Taloyhtiö­koulu osa 1: Taloy­htiön kirjan­pito ja sen erityis­piirteet

Artikkelissa puhekielen termiä ”taloyhtiö” käytetään asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) mukaisista asuinhuoneistoja omaavista asunto-osakeyhtiöistä. Soveltuvin osin artikkeli koskee kuitenkin myös muita keskinäisiä kiinteistöosakeyhtiöitä. Kiinteistöyhtiön keskinäisyydellä tarkoitetaan sitä, että kyseessä olevan yhtiön osakkeet oikeuttavat osakkeenomistajan hallitsemaan yhtiöjärjestyksessä määriteltyä huoneistoa tai muuta tilaa yhtiön omistamasta tai hallitsemasta rakennuksesta tai kiinteistöstä.

Taloyhtiöiden kirjanpitovelvollisuus

Taloyhtiöt ovat juridisen muotonsa perusteella yhteisöinä aina kirjanpitovelvollista. Lähtökohtaisesti samat velvoitteet koskevat niin yhden huoneiston asunto-osakeyhtiöksi yhtiöitettyä omakotitalokiinteistöä kuin satojen huoneistojen ”jättitaloyhtiötä”. Kunkin taloyhtiön on pidettävä toiminnastaan tavanomaista kahdenkertaista kirjanpitoa, johon merkitään taloyhtiön liiketapahtumat ja laadittava tilikaudeltaan suoriteperusteinen tilinpäätös.

Harmillisesti kirjanpitolainsäädännön sinänsä yksiselitteinen vaatimus ei aina tavoita taloyhtiön hallintoon kuuluvia henkilöitä, jotka tyypillisesti pienissä yhden tai muutaman huoneiston taloyhtiöissä usein myös omistavat yhtiön koko osakekannan. Tähän on usein erityisesti vanhempien taloyhtiöiden kohdalla johtanut se, että Verohallinto luopui jo reilut 20 vuotta sitten vaatimuksesta, että taloyhtiöt antavat tilikausiltaan aina tuloveroilmoituksen. Kun tästä vaatimuksesta aikanaan luovuttiin, monessa pienessä yhtiössä tulkittiin tämän samalla tarkoittaneen myös kirjanpitovelvollisuuden päättymistä. Kirjanpidon hoitamisen laiminlyönti tulee usein esiin siinä yhteydessä, kun asunto-osakeyhtiön osakkeet jonkin huoneiston osalta tulevat myyntiin. Kirjanpidon saattaminen ajan tasalle on näissä tilanteissa usein vähintäänkin haasteellista.

Tyypillisesti varsinkaan pienemmät taloyhtiöt eivät ole arvonlisäverovelvollisia, koska ne eivät harjoita liiketoimintaa (joka olisikin lähtökohtaisesti asunto-osakeyhtiölain vastaista) tai arvonlisäverollista kiinteistön käyttöoikeuden luovuttamista. Tällöin nykyinen kirjanpitolaki sallii kirjanpidon hoitamisen käytännössä siten, että pääkirjanpito laaditaan kerran vuodessa vasta tilikauden päättymisen jälkeen ja samassa yhteydessä laaditaan yleensä myös yhtiön tilikauden tilinpäätös. Näissä tilanteissa monesti kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatii ulkopuolinen palveluntuottaja, tyypillisesti tilitoimisto.

