Xml-muotoisesta tositteesta 2024/2082

Lausunnon hakija pyytää lausuntoa siitä, onko kirjanpitolain toisen luvun määräyksiä tositteiden säilyttämisestä noudatettu niissä tapauksissa, joissa alkuperäinen verkkolasku on xml-muotoisena tositetiedostona, jonka liitteenä on skannattu pdf-kuva ja avattaessa liite tulee esiin tyhjä kuva. Hakija toteaa, että xml-tiedostoja (ja html-tiedostoja) voi manipuloida tekstieditorilla samaan tapaan kuin tekstitiedostoja. Liitteenä oleva pdf-kuva tekee tositteen epäasiallisen muokkaamisen hankalammaksi.

Lausunnon alussa Kila kertaa KPL:n 2 luvun kirjanpitoaineiston säilyttämistä koskevia säännöksiä. Aineiston muotoa saa muuttaa, kunhan huolehditaan siitä, ettei tietosisältö muutu. Kilan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista 20.4.2021 selventää laajemmin kirjanpitoaineiston säilyttämiseen liittyviä kysymyksiä.

Kila toteaa, että edellä mainitut laki ja yleisohje edellyttävät, että tositteesta löytyvät tarvittavat tiedot kirjauksen tekemiseksi oikein. Jos näin on itse xml-tositteen osalta, ei pdf-liite ole välttämätön. Jos siirrettäessä xml-tosite kirjanpitovelvollisen omaan järjestelmään häviää siihen liittyvää tietosisältöä, joka on tarpeen kirjausta varten, on menettely KPL 2:7.3:n vastainen.
Kirjanpitolaissa ei edellytetä kirjanpitovelvolliselta tiettyjä teknisiä toimia, joilla varmistetaan kirjanpitoaineiston säilyminen. Laki velvoittaa säilyttämään, mutta ei aseta rajoituksia säilytystavan suhteen.