiskunnalle.Kaikkia osapuolia hyödyttävä ratkaisuTilinpäätöstietojen esittäminen sähköisessä, rakenteellisessa muodossa tarkoittaa sitä, että jokaiseen yksittäiseen tieto­arvoon yhdistetään sen todellinen merkitys. Tällöin tilinpäätöksen sisältämiä tietoja voidaan koostaa, käsitellä ja analysoida myös koneellisesti. Kun aikaa vievät sekä virhealttiit manuaaliset käsittelyvaiheet poistuvat, voidaan resursseja siirtää tuotteliaampiin tehtäviin.Raportoiville yrityksille ja tilitoimistoille sähköiseen tilinpäätösraportointiin siirtyminen ei jatkossa vaadi suuria ponnistuksia. Oikeanlaisen ohjelmiston avulla raportteja muodostetaan niin kuin ennenkin, paitsi että raportointiprosessi tulee virtaviivaistumaan ja nopeutumaan huomattavasti.Nykyaikaisten ohjelmistojen avulla XBRL-muotoinen tilinpäätösdokumentti syntyy järjestelmän sisällä ja näkyy käyttäjälleen tavallisen tekstitiedoston tapaan. Raportoitavat tiedot täytyy ainoastaan yhdistää oman kirjanpitojärjestelmän tietoihin ja kun se on kerran tehty, ei seuraavaa raporttia varten tarvitse enää tehdä juuri muuta kuin painaa nappia, ja raportti muodostuu järjestelmästä automaattisesti.Tilinpäätösraportteja muodostaville yrityksille viime­hetken muutoksista aiheutuvat korjailut ovat tunnettu ongelma, joka on myös nyt ratkaistu. Työstettävän raportin tiedot ovat linkitettynä suoraan omaan järjestelmään, jolloin ne päivittyvät automaattisesti, kunnes raportti lopulta tuodaan järjestelmästä ulos. Näin myös sujuva ja virheetön yhteistyöskentely raportoinnissa on mahdollista esimerkiksi eri osastojen välillä.Kolme vastaanottajaa, yksi tietolähdeSähköisen tilinpäätöksen määritys perustuu Raportointikoodistoon, millä taataan raporttien soveltuvuus kaikille raportin vastaanottajille. Samaa raportointipohjaa voidaan hyödyntää kaikkien kolmen raportin vastaanottajien tietotarpeiden täyttämiseksi. Sähköisen tilinpäätöksen määritystyön yhteydessä pyritään myös tekemään parannuksia raportointirajapinnan toimivuuteen.Nykyisellään PRH vastaanottaa osan raporteista Vero­hallinnon välittämänä, sillä puuttuvia raportteja on muutoin vaikeaa saada yrityksiltä. Ensisijaisesti Verohallinnolle tarkoitetut tilinpäätökset sisältävät kuitenkin usein puutteellisia tai keskeneräisiä tietoja, jotka päätyvät sellaisinaan PRH:n kautta analyytikoille ja sijoittajille.Toisinaan Verohallinnon PRH:lle välittämät tilin­päätökset sisältävät hyvin yksityiskohtaista tietoa, jota raportoiva yritys ei välttämättä tahtoisi päätyvän ulkopuolisten tietoon. Näistä syistä on alettu miettimään uusia vaihtoehtoisia menetelmiä raporttien vastaanottamiseksi. Raportoivien yritysten on selkeästi työlästä raportoida moneen eri suuntaan, jolloin yhtenäinen rajapinta kaikkien raportteja vastaanottavien viranomaisten suuntaan on yksi mahdollinen vaihtoehto.Vaikka itse raportin muodostaminen helpottuu huomattavasti, todellisuudessa vielä suuremmat hyödyt raportoinnin sähköistymisestä yritys saa siitä, että sen luovuttamien tietojen virheiden määrä pienenee. Tietojen laatu ja taloudellinen läpinäkyvyys korostuvat, mikä herättää luottamusta sijoittajien ja analyytikkojen silmissä. XBRL-muotoiset tilinpäätökset kääntyvät napin painalluksella myös toiselle kielelle, joten ulkomaista rahoitusta on entistä helpompi hankkia tulevaisuudessa.Kohti reaaliaikaista talouttaSähköisen tilinpäätösraportoinnin tuominen Suomeen on osa suurempaa hankekokonaisuutta, jossa tavoitteena on reaaliaikainen talous. Suomessa asiaa varsin ansiokkaasti edistänyt Real-Time Economy -ohjelma on ollut toiminnassa vuodesta 2006 lähtien tavoitteenaan edistää verkkolaskutusta, kehittää ratkaisuja taloushallinnon automatisointiin sekä edistää yhteistyötä eri verkostoissa. XBRL-hanke on saanut alkusysäyksensä RTE-ohjelman SME50-hankkeesta, jossa nimensä mukaisesti pyritään leikkaamaan puolet pois pk-yritysten hallinnointikustannuksista.Suomen XBRL-konsortion toiminta alkoi virallisesti keväällä 2012 ja ensimmäisenä tavoitteena