Arvioimmeko tilitoimistoalan tulevaisuutta eilisen logiikalla?

Tilitoimistoalan viime vuosikymmenet ovat näyttäytyneet konsolidaation voittokulkuna. Ala keskittyy, yrityskauppoja tehdään paljon ja suuret toimijat vahvistavat asemaansa.

Keskittymisen taustalla on vahvoja rakenteellisiakin syitä. Sääntely, velvoitteet ja tietoturvavaatimukset kasvavat, joten alalla toimiminen edellyttää aiempaa järjestelmällisempää ja ammattimaisempaa työtä. Uusien teknologioiden tehokas käyttöönotto, henkilöstön kouluttaminen ja palvelujen kehittäminen vaativat resursseja, joita suurella toimijalla on yleensä pientä enemmän.

Suurella tilitoimistolla on tässä asetelmassa selviä etuja. Se voi jakaa järjestelmäinvestointeja laajalle asiakaskunnalle, palkata erikoisosaajia, rakentaa tukitoimintoja ja kehittää yhtenäisiä prosesseja. Laadunhallinta, tietoturva, henkilöstön koulutus ja palvelukehitys voidaan organisoida tavalla, johon pienellä toimistolla ei välttämättä ole aikaa, rahaa tai osaamista. Kun vaatimukset kasvavat, mittakaava näyttää suojaavan.

Alan kasvavat yritykset kiinnostavat myös pääomasijoittajia. Tilitoimistoliiketoiminta tarjoaa sijoittajan näkökulmasta vakaata kassavirtaa, pitkiä asiakassuhteita ja toimialan, jossa arvoa voidaan kasvattaa yritysostojen, tehokkaampien prosessien, teknologian ja laajemman palveluvalikoiman avulla. Pääoman hakeutuminen alalle kertoo uskosta siihen, että taloushallinto pysyy tarpeellisena, vaikka sen tuotantotavat ja omistusrakenteet muuttuvat.

Kaiken tämän perusteella olisi helppo päätellä, että tulevaisuus kuuluu ennen kaikkea suurille toimijoille. Samaan aikaan alalle syntyy jatkuvasti uusia tilitoimistoja. Uusia toimistoja perustavat vasta-alkajien lisäksi usein myös kokeneet taloushallinnon ammattilaiset. He tuntevat alan työmäärän, katteet, aikataulupaineet, asiakasvaatimukset ja kasvavan sääntelyn. He eivät siis perusta yritystä ainakaan tietämättömyyttään.

Oman toimiston perustaminen antaa mahdollisuuden valita asiakkaat, palvelut ja työn tekemisen tavat. Uusi toimija voi erikoistua tiettyyn toimialaan, yrityskokoon tai palvelumalliin. Se voi rakentaa prosessinsa alusta asti nykyaikaisten järjestelmien varaan ilman vanhoja toimintatapoja. Se voi palvella asiakkaita todennäköisesti myös henkilökohtaisemmin ja ketterämmin kuin suuri organisaatio. Monelle yrittäjyys merkitsee mahdollisuutta tehdä asiantuntijatyötä tavalla, jossa asiakassuhteet sekä oma ammattitaito ja ansainta kulkevat vahvasti käsi kädessä.

Uusien toimijoiden synty ei kumoa keskittymistä, mutta se kertoo, ettei keskittyminen yksin selitä alan dynamiikkaa. Alan keskittyminen ja uusien pienten toimijoiden syntyminen voivat olla saman muutoksen kaksi puolta. Suuret vahvistuvat siellä, missä tarvitaan laajaa palveluvalikoimaa, erikoisosaamista ja raskaita rakenteita. Pienet voivat menestyä siellä, missä asiakassuhde, erikoistuminen ja toimintamallin joustavuus tuottavat enemmän arvoa kuin organisaation koko.

