Huono viestintä kostautuu aina
Taloushallinnon ammattilaisten pitäisi olla oman substanssiosaamisensa lisäksi myös varsinaisia viestinnän velhoja. Vuorovaikutus- ja viestintätilanteitä kohtaamme työssämme pitkin päivää ja asiat tapahtuvat nopeasti. Kärpäsestä kasvaa härkänen tuossa tuokiossa.
Olemme vuorovaikutuksessa asiakkaisiin, asiakkaiden työntekijöihin, kollegoihin, esimiehiin, alaisiin ja muihin sidosryhmiin. Pääosin varmasti liikutaan normaalien ja positiivisten viestien parissa, mutta aina silloin tällöin kohtaamme tilanteita ja viestejä, joiden vuoksi pahimmillaan menee koko työpäivä pilalle. Minun, sinun tai jonkun muun.
Tämän päivän työelämässä vuorovaikutustaidot ovat yksi tärkeimmistä taidoista. Tunneälykkyys on se seikka, mikä erottaa meidät tekoälystä. Kun automatiikan vuoksi syntyy tahattomia virheitä asiakkaan kirjanpitoon tai palkanlaskentaan, jää ihmisen työksi selvittää virheiden syyt ja seuraukset asiakkaalle. Hyvillä vuorovaikutustaidoilla ja hyvällä tunneyhteydellä nämä tilanteet pystytään selvittämään niin, että lopputulos saadaan molempia tyydyttäväksi.
Vuorovaikutustilanteet voivat syntyä työpaikalla kasvotusten, puhelimessa tai sähköpostin välityksellä. Useimmiten käytämme sähköpostia viestinnässämme, ja valitettavasti myös useimmiten siellä syntyy väärinkäsityksiä ja ylilyöntejä. Olemme tottuneet viestimään asiamme lyhyesti ja ytimekkäästi, mikä voi joskus näyttäytyä vastapuolelle tylynä ja tuomitsevana. Taitava viestijä pystyy välittämään asian ystävällisesti, kunnioittavasti ja asiantuntevasti.
Vuorovaikutus on monisyinen asia, ja siihen vaikuttavat monet eri asiat. Oma persoona, reagointi asioihin ja tapahtumiin, oma elämäntilanne, työyhteisön tilanne, työkokemus ja itsetuntemus vaikuttavat jokaisen tapaan viestiä ja olla vuorovaikutuksessa toisten ihmisten kanssa. Itsetuntemuksen avulla on mahdollista tunnistaa ja havaita omia haasteita, hyviä puolia ja kehittämisen kohtia. Vuorovaikutustilanteet ovat aina vähintään kahden kauppa ja jokaisen on otettava vastuu oman viestintänsä onnistumisesta.
On olemassa haastavia ihmisiä ja haastavia viestintätilanteita, mutta muokkaamalla ja muuttamalla omaa käytöstä ja suhtautumalla postitiivisesti asioihin, voidaan vaikuttaa myös vastapuolen käytökseen. Asiantuntijuuden ja työpersoonan löytäminen näissä työelämän haastavissa tilanteissa auttaa jaksamaan ja pärjäämään niissä. Keskittymällä omaan tekemiseen ja olemiseen voi vaikuttaa koko vuorovaikutustilanteen onnistumiseen.
Kokemus ja työpaikan tuki viestintätilanteissa auttaa kehittymään viestijänä. Työpaikan viestinnän pelisäännöt ovat avainasemassa taloushallinnon asiantuntijan työssä. On syytä yhdessä miettiä, millä tavalla meillä viestitään asiakkaalle. Mihin aikaan, miten nopeasti, voidaanko käyttää hymiöitä, kuinka tuttavallisia voidaan olla? Etätyö on vapauttanut työaikoja, mutta onko syytä huomioida se, minkä vaikutuksen tekee viestimällä keskellä yötä asiakkaalle, vaikka se omaa työaikaa olisikin? Tai miltä asiakkaasta tuntuu, kun pyydetty tehtävä suoritetaan parissa minuutissa? Voiko asiakkaista tulla ystäviä? Miten puhutaan tai viestitään erilaisille asiakkaille? Ison yrityksen toimitusjohtajalle usein viestitään eri tavalla kuin pienelle toiminimiyrittäjälle.
Tunneälykäs taloushallinnon ammattilainen aistii vuorovaikutuksessa sen, millaista viestintää kenenkin kanssa käydään. Kuuntele, kysele, anna toiselle tilaa, ole kunnioittava ja kohtelias, oikealla asenteella pärjää pitkälle.
Kädet savessa -kirjoituksissa käsitellään tilitoimistoarjen iloja, pettymyksiä ja sattumuksia. Niin kuin me niitä havainnoimme. Ja varmasti moni teistäkin.
Janika Hotakainen, Mervi Hyvönen, Mari Viertola ja Johanna Vuorto-Honkola
