Oppimisen polulla käytännössä – riisutaan juhlapuheet
Opimme jatkuvasti uusia asioita asiakastarpeiden, uusien järjestelmien ja toimialamme muutosten myötä. Viime aikoina uuden oppimisen ja vanhasta poisoppimisen tärkeys on korostunut, mutta puheet jäävät usein ylätason juhlahumuksi. Kiireen ja rutiinien täyttämässä työssä ei varata aikaa työtapojen ajattelulle ja muuttamiselle. Monet ammattilaiset eivät tiedä, mitä heidän jokapäiväisessä työssään pitäisi tehdä toisin, kun johto ”huutelee” oppimaan tehokkaampia työtapoja ja hyödyntämään automaatiota tehokkaammin.
Oppimiselle on luotava selkeät tavoitteet ja kulttuuri sekä varattava sille tarvittava aika omana resursoituna työtehtävänään. Asiakkaittain voidaan tunnistaa vaaditut kehitystoimet ja resursoida sen vaatima työmäärä. Esimerkkinä voi toimia verkkokauppa-alustan raportin kehittäminen siten, että kirjanpidon tiedot saadaan automaattisemmin taloushallinnon järjestelmään. Ilman resursoitua kehitystyötä naputamme tietoja manuaalisesti vielä ensi vuosisadalla. Ilman tätä meille ei kehity uusia taitoja riittävästi, oppimisen ilo jää kokematta ja pahimmillaan liiketoimintamme näivettyy.
Ensimmäinen askel on konkretisoida, mitä tarvittava oppiminen oikeasti on, ja siirtyä hetkeksi pois isosta kuvasta ja juhlapuheista. Näillekin on tarvetta, mutta niiden rinnalla on oltava selkeitä käytännön toimia. Oppimisesta pitää puhua jatkuvana arjen tekemisenä. Viikkopalavereissa voidaan jakaa, mitä uutta opittiin ja miten se helpotti työtämme. Pohditaan yhdessä, millaista automaatiota voimme ottaa käyttöön seuraavalla viikolla ja mitä se meiltä vaatii.
Käytännön esimerkki: Usein saamme työssämme paljon erilaisia raportteja pdf-muodossa ja näistä lasketaan manuaalisesti Excelissä tai laskimella lukuja yhteen. Nopeampi ja virheettömämpi tapa on tuoda pdf-tiedosto Exceliin käyttämällä Excelin Nouda tiedot tiedostosta -toimintoa. Sen jälkeen kululajit voidaan pivotoida nopeasti ja saadaan varmasti oikea vastaus. Jos pivot-taulukko on sinulle vieras, voit käyttää ChatGPT:n Excel GPT -toimintoa ja pyytää ohjeita pivot-taulukon tekemiseen.
Toinen esimerkki: Pdf-tiedostosta numerot tulivat Exceliin siten, että miinus oli luvun oikealla puolella eikä edessä. Hetken kiroilun jälkeen soitin kokeneemmalle Excel-kollegalle. Kollegan ja Excel GPT:n avulla noin viiden tuhannen luvun etumerkki vaihtoi paikkaa sekunneissa. Jos olisin ilman kollegaa ja tekoälyä yrittänyt ratkaista tätä keskinkertaisella Excel-osaamisellani, olisin käyttänyt aikaa todennäköisesti pari tuntia. Väitän, että pelkästään näillä taidoilla säästäisimme jo kymmeniä tunteja työaikaa vuodessa per osaaja. Kaikki tämä on pois tylsästä ja virhealttiista käsin laskemisesta.
Ylläolevat tarinat ovat todellisia, pieniä esimerkkejä strategisesta oppimisesta. Tavoitteenamme on parantaa asiakaskokemusta ja kasvattaa liikevaihtoa. Tätä voin toteuttaa esimerkiksi hyödyntämällä Exceliä paremmin sekä suuntaamalla aikasäästön asiakkaan kanssa jutteluun ja parempaan liiketoimintaymmärrykseen.
Tarinassa kävi oikeasti niin, että säästyneellä ajalla soitin asiakkaalle lomaltapaluukuulumisia. Vitsailumme lomassa tuli käytyä läpi arvonlisäveron muutosvaikutukset asiakkaan projektiliiketoiminnassa sekä pankkitilin vaihtamisen toimenpiteet. Asiakas oli iloinen, kun säästin häneltä yhteydenoton vaivan ja saimme käytyä liiketoimintaan liittyvät selvitettävät asiat mukavasti läpi. Minä olin iloinen saadessani lisämyyntiä, aidosti asiakkaan tyytyväiseksi ja itselleni hyvän mielen.
Oppiminen on käytännössä pieniä konkreettisia muutoksia omaan työprosessiin. Tätä ajattelutapaa kannattaa harjoitella päivittäin. Tuplaa oppimisen ilo – jaa nämä konkreettiset opit myös työyhteisössä!
Janika Hotakainen, Mervi Hyvönen, Mari Viertola ja Johanna Vuorto-Honkola