Työsuhteen ehdot ja vakiintuneet käytännöt – mikä on sitovaa ja mitä voidaan muuttaa?

Työsuhde on oikeussuhde työnantajan ja työntekijän välillä. Näin ollen tätä oikeussuhdetta määrittää koko joukko lainsäädännön vaatimuksia, joista iso osa on pakottavia. Se tarkoittaa sitä, että perinteinen sopimisen vapaus on työsuhteen osalta monin tavoin rajattu.

Perinteisesti ajatellaan, että työsuhteesta sovitaan paperilla, joka nimetään työsopimukseksi. Usein näin onkin. On myös aina suositeltavaa solmia työsopimus nimenomaan kirjallisesti, vaikka laki ei sitä vaadikaan.

Mielenkiintoinen seikka on kuitenkin se, että sopimussuhteen ehtoja ei monissakaan tapauksissa voida lukea vain tuosta allekirjoitetusta paperista. Paperille kirjoitetun sijaan – tai sen lisäksi – sopimussuhdetta määrittelee monessa tapauksessa tosiasiallinen tilanne ja työsuhteessa vakiintunut käytäntö, joka voi muodostua sopimukseen kirjatun ehdon veroiseksi.

Mistä näissä työsuhteen ehdoissa oikein on kysymys ja mitä vakiintuneella käytännöllä tarkoitetaan?

Pakottava lainsäädäntö luo raamit työsuhteen vähimmäisehdoille

Työsuhteen ehdoista sopiminen edellyttää erityisesti työnantajalta sekä työlainsäädännön vaatimusten että työehtosopimusten määräysten tuntemista. Ne määrittävät monelta osin työsuhteen vähimmäisehtoja eli asioita, joista ei voida sopimalla poiketa.

Tärkeintä antia työsopimuksessa ovat työsuhteen keskeiset ehdot, joita työnantaja ei lähtökohtaisesti voi yksipuolisesti työsuhteen kuluessa muuttaa työntekijän kannalta epäedullisemmiksi. Ne koskevat esimerkiksi työaikaa, palkkaa ja työtehtäviä.

Työsuhteen ehdot määräytyvät monen eri normilähteen, kuten lain vaatimusten, työehtosopimuksen määräysten, itse työsopimuksen ja muun työpaikalla tehdyn paikallisen sopimuksen mukaan. Samaa asiaa koskevia ehtoja sisältyykin yleensä kaikkiin edellä mainittuihin. Yksittäisessä tapauksessa sovellettava normi määräytyy laissa säädetyn etusijajärjestyksen mukaan. Lainsäädännön hierarkia määrää sen, mitä on huomioitava ensiksi.

Ylimmällä tasolla hierarkiassa ovat EU:n perustamissopimuksen määräykset, Suomen perustuslaki ja Suomea sitovat kansainväliset sopimukset, kuten kansainvälisen työjärjestön, ILOn sopimukset. Seuraavana vuorossa ovat pakottavat kansalliset työoikeudelliset säännökset ja yleissitovat työehtosopimukset määräyksineen sekä ne pakottavat lain säännökset, joista kuitenkin voidaan poiketa työehtosopimuksella. Sitten huomioidaan yksittäisen työsopimuksen ehdot, työnantajan työnjohto-oikeuden nojalla antamat määräykset ja lopulta työpaikan käytäntö ja vakiintuneet tavat.

Työntekijäkohtaista ja paikallista sopimisen vapautta työsuhteen ehtojen osalta toki on. Työsuhteessa on mahdollista – lain raameissa – sopia monista keskeisistä työn suorittajan asemaan vaikuttavista ehdoista, kuten työkohteesta, työn suorittamisen tavasta, työn tekemisen ajasta ja paikasta, työn suorittajan asemasta, asetetuista henkilökohtaisista tavoitteista ja työstä maksettavan korvauksen rakenteesta.

Rikollisesta toiminnasta ei voida työsopimuksella sopia eikä myöskään ehdoista, jotka ovat hyvän tavan vastaisia tai työsopimuslain 10 luvun 2 §:n mukaisesti kohtuuttomia. Kohtuuton voi olla esimerkiksi palkkaa koskeva sopimusehto, jos palkka on kohtuuttoman alhainen ja poikkeaa alan tavanomaisesta palkasta. Näin on siitä huolimatta, ettei Suomessa ole määritetty niin sanottua minimipalkkaa.

