Palkanlaskennan aineisto osana kirjanpitoaineistoa
Uudistetun kirjanpitolain hengessä on myös palkanlaskennan aineistoja syytä tarkastella ”normaaleina” kirjanpidon aineistoina, ellei esimerkiksi asetus oma-aloitteisten verojen verotusmenettelystä tai muu erityislainsäädäntö toisin määrää.
Tosite kirjanpidon perustana
Kirjanpitolain 2:5 § sanoo tositteesta seuraavasti:
Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta todettavissa.
Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen avulla.
Jos yritys maksaa tuntipalkkoja tai ylitöitä, työaikalista, työaikajärjestelmän raportit tai työaikatiedosto ovat mielestäni tositteen asemassa ja kuuden vuoden säilytysajan piirissä. Tositteen tietosisältöön kuuluu myös tieto palkkojen perusteesta, esimerkiksi tuntipalkan suuruus. Yhdessä nämä tiedot todentavat, minkä perusteella kullekin on maksettu ja milloin työsuoritteet on vastaanotettu.
Tositteita ovat mielestäni myös esimerkiksi työsopimukset, sähköpostit tai hyväksytyt maksulistat, jotka todentavat uuden työntekijän palkan tai provisiolaskelmat, jotka todentavat kullekin myyjälle maksettavan provision.
Perinteisesti näitä dokumentteja ei ole aina katsottu tositteiksi, koska palkanlaskenta on mielletty kirjanpidosta erilliseksi saarekkeeksi, jossa vasta pääkirjanpitoon muodostettu kirjausyhteenveto on mielletty tositteeksi. Tähän ajatteluun ei mielestäni kirjanpitolaista löydy perusteita. Asiaa on osin hämärtänyt myös voimassa oleva kirjanpitolautakunnan menetelmäohje, jossa palkanlaskennan aineistoja on ohjeistettu epäselvästi.
Palkanlaskennan audit trail
Kirjanpitolain 2:6 § mukaan:
Kirjanpito on järjestettävä niin, että liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen on vaikeuksitta todettavissa kumpaankin suuntaan. Sama koskee kirjanpidosta viranomaiselle verotusta tai muuta tarkoitusta varten määräajoin tehtävää ilmoitusta.
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että aloittamalla tilinpäätöksen henkilöstökuluista päästään kirjanpidon kautta tutkimaan palkanlaskennasta, mitä kenellekin maksettu ja miksi.
Samaten tulee voida työaikalistoista alkaen päästä todentamaan kirjanpitoon, miten maksetut palkat on käsitelty kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä.
Jos yritys maksaa tuntipalkkoja tai ylitöitä, ei audit trail toteudu vaaditulla tavalla pelkästään palkkalistan perusteella, koska siinä on esitetty vain palkkakaudelta henkilölle maksettu kokonaissumma. Tämän vuoksi myös tapahtumalista, joka esittää maksetut summat palkkalajeittain, kannattaa säilyttää osana kirjanpitoaineistoa järjestelmässä tai tiedostona. Sen avulla saadaan kätevästi kirjausketju työaikalistojen tuntien ja kirjanpidon eurojen välille.
Audit trail toteutuu myös palkkalaskelmien avulla, mutta tarkastaminen on jonkin verran työläämpää.
Yhdistelmäkirjaus
Perinteisesti tositteeksi on katsottu lista, joka esittää maksetut palkat tileittäin (ja laskentakohteittain). Tämän listan perusteella on tehty kirjanpitoon kirjaus maksetuista palkoista tai siirretty tiedot tiedostona joko palkanmaksukausittain tai kuukausittain. Kirjanpitolain mukaan kyseessä on kuitenkin yhdistelmäkirjaus. Kirjausinformaation säilytysaika on 10 vuotta.
Kirjanpitolain 2:2 §:
Kirjanpitoja ovat pääkirjanpito, jonka kirjauksista johdetaan tilinpäätös, sekä mahdolliset osakirjanpidot, joista viedään tiedot pääkirjanpitoon yhdistelmäkirjauksina.
Hallituksen esitys 89/2015vp kuvaa asiaa yksityiskohtaisemmin:
Teknisesti osakirjanpitojen kirjaukset pääkirjanpitoon ovat kuitenkin sellaisia kirjauksia jotka eivät suoraan perustu varsinaiseen tositteeseen, vaan alemman tason kirjanpitoihin, mitkä eroavat tositteista mm. säilytysaikavaatimusten osalta. Moniportaisesti rakennetussa kirjanpitojärjestelmässä alemman tason osakirjanpidoista seuraavan tason osakirjanpitoihin tehtäviin yhdistelmäkirjauksiin sovelletaan samoja periaatteita.
Tositteet siis dokumentoivat reaalimaailman ilmiön (myynnin, oston, maksun, työtunnit ja niin edelleen). Niiden perusteella tehdään kirjaus osakirjanpitoon, esimerkiksi palkanlaskentaan. Osakirjanpidosta kirjaukset viedään joko yksitellen tai yhdistelmäkirjauksina pääkirjanpitoon. Osakirjanpidon päiväkirja (esim palkkalista/tapahtumalista) erittelee yhdistelmäkirjausten sisällön.
Ovatko tuntipalkkaisten työaikalistat tositteita? Tässä kirjoittajan näkemys perusteluineen. Esitä oma näkemyksessi osoitteessa www.tilisanomat.fi
