Lomautus palkka- ja henkilöstö­hallinnon näkö­kulmasta – lomau­tetun palkan­maksu, vuosi­lomat ja luontois­edut

Taloudellinen tilanne on näkynyt jo kasvaneina lomautusuutisina. Valitettava totuus on, että työnantaja voi joskus joutua tilanteisiin, joissa lomautuksia joudutaan harkitsemaan tai toteuttamaan. Oikeudellisesti olennainen ja usein pinnalle nouseva kysymys on tuolloin se, onko lomautukselle lainmukainen peruste.

Tässä artikkelissa luodaan lomautusperusteiden sijaan katsaus siihen, miten palkallisia poissaoloja, vuosilomia ja niiden kertymistä sekä luontoisetuuksia tulisi käsitellä lomautuksen aikana eli palkanmaksun keskeydyttyä mutta työsuhteen voimassaollessa.

Lomautukselle on olemassa kaksi lainmukaista perustetta

Kerrataanpa kuitenkin ensin perusteet. Lomautus on työsopimuslain (55/2001) 5 luvun 1 §:ssä säädetty työnantajan aloitteesta tehtävä työnteon ja palkanmaksun keskeytys. Lomautuksen aikana työsuhde pysyy voimassa ja tarkoituksena on, että tilanne on väliaikainen eli lomautuksen päätyttyä koittaa paluu normaaliin työntekoon sekä palkanmaksuun.

Lomautus on mahdollista vain kahdella perusteella ja pääsääntöisesti vain toistaiseksi voimassa olevien työsuhteiden kohdalla. Määräaikaisessa työsuhteessa oleva työntekijä on lomautettavissa vain silloin, jos hän työskentelee vakituisen työntekijän sijaisena ja työnantajalla olisi oikeus lomauttaa kyseinen vakituinen työntekijä.

Ensiksi työntekijän voi lomauttaa silloin, jos työnantajan mahdollisuus tarjota työtä on vähentynyt olennaisesti tai pysyvästi eikä työntekijälle ole tarjolla muuta työtä tai koulutusta. Tässä tapauksessa työnantaja voi lomauttaa työntekijän toistaiseksi. Tällaisessa tilanteessa työnantajalla olisi myös mahdollisuus irtisanoa työsopimus. Toiseksi työntekijän voi lomauttaa silloin, jos työnantajan mahdollisuus tarjota työtä on heikentynyt tilapäisesti eikä työntekijälle ole tarjolla muuta työtä tai koulutusta. Tässä tapauksessa työnantaja voi lomauttaa työntekijän määräaikaisesti. Irtisanomisperustetta ei ole.

Lomautus ei aina tarkoita totaalista työnteon ja palkanmaksun keskeytymistä, sillä se voidaan toteuttaa paitsi kokoaikaisena, myös osa-aikaisena. Jos lomautus on osa-aikainen, se lyhentää päivittäistä tai viikoittaista työaikaa siinä määrin, kuin se on lomauttamisen perusteen kannalta välttämätöntä. Tässä artikkelissa tarkastellaan pääasiassa kokoaikaista lomautusta.

Lomautustilanteissa työsopimuslain ohella olennaista luettavaa yli 20 henkeä työllistävissä organisaatioissa on yt-laki (1333/2012). Myös työehtosopimuksissa on saatettu sopia työvoiman vähentämiseen ja lomauttamiseen liittyvistä seikoista.

Lomautusajan palkanmaksu keskeytyy – poikkeuksena palkalliset poissaolot

Kuten todettu, lomautus on tilanne, jossa työnteko ja palkanmaksu keskeytyvät. Kokoaikaisen lomautuksen aikana palkanmaksu keskeytyy lähtökohtaisesti kokonaan ja osa-aikaisen lomautuksen aikana palkkaa maksetaan suhteessa työnteon määrään.

Poikkeuksen voivat kuitenkin muodostaa palkalliset poissaolot, jotka ovat alkaneet ennen lomautusta ja jatkuvat lomautuksen aikana. Sellaisia ovat esimerkiksi sairauslomat ja perhevapaat.