Työlainsäädäntö ja työehtosopimukset ovat vähimmäispakottavia. Se tarkoittaa, että ne muodostavat työsuhteelle vähimmäisehdot. Työntekijän kannalta paremmista ehdoista voidaan lähtökohtaisesti aina sopia alemman asteisilla normeilla ja yksittäisillä työpaikka- tai työntekijäkohtaisilla sopimuksilla. Pakottavasta lainsäädännöstä ei kuitenkaan voida poiketa sellaisella tavalla, joka heikentäisi työntekijän asemaa ja oikeuksia suhteessa siihen, mitä laki hänelle takaa.

Työsuhteen ehdot määrittyvät tosiasiallisen tilanteen perusteella

Lähtökohtaisesti työsuhteen ehtoja ja sitä sopimusta tarkastellaan tosiasiallisen tilanteen perusteella. Kuten aiemmin todettu, työsopimuksen ehtoja ei ole pakko kirjata paperille, vaan työsuhde tai sen ehdot voivat kirjallisen sopimuksen ohella tai sen sijasta määrittyä suullisen tai hiljaisen sopimuksen nojalla.

Kirjallisenkin sopimuksen kohdalla voi olla niin, että se, mitä tosiasiallisesti katsotaan sovitun, on muuta kuin mitä sopimukseen on kirjoitettu.
Myös suullinen työsopimus työnantajan ja työntekijän välillä on sitova, eikä sen ehtoja voi toinen osapuoli yksipuolisesti muuttaa tai jättää huomioimatta. Hiljaisella sopimuksella tarkoitetaan sitä, että kirjallisesti tai suullisesti sovitun sijaan työsuhteen osapuolten käyttäytyminen ja yhteinen tarkoitus määrittää ja osoittaa, mitä on sovittu. Hiljainen sopimus voi syntyä itse työsuhteen olemassaolosta ja jatkuvuudesta, mutta myös sen yksittäisistä ehdoista. Kun hiljaisen sopimuksen osoittama toiminta jatkuu, se vakiintuu käytännöksi ja voi muuttua molempia osapuolia velvoittavaksi sopimussuhteeksi tai sen ehdoksi.

Työsopimussuhde voi syntyä hiljaisesti esimeriksi silloin, kun määräaikainen työsopimus on päättynyt, mutta työntekijä jatkaa edelleen työskentelyä samoissa tehtävissä ja hänelle maksetaan tehdystä työstä palkkaa. Tämä on merkki hiljaisesta sopimuksesta työsuhteen jatkumisessa.

Toisaalta on hyvä huomioida, että työsopimuslaki edellyttää työnantajaa tarjoamaan työntekijälle työsuhteen alussa kirjallisen selvityksen työsuhteen keskeisistä ehdoista, vaikka itse työsopimusta ei olisi laadittu kirjallisesti ja mikäli ehdot eivät selviä kirjallisesta sopimuksesta.

Työnantajalla on oikeus tulkita vaatimuksia ja ehtoja

Koska työsuhdetta määrittää suuri joukko eritasoisia oikeudellisia ja sovittuja ehtoja, on työnteon sujumisen kannalta välttämätöntä, että kyseisiä ehtoja tulkitaan ja sovelletaan arjen toiminnassa. Etuoikeus tähän tulkintaan on työsuhteessa työnantajalla.

Tämä tarkoittaa sitä, että työsuhteessa työnantaja voi antaa työnjohto-oikeutensa eli direktio-oikeutensa nojalla määräyksiä. Tästä työnantajan oikeudesta säädetään työsopimuslain 3 luvun 1 §:ssä. Näin on siinäkin tapauksessa, että työnantajalla ja työntekijällä olisi eriävä näkemys siitä, mitä laki vaatii tai mikä on työsuhteessa sovittu tai vakiintunut ehto.

Lähtökohtaisesti työntekijän on noudatettava työantajan ohjeita ja määräyksiä myös ristiriitatilanteessa – ja siihen saakka kuin mahdollinen ristiriita on ratkaistu. Toisaalta on huomattava, että työsuhteissa ja työoikeudessa korostuu työntekijän suojelun periaate. Työntekijää pidetään tässä mielessä työsuhteen heikompana osapuolena, jota suojaa niin sanottu edullisemmuussääntö. Sen mukaan epäselvässä tulkintatilanteessa työnantajan tulisi aina valita se tulkinta, joka on työntekijän kannalta edullisempi.

Tämä selittyy myös sillä, että usein jo työsopimusta laatiessa ja sen ehtoja kirjatessa työnantajan nähdään olevan määräävässä asemassa. Jos hän ei ole esimerkiksi suostunut ottamaan sopimukseen jostain asiasta lainkaan ehtoa tai ehto on muotoiltu epäselväksi, voidaan tilannetta tulkita työnantajan vahingoksi ja työntekijän eduksi.

Käytäntö voi muodostua työsuhteen ehdoksi ilman sopimista

Vakiintunut käytäntö tarkoittaa sitä, että työntekijän ja työnantajan välinen toiminta tai käyttäytyminen voi johtaa siihen, että tietyistä asioista tulee työsuhteen ehtoja, vaikka niistä ei olisi erikseen sovittu.

Tällaisia vakiintumisen kautta muodostuvia ehtoja voivat olla esimerkiksi työaika, palkan määräytyminen, työntekopaikka, työtehtävät tai henkilöstölle tarjottavat edut, vaikka ne poikkeaisivatkin työsopimukseen kirjatuista ehdoista. Tyypillistä erityisesti pitkissä työsuhteissa on se, että aikanaan kirjallisesti sovittu työsopimus voi jäädä päivittämättä, mutta työntekijän työtehtävät, asema ja palkka muuttuvat.

Jotta käytännöstä voisi tulla työsuhteessa velvoittava ehto, tilanteen tulee jatkua riittävän pitkään ja sen tulee olla riittävän selvä sekä molempien osapuolten tiedossa ja hyväksymä. Ollakseen sitova ehto, vakiintunut käytäntö ei voi olla lainvastainen eikä se voi perustua erehdykseen. Jotta käytäntö muodostuisi ehdoksi, sitä tulee olla noudatettu johdonmukaisesti ilman merkittäviä poikkeuksia.

Sitä, mikä on riittävän pitkä aika, ei kuitenkaan laki tai oikeuskäytäntö suoraan määritä. Tarkka aikarajaa vakiintumiselle ei siis ole olemassa, mutta mitä pidempään käytäntö jatkuu, sitä suurempi todennäköisyys on, että se katsotaan vakiintuneeksi, jos asiasta esimerkiksi päädyttäisiin keskustelemaan oikeussalissa. Oikeuskäytännössä käytännön on katsottu vakiintuneen sitovaksi ehdoksi esimerkiksi kolmessa vuodessa.

Vakiintunut käytäntö voi syntyä monenlaisissa tilanteissa, joissa työsuhteeseen liittyviä ehtoja noudatetaan toistuvasti ilman kirjallista tai suullista sopimusta. Tällaisia ehtoja voivat olla esimerkiksi seuraavat:

• Palkkaus ja lisäedut: Jos työnantaja tarjoaa vuosittaisia bonuksia tai muita etuuksia, ja niitä maksetaan johdonmukaisesti ja samalla mallilla pitkän ajan kuluessa, ne voivat muodostua osaksi työsuhteen ehtoja. Merkitystä esimerkiksi lisäetujen suhteen on sillä, onko työnantaja tehnyt vuosittain etuuksia koskevia päätöksiä ja varannut oikeuden muuttaa niitä vuosittain – vai ovatko samanmuotoiset edut jatkuneet vuosia ilman uudelleentarkastelua?
• Työtehtävät: Jos työntekijän työtehtävät muuttuvat työsuhteen kuluessa ja poikkeavat esimerkiksi kirjallisesti vuosia sitten sovitusta, nämäkin voivat muodostua työsuhteen vakiintuneiksi ehdoiksi. Esimerkiksi työntekijä, joka on toiminut tietyissä vastuullisissa tehtävissä vuosien ajan, voi katsoa tehtäviensä ja asemansa pysyvyyden olevan osa työsuhdetta eikä työnantaja voi niitä yksipuolisesti muuttaa tai heikentää. Oikeuskäytännön perusteella asiassa ei ole merkitystä sillä, vaikka työntekijään palkka pysyisi samana, jos asema kuitenkin muuttuu.
• Työaikakäytännöt: Jos työntekijöille sallitaan säännöllisesti esimerkiksi ylimääräisiä taukoja, tiettyjä ylimääräisiä vapaita tai muutoin joustavampaa työaikakäytäntöä, kuten liukuvaa työaikaa, nämä voivat vakiintua osaksi työsuhteen ehtoja.

Työntekijän ja työnantajan välinen toiminta tai käyttäytyminen voi johtaa siihen, että tietyistä asioista tulee työsuhteen ehtoja, vaikka niistä ei olisi erikseen sovittu.

Työehtojen ja vakiintuneen käytännön muuttaminen ei tapahdu sanelemalla

Työnantajan työnjohto-oikeus pätee ainoastaan sellaisissa asioissa, jotka eivät koske työsuhteen keskeisiä ehtoja. Sen sijaan työsuhteen keskeisten ehtojen muuttaminen vaatii yhteistä sopimista.

Lähtökohtaisesti työnantaja voi muuttaa työsuhteen ehtoja vähäisissä määrin ja keskeisten ehtojen puitteissa työnjohto-oikeuden perusteella. Jos aiempi sopimus ja tehtävänkuvaus on ollut väljä, voi työnantajalla olla työnjohto-oikeudella mahdollista tarkentaa tehtävänkuvausta koskevaa ehtoa. Oikeuskäytännössä on katsottu, että työnjohto-oikeuden perusteella olisi oikeus antaa esimerkiksi työaikaa, työtehtäviä ja työntekopaikkaa koskevia tarkentavia määräyksiä. On huomattava, että kysymys on olemassa olevan sopimuksen puitteissa tapahtuvista tarkennuksista.

Jos käytäntö on jo vakiintunut osaksi työsuhteen ehtoja, sen muuttaminen ei tapahdu työnantajan työnjohto-oikeuden nojalla. Työnantaja ei siis voi muuttaa vakiintunutta käytäntöä yksipuolisesti, vaan muutoksesta on lähtökohtaisesti sovittava yksittäisen työntekijän ja työnantajan välillä, ei kollektiivisesti. Olennaisten työsuhteen ehtojen, kuten työajan tai palkan muutokset työntekijän kannalta epäedullisemmiksi, vaativat joko yhteisen sopimuksen tai irtisanomisperusteen.

Jos työnantajalla on (työsopimuslain 3 §:n mukainen tuotannollinen tai taloudellinen) irtisanomisperuste, on ehtoja mahdollista muuttaa vaihtoehtona irtisanomiselle. Irtisanomismenettely voi tulla kysymykseen silloin, kun irtisanomisperuste on olemassa ja muutos on välttämätön, mutta siitä ei päästä sopimukseen ja työsopimuksen muotoilu ei mahdollista työnjohto-oikeuden käyttöä ehtojen muuttamiseen.

Tällöin työsopimuksen ehdon muuttamisesta ilmoitetaan työntekijälle irtisanomisaikaa noudattaen siten, että vanhan työsopimuksen tilalle tarjotaan uutta työsopimusta. Oikeuskäytännössä on joitain linjauksia irtisanomisperusteen käytöstä. Tapauksessa KKO 2016:80 korkein oikeus linjasi, että työsopimuksen olennaisten ehtojen muutos on toteutettavissa myös ilmoitusmenettelyllä vanhan työsopimuksen irtisanomisen ja uuden tarjoamisen sijasta. Tällöin ilmoituksen on sisällettävä tieto irtisanomisperusteesta, muutettavasta ehdosta, voimaantuloajankohdasta ja seurauksista, mikäli työntekijä ei hyväksy työnantajan ehdottamaa muutosta. Käytännössä seurauksena on työsuhteen päättyminen.

Todellisissa tilanteissa rajanveto sen välillä, mikä kuuluu työnantajan työnjohto-oikeuden piiriin ja mikä on työsuhteen olennainen ehto tai vakiintunut käytäntö, voi olla haastavaa. Tällöin on työantajan tehtävänä arvioida ehdon olennaisuutta, käytännön vakiintuneisuutta ja tarvittaessa pyytää asiantuntija-apua tilanteen selkiyttämiseen.

Myös paikallisessa sopimisessa on huomioitava vakiintunut käytäntö

Paikallisesti työpaikoilla voidaan työlainsäädännön ja työehtosopimusten puitteissa sopia joistakin työehdoista.

Paikallisella sopimisella ei kuitenkaan automaattisesti voida muuttaa jo vakiintuneita ehtoja, ellei siitä sovita erikseen työntekijöiden kanssa. Vakiintunut käytäntö sitoo työnantajaa aivan kuten muutkin työsopimuksen ehdot.

Jos työpaikalla tehdään uusi paikallinen sopimus, jolla pyritään muuttamaan aiemmin vakiintuneeksi katsottuja käytäntöjä, tämä edellyttää työntekijöiden hyväksyntää, erityisesti silloin, kun muutos koskee olennaisia ehtoja, kuten työaikaa tai palkkaa.

Paikallisen sopimuksen käyttö voi siis vaikuttaa vakiintuneeseen käytäntöön, mutta vain, jos molemmat osapuolet hyväksyvät sen.