Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen tilitoimiston prosesseissa

Ohjelmistorobotiikka on käsitteenä parin viime vuoden aikana yleistynyt paljon, ja tilitoimistoissakin on ollut lisääntyvää kiinnostusta uutta teknologiaa kohtaan. Kovin moni tilitoimisto ei vielä kuitenkaan ole ryhtynyt tuumasta toimeen, ja isolle osalle taloushallinnon ammattilaisista ohjelmistorobotiikka ei ole terminä vielä selvä.

Yksinkertaistaen kyse on sellaisten rutiininomaisten prosessien automatisoinnista, joita tyypillisesti tietokoneen käyttäjä suorittaa manuaalisesti. Esimerkki tällaisesta prosessista voisi olla tilitoimiston asiakkaan sähköpostilla toimittama palkanlaskennan tuntikirjausraportti. Tyypillisesti palkanlaskija poimii asiakkaan sähköpostiin toimittaman siirtoaineiston manuaalisesti ja lukee tämän aineiston sisään palkanlaskentaan. Kun käytetään ohjelmistorobotiikkaa, ohjelmistorobotti hoitaa tämän saman asian taustalla automattisesti.

Usein ohjelmistorobotiikan ensimmäiset käyttökohteet ovat tämänkaltaisia pieniä ja helppoja tehtäviä, mutta voidaan kuitenkin aivan yhtä hyvin automatisoida pitkiä ja vaikeitakin prosesseja. Monet meistä haluaisivat automatisoida joitain tietokoneilla tehtäviä manuaalisia prosesseja, mutta ohjelmistossa ei ole ollut tällaista toiminnallisuutta tai rajapintaa, jota automatisoinnissa olisi voitu käyttää.

Miten ohjelmistorobotti käyttäytyy ja toimii?

Ohjelmistorobotti ei tarvitse mitään rajapintaa eikä ohjelmistoon suunniteltua automatisointitoimintoa, sillä se käyttää ohjelmistoa kuten ihminenkin sitä käyttäisi. Näin ollen kaikki toimenpiteet, joita normaali tietokoneen käyttäjä voi toteuttaa näppäimistöä ja hiirtä hyödyntäen, voidaan lähtökohtaisesti siirtää ohjelmistorobotin tehtäväksi.

Ohjelmistorobotti imitoi ihmistä tehdessään prosesseja. Se onkin ohjelmistorobotin suurin vahvuus sekä myöskin sen suurin heikkous. Ohjelmiston käyttäjälle on tärkeää, että käyttökokemus on visuaalisesti selkeä sekä miellyttävä ja ohjelmiston ulkoasu kehittyy ajan mittaan intuitiivisemmaksi. Robotti taas ei kaipaa tyyliteltyä ulkoasua eikä se ainakaan halua, että ohjelmiston ulkoasu muuttuu.

ROBOTTI EI KAIPAA TYYLITELTYÄ ULKOASUA EIKÄ SE AINAKAAN HALUA, ETTÄ OHJELMISTON ULKOASU MUUTTUU.

Koska ihmiselle suunniteltu käyttöliittymä on intuitiivinen, se ei todennäköisesti ole robotin näkökulmasta erityisen kätevä. Ihmiselle on tärkeää, että erilainen informaatio on visuaalisesti helposti luettavissa. Robotille sen sijaan on tärkeää, että informaatio olisi mahdollisimman vakiomuotoista ja tulkinnaltaan yksiselitteistä. Siitä huolimatta, että ihmiselle ja robotille ominaiset tavat käsitellä tietoa ovat kovin erilaiset, ohjelmistorobotiikka on suunniteltu nimenomaisesti automatisoimaan niitä prosesseja, joita ei ole suunniteltu alun perin automatisoitaviksi ollenkaan.

Tekoäly auttaa ohjelmistorobottia oppimaan ja päättelemään

Toisin kuin ihminen, ohjelmistorobotti itsessään ei osaa päätellä mitään. Ohjelmistorobotti toimii ennalta tehdyn suunnitelman mukaisesti. Se osaa kyllä tehdä valintoja, jos ne on sille suunnitteluvaiheessa kerrottu. Ohjelmistorobotille on voitu opettaa, että Maijan toimittaessa palkka-aineiston, se käsittelee aineiston tietyllä tavalla. Jos Maija toimittaakin palkka-aineiston sijaan irtisanomisilmoituksen palkanlaskentapalvelun käytöstä, robotti ei tätä lähtökohtaisesti ymmärrä.

Helposti tekoäly ja ohjelmistorobotiikka sekoittuvat keskenään, vaikka kyseessä on kaksi aivan eri teknologiaa. Ohjelmistorobotiikan yhteydessä voidaan kuitenkin myös käyttää tekoälyä apuna, jolloin tekoälyn avulla voidaan mahdollistaa ohjelmistorobotin oppiminen ja päättely. Taloushallinnossa yksi esimerkki tekoälyn soveltamisessa on ollut esimerkiksi monimutkaisemmat tiliöinnit.

Miten tilitoimistot pääsevät alkuun?

Ensimmäisessä vaiheessa olisi hyvä tunnistaa automatisoitavia prosesseja. Alussa kannattaa lähteä hieman helpommista prosesseista ja edetä hiljalleen kohti monimutkaisempia. Kun ensimmäinen automatisoitava prosessi on tunnistettu, seuraavassa vaiheessa prosessi ja siihen liittyvät vaiheet tulee mallintaa. Mallinnuksen jälkeen robotti opetetaan suorittamaan prosessi. Kun robotti on opetettu, sen toimintaa on tärkeää seurata ja tehdä tarvittaessa tarkennuksia. Kun robotti on oppinut suoriutumaan prosessista ongelmitta, tyypillisesti sen annetaan työskennellä itsenäisesti tässä vaiheessa.

Robotille kannattaa kuitenkin määritellä jonkinlainen tapa käsitellä virheitä vähintään niin, että sen törmätessä työssään ongelmiin, saadaan tästä tieto. Näin ei pääse syntymään tilannetta, jossa robotin kuvitellaan toimivan normaalisti, vaikka todellisuudessa työ on keskeytynyt johonkin ongelmaan.

Vaikka ohjelmistorobotin konfigurointi ja hallinta ei varsinaisesti ole rakettitiedettä, hyvin harvoin tilitoimistoissa on tähän tarvittavaa osaamista. Jotta automatisoinnissa pääsisi tuumasta toimeen, useimmissa tilanteissa tilitoimiston on järkevää kääntyä ohjelmistorobotiikan palveluita tarjoavan yrityksen puoleen.