Kun sitten pohditaan, mikä on yksittäisen työntekijän poissaolon peruste lomautuksen aikana ja tuleeko poissaoloajalta maksaa palkkaa, keskeistä on aikaprioriteetti. Näin ollen se poissaolo, joka on alkanut ensin, määrittää poissaolon perusteen palkanmaksun näkökulmasta. Lomautuksesta johtuvan poissaolon katsotaan alkaneen silloin, kun työntekijä on saanut lomautusilmoituksen.

Jos siis työntekijä on esimerkiksi jäänyt sairauslomalle ennen lomautusilmoituksen antamista, on hän lomautuksen sijaan sairauslomalla, mikäli työkyvyttömyys jatkuu lomautuksen aikana. Sairauslomaa koskevat normaalit sairausajan palkanmaksuvelvoitteet. Työkyvyn palauduttua alkaa lomautus, mikäli lomautusaikaa on vielä jäljellä.

Toisaalta, jos työntekijä on jäänyt sairauslomalle lomautusilmoituksen antamisen jälkeen, hänellä on oikeus saada sairausajan palkkaa ainoastaan siltä ajalta, jonka hän olisi ollut töissä, eli ajalta lomautusilmoituksen antamisesta lomautuksen alkuun.

Lomautustilanteessa – kuten normaalitilanteessakin – työnantajan ja palkanlaskijan välinen sujuva ja ajantasainen tiedonkulku on olennaista. Vaikkapa edellä kuvatun tilanteen huomioiminen palkanmaksussa on palkanlaskijalle mahdotonta, mikäli tieto sairausloman alusta ei tavoita häntä ajoissa. Jälkikäteiset korjaukset ovat moneen suuntaan epätoivottavia.

Myös esimerkiksi tilanteessa, jossa työntekijälle on lomautuksen alkaessa jo maksettu koko kuukauden palkka, saattaa viiveellä ilmoitettu lomautusjakso johtaa palkan osittaiseen takaisinperintään. Välttämätöntä takaisinperintä ei kuitenkaan ole. Mahdollinen ylimääräinen summa voidaan myös vähentää työntekijän palkasta lomautusjakson päättyessä.

Palkanlaskentaan on lomautusaikanakin ilmoitettava normaaliin tapaan muutokset esimerkiksi henkilötietojen tai vaikkapa ikään tai työehtosopimukseen perustuvien palkankorotusten osalta. Palkanlaskenta käsittelee myös muutosverokortit lomautusaikana.

Irtisanomisajan palkka kuuluu yli 200 kalenteripäivää lomautettuna olleen lopputiliin

Työsopimuslain 9 luvun 3 §:n mukaan työntekijä saa irtisanoa työsuhteensa lomautuksen aikana ja lomautuksen kestosta riippumatta ilman irtisanomisaikaa, mikäli työnantajan ilmoittamaan työnalkamispäivään on yli seitsemän vuorokautta. Jos lomautus on jatkunut korkeintaan 200 päivää, oikeutta irtisanomisajan palkkaan ei tässä tapauksessa ole.

Sen sijaan, jos kokoaikaisesti lomautettu työntekijä sanoo työsopimuksensa irti lomautuksen jatkuttua keskeytyksettä yli 200 päivää, hänellä on oikeus irtisanomisajan palkkaan ja lomakorvaukseen. Irtisanomisajaksi ja irtisanomisajan palkan perusteeksi lasketaan tässä tapauksessa työnantajan puolelta noudatettava irtisanomisaika. Juridisesti kysymys on korvauksesta, eikä lomautusajalle osuva irtisanomisajan palkanmaksu muodosta työntekijälle työvelvoitetta.

Toisaalta, jos työnantaja irtisanoo – lainmukaisen irtisanomisperusteen olemassa ollessa – lomautettuna olevan työntekijän, on hän velvoitettu maksamaan irtisanomisajan palkan vastaavalta ajalta. Tässä tilanteessa työntekijä on kuitenkin työnantajan pyytäessä ja työtä tarjolla ollessa velvollinen palaamaan työhön. Työnantajan on lomautuksen aikana ja irtisanomisperusteenkin olemassa ollessa noudatettava työsopimuksen mukaista irtisanomisaikaa.