Tässä toimintamallissa taloyhtiön hallinnon vastuuhenkilöiden, eli hallituksen ja mahdollisen isännöitsijän, tulee tilikauden aikana järjestää esimerkiksi vastiketuottojen ja ostolaskujen seuranta muun kuin pääkirjanpidon avulla siten, että hallinnossa ollaan aina selvillä vastikkeisiin liittyvästä rästitilanteesta, ostolaskujen, pankkilainojen ja muiden velvoitteiden oikea-aikaisesta hoitamisesta sekä taloyhtiön riittävän maksuvalmiuden jatkuvasta ylläpitämisestä. Toimintamalli on sinänsä täysin sallittu, mutta kirjanpidon laatiminen vasta jälkikäteen luonnollisestikin vaikeuttaa ajan tasalla olevan kirjanpidon avulla luontevasti tapahtuvaa taloudellisten asioiden seurantaa, esimerkiksi sitä miten hyvin on pysytty talousarviossa (budjettiseuranta) tai mikä on esimerkiksi isännöitsijätodistuksessa annettavia tietoja varten tietyn huoneiston vastiketilanne (vastikerästi) tai yhtiölainaosuus tiettynä hetkenä. Jos kirjanpito ei ole ajan tasalla, tarvittavaa informaatiota on kerättävä enemmän tai vähemmän ”käsipelillä”.

Taloyhtiön liiketapahtumat

Taloyhtiön kirjanpitoon merkitään liiketapahtumat, jotka koskevat taloyhtiötä itseään itsenäisenä talousyksikkönä (entiteettinä). Näitä ovat tulot, menot, rahoitustapahtumat ja niiden oikaisu- ja siirtoerät. Taloyhtiön kaikki liiketapahtumat tulee kirjata tapahtuman rahamääräisestä suuruusluokasta riippumatta.

Pienissä taloyhtiöissä on joskus käytössä toimintamalli, jossa taloyhtiölle sinänsä kiistatta kuuluva meno, esimerkiksi kiinteistövero, suoritetaan siten, että osakkaat maksavat oman osuutensa suoraan saajalle omalta pankkitililtään eikä asiasta tehdä merkintöjä taloyhtiön kirjanpitoon lainkaan. Menettely lienee yleistä varsinkin tilanteessa, jossa taloyhtiöllä ei edes ole omaa pankkitiliä. Menettelytapaa ei voi pitää oikeana eikä suositeltavana, sillä taloyhtiötä koskeva liiketapahtuma jää näin menetellen kokonaan kirjanpidossa käsittelemättä.

Taloyhtiön osakasta koskevat (liike)tapahtumat eivät kuitenkaan kuulu taloyhtiön kirjanpitoon. Jos osakas esimerkiksi teettää huoneistossaan oman kunnossapitovastuunsa piiriin kuuluvan sisäremontin, ei tästä syntyneitä menoja merkitä taloyhtiön kirjanpitoon. Jos taloyhtiö osallistuu omalta osaltaan remonttimenoihin, esimerkiksi maksaa osakkaan muutostyöoikeutensa perusteella teettämässä kylpyhuoneremontissa märkätilojen vesieristyksen, taloyhtiön kirjanpitoon merkitään vain yhtiön maksamat menot.

Pääkirjanpidon tililuettelo

Kiinteistön hallintaan perustuvassa toiminnassa kirjanpitolainsäädännön mukainen tuloslaskelma on rakenteeltaan merkittävästi erilainen kuin liikeyrityksille tarkoitetut tuloslaskelmat. Niin kutsutun kiinteistökaavan mukaisessa tuloslaskelmassa seurataan varsin yksityiskohtaisesti kiinteistön eri tuottoja (esimerkiksi vastikkeet, käyttökorvaukset, vuokrat) sekä kiinteistön hoitokuluja kululaji/toimintokohtaisesti (esimerkiksi hallinto, siivous, lämmitys, kiinteistövero, korjauskulut).

Käytännössä tällä on vaikutusta taloyhtiön pääkirjanpidossaan käyttämään tililuetteloon, tutummin tilikarttaan, koska on tarkoituksenmukaista rakentaa pääkirjanpidossa käytettävä tilikartta virallisten tilinpäätösraporttien (tuloslaskelman ja tase) kanssa samankaltaiseen rakenteeseen ja esittämisjärjestykseen.

