Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen sisäisessä valvonnassa
Ohjelmistorobotti ei puhu eikä tule vastaan toimiston kahvihuoneessa, mutta automatisoimalla prosesseja ohjelmistorobotiikka voi auttaa saavuttamaan merkittäviä kustannussäästöjä myös sisäisen valvonnan prosessien automatisoinnissa.
Ohjelmistorobottien ensimmäiset käyttökohteet ovat alkaneet usein suurten volyymien prosesseista, joissa toistettavat tehtävät ovat selkeisiin sääntöihin perustuvia. Kokemukset projekteista ovat pääsääntöisesti olleet positiiviset ja investointien takaisinmaksuajat lyhyitä. Käyttökohteet ovat laajentuneet yritysten eri prosesseihin, ja yksi merkittävän potentiaalin sisältävä kohde on sisäisten kontrollien ja yrityksen riskienhallinnan automatisointi.
Automatisoi sisäisen valvonnan toimenpiteitä – RoboController auttaa
Eri toimialoja koskettavan regulaatioiden ja vaatimuksien määrä on vuosien aikana kasvanut olennaisesti ja samalla edellyttäen enemmän ajankäyttöä ja kustannuksia näille alueille. Useimmat yritysten käytössä olevista kontrolleista ovat riippuvaisia tietojärjestelmien tuottamasta datasta tai raporteista, mutta varsinaiset kontrollitoiminnot ovat pääsääntöisesti manuaalisesti suoritetavia. Kokemukseni mukaan enintään 10 prosenttia yrityksien sisäisen valvonnan kontrollitoimenpiteistä suoritetaan täysin automaattisesti. Useimmiten automaatioaste on muutaman prosentin luokkaa.
Manuaalinen ajankäyttö on suurinta usein niillä alueilla, joissa joudutaan kokoamaan tietoa eri lähdejärjestelmistä, laatimaan ja muokkaamaan kuukausiraportointia sekä tallettamaan tietoa manuaalisesti eri järjestelmien välillä. Usein nämä ovat alueita, joiden tekeminen ei tuo lisäarvoa yritykselle eikä työn suorittajalle. Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen auttaa vähentämään ajankäyttöä näillä alueilla automatisoimalla manuaalisia vaiheita.
Ymmärrä mistä aloittaa automatisointi – process mining
Ohjelmistorobotiikan hyödyntämiskohteiden valinta tulee aloittaa omien prosessien ymmärtämisellä. Olemme havainneet, että tapahtumamäärien kasvaessa liiketoimintaprosesseissa prosessien läpinäkyvyys heikkenee ja usein prosesseissa on paljon manuaalisia poikkeuksia, jolloin kokonaiskuvan muodostaminen todellisesta prosessista voi olla vaikeaa. Nämä manuaaliset poikkeusvaiheet voivat moninkertaistaa kokonaistyömäärän prosessissa ja aiheuttavat lisäkustannuksia yrityksille.
Tapahtumamäärien ollessa suuria todellisen prosessin ymmärtämiselle on edellytyksenä datan läpikäynti ja analysointi. Kokemukseni mukaan process mining -työkalut auttavat kertomaan, miten prosessit oikeasti toimivat, mitkä ovat pullonkaulat ja missä on suurimmat mahdollisuudet automatisoida prosessia ja säästää työajasta. Tällaisia process mining -työkaluja ovat muun muassa Celonis ja Perceptive. Ilman perusteellista ymmärrystä prosessien todellisesta toiminnasta on riskinä, että ohjelmistorobotiikan hyödyt rajoittuvat vain pienelle alueelle.
Alla olevassa kuvassa on esitetty taustatekijöitä, jotka edesauttavat hyötyjen maksimointia ohjelmistorobotiikan käytössä.
Controllerin kuukausikatkon toimenpiteet sisältävät usein yllä mainitussa taulukossa esitettyjä vaiheita. Katkon toimenpiteet ovat säännöllisesti toistuvia, samoihin sääntöihin perustuvia menetelmiä, jossa eri tietolähteistä työstetään analyysejä tai kirjauksia keskitettyä käyttöä tai ohjausta varten. Tämän johdosta ohjelmistorobotin käyttö soveltuu usein taloushallinnon kauden katkon toimenpiteisiin.
Ohjelmistorobotiikan käytännön soveltamiskohteita
Ohjelmistorobotiikan käytännön soveltamiskohteiden tehokkuus on riippuvainen vahvasti yhtiön muun järjestelmäympäristön ominaisuuksista ja automaatioasteesta. Robotiikan soveltamiskohteet on arvioitava siitä saatavan hyödyn ja takaisinmaksuajan kautta. Monissa tilanteista tavanomainen taloushallinnon prosessointi- ja kontrollointityö voidaan korvata RoboControllerilla, joka toteutetaan ohjelmistorobotiikan avulla.
10 hyötyä robotiikan käytössä sisäisten kontrollien toteutuksessa
Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen sisäisten kontrollien toteuttamisessa sisältää useita hyötyjä perinteiseen manuaaliseen lähestymistapaan verrattuna. Yleisesti hyötyjen arviointi on alkanut kustannustehokkuudesta. Käytännössä hyödyt ovat laajemmat kuin pelkästään manuaalisissa vaiheista säästynyt aikahyöty. Alla on kuvattu arvioni mukaan keskeisimpiä hyötyjä robotiikan hyödyntämisessä sisäisten kontrollien toteutuksessa:
1. Kustannustehokkuus – Robotin tehokkuusetu henkilön tekemään työhön vaihtelee prosessin ja työvoiman kustannuksen mukaan. Esimerkkitapauksissa yhden robotin kustannukset ovat olleet viidesosa vastaavan työmäärän edellyttävästä työvoimakustannuksesta. Offshore-palvelukeskuksen kustannuksiin verrattuna robotin tekemän kustannus on noin 1:3.
2. Parempi tarkkuus – Robotti noudattaa aina annettua tehtävänantoa tekemättä virheitä. Manuaalinen työ sisältää vastaavasti olennaisen virheriskin. Kriittisten virheiden korjaaminen ja niiden aiheuttamat välilliset vaikutukset voivat maksaa merkittävästi.
3. Työvoiman saatavuus kiireajalle – Kuukausikatkojen aikataulut ovat useissa konserneissa tiukat ja taloushallinnon henkilöstön käytettävissä oleva työaika on katkoviikolla hyvin rajoitettu. Robotti voi toimia lisätyövoimana poistamassa katkoviikon pullonkauloja.
4. Ajantasainen tieto – Taloushallinnon raportointiprosessi perustuu usein vuosittaiseen tai kuukausittaiseen raportointirytmiin. Robotin avulla toteutettuna on mahdollista tuottaa sama tieto useammin ja ajantasaisemmin ja näin parantaen myöskin sisäisen valvonnan ja seurannan tasoa. Automaation hyödyntäminen mahdollistaa siirtymisen vuosittaisesta historiaan katsovasta raportointirytmistä enemmän reaaliaikaisen tiedon käsittelyyn ja analysointiin. Ajantasaisen tiedon hyödyntäminen mahdollistaa liiketoiminnan paremman ohjauksen ja paremman päätöksenteon.
5. Tehokkaammat kontrollit – Manuaaliset kontrollit ovat alttiita virheille, jolloin niiden tehokkuus on usein heikompi kuin automaattisten kontrollien. Manuaaliset kontrollit voivat edellyttää laajojen tapahtumalistausten läpikäyntiä, jolloin on riskinä, että varsinainen kontrolli saa ”kumileimaisimen” aseman. Tästä tyypillisenä esimerkkinä voidaan mainita maksatuslistauksen hyväksyttäminen ennen maksua. Päivittäisen laajan listauksen tehokas manuaalinen läpikäynti voi olla hankalaa, jolloin on tehokkaampaa suunnitella koko prosessi automaattisten varmennuksien varaan. Ohjelmistorobotti voi varmistaa, että maksatuslistalle ei ole lisätty manuaalisesti rivejä ja kaikki pankkitilinumerot löytyvät toimittajarekisteristä.
6. Lyhyt takaisinmaksuaika – Tehokkaan automatisoidun prosessin kustannusten takaisinmaksuaika on lyhyt. Parhaissa tapauksissa takaisinmaksuaika on ainoastaan viikkoja.
7. Nopea käyttöönottoaika – Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto vaihtelee prosessin monimutkaisuuden mukaan, mutta tyypillisesti on ainoastaan viikkoja. Perinteisen tietojärjestelmähankkeen kehitysaika on usein pidempi.
8. Ei tarvetta järjestelmämuutoksille – Ohjelmistorobotiikka hyödyntää olemassa olevaa järjestelmäympäristöä eikä edellytä sen muuttamista.
9. Työnteko 24/7 – Robotti työskentelee 24 tuntia vuorokaudessa seitsemänä päivänä viikossa. Robotti voidaan aikatauluttaa tekemään esimerkiksi järjestelmäresursseja vaativia tehtäviä yöaikana, jolloin järjestelmä ei kuormitu ja hidastu kiireisenä katkon laadintahetkellä. Samalla robotille kohdistetut sisäisen valvonnan tehtävät voidaan tehdä viiveettä.
10. Skaalautuvuus koko konserniin – Yhteen konsernin yhtiöön kehitettyä automaatiota voidaan hyödyntää myös muihin konsernin yhtiöihin ilman merkittäviä lisäkustannuksia. Paikallisiin lainsäädäntöihin liittyvät prosessit voivat edellyttää maakohtaista muokkausta.
