Talonpoikaisjärki hyvän kirjanpitotavan lähteenä

Verotuksessa on menty automaattisakotusten aikaan. Teet mitä tahansa, vaikka sekunnin myöhässä, tai korjaat kirjanpitomerkintöjä tarkalleen oikeaksi, maksaa yritys heti sakot. Usein sakon maksajaksi tulee tilitoimisto. Mikä on kirjanpidossa oikein, siitä kerron nyt. Tekstissä on osia, jotka voidaan tulkita kirjanpitolainvastaisiksi. Jos omaatuntoa alkaa kolkuttaa, kannattaa miettiä hetki törkeästä väkivaltarikoksesta ehdollisen tuomion antanutta oikeuslaitosta.

Hyvän kirjanpitotavan ongelma on ohjeistus. Kirjanpitolautakunta ei anna ohjeistusta poikkeuksellisista menettelyistä, vaan ohjeistaa, mikä on parasta hyvää tapaa. Oppikirjoja, luentomateriaalia ja asiantuntija-artikkeleita kirjoittavat esittävät parhaat menettelyt ja korkeintaan varoittavat ylilyönneistä. Kun suurin osa tilintarkastajista ja kirjanpitäjistä kuin opettajistakin on kokemattomia, on heille turvallisinta lukea ohjeita kuin piru raamattua. Oikeutta jakavien juristien kirjanpito-osaaminen on vähäistä ja hekin vertaavat tilanteita kirkasotsaisena kirjoitettuihin teksteihin.

Hyvän kirjanpitotavan ongelma on ohjeistus. Kirjanpitolautakunta ei anna ohjeistusta poikkeuksellisista menettelyistä, vaan ohjeistaa, mikä on parasta hyvää tapaa.

Jaksotuksen oikeellisuus tilikauden aikana

Tasekirjailijat (Facebook 5/2018): ”Onko kenelläkään tietoa sanktioista, mitä tulee kun nyt (toukokuu) ilmoiteltaisi palkkoja helmikuulle, kun ei ne osakkaan omat otot ihan nyt ollutkaan niin kuin piti?”

Missään nimessä tällaisia oikaisuja ei pidä tehdä muulle kuin verotuksessa auki olevalle kuukaudelle. Mitä ovat osakkaan omat otot? Kuluja, kuluennakkoja, palkkaa, palkkaennakkoa vai tilapäinen vippi? OmaVeroon ei pidä tehdä muutoksia määräpäivän jälkeen, koska niistä määrättäisiin sakot silloinkin kun valtio on saanut rahaa liian aikaisin. Oikaisut voi tehdä ilman sakkoja vanhimmalle avoinna olevalle kuukaudelle.

Yksi ikävimmistä sakotuksen kohteista johtuu arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksen jättöpäivästä. Ilmoitus on tehtävä myyntikuukautta seuraavan kuukauden 20. päivään mennessä. Kaikki muut arvonlisäveroasiat käsitellään 3 viikkoa myöhemmin, seuraavan kuukauden + 1 kk 12. päivään mennessä. Tilitoimistossa tieto tällaisista myynneistä tulee muun aineiston mukana ja usein liian myöhään. Laskut ovat usein vain muutaman sadan euron suuruisia, eikä niistä makseta arvonlisäveroa. Myöhässä annetulle EU-kaupan yhteenvetoilmoitukselle määrättävä laiminlyöntimaksu on 100 – 200 euroa ilmoituksen suuruudesta riippumatta.

Kohtuuttomia sanktioita on uskallettava välttää, vaikka lakitekstin yli kävellen. Jos aineisto tulee tilitoimistoon liian myöhään, kannattaisi myyntilasku kirjata kylmästi seuraavalle kuukaudelle. Näin sakkoa ei tule maksettavaksi.

Monet yritykset hurahtivat Talvivaaran osakkeisiin. Verottaja on viivytellyt niiden arvonalennuksen hyväksymisen kanssa vuosia. Koska verotuksen ja kirjanpidon kertyneitä eroja tulee välttää viimeiseen saakka, oli oikein jättää arvonalennus kirjaamatta, vaikka se johtikin liian hyvään omaan pääomaan. Tilinpäätöksen liitetiedoissa oli tällöin esitettävä osakkeiden hankintahinta ja markkinahinta. Hyvä rangaistus valtiolle kovapintaisuudesta, koska verovähennyksen viivästymisestä sai kompensaatiota korkeamman nettovarallisuuden osingonjakoa varten. Kun valtio yllyttää kirjanpitovirheeseen, ei voi olla kirjanpitorikos noudattaa verottajan ohjeistusta.