on määrittää FAS-tilinpäätöksen mukainen XBRL-määritys eli taksonomia. Konsortion perustajajäseninä on yhteensä 16 organisaatiota ja viranomaistahoa. Yhteisvoimin työstettävän taksonomian on suunniteltu valmistuvan vuoden 2013 tammi­kuussa, jonka jälkeen seuraa pilotointivaihe. PRH ja Verohallinto ovat jo ilmaisseet olevansa valmiita vastaanottamaan XBRL-muotoisia tiedostoja heti kun yritykset tahtovat alkaa raportoida sähköisessä muodossa, mahdollisesti siis jo vuoden 2013 loppupuolella. Tämän jälkeen toiminta keskittyy muun yritys­raportoinnin XBRL-määritysten työstämiseen.Sähköisen talousraportoinnin hyödyt on havaittu myös EU:n talouskomissiossa, joka on esittänyt julkisesti ehdotuksen, jossa koko EU:n alueella siirryttäisiin XBRL-muotoiseen tilinpäätösraportointiin jo vuoden 2018 alusta lähtien. Mahdollinen mandaatti koskettaisi siten jokaista EU:n alueella toimivaa raportointivelvollista yritystä. Onneksi Suomessa viranomaiset ovat tarttuneet asiaan hyvissä ajoin ja meillä on näin enemmän aikaa rakentaa toimiva ja luotettava infrastruktuuri sähköiseen talousraportointiin.Monipuolinen ja kansainvälinen raportointikieliXBRL-kieltä ei tule käsittää ainoastaan tilinpäätösten esittämiseen tarkoitettuna kielenä. Standardia hyödynnetään kansainvälisesti hyvin monialaisesti yritysraportoinnissa. Esimerkkeinä voi mainita GRI (Global Reporting Initiative) -taksonomian, joka on tarkoitettu yritysten kestävän kehityksen raportointiin sekä Suomessakin jo käytössä olevan COREP (Common Reporting Framework) -taksonomian, joka on tarkoitettu rahoituslaitosten vakavaraisuusraportointiin. XBRL-kieli perustuu XML (eXtensible Markup Language) -kieleen, jota sovelletaan hyvin monissa eri käyttökohteissa, esimerkiksi verkkolaskutuksessa.Maailmanlaajuisesti XBRL on levittäytynyt jo laajalle. Nykyään on vaikeampaa löytää kehittyneiden maiden joukosta valtio, jolla ei ole vielä ollut mitään XBRL-kehitystä, kuin valtio, jolla hankkeita on ollut jo yksi tai useampi. Lähes joka valtiolla on oma kirjanpitolainsäädäntönsä, minkä takia yhtä ja samaa XBRL-taksonomiaa ei voida soveltaa kaikkialla. Taksonomioita voidaan kuitenkin kartoittaa toisiinsa nähden, jolloin eri maiden yritysten tilinpäätöstietoja ja tunnuslukuja voidaan nyt myös vertailla luotettavasti keskenään.Lähinnä suurten yhtiöiden käyttämälle IFRS(International Financial Reporting Standard) -tilinpäätökselle on jo olemassa XBRL-taksonomia. Koska kyseessä on kansain­välinen raportointistandardi, on taksonomia siten myös perustuksiltaan sama kaikissa maissa, jotka sitä käyttävät. Yleinen käytäntö on, että jokainen maa laajentaa IFRS-taksonomiaa omien tarpeidensa mukaan. Mikäli yhä suurempi osa pienemmistä yrityksistä siirtyy myös käyttämään IFRS-­standardia, voidaan kansainvälinen taloudellinen vertailtavuus ja läpinäkyvyys saavuttaa vielä tehokkaammin.XBRL Suomi ja XBRL InternationalXBRL Suomi on talousraportoinnin keskeisten yritysten ja viranomaistahojen yhteishanke, jonka tavoitteena on tuoda XBRL-muotoinen raportointi vallitsevaksi raportointimenetelmäksi Suomeen. Aalto-yliopisto toimii hankkeen fasilitaattorina ja koordinoinnista vastaa Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus TIEKE. Hankkeen perustajajäsenet ovat Patentti- ja rekisterihallitus, Verohallinto, Finanssialan keskusliitto, Taloushallintoliitto, Aalto-yliopisto, KPMG, PwC, Tieto, Aditro, Asiakastieto, Kauppalehti Tietopalvelut (Balance Consulting), TIEKE, Åbo Akademi, IBM Finland, Deloitte ja Hanken.XBRL International (XII) on voittoa tavoittelematon, yli 650 yrityksen ja yhteisön yhteenliittymä, jonka tarkoituksena on edistää XBRL-kielen käyttöä erilaisten taloudellisten tietojen raportoinnissa ympäri maailman. Järjestö perustettiin vuonna 1998 ja se on sittemmin tuottanut suuren määrän erilaisia määrityksiä ja taksonomioita, joiden pohjalle maakohtaiset taksonomiat rakennetaan. Suomen XBRL-konsortio on XBRL International-järjestön virallinen jäsen.