Työntekijän näkökulmasta on hyvä muistaa, että lomautusaikana työntekijällä on lupa ottaa vastaan muuta työtä toiselta työnantajalta. Toisen työnantajan kanssa lomautusaikana tehty sopimus on työntekijän puolelta mahdollista irtisanoa viiden päivän irtisanomisaikaa noudattaen.

Lomautettu voi olla vuosilomalla

Lomautuksen aikana on mahdollista pitää vuosilomaa. Vuosilomalaki ei suoraan ota kantaa vuosiloman antamiseen lomautuksen aikana, joten lähtökohtaisesti vuosiloma tulisi lomautuksenkin aikana antaa normaaliin tapaan kullakin lomakaudella.

Toisaalta työnantaja ja työntekijä voivat sopia vuosiloman siirtämisestä yhdessä toiseen ajankohtaan. Työnantaja ei voi siirtää lomautusajalle jo sovittua vuosilomaa yksipuolisesti ilman esimerkiksi matkavarausten korvausvelvollisuutta.

Mahdollisen vuosiloman ajalta työntekijä saa lomautuksesta huolimatta palkan, mutta vuosiloma ei päätä lomautusta. Vuosilomapalkka määräytyy ennen lomautusta olleen palkan mukaisesti.

Lomautuksen aikaiset vuosilomapäivät myös lasketaan loman kertymisen näkökulmasta työssäolon veroisiksi päiviksi, eli niiltä kertyy normaaliin tapaan uutta vuosilomaa.

Lomaa kertyy lomautelle enintään 30 työpäivän ajalta

Vuosilomaa kertyy vuosilomalain (162/2005) 7 §:n mukaisesti enintään 30 työpäivän ajalta kerrallaan lomautuksen ollessa kokoaikainen. Laskennassa huomioidaan ainoastaan ne työpäivät, jotka olisivat normaalitilanteessa olleet työntekijän työpäiviä.

Lomautuksen keskeytyminen lopettaa lomakertymään vaikuttavien työpäivien laskennan. Jos siis työntekijä käy välillä töissä ja lomautus sitten jatkuu uudelleen, alkaa 30 työpäivän laskenta alusta. Jokainen lomautusjakso on tämän laskennan näkökulmasta itsenäinen. Lomanmääräytymiskauden vaihtuminen ei kuitenkaan vaikuta kokoaikaisen lomautuksen kyseessä ollessa lomakertymäajan laskentaan.

Vuosilomalain säännösten ohella kannattaa tarkistaa työehtosopimus. Joissakin työehtosopimuksissa on omia määräyksiään siitä, kuinka pitkältä ajalta vuosilomaa kertyy lomautuksen kuluessa.

Mikäli lomautus on osa-aikainen, vuosilomaa kertyy puolen vuoden ajan. Osa-aikaisen lomautuksen kohdalla lomanmääräytymiskauden vaihtuminen katkaisee laskennan ja puolen vuoden ajanlasku käynnistyy uudelleen.

Lomarahojen maksun osalta lomautuksen aikana noudatetaan organisaation normaalikäytäntöä. Jos esimerkiksi lomautus sattuu kesäkuulle ja kesäkuussa perinteisesti koko henkilöstölle on maksettu kesälomakauden osalta lomarahat, tulee ne maksaa myös lomautuksen aikana.

Luontoisetujen käyttöoikeus lakkaa – ellei toisin sovita

Luontoisedut ovat lähtökohtaisesti osa palkkaa eli korvausta tehdystä työstä. Ne ovat rahallisen palkan lisä tai palkanosa, joka maksetaan muuna kuin rahana. Lomautuksen katkaistessa palkanmaksun katkeaa pääsääntöisesti myös työsuhde-etuuksien käyttöoikeus, jollei toisin sovita.

Tyypillisiä luontoisetuja ovat esimerkiksi puhelinetu, autoetu ja ravintoetu. Toisaalta käytössä voi olla vaikkapa polkupyöräetu tai vene-etu. Verotuksessa huomioitava luontoisetu syntyy silloin, kun etu on työnantajan omistama tai hallitsema ja työntekijän yksityiskäytössä. Esimerkiksi organisaation lomanviettopaikka ei ole verotettava luontoisetu, vaan verovapaa henkilökuntaetu, jos se on koko henkilökunnan käytettävissä.