Tilinpäätösjaksotusten täsmällisyys

Tilinpäätösjaksotuksissa olennaisinta on se, ettei osakeyhtiö menetä omaa pääomaansa, jos se suinkin on kirjausmenetelmillä hoidettavissa. Toisaalta, jos yritys tuottaa voittoa, on tärkeää maksuvalmiuden kannalta kirjata mahdollisimman paljon menoja kuluiksi, jotta turhia veroja ei maksettaisi.

Miten tehdä tilitoimistossa suunnitelmapoistot, jos kahden asiakkaan tilanteet ovat täysin vastakkaiset. Kirjanpitolautakunnan yleisohje toteaa: ”Pienten kirjanpitovelvollisten saattaa olla informaation taloudellisen tuottamisen periaatteen näkökulmasta perusteltua mukauttaa suunnitelmapoistot verotuspoistojen kanssa, jos menetelmä täyttää olennaisuuden ja varovaisuuden periaatteiden vaatimukset.”

Voitollisessa yrityksessä kirjaisin kuluksi kaikki mahdolliset hankinnat, etenkin toimistokalusteet ja tietokonelaitteet. Koska erilaiset laitteet ovat yhä useammin tietokoneen sisältäviä, voidaan niiden vanhenemisen perusteella kirjata kuluksi mitä moninaisimmat laitteet. Käytettynä ostetut koneet kannattaa aina kirjata heti kuluksi. Käytetyt yli 8000 euron autot kirjaisin poistoina.

Mutta jos yrityksellä menee huonosti, samat laitteet voi kirjata taseeseen ja 25 %:n menojäännöspoistoina kuluksi. Jos yrityksellä menee jatkossa hyvin, voidaan uudet hankinnat taas kirjata heti kuluksi, vaikka vanhoja on poistamatta taseessa.

Kun kirjaukset on tehty ja poistosuunnitelmaa jouduttu muuttamaan, on mietittävä perusteluja. Ensimmäiseksi on mietittävä, kuka voisi nostaa kanteen tilinpäätöksestä. Verottajaa eivät verosäännösten rajoissa tehdyt poistot kiinnosta. Kanteen voisi nostaa velkoja: rahalaitos tai eläkevakuutusyhtiö, harvemmin ostovelkojen haltija. Kaikki unohtavat tilinpäätöksen kunhan saavat rahansa.

Mutta mikä on väärä? Olen mielenkiinnosta tutkinut työsuhdeautojen poistoja ja arvon alenemista. Pienissä yrityksissä se on helposti tehtävissä, jos muuta käyttöomaisuutta ei ole ja autojen vaihtoarvon näkee kirjanpidosta tai liitetiedoista. Jälkikäteen näkee, että 10 %:n poisto johtaa nollatulokseen vaihdon tai auton myynnin yhteydessä. Eikö silloin 15 %:n poisto ole yhtä oikein kuin 25 %:n menojäännöspoisto.

Keskeneräiset työt ja kehitysmenot

Kun rakennusalan yrityksellä menee hyvin, on verotuksen kannalta järkevää kirjata myynnit tuloksi työn loppulaskutuksen ja hyväksymisen jälkeen, mutta ostot ja palkat heti kuluksi. Verotuksen lisäksi kyse on maksuvalmiuden turvaamisesta ja varautumisesta huonoihin vuosiin, joita aina on edessä.

Kun vastaan tulee kassavirraltaan tappiollinen vuosi, joudutaan harkitsemaan myyntien tuloutuksia sekä työmaille hankittujen ostojen aktivoimista keskeneräisinä töinä. Se pitää tehdä huolella, koska riski kahdenkertaisesta tulouttamisesta on suuri.

Kehitysmenojen aktivointia ei pitäisi tehdä lainkaan. Mutta niin vaan Nokiakin ennen loistavien vuosiensa koittoa siirtyi vaikeana vuotena 1995 kehitysmenojen aktivointiin 3-5 vuodelle. Matkapuhelinliiketoiminnan alamäki osoitti, ettei olisi pitänyt. Samana vuotena vaihto-omaisuuden arvo nousi 47 %.

