Raportointikoodisto on talousammattilaisen työkalu

Raportointikoodisto toimii tiedon kerääjänä ja opasteena

Raportointikoodistoon on kerätty kaikkien yleisimpien sidosryhmien tarpeet kirjanpidollisesta informaatiosta. Koodiston valmistelutyössä on ollut mukana laaja joukko taloushallinnon vaikuttajia sekä kaikkien raportinsaajien edustajat. Silloin kun koodistoa luotiin, asetettiin tavoitteeksi koota yhteen verottajan, Tilastokeskuksen sekä rahoittajien tarpeet yksityiskohtaisesti siten, ettei uudelleenlaskentaa tai ryhmittelyä tarvitse tehdä. Koodiston runko muodostui kirjanpitoasetuksen taseen ja tuloslaskelman kaavasta, jolloin myös tasekirjaan tuleva tase ja tuloslaskelma saadaan suoraan koodistorakenteesta. Koodiston numerointi on rakennettu siten, että jokaisesta yksittäisestä koodista löytyy ylempi summaustaso. Mahdollisuuksien mukaan on pyritty käyttämään laajasti käytetyn perustililuettelon päänumerointeja. Koodisto on hyvin tutun oloinen ja numerointi on helppo omaksua ja ymmärtää. Kaikkia yksityiskohtia ei koodistoon kuitenkaan ole laadittu valmiiksi koodeiksi, jotta koodistosta ei tulisi tarpeettoman pitkä. Esimerkiksi Tilastokeskuksen liikevaihtoerittely toimialoittain on ratkaistu koodirakenteella, jossa koodin sisälle on jätetty vaihtuvat osat riippuen toimialasta.

Koodisto muodostaa yksityiskohtaisen koosteen esimerkiksi tilinpäätöksestä edelleen toimitettavista tiedoista. Jotta koodisto toimisi mahdollisimman hyvin tuottaessaan edelleen toimitettavat raportit, tulee kirjanpitäjän varmistaa yrityksen käytössä olevan tilikartan vastaavuus raportointikoodiston kanssa. Koodisto on joiltakin osin hyvin yksityiskohtainen ja siksi saattaa tulla tarve lisätä joitakin tilejä käytössä olevaan tilikarttaan. Kun vastaavuus on olemassa, tulee kirjanpitäjän lisäksi kohdistaa käytettävät tilit tilikartasta koodiston koodeille. Kohdistus edellyttää kirjanpidon ja verotuksen tuntemusta, sillä koodisto on jo valmiiksi kohdistettu suoraan veroilmoituksen soluihin. Tilien kohdistus koodistoon kohdistaa tilit samalla myös veroilmoituksiin.

Koodisto toimii myös erittäin käytännönläheisenä opasteena kirjanpidon tekijälle. Jo tilien kohdistusvaiheessa tulee esiin yksityiskohtia, joita ei ehkä ole aiemmin tullut ajatelleeksi samalla tarkkuudella. Koodisto pakottaa miettimään jo kirjausvaiheessa, mihin tapahtuma tulee päätymään lopullisessa raportoinnissa. Niinpä jo ennen kirjausten tekoa voi koodistosta varmistaa oikean paikan ja siten ottaa loppukäyttäjä huomioon.

Koodistoa rakennettaessa työryhmissä jouduttiin miettimään useitakin kohtia ja havaittiin, että koodisto tarvitsee haasteellisemmille kirjauksille pikaopasteita. Raportointikoodiston koodiluetteloon on lisätty viittaukset, mikäli koodiin liittyy pikaohje. Pikaohjeita tulee varmasti lisää koodiston käytön myötä.

Koodiston käyttö tulee huomattavasti keventämään kirjanpidosta tuotettavan sidosryhmäraportoinnin aiheuttamaa lisätyötä.

Raportin saajalle tieto nopeammin

Koodistoa käytettäessä toimitettavat raportit syntyvät raportointikoodistotiedostosta, joka lähetetään edelleen luettavaksi tiedostomuodossa joko operaattorin järjestelmään tai suoraan raportin saajalle. Varsinaisten raporttien täyttö esimerkiksi web-lomakkeille syntyy automaattisesti koodiston avulla ja lähettäjän tehtäväksi jää lopullisen lähetyksen hyväksyminen.

Koodiston avulla tuotettu tieto on yhtenäistä ja standarditiedosto nopeuttaa tiedon kulkua, sillä jokaista saajaa varten ei tarvita erillistä lomakkeiden täyttöä eikä tiedon hakua. Standardoitu tiedostomuoto yhtenäistää myös tietosisältöä ja mahdollistaa suoran tiedon hyödyntämisen ilman numeroiden murskaamista. Tiedonvälityksen yhtenäistyminen vähentää solmukohtia ja päällekkäisyyksiä sekä niistä aiheutuvia virhe- ja selvittelytilanteita. Koodisto helpottaa huomattavasti sähköistä ilmoittamista ja vähentää täten viranomaisten työtä.

Ohjelmisto- ja operaattoritoimijoille selkeä toimintatapa

Koodistossa on selkeä toimintaperiaate, joka on helposti liitettävissä nykyisiin ohjelmistoihin. Linkitys kirjanpitoon toteutuu joko tilikartta-/alatilikohdistuksen kautta tai muodostamalla järjestelmään uusi raportti, jossa tilit ja koodit kohdistetaan. Ohjelmistosta riippuen raportointikoodiston linkitys käytettyyn tilikarttaan voidaan ratkaista eri tavoin, mutta teknisenä toteutuksena kysymys on useiden ohjelmistojen osalta yksinkertaisista ja jo nykyisin käytössä olevista toiminnallisuuksista. Koodiston ja tilikartan linkityksen lisäksi ohjelmiston on pystyttävä muodostamaan lähetettävä tiedosto. Tiedostojen siirrot ovat arkipäivää lähes jokaisessa ohjelmistossa, joten kirjanpito-ohjelman toimittajalle koodisto tuo helpon ratkaisun ulkoisen raportoinnin toteutukselle.