Työnantaja ei ole velvollinen tarjoamaan työntekijöilleen luontoisetuja lomautuksen aikana. Toisaalta työnantaja voi kuitenkin sopia työntekijän tai työntekijöiden kanssa luontoisetujen käytöstä myös lomautuksen aikana. Lomautuksen ei siis välttämättä tarvitse katkaista etuuksien käytettävissä oloa, mikäli tästä yhdessä sovitaan. Luontoisetujen käyttö voi jatkua normaaliin tapaan, ilman erillistä vastiketta, tai sitten niin, että työntekijä maksaa niiden käytöstä työnantajalle vähintään luontoisedun veronalaista määrää vastaavan korvauksen.

Mikäli sovitaan, että luontoisedut ovat työntekijän käytössä lomautusaikana normaalitapaan, täytyy niistä ilmoittaa tieto Tulorekisteriin. Lomautuksen aikana käytössä olevista eduista johtuva ennakonpidätys sekä työeläke- ja työkyvyttömyysmaksut voidaan veloittaa rahapalkasta taannehtivasti lomautuksen päätyttyä.

On hyvä huomata, että mikäli työntekijä ei lomautusaikana maksa luontoisedun käytöstä työnantajalle veronlaista määrää vastaavaa korvausta, voivat edut vaikuttaa työttömyysetuuden maksuperusteisiin. Niiden arvo näet huomioidaan työttömyys­etuuden suojaosuutta ja sen mahdollista ylitystä laskettaessa.

Mikäli luontoisetujen käytölle sovitaan lomautusajalta maksettavaksi verotusarvon suuruinen korvaus, ei niiden käytön katsota muodostavan luontoisetua lainkaan. Tuolloin vaikutus työttömyysetuuden laskentaan lakkaa. Samalla luontoisedut lakkaavat olemasta veronalaista työtuloa.

Ravintoedun tarjoaminen luontoisetuna on mahdollista ainoastaan työssäolopäiviltä. Niin ollen ravintoetu on aina arvostettava sen käypään arvoon lomautuksen ajalta, mikäli sitä lomautuksen aikana hyödynnetään.

Luontoisedun verotusarvon euromääräisen arvon laskemisessa apuna ovat Verohallinnon ohjeet. Jos edulle ei ole laissa tai verottajan päätöksessä vahvistettua verotusarvoa, lasketaan arvoksi edun käypä arvo eli käytännössä edun hankkimisesta työnantajalle aiheutuneet kustannukset.

Asuntoetu muodostaa lain turvaaman poikkeuksen

Selkeän poikkeuksen eduista muodostaa asuntoetu. Asuntoetu tarkoittaa sitä, että työnantaja on järjestänyt työntekijän käyttöön asunnon ja hoitaa siihen liittyvät kustannukset sekä velvollisuudet. Sen käyttämisestä lomautuksen aikana säädetään erikseen työsopimuslain 13 luvun 5 §:ssä. Sen mukaan työntekijällä on oikeus käyttää hänelle palkkaetuna annettua asuntoa sen ajan, jonka työnteko on keskeytynyt hyväksyttävän syyn vuoksi.

Työttömyysetuuden ja verokohtelun osalta asuntoetu käyttäytyy samoin kuin muut luontoisedut. Työnantajalla on kuitenkin lomautuksen jatkuessa mahdollisuus periä työntekijältä kohtuullista vuokraa asunnon käyttämisestä. Vuokraa voidaan periä aikaisintaan palkanmaksuvelvollisuuden päättymistä seuraavan toisen täyden kalenterikuukauden alusta. Edellytyksenä on se, että vuokran perimisestä on ilmoitettu työntekijälle kuukautta aiemmin.

Työnantaja voi myös tärkeän syyn vaatiessa antaa työntekijän käyttöön lomautuksen ajaksi muun asunnon. Tällaisessa tapauksessa muuttokustannuksista vastaa työnantaja.