Täsmäyserojen kirjaaminen

Automaattikirjaukset ja eri taloushallinnon osakirjanpitojen automaattinen integrointi aiheuttaa enemmän täsmäyseroja kuin perinteinen kirjanpitotyö. Markka-aikana esitin, ettei alle 200 markan eroja kannata selvittää lainkaan. Tänään tuon rajan tulisi olla euroina suurempi. Kirjanpitäjän virhegeeniperimän takia olen sortunut edelleen pennin erojen selvittämiseen, koska siinä on oma mielenkiintonsa. Tämä on mahdollista, jos oma työ on arvotonta eikä siitä laskuteta ketään. Mittatikkuna kannattaa pitää oman työn arvoa ja kokemusta eroselvittelyn vaatimaksi ajaksi.

Joskus on pakko laittaa silmät kiinni ja kirjata iso ero kuluksi, koska elämän on soljuttava kirjanpidoista huolimatta. Kerran hyväksyin 150.000 euron (3 % liikevaihdosta) ostoreskontraeron sen jälkeen kun olin epätoivoisesti tilintarkastajana hakenut eroa monta tuntia. Yhtiöön tuli verotarkastus ja tarkastajilla oli apunaan tavarantoimittajan myyntilaskujen tiedot. He hihkuivat epäilystä peitellystä myynnistä. Tarkastajien pettymys oli suuri, koska listalla oli kirjanpidosta puuttunut ostolasku, joka löytyi tilitoimistoon toimitetusta tositepahvilaatikosta. Yhtiö sai ostolaskusta 30.000 euron arvonlisäverovähennyksen.

Verottaja ei ole hyväksynyt täsmäyseroja vähennyskelpoiseksi menoksi, mutta jos ero olisi plussan puolella, se ahnaasti verotettaisiin. Muualla vaadittu symmetria ei tässä kelpaa. Täsmäysero on verotuksessa hyväksyttävä menetys ja verottajan tulkinta virheellinen.

Tositteiden päivämäärä

Verkkolaskutus ja paperitositteiden skannauspalvelut aiheuttavat arvonlisäverojen maksun liian aikaisin, koska kirjanpitopalvelut käyttävät tositepäivänä laskun päivämäärää. Suomessa on yleistynyt menettely, jossa lasku päivätään seuraavan kuukauden ensimmäiselle päivälle, vaikka kyse on edellisen kuukauden aikana toimitetusta tavarasta tai palvelusta. Näin myyjä saa kuukauden lisää arvonlisäveron maksuaikaan ja ostaja joutuu maksamaan liian suuren veron kuukautta liian aikaisin.

Tämän takia hyvään tilitoimistopalveluun kuuluu tarkistaa ostolaskujen tositepäivämäärät ja vaihtaa ne aikaisemmaksi. Työ käy nopeasti, jos näytöllä on samanaikaisesti tositteen kirjausikkuna ja tositteen kuva. Päivämäärien korjaamisella voi olla iso merkitys yrityksen maksuvalmiuteen.

Tällainen korjaus pitää tehdä etenkin tilinpäätösjaksotuksien yhteydessä. Työn joustavuuden kannalta voidaan pienimmät laskut, esimerkiksi alle 300 euroa jättää tarkistamatta.

Samanlainen tarkistus tulee tehdä myyntilaskuissa, mikäli yritys käyttää ennakkolaskutusta. Tällöin päivämäärä siirretään myyntilaskun maksupäivälle.

Jos tilanne on epäselvä, tulkinnat asiakkaan eduksi

Kirjanpitoa tehtäessä tulee jatkuvasti eteen kysymyksiä, joihin ei kokeneellakaan kirjanpitäjällä ole suoraa vastausta. Esimerkiksi tulkitaanko sidosryhmäläisen tai potentiaalisen asiakkaan kanssa syöty lounas neuvottelu- tai edustusmenoksi tai onko kyse yksityistalouden menosta. Jos varmistaa asiaa, se maksaisi usein enemmän kuin asiassa olevan veron määrä olisi. Soittaminen veroneuvontaan ei ole ilmaista, koska työaika odotusaikoineen maksaa. Tulkinnat pitää tehdä yrityksen eduksi, koska ei ole tolkkua maksaa varmuuden vuoksi veroja tulkinnanvaraisissa tilanteissa.