Perinteisesti kasvu on tilitoimistoalalla tarkoittanut lisää tositteita, lisää palkkapusseja, lisää täsmäytyksiä, lisää viranomaisilmoituksia. Lisää asiakkaita on siis merkinnyt lisää työtä, ja lisää työtä on vaatinut lisää työntekijöitä. Mittakaavaetu on syntynyt kyvystä käsitellä suuria volyymeja pieniä toimijoita tehokkaammin.

Mutta muuttaako tekoäly ja automaatio tätä logiikkaa? Tekoäly voi jo nyt auttaa tai on nopeasti tulossa avuksi ostolaskujen käsittelyssä, kuittien tulkinnassa, pankkitapahtumien kohdistamisessa, täsmäytysten valmistelussa, poikkeamien tunnistamisessa, ALV-käsittelyn ehdottamisessa, palkka-aineiston tarkistamisessa ja määräaikojen seurannassa. Se voi pyytää asiakkaalta puuttuvia tietoja, tunnistaa aineistosta epäjohdonmukaisuuksia, laatia alustavan kuukausiraportin ja nostaa esiin kassavirtaan, kannattavuuteen tai verotukseen liittyviä havaintoja.

Tekoäly voi myös levittää tuottavuushyötyjä aiempaa laajemmalle. Tilitoimistoalalla uusin teknologia ei ole ollut täysin pientenkään toimijoiden ulottumattomissa, mutta sen täysimääräinen ja tehokas hyödyntäminen on vaatinut aikaa, kokeilua ja prosessien muuttamista. Monen pienen toimiston ongelma ei ole ollut pelkkä investointikyky, vaan arjen kapasiteetti. Asiakastyön, määräaikojen ja juoksevien velvoitteiden keskellä on ollut vaikea pysähtyä uudistamaan työnkulkuja.

Suurten etu ei katoa, mutta sen luonne ehkä muuttuu. Raskaat integraatiot, tietoturva, laadunhallinta ja palvelukehitys suosivat edelleen suuria toimijoita. Samalla valmiisiin ohjelmistoihin tuleva tekoäly voi tuoda osan tuottavuushyödyistä myös pienille toimistoille ilman omaa kehityskoneistoa.

Kun tekoäly on tulossa nyt vahvasti osaksi tuttuja ohjelmistoja ja siten madaltaa kynnystä uusien toimintatapojen käyttöönottoon, pienten toimijoiden mahdollisuus hyötyä teknologiasta voi parantua. Ratkaisevaa ei silloin ehkä olekaan kyky viedä läpi pitkiä ja raskaita kehityshankkeita, vaan kyky muuttaa arjen työtä nopeasti. Tekoälyn aikakausi saattaa palkita korostuneesti toimijaa, joka pystyy rakentamaan palvelunsa uudelleen asiakkaan arvon ympärille ja käyttämään tekoälyä tämän työn tehostamiseen.

Muilla asiantuntija-aloilla vastaava kehitys on jo näkyvissä. Pieni ohjelmistotiimi tai yhden henkilön markkinointiviestintäyritys voi tekoälyn avulla rakentaa ja tuottaa palveluita, joihin olisi aiemmin tarvittu valtava kehitysorganisaatio. Taloushallintopalveluissa kehitys on ehkä hitaampaa ja varovaisempaa, mutta ala ei ole immuuni vastaaville jättihyppäyksille tuottavuudessa.

Samaan aikaan yhteiskunta ja EU vievät taloushallintoa kohti rakenteisempaa dataa, reaaliaikaisempaa raportointia ja pidemmälle automatisoituja prosesseja. Verkkolaskutus, rakenteinen data, reaaliaikaisempi raportointi ja transaktiokohtaiset ilmoitusmallit vähentävät tarvetta siirtää, tarkistaa ja ilmoittaa tietoa käsityönä. Kun tieto syntyy valmiiksi rakenteisena ja liikkuu suoremmin yritysten, järjestelmien ja viranomaisten välillä, merkittävä osa tilitoimistojen nykyisestä laskutettavasta työstä häviää tai muuttuu olennaisesti.

