Keskisuuret yritykset voisivat hyötyä rohkeammasta taloushallinnon ulkoistamisesta

Keskisuuren yrityksen taloushallinto kohtaa nykypäivänä monia osaamis- ja resurssivaatimuksia. Vaikka monessa tapauksessa taloushallinnon ulkoistaminen voisi helpottaa näiden haasteiden taklaamista, suomalaiset keskisuuret yritykset ovat varovaisia taloushallinnon prosessien ulkoistamisessa. Tämä käy ilmi tuoreesta BDO:n ja Suomen Taloushallintoliiton toteuttamasta Taloushallinnon ulkoistaminen keskisuurissa yrityksissä -tutkimuksesta.

Kun keskisuuri yritys järjestää taloushallintonsa itse, on osattava ottaa huomioon organisaation kehittymisestä, yhteiskunnallisista muutoksista, kirjanpito- ja viranomaissäännösten muuttumisesta, taloushallinnon prosessien kehittymisestä ja digitalisaatiosta johtuvia muutoksia. Ulkoistaminen osaavan palveluntarjoajan kanssa puolestaan voi paitsi kehittää ja nykyaikaistaa taloushallintoa, myös vapauttaa yrityksen avainhenkilöiden aikaa ydinliiketoimintojen strategisemmalle tukemiselle.

Taloushallintoliiton arvion mukaan 90 prosenttia pienistä kirjanpitovelvollisista käyttää tilitoimistojen palveluja. Taloushallinnon ulkoistaminen keskisuurissa yrityksissä -tutkimusta varten haastatelluista 120 keskisuuresta yrityksestä sen sijaan ainoastaan noin puolet on ulkoistanut taloushallinnon prosessejaan.

Tutkimusraportin valossa vaikuttaa siltä, ettei keskisuurissa yrityksissä tällä hetkellä oteta kaikkea hyötyä irti ulkoistamisesta. Palveluntarjoajillakin on vielä kehitettävää aidon lisäarvon tuottamisessa, näiden palveluiden myynnissä sekä oman roolinsa kehittämisessä kohti aitoa strategista kumppanuutta.

Parhaimmillaan ulkoistaminen voi kehittää yrityksen taloushallinnon uudelle tasolle. Laaja taloushallinnon ulkoistaminen ei kuitenkaan automaattisesti sovi kaikille yrityksille. Yrityksen johdon onkin syytä pohtia huolellisesti, mitä ulkoistamisella voidaan omalla kohdalla saavuttaa ja mitä se vaatii sekä palveluntarjoajalta että yritykseltä itseltään.

Miten maksimoida taloushallinnon ulkoistamisesta saatavat hyödyt – viisi vinkkiä keskisuurille yrityksille

1. Varmistu aidoista kokonaiskustannuksista

Kun selvität, kumpi tulee organisaatiolle edullisemmaksi – ulkoistaminen vai oman taloushallinnon järjestäminen – kiinnitä huomiota sekä taloudellisiin että ei-taloudellisiin tekijöihin. Kokonaisuuden hahmottamiseksi vertailulaskelmissa tulee huomioida myös näkymättömät ja toimintatavasta riippumattomat kustannukset, joita tulee esimerkiksi laadun valvomisesta.

Harkitse asiantuntija-avun hyödyntämistä jo suunnitteluvaiheessa, jotta varmistut oikeista kokonaiskustannuksista. Voit käyttää ulkopuolista asiantuntemusta mm. prosessikartoituksen ja toimintatapasuosituksen tekemisessä sitoutumatta vielä ulkoistuksen toteuttamiseen. 

2. Ajattele ulkoistamista pitkän tähtäimen prosessina

Sen sijaan, että hoidat ulkoistamisen kerralla ”alta pois”, maksimoit yritykselle kertyvät hyödyt olemalla kiinnostunut ulkoistetusta toiminnosta ja jatkamalla kehitystyötä yhdessä palveluntarjoajan kanssa.

Kehitystyöhön osallistuminen edellyttää omia resursseja ja osaamista, joiden ylläpitäminen on huomioitava ulkoistusvaihtoehdon vertailulaskelmissa. Kehitystyöhön osallistumisen laajuus riippuu ulkoistettujen toimintojen luonteesta ja laajuudesta.

3. Käytä palveluntarjoajan osaamista järkevästi

Varmista, että käytät palveluntarjoajan osaamista tehokkaasti, taloudellisesti ja oikeisiin asioihin keskittyen. Ole vaativa ostaja, se tekee palveluntuottajan toiminnasta laadukkaampaa. Oikeisiin asioihin keskittyminen voi tarkoittaa esimerkiksi ulkoistuspalvelun laajentamista, mikäli palveluntarjoajalla on tarjolla muitakin palveluja kuin parhaillaan käytössä oleva.

4. Selkeytä roolit

Varmista, että ulkoistavan yrityksen ja palveluntarjoajan välille ei jää harmaata aluetta. Selkeä ja yleisesti käytetty ratkaisu on laatia yksityiskohtainen tehtävänjakotaulukko, johon on merkitty sekä palveluntarjoajan että ulkoistajan vastuut. Täydennä taulukkoa toimintojen ja yhteistyösuhteen muutosten edellyttämällä tavalla. Valvo, että palveluntarjoajan prosesseissa on huolehdittu riskienhallinnasta.  

5. Motivoi henkilöstöä yli rajojen

Henkilöstön sitouttamisen ja motivoinnin tarve saattaa jatkua juridisista ratkaisuista huolimatta. Yhteydenpidon jatkumiseen kannattaa panostaa etenkin silloin, jos ulkoistamisen myötä henkilöstöä siirtyy ulkoistavasta yrityksestä palveluntuottajan palvelukseen jatkamaan entisen työnantajansa toimintojen parissa.