Tase on kaikilla kirjanpitovelvollisilla lähtökohtaisesta sama. Yhtiömuotoon liittyviä, lähinnä oman pääoman erien eroavuuksia lukuun ottamatta taloyhtiön tilikartan taseen kirjanpitotilit eivät merkittävästi eroa muista kirjanpitovelvollista. Toki tilien (ja raporteissa tiliryhmien) nimet tyypillisesti nimetään kuvaamaan paremmin toiminnan luonnetta, esimerkiksi ei käytetä vastike- tai vuokrasaatavien osalta termiä myyntisaamiset vaan saamiset kiinteistön tuotoista.

Yhtiövastikkeet ja vastikeseuranta

Tavanomaisessa taloyhtiössä sen merkittävin ja usein myös ainoa tulolähde on osakkaiden maksamat yhtiövastikkeet. Taloyhtiössä osakeomistus oikeuttaa osakkaan hallitsemaan asuin- tai muuta huoneistoa taikka muuta määrättyä tilaa yhtiön rakennuksessa tai kiinteistöllä. Jälkimmäisestä hyvä esimerkki ovat autopaikkaosakkeet, jotka oikeuttavat pysäköimään yhtiön pysäköintialueella. Korvauksena hallintaoikeuden luovuttamisesta taloyhtiö kerää toimintaansa varten tarvittavat varat osakkailtaan yhtiövastikkeina eikä toiminnalla tavoitella voittoa.

Taloyhtiö voi periä osakkailtaan useita eri vastikkeita, tyypillisesti hoitovastiketta, jolla katetaan kiinteistön hoidosta ja ylläpidosta syntyviä menoja sekä pääomavastikkeita, joilla peritään varat taloyhtiön rakentamista ja/tai peruskorjauksia varten ottamien lainojen lyhennyksiin, korkokuluihin ja muihin rahoituskuluihin. Jos taloyhtiössä peritään eri vastikkeita, osakkaiden yhdenvertaisen kohtelun kannalta keskeistä on, että eri vastikkeet eivät sekoitu keskenään. Osakkaiden välillä yhtiövastikkeisiin voi liittyä eroavuuksia, esimerkiksi erityyppisten huoneiston välisiä jyvityskertoimia (liiketiloilla esimerkiksi 1,5-kertainen hoitovastike) ja/tai eri vastikkeisiin liittyvä vastikeperuste on erilainen. Esimerkiksi hoitovastike on huoneistoneliöperusteinen ja pääomavastike osakkeiden lukumäärään perustuva tilanteessa, jossa neliöiden ja osakkeiden kappalemäärän välinen suhdeluku ei ole yhdenmukainen. Lisäksi useinkaan kaikki osakkaat eivät ole kaikissa vastikkeissa mukana. Tästä esimerkki on tilanne, jossa osakas on maksanut huoneistoon kohdistuvan yhtiölainaosuuden pois eikä siten ole enää velvollinen maksamaan kyseiseen lainaan liittyvää pääomavastiketta.

Näin ollen kirjanpidossa on ensiarvoisen tärkeää seurata eri vastikkeisiin liittyviä liiketapahtumia toisistaan erillään eli siten, että vastikkeet eivät sekoitu. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kutakin vastiketta ja sillä katettavia menoja ja rahoitustapahtumia (muun muassa lainan lyhennyksiä) on syytä seurata pääkirjanpidossa vastikekohtaisesti. Pääkirjanpidon vastikekohtaisen seurannan avulla syntyy myös tieto taloyhtiön toimintakertomuksessa pakollisesti annettavaa vastikerahoituslaskelmaa varten. Kyseisellä rahavirtalaskelmalla seurataan eri vastikkeisiin liittyvää kumulatiivista yli/alijäämää, joka on tärkeää informaatiota paitsi osakkeenomistajien välisen yhdenvertaisuuden varmistamisessa myös kullekin talousarviokaudelle päätettävien eri vastikkeiden suuruuden määrittelyssä.