Tulkinnanvarainen erä voidaan joka tapauksessa kirjata yritystoiminnan menoksi ja lounas neuvottelukuluksi, vaikka sen yhteydessä juotaisiinkin pullolliset 5,5 %:n olutta. Jos yritykseen ei tule verotarkastusta 3+1 vuoteen menosta, ei asia koskaan tule tulkittavaksi. Verotarkastaja ei puuttuisi vähäisen menon vähennyskelpoisuuteen ja korkeintaan antaisi asiassa ohjausta tulevaa vastaavaa tilannetta varten. Jos menoa ei hyväksyttäisi, jouduttaisiin vero maksamaan jälkikäteen, eikä mitään ylimääräistä olisi maksettu. Tulkinnanvaraisessa asiassa määrättävä veronkorotus jäisi 10 %:iin ja lisäksi maksettaisiin 7 %:n korko. 100 euron lounaskuitista sanktiot olisivat alle kuusi euroa. Paljon suurempia riskejä ihmiset ottavat yrittämisessä sekä elämässään esimerkiksi liikenteessä.

Jos meno on merkittävän suuri ja olisi riski sen tulkitseminen peitellyksi osingonjaoksi, hakisin käsittelyyn varmistuksen muualta. Tässä onkin kirjanpitoammattilaisen ammattiosaamisen numero yksi: lampun syttyminen oikeassa paikassa.

Oikein väärin, kokoon käärin

Puhelinetuun liittyvä arvonlisäveron oikaisu unohtuu useimmiten kuin sen muistaa tehdä. 20 eurosta arvonlisävero-oikaisu olisi 2,40 euroa kuukaudessa. Sen kirjaaminen joka kuukausi olisi ajan ja rahan tuhlausta. Verottaja ei ole niin pelottava kuin monet kirjanpitäjät luulevat. Kertaakaan asiakkaitteni verotarkastuksissa tätä veroa ei ole oikaistu, mutta kirjallinen ohjaus on annettu. Verottajan menetys on 2,40 euron sijasta 1,92 euroa, eikä virkamiesten työkään ilmaista ole. Sitä paitsi puhelinedun arvonlisäveron tulisi sisältyä luontoisedun arvoon kuten kaikissa muissakin luontoiseduissa. Harmiksi en ole koskaan päässyt siitä valittamaan asiakkaan puolesta. 4,80 euron alv 3,87 euron sijasta on pieni asia, mutta valtiolle kyse on joka vuosi viidestä miljoonasta väärästä eurosta. Puhelinedun saajia on 417.000.

Kun valtio verottaa väärin, olisiko kohtuutonta, jos verovelvollinen muistaisi asioita huonosti.

Tilintarkastustyöni huippuhetkiä ovat olleet tilanteet, joissa ei enää itse ole uskonut yrityksen selviävän, joista kuitenkin yritys on noussut.

Elämä on epävarmaa hyvässä ja pahassa

Kukaan meistä ei pysty ennustamaan yrityksen tulevaisuutta. Tilintarkastustyöni huippuhetkiä ovat olleet tilanteet, joissa ei enää itse ole uskonut yrityksen selviävän, joista kuitenkin yritys on noussut.

Kerran itkin yrittäjäperheen kanssa vuosikymmeniä toimineen yrityksen vaikeaa tilannetta. Elämänkokemukseni perusteella olin varma, ettei siitä voi selvitä. Mutta itkujen jälkeen isä, äiti ja perheen lapset laittoivat vakuudeksi omat asuntonsa ja ottivat pankkilainaa omiin nimiinsä. Yritykselle ei lainaa annettu edes asuntovakuuksia vastaan. Lainarahat annettiin yritykselle. Kirjoitin pöytäkirjat ja kehitin menettelyt, joilla tilinpäätökset pystyttiin laillisuuden rajoissa tekemään. Tilitoimiston osaaminen ja uskallus ei siihen olisi riittänyt. Neljän vuoden sinnittelyn ja mitättömän pienten perheen palkkojen jälkeen yritys selviytyi ja kaikki verotustappiot saatiin vähennettyä. Perhe selviytyi, koska se otti vanhaksi meneviä yrityksen valmistamia elintarvikkeita oman leipänsä jatkeeksi. Silloin ei tullut mieleenkään suositella oman käytön kirjauksia.

Parasta hyvää kirjanpitotapaa  on antaa yritykselle mahdollisuus  talonpoikaisjärkeä käyttäen.