Matka­kustannusten korvausten kirjan­pito­käsittelystä (Kila 2022/2034)

Aluesyyttäjän tekemässä lausuntopyynnössä on ydinkysymyksenä se, täyttääkö epäilyn kohteena olevan yrityksen matkakustannusten korvausten käsittely KPL:n tositteelle asettamat edellytykset.

Yritys kuvaa menettelyään seuraavasti:

Yhtiön kirjanpidossa matkakustannuksista on tositteena palkkalaskelma, johon kilometrikorvaukset on laskettu työntekijöiden tuntilistoista. Yhtiön mukaan tuntilistasta ilmenee kunkin työntekijän osalta tehty työmatka ja sen kesto. Tuntikirjanpitoa koskevassa listassa on käsin kirjoitettu päivärahan määrä sekä kilometrikorvauksiin liittyvä osoite ja kokonaiskilometrien määrä.

Aluesyyttäjä pyytää lausuntoa seuraavista seikoista matkakustannusten kirjanpitokäsittelyn osalta:

1. Täyttääkö kirjanpidon tosite, joka perustuu kuvatun kaltaiseen tuntilistaan kirjanpitolain edellytykset tositteeksi matkakustannusten korvauksista?

2. Onko edellä mainitulla kirjaustavalla liiketapahtuman (matkakustannukset), tositteen ja kirjauksen välinen yhteys vaikeuksitta todettavissa?

3. Onko liiketapahtumaa koskeva kirjaus riittävä ja antaako se oikean ja riittävän kuvan yhtiön tuloksesta ja taloudellisesta asemasta?

4. Onko kyseessä yksittäinen ja vähäinen puute tai virhe, joka ei voi vaikeuttaa oikean ja riittävän kuvan saamista yhtiön tuloksesta tai taloudellisesta asemasta kokonaisuudessaan, kun otetaan huomioon yhtiön koko, liiketoiminnan laajuus sekä maksetut matkakustannusten korvaukset?

Lautakunta kertaa lausunnon alussa liiketapahtuman kirjaamista, tositevaatimuksia ja tilinpäätöksen antamaa oikeaa ja riittävää kuvaa koskevat säännökset kirjanpitolaista. Sen jälkeen lautakunta luettelee seikat, joiden pohjalta lausunto annetaan.

Ensinnä Kila lähtee siitä, että lausuntopyynnön kohteena olevat matkakustannukset ovat todellisia ja liittyvät työntekijöiden asiakastöiden suorittamiskesi tehtyihin matkoihin ja ne ovat työntekijöiden työnantajalle ilmoittamia. Mikäli näin ei olisi, olisi tilinpäätöksen antama oikea ja riittävä kuva kyseenalaistettava. Tämä olisi kuitenkin näyttökysymys, johon Kila ei ota kantaa.

Toiseksi Kila toteaa, että sen käsityksen mukaan on yleistä, että työntekijä laatii matkalaskun, josta ilmenee korvauksen suorittamiseksi tarpeelliset tiedot ja allekirjoittaa sen. Kuitenkin yhä yleisempää on siirtää matkoja ja matkakustannuksia koskevat tiedot älypuhelimeen ladatulla sovelluksella suoraan työnantajan järjestelmään.

Kirjanpitolakihan ei aseta kovin laajoja tositevaatimuksia päinvastoin kuten esimerkiksi arvonlisäverolaki. KPL:n tositevaatimukset rajoittuvat tositteen päiväykseen ja numerointiin, tietoon vastaanotetusta tai luovutetusta tuotannontekijästä sekä vastaanottamisen tai luovutuksen päivämäärästä.

Kilan menetelmäyleisohje (20.4.2021) kuvaa sitä, miten tositteen tiedot voivat sisältyä useampaan asiakirjaan tai tiedostoon, eli tositteen ei tarvitse olla yksi kokonaisuus. Kirjanpitojärjestelmän pitää kuitenkin pystyä kokoamaan näistä erillistä asiakirjoista tai tiedostoista riittävän tositesisällön muodostava kokonaisuus.

Kila viittaa aiempaan lausuntoonsa 1726/2004, jossa käsiteltiin ravintolamyynnin tosittamista. Lausunnossa todettiin, että kulloinkin käytettävä laskutusjärjestelmä vaikuttaa siihen, miten myyntitapahtuma tositetaan pääkirjanpitoon. Pääasia on, että jokainen yksittäinen myyntitapahtuma kyetään todentamaan luotettavasti.

