6 vinkkiä tilinpäätöskauden sujuvoittamiseen
Accounting coach ja Team Lead Johanna Mannermaa Greenstepiltä kertoo, mitä tilikauden aikana kannattaa tehdä, jotta tilinpäätösaika olisi mahdollisimman helppo.
1 Tunne asiakkaasi ja tämän toimiala
Esimerkiksi SaaS-yhtiön ja tuotantoyrityksen kirjanpidot ovat aivan erinäköisiä, koska yrityksissä tapahtuu erilaisia asioita. Jos asiakasta ja toimialaa ei tunne lainkaan, on kirjanpitoa vaikeaa saada oikein, koska kirjanpitäjä ei tiedä mikä kuukausittaisessa kirjanpidossa on tavanomaista ja mikä ei.
Asiakkaan ja toimialan tuntemus lisää myös ennakointikykyä tilikauden mittaan.
2 Luo hyvä keskusteluyhteys
Kun keskusteluyhteys on hyvä, yhteistyö toimii paremmin ja tieto kulkee nopeammin. Rakenna ja vaali luottamuksellista suhdetta. Hyvä yhteys avaa todennäköisemmin näköalaa myös asiakkaan tulevaisuuden suunnitelmiin, esimerkiksi tavoitteeseen laajentua. Suurista ratkaisuista saatetaan myös keskustella kirjanpitäjän kanssa etukäteen. Tällöin voit avata kirjanpidon näkökulmasta parhaita toimintatapoja. Kun asioihin voi vaikuttaa proaktiivisesti etukäteen, helpottuu työ tilinpäätösvaiheessakin.
3 Laadi kirjanpitoa kuukausittain tilinpäätöstarkkuudella
Tee työtä koko ajan kuin tilinpäätöshetki olisi juuri nyt. Mikään outo tai vaikea tapahtuma kirjanpidossa ei häviä itsestään tilinpäätökseen mennessä. Tämä ei ole summasta kiinni, sillä sentin tapahtuman taustalla voi olla jokin paljon isompi asia.
4 Huolehdi, että tositteilla on riittävä dokumentaatio
Jos laskelmat ja riittävät dokumentit laitetaan kirjanpitoon heti, niistä ei tilinpäätösvaiheessa enää aiheudu ylimääräistä työtä. Kun dokumentaatio on kunnossa, tositteita ei tarvitse ruveta etsimään siinä vaiheessa, kun tilinpäätös on käsillä.
Jos riittävä dokumentaatio puuttuu, tilintarkastajilta voi odottaa selvityspyyntöä asiaan. Se, että kirjanpitäjänä tiedät, mitä on tapahtunut, ei riitä. Tilintarkastajan tulee pystyä näkemään tapahtumat kirjanpidon dokumentaatiosta.
5 Selvitä kirjanpidon ja tuloverotuksen mahdolliset erot hyvissä ajoin
Kirjanpidossa voi olla eriä, jotka ovat tuloverotuksessa verovapaita tai menoja, jotka eivät olekaan vähennyskelpoisia tuloverotuksessa. Jos kirjanpidossa on isoja poikkeavuuksia kirjanpidon ja tuloverotuksen välillä, ne kannattaa selvittää jo tilikauden aikana, jotta verojaksotukset saa oikein. Muuten tulee kerryttäneeksi selvittämättömien asioiden pottia tilinpäätöshetkeen.
Usein tilinpäätös tehdään tammikuussa, kun taas veroilmoitus tulee jättää huhtikuun loppuun mennessä. Pahimmassa tapauksessa kirjanpidon ja verotuksen väliset erot huomataan vasta veroilmoitusta laatiessa. Tällöin voidaan havaita, että tilinpäätökseen on jäänyt olennaisia virheitä.
6 Järjestä tilinpäätöspalaveri asiakkaan kanssa ajoissa
Tyypillisimmillään tilikaudet päättyvät joulukuun lopussa. Tapaa asiakas jo hyvissä ajoin ennen joulua. Jos tilinpäätöstä toivotaan tammikuun alkuun, tilinpäätöspalaverin aika on jo loka-marraskuussa.
Sovi tilinpäätöspalaverissa tilinpäätösvaiheen aikataulu, yhteyshenkilöt ja työnjako. Huolehdi siitä, että asiakkaan tiimissä kaikki tietävät, mitä materiaaleja kunkin odotetaan toimittavan. Käykää läpi päivämäärät ja sopikaa yhdessä, että niistä myös pidetään kiinni. Tilinpäätöspalaverissa kannattaa myös sopia, kuka on yhteydessä tilintarkastajaan, mitä dokumentteja tarvitaan sekä kuka hakee ne järjestelmistä tai verkkopalveluista ja toimittaa eteenpäin.