Valvonta ja sääntely voivat lisääntyä samaan aikaan, kun niiden hoitamiseen tarvittava manuaalinen työ vähenee. Tilitoimistojen kannalta tämä on ratkaiseva muutos. Vaatimusten määrä ei tulevaisuudessakaan todennäköisesti vähene, mutta niistä aiheutuva työ ei ehkä enää lisäänny samalla tavalla aineiston vastaanottamisesta, korjaamisesta, täsmäyttämisestä ja ilmoittamisesta.

Myös taloushallinto-ohjelmistojen kehitys muuttaa työnjakoa. Asiakkaalle tarjottavat järjestelmät hoitavat tekoälyn avulla yhä suuremman osan siitä, mikä on aiemmin kuulunut tilitoimiston rutiinityöhön. Ne voivat tuottaa ennusteita, tunnistaa poikkeamia, ehdottaa toimenpiteitä ja selittää yrittäjälle talouden kehitystä. Tällainen kehitys näkyy jo markkinoilla vahvasti.

Osa taloushallinnon työstä siirtyy ohjelmistolle, osa asiakkaalle ja osa jää tilitoimistolle. Silloin tilitoimiston arvo ei voi nojata pelkästään siihen, että asiakkaalla on velvollisuus hoitaa kirjanpito ja ilmoitukset. Amerikkalaisissa elokuvissa yrittäjä toteaa tärkeän päätöksen äärellä: “I’ll call my accountant.” Hän ei soita tarkistaakseen yksittäisen laskun kirjausta, vaan ihmiselle, joka tuntee yrityksen, ymmärtää luvut ja jonka arvioon voi luottaa.

Asiakkaan maksuhalukkuus rakentuu yhä enemmän sen varaan, kokeeko hän saavansa apua oman yrityksensä johtamiseen, riskien ymmärtämiseen ja oikeiden päätösten tekemiseen. Kaikki asiakkaat eivät tarvitse ulkoistettua talousjohtajaa. Maailman monimutkaistuessa yhä useampi tarvitsee kuitenkin jonkun, joka ymmärtää luvut, tunnistaa olennaisen ja kantaa ammatillisen vastuun.

Käynnissä olevat kehityspolut muuttavat myös keskustelua toimialan rakenteesta. Suuret tilitoimistot voivat vahvistua edelleen, koska niillä on suurempi kyky investoida ja ostaa lisää liikevaihtoa. Ne voivat rakentaa laajoja kokonaisuuksia asiakkaille, jotka tarvitsevat useita palveluja samasta paikasta. Pienet ja erikoistuneet toimijat voivat samaan aikaan saada tekoälyn ja automaation avulla käyttöönsä kyvykkyyksiä, jotka ovat aiemmin kuuluneet lähinnä suuremmille organisaatioille.

Jos alan tulevaisuutta arvioidaan eilisen logiikalla, huomio saattaa kiinnittyä vain henkilöstöön, toimipisteisiin, asiakasmääriin ja yrityskauppoihin. Tulevaisuuden menestyjä ei välttämättä ole suurin toimija. Se on toimija, joka ymmärtää, mitä asiakas todella ostaa. Jos asiakas ostaa tapahtumien käsittelyä, teknologia ja automaatio painavat hinnan alas. Jos asiakas ostaa luottamusta, tulkintaa, vastuuta ja omaan liiketoimintaansa sopivia ratkaisuja, arvo voi kasvaa myös maailmassa, jossa rutiinityötä on merkittävästi nykyistä vähemmän.

Tilitoimistoalan tulevaisuus ei myöskään tiivisty kysymykseen suurista tai pienistä yrityksistä. Ala voi keskittyä ja monimuotoistua samanaikaisesti. Suuret voivat kasvaa, pienet voivat erikoistua, verkostot voivat vahvistua ja teknologia voi synnyttää kokonaan uusia, ennen näkemättömiä palvelumalleja.