Edellä kuvatun vastikekohtaisen erillisseurannan lisäksi tärkeää on seurata jatkuvasti ja aktiivisesti eri huoneistojen vastikerästien ja vastike-ennakoiden tilannetta. Kuten edellä on todettu, ajan tasaisella kirjanpidolla tämä seuranta onnistuu pääkirjanpidon avulla. Seurannan voi luonnollisesti järjestää taloushallintojärjestelmissä myös erillisen osakirjanpidon avulla, tällöin siitä usein käytetään termiä vastike- ja vuokrareskontra. Teknisestä toteutusvaihtoehdosta riippumatta keskeistä on tiedon ajantasaisuus ja luonnollisestikin myös se, että taloyhtiön hallinto reagoi esimerkiksi vastikerästeihin ripeästi maksumuistutuksin ja tarvittaessa muilla perintätoimilla.

Yhtiövastikkeen lisäksi taloyhtiö voi kerätä osakkailtaan suorituksia, jotka käsitellään yhtiön kirjanpidossa vastiketulon asemasta saatuina pääomasijoituksina. Käytännössä tästä asiasta käytetään vakiintuneesti termiä rahastointimenettely. Rahastointimenettelyn käyttäminen liittyy käytännössä aina kiinteästi taloyhtiön tuloverotukseen, joten tätä menettelyä ja sen kirjanpitokäsittelyä kuvataan tarkemmin Taloyhtiökoulun myöhemmässä osassa.

Lainaosuuslaskenta

Vastikkeisiin liittyvän erityisseurantatarpeen lisäksi toinen tärkeä erityispiirre taloyhtiöissä on niin kutsuttu lainaosuuslaskenta, joka pitkälti voidaan toteuttaa ajan tasaisen ja suoriteperiaatteen mukaisesti jaksotetun (muun muassa pääomavastikkeet ja korkokulut) pääkirjanpidon avulla tai erillisenä osakirjanpitona. Lainaosuuslaskennalla tarkoitetaan huoneistokohtaisten lainaosuuksien määrittelyä kunakin ajankohtana sellaisten rahoituslaitoksesta otetuista lainoista, joiden osalta osakkaalla on halutessaan oikeus maksaa pois huoneistoonsa kohdistuva lainaosuus. Osakkaan oikeudesta maksaa lainaosuutensa pois säädetään yleensä taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä.

Uudemmissa taloyhtiöissä lainaosuuden poismaksuoikeus liittyy tyypillisesti rakennusaikaiseen lainaan ja vanhemmissa taloyhtiöissä taloyhtiön tiettyä korjaushanketta varten nostaman lainan huoneistokohtaisen osuuden poismaksuun. Jos vanhemmissa taloyhtiöissä on ajan saatossa toteutettu useita laajempia korjaushankkeita eri aikaan, taloyhtiöllä voi olla samanaikaisesti useita tällaisia lainoja (esimerkiksi putkiremonttilaina, julkisivuremonttilaina, hissiremontti ja niin edelleen). Kussakin lainassa mukana olevat osakkaat (huoneistot) voivat poiketa eri lainojen välillä toisistaan merkittävästikin.

Lainaosuuslaskennalla totetutetaan lainaosuuksien huoneistokohtainen seuranta. Tietoa kunkin lainan huoneistokohtaisesta osuudesta tarvitaan paitsi silloin kun osakas haluaa maksaa pois lainaosuuttaan, myös esimerkiksi isännöitsijäntodistusta varten. Isännöitsijäntodistuksessa on annettava ajan tasalla oleva tieto huoneistoon kohdistuvista lainaosuuksista. Myös varainsiirtoverotuksen kannalta tieto on tärkeä, sillä asunto- ja muiden keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden osakekaupoissa suoritettavan varainsiirtoveron perusteen muodostaa paitsi osakkeiden varsinainen kauppahinta myös osakekaupan kohteena olevan huoneiston lainaosuuksien suuruus kaupantekohetkellä.