Koodiston tietosisällön asiantuntemus on asiakkaalla, eikä ohjelmisto- tai operaattoritoimijan tarvitse ottaa kantaa koodistotiedoston sisältöön. Operaattorit ylläpitävät tulevia muutoksia sitä mukaa, kun Raportointilautakunnalta saapuu sen vahvistamia muutoksia, ja silloinkin päivitykset tehdään ohjeistetusti.

Koodisto luo pohjan myös tuotekehityksessä toimiville ohjelmistotoimittajille erityisesti silloin, kun on kyse uudenlaisesta raportoinnista asiakkaalle. Koodistoon on huomioitu muun muassa erilaisissa analyyseissä tarvittavia tietoja ja koodistoa voidaan käyttää pohjana uusille raporttiratkaisuille myös ohjelmistojen sisäisinä ratkaisuina. Koodiston käyttö keventää viranomaisraportoinnin ohjelmistotoimittajalle aiheuttamia vaatimuksia, sillä jatkossa raportointimuutokset toteutuvat koodiston kautta.

Koodisto muodostaa kivijalan jatkokehitykselle

Koodistossa on toteutettuna tilinpäätöksen runko, tase ja tuloslaskelma kirjanpitoasetuksen mukaisina. Lisäksi koodisto sisältää erittelyjä, joiden mukaan voidaan tuottaa liitetietoja ja tase-erittelyjä. Koodistotiedosto on alkuvaiheessa tekstitiedostomuotoista, jotta nykyisiä käytössä olevia tiedostojen välityskanavia pystytään hyödyntämään.

Verohallinnolla ja PRH:lla on yhteistyötä tilinpäätöstietojen sähköisessä välittämisessä, mutta toistaiseksi sähköinen tiedonvälitys viranomaisten kesken tarkoittaa käytännössä pdf-tiedostoja. Pdf-tiedostojen käyttö tiedonvälityksessä ei ole ongelmatonta viranomaisille eikä myöskään raporttien antajille. Raportointikoodistotyö on avannut myös tarpeen jatkaa kehitystyötä sähköisen tilinpäätöksen määrittelyllä. Paperilla olevaan tilinpäätökseen tai tasekirjaan ei ole tarvetta puuttua, mutta niiden rinnalle kaivataan strukturoidussa muodossa olevaa tilinpäätöstä. Tilinpäätöstietoja hyödyntävät tahot joutuvat tekemään runsaasti ylimääräistä työtä jatkojalostaessaan tilinpäätösinformaatiota nykyisistä paperi- ja pdf-tulosteista.

Suunnitteilla on käynnistää koodistoon perustuva sanastohanke, jossa muodostetaan Suomeen taloushallinnon sanasto. Muodostettua tasetta ja tuloslaskelmaa täydennetään liitetiedoilla ja tase-erittelyillä, jolloin varsinaisen paperilla olevan tasekirjan rinnalle voidaan tuottaa tiedostomuotoinen sähköinen tilinpäätös xml-muotoa käyttäen.

Käyttöönoton vaiheet

Yrityksen tilikartta tai tilien alatilit tulee kohdistaa raportointikoodiston koodeihin. Kohdistus saattaa aiheuttaa yrityksen tileihin/alatileihin lisäystarpeita, jotta jo kirjausvaiheessa voidaan tapahtuma saattaa oikeaan paikkaan koodistotiedostossa.

Kohdistustyö edellyttää kirjanpitäjän osaamista. Kohdistuksen voi tehdä vain henkilö, joka vastaisi muutenkin esimerkiksi nykyisten veroilmoitusten laatimisesta. Koodisto on kiinnitetty veroilmoituksen kohtiin, joten oikealle koodille tehtävä kohdistus vaikuttaa suoraan myös veroilmoitukseen siirtyvään tietoon.

Tilinpäätöksen valmistuttua tilien saldotiedostosta muodostetaan raportointikoodistotiedosto, jolloin saldot siirtyvät tilejä vastaaville koodeille. Koodiston mukainen tiedosto voidaan siirtää järjestelmään, joka tuottaa koodiston perusteella esimerkiksi sähköiset veroilmoitukset.

Koodisto sisältää tuloslaskelman ja taseen koodit eri yritystoiminnan muodoille oy, ok, ky, ay ja tmi. Tuloveroilmoituksista on valmiina EVL ilmoitukset 6B, 62 ja TVL ilmoitus 7A. Seuraavassa vaiheessa toteutetaan henkilöyhtiöiden tuloveroilmoitukset pääverolomakkeiden osalta.

Aikataulu

Raportintikoodistototeutuksia pilotoidaan loppuvuoden 2010 ajan ja tuotantokäyttö voi alkaa aikaisintaan vuonna 2011. On huomattava, että yrityksen kirjanpidon on perustuttava koodiston vaatimukset täyttävään tili-/alatilirakenteeseen, joten tammikuu on otollinen hetki tarkistaa käytössä olevat tilikartat raportointikoodistoa vasten.

Lataa koodisto ilmaiseksi sivulta Raportointikoodisto.fi