Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen sisäisessä valvonnassa

10 hyötyä robotiikan käytössä sisäisten kontrollien toteutuksessa

Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen sisäisten kontrollien toteuttamisessa sisältää useita hyötyjä perinteiseen manuaaliseen lähestymistapaan verrattuna. Yleisesti hyötyjen arviointi on alkanut kustannustehokkuudesta. Käytännössä hyödyt ovat laajemmat kuin pelkästään manuaalisissa vaiheista säästynyt aikahyöty. Alla on kuvattu arvioni mukaan keskeisimpiä hyötyjä robotiikan hyödyntämisessä sisäisten kontrollien toteutuksessa:

1. Kustannustehokkuus – Robotin tehokkuusetu henkilön tekemään työhön vaihtelee prosessin ja työvoiman kustannuksen mukaan. Esimerkkitapauksissa yhden robotin kustannukset ovat olleet viidesosa vastaavan työmäärän edellyttävästä työvoimakustannuksesta. Offshore-palvelukeskuksen kustannuksiin verrattuna robotin tekemän kustannus on noin 1:3.

2. Parempi tarkkuus – Robotti noudattaa aina annettua tehtävänantoa tekemättä virheitä. Manuaalinen työ sisältää vastaavasti olennaisen virheriskin. Kriittisten virheiden korjaaminen ja niiden aiheuttamat välilliset vaikutukset voivat maksaa merkittävästi.

3. Työvoiman saatavuus kiireajalle – Kuukausikatkojen aikataulut ovat useissa konserneissa tiukat ja taloushallinnon henkilöstön käytettävissä oleva työaika on katkoviikolla hyvin rajoitettu. Robotti voi toimia lisätyövoimana poistamassa katkoviikon pullonkauloja.

4. Ajantasainen tieto – Taloushallinnon raportointiprosessi perustuu usein vuosittaiseen tai kuukausittaiseen raportointirytmiin. Robotin avulla toteutettuna on mahdollista tuottaa sama tieto useammin ja ajantasaisemmin ja näin parantaen myöskin sisäisen valvonnan ja seurannan tasoa. Automaation hyödyntäminen mahdollistaa siirtymisen vuosittaisesta historiaan katsovasta raportointirytmistä enemmän reaaliaikaisen tiedon käsittelyyn ja analysointiin. Ajantasaisen tiedon hyödyntäminen mahdollistaa liiketoiminnan paremman ohjauksen ja paremman päätöksenteon.

5. Tehokkaammat kontrollit – Manuaaliset kontrollit ovat alttiita virheille, jolloin niiden tehokkuus on usein heikompi kuin automaattisten kontrollien. Manuaaliset kontrollit voivat edellyttää laajojen tapahtumalistausten läpikäyntiä, jolloin on riskinä, että varsinainen kontrolli saa ”kumileimaisimen” aseman. Tästä tyypillisenä esimerkkinä voidaan mainita maksatuslistauksen hyväksyttäminen ennen maksua. Päivittäisen laajan listauksen tehokas manuaalinen läpikäynti voi olla hankalaa, jolloin on tehokkaampaa suunnitella koko prosessi automaattisten varmennuksien varaan. Ohjelmistorobotti voi varmistaa, että maksatuslistalle ei ole lisätty manuaalisesti rivejä ja kaikki pankkitilinumerot löytyvät toimittajarekisteristä.

6. Lyhyt takaisinmaksuaika – Tehokkaan automatisoidun prosessin kustannusten takaisinmaksuaika on lyhyt. Parhaissa tapauksissa takaisinmaksuaika on ainoastaan viikkoja.

7. Nopea käyttöönottoaika – Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto vaihtelee prosessin monimutkaisuuden mukaan, mutta tyypillisesti on ainoastaan viikkoja. Perinteisen tietojärjestelmähankkeen kehitysaika on usein pidempi.

8. Ei tarvetta järjestelmämuutoksille – Ohjelmistorobotiikka hyödyntää olemassa olevaa järjestelmäympäristöä eikä edellytä sen muuttamista.

9. Työnteko 24/7 – Robotti työskentelee 24 tuntia vuorokaudessa seitsemänä päivänä viikossa. Robotti voidaan aikatauluttaa tekemään esimerkiksi järjestelmäresursseja vaativia tehtäviä yöaikana, jolloin järjestelmä ei kuormitu ja hidastu kiireisenä katkon laadintahetkellä. Samalla robotille kohdistetut sisäisen valvonnan tehtävät voidaan tehdä viiveettä.

10. Skaalautuvuus koko konserniin – Yhteen konsernin yhtiöön kehitettyä automaatiota voidaan hyödyntää myös muihin konsernin yhtiöihin ilman merkittäviä lisäkustannuksia. Paikallisiin lainsäädäntöihin liittyvät prosessit voivat edellyttää maakohtaista muokkausta.