Edellä olevan perusteella voidaan todeta, että olennaisinta tositteessa on riittävän yksityiskohtainen ja yksiselitteinen tietosisältö, jonka pohjalta voidaan laatia kirjanpidon kirjaus. Kila muistuttaa vanhasta määritelmästä tositteen riittävän tietosisällön osalta. Sen mukaan taloushallinnon asiantuntemusta omaavan henkilön tulee olla mahdollista toistaa alkuperäinen kirjaus muuttumattomana. Tositteen säilyttäminen on KPL:n säännösten mukaan pakollista, mutta sen toteuttaminen teknisesti on vapaasti valittavissa.

Koska palkkakirjanpito on olennainen osa kirjanpitoa ja sen tosittaminen on toisinaan haasteellista, lainaan loppuun suoraan Kilan lausunnosta vastaukset lausunnon hakijan kysymyksiin. Lukijan kannattaa pohtia näitä vastauksia lukiessaan, toteutuvatko nämä seikat myös omassa työssä matkakulujen korvauksia käsiteltäessä.

Vastaukset kysymyksiin 1, 2 ja 3.

Lautakunta korostaa perustavansa vastauksensa olettamaan, että tositteiden tietosisältö ja niistä johdetut kirjanpitomerkinnät perustuvat tosiseikkoihin. Lautakunnan käsitys on, että työntekijän laatimaan ja raportoimaan matkatyössä käytettävään tuntilistaan, josta ilmenee työn suorituspaikka ja -aika sekä tehdyt työtunnit ja työn tekijän matkan aloitusosoite sekä matkan pituus, antavat edellytykset asianmukaisen kirjauksen tekemiseen matkakuluista. Siten hakemuksen tarkoittama matkalaskutosite täyttää perusedellytyksen: siinä olevat tiedot ovat riittävän yksikäsitteiset ja yksityiskohtaiset, joten niiden perusteella on mahdollista tehdä kirjanpitomerkintä.

Matkakulutositteen ja kirjauksen välistä yhteyttä lautakunta pitää selvänä: kyse on matkakustannusten korvauksesta, ei muunkaltaisesta menosta.  Mitään epäselvyyttä ei ole esitetty eikä havaittavissa liittyen kysymykseen, olisiko kirjauksen tekninen toteutus – eli merkintä matkakulujen pääkirjatilille – mahdollisesti virheellinen. Lautakunnan käsityksen mukaan tositteen ja kirjauksen välinen yhteys on vaikeuksitta todettavissa. Näin ollen lain vaatimus täyttyy tältä osin. Edellä todetun nojalla – ja ottaen huomioon olettama kirjausten perusteena olevien seikkojen todenmukaisuudesta – lautakunnalla ei ole myöskään huomauttamista matkalaskutositteen perusteella tehdyn kirjauksen johdosta kirjanpidon antamaan kuvaan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.

Vastaus kysymykseen 4.

Lautakunta korostaa perustavansa vastauksensa olettamaan kirjanpitomerkintöjen todenmukaisuudesta. Kun hakemuksesta ei ilmene, että merkinnät pääkirjanpitoon olisivat virheellisiä ja että siten olisi perusteita edes epäillä yrityksen tilinpäätöksen taikka kirjanpidon oikeellisuutta, vastaa lautakunta kysymykseen myönteisesti; mahdollinen tositeaineistoon liittyvä puute on vähäinen ja kun kirjaukset pääkirjaan on oikein tehty ja tilinpäätös on pääkirjasta oikein johdettu, ei mahdollinen puute tai virhe siten voi vaikeuttaa tilinpäätökselle KPL 3:2.1 §:ssa asetetun vaatimuksen mukaista oikean ja riittävän kuvan saamista tuloksesta tai taloudellisesta asemasta. Lautakunta toteaa käsityksenään, että kirjanpitovelvollinen voi tarvittaessa myöhemmin täydentää tositeaineistoaan esimerkiksi lisäämällä matkalaskuihin tietoja. Siten pelkkä vähäinen virhe tai puute tositeaineistossa ei sinällään tarkoita pääkirjanpidossa ja tilinpäätöksessä sellaista virheellisyyttä, että oikean ja riittävän kuvan vaatimus ei näiden takia